KVB - 21. Ministerialkongress

IT – gestützte Vorgangsbearbeitung
in der
Krankenversorgung
der Bundesbahnbeamten (KVB)
Prozessgestaltung für verteilten Posteingang
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Folie Nr. 1
Agenda
1. Allgemeines
2. Ausgangssituation
3. Ziele
4. Zukünftiges Verfahren
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Folie Nr. 2
Agenda
1. Allgemeines
2. Ausgangssituation
3. Ziele
4. Zukünftiges Verfahren
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Folie Nr. 3
1. Allgemeines
• Rechtsform
Die Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten (KVB)
ist eine
– rechtsfähige bundesunmittelbare Körperschaft des
öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung,
– betriebliche Sozialeinrichtung des
Bundeseisenbahnvermögens (BEV).
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Folie Nr. 4
1. Allgemeines
• Aufsicht
Die Fachaufsicht obliegt dem Präsidenten des
Bundeseisenbahnvermögens (BEV).
Die allgemeine Aufsicht obliegt dem Bundesministerium
für Verkehr, Bau- und Stadtentwicklung.
• Aufgaben
Im Auftrage des BEV erfüllt die KVB gegenüber den
Beamten des BEV, sowie den Versorgungsberechtigten
aus diesem Personenkreis…
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Folie Nr. 5
1. Allgemeines
…Fürsorgepflichten, die dem BEV nach § 79 Bundesbeamtengesetz (BBG) oder aus anderen Rechtsgründen
obliegen, und zwar in
– Krankheitsfällen
– Pflegefällen
– Geburtsfällen und
– bei Maßnahmen zur Früherkennung von Krankheiten
sowie bei Schutzimpfungen.
Zusätzlich erbringt die KVB für ihre Mitglieder und
mitversicherten Angehörigen Leistungen aufgrund der
Versicherungsbeiträge. Art und Höhe ergeben sich aus
Satzung und Tarif.
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Folie Nr. 6
1. Allgemeines
Die KVB ist vergleichbar mit einer privaten
Krankenversicherung.
Sie betreut zur Zeit 247.000 Mitglieder, zusammen mit
den mitversicherten Angehörigen haben annähernd
420.000 Versicherte Anspruch auf Leistungen.
• Geschäftsführung
Die laufenden Verwaltungsgeschäfte werden von der
Hauptverwaltung der KVB und fünf Bezirksleitungen
geführt.
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Folie Nr. 7
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Folie Nr. 8
1. Allgemeines
Verwaltungsaufbau
Vertreterversammlung
Vorstand
Hauptverwaltung in Frankfurt am Main
Bezirksleitung
Karlsruhe
35.453
Mitglieder
Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung
Kassel
Münster
Rosenheim
Wuppertal
48.256
52.463
49.701
61.755
Mitglieder
Mitglieder
Mitglieder
Mitglieder
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Folie Nr. 9
1. Allgemeines
Örtliche Zuständigkeit
Bezirksleitung
Karlsruhe
Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung
Kassel
Münster
Rosenheim
Wuppertal
zuständig für das Bundesland / die Bundesländer
BadenWürttemberg
Hessen,
Rheinland-Pfalz
Saarland
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SchleswigHolstein,
Hamburg,
Bremen,
Niedersachsen,
Berlin
KVB-HV
Bayern
NordrheinWestfalen
Folie Nr. 10
Agenda
1. Allgemeines
2. Ausgangssituation
3. Ziele
4. Zukünftiges Verfahren
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Folie Nr. 11
2. Ausgangssituation
Posteingänge bei den Bzl (Statistik Jahr 2005)
Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung Bezirksleitung
Karlsruhe
Kassel
Münster
Rosenheim
Wuppertal
1.038
Erstattungsanträge,
5.595
Belege und
ca. 265
Schreiben
täglich
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1.470
Erstattungsanträge,
8.683
Belege und
ca. 300
Schreiben
täglich
1.515
Erstattungsanträge,
8.598
Belege und
ca. 300
Schreiben
täglich
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1.529
Erstattungsanträge,
8.420
Belege und
ca. 300
Schreiben
täglich
2.082
Erstattungsanträge,
11.034
Belege und
375
Schreiben
täglich
Folie Nr. 12
2. Ausgangssituation
dezentrale Posteingangsbehandlung
– Vorsortierung der Post durch Deutsche Post AG in
Groß- und Kleinbriefe
– Maschinelle Öffnung der Briefe
– Sortierung nach KVB-Erstattungsanträgen (Krankenund Pflegeversicherung) und allgemeinem
Schriftverkehr
– KVB-Erstattungsanträge und zugehörige Belege
werden zusammengeheftet
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Folie Nr. 13
2. Ausgangssituation
dezentrale Posteingangsbehandlung
– KVB-Erstattungsanträge werden mit Eingangsstempel
versehen, in Mappen von ca. 50 Anträgen gebündelt
und zwischengelagert
– Leistungsbearbeiter holen sich arbeitstäglich eine
Mappe zur Bearbeitung
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Folie Nr. 14
2. Ausgangssituation
dezentrale Postausgangsbehandlung
– Nach Erstattungsbearbeitung und Prüfung werden
Mappen zur Poststelle zurückgebracht
– Belege werden perforiert und damit gekennzeichnet,
dass sie schon bearbeitet worden sind
– KVB-Erstattungsanträge werden geordnet archiviert
– Belege werden der Erstattungsmitteilung zugeordnet
und an das Mitglied zurückgesandt.
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Folie Nr. 15
2. Ausgangssituation
Nachteile
– Mangelnde Flexibilität bezüglich einer bezirksleitungsübergreifenden Bearbeitung der KVBErstattungsanträge
– Spezialisten für bestimmte Sachgebiete, z.B.
Mitgliedsangelegenheiten, Hilfsmittel, müssen für alle
Bezirksleitungen ausgebildet und eingesetzt werden.
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Folie Nr. 16
Agenda
1. Allgemeines
2. Ausgangssituation
3. Ziele
4. Zukünftiges Verfahren
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Folie Nr. 17
3. Ziele
der Einführung „E-KVB-Erstattung“
– Steigerung der Kundenfreundlichkeit
– Effiziente Bearbeitung der eingehenden KVBErstattungsanträge
– Sachbearbeitung soll von Papierdokumenten befreit
werden durch Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
– Steigerung der Flexibilität bei der Organisation der
Aufgabenerfüllung
– Beschleunigte Bereitstellung der Akten
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Folie Nr. 18
3. Ziele
der Einführung „E-KVB-Erstattung“
–
–
–
–
–
Schnellere Beteiligung der verschiedenen Mitarbeiter
Reduzierung von Medienbrüchen
Zugriff auf alle Informationen
Minimierung der Suchzeiten
Auf künftige Entwicklungen im Gesundheitswesen,
z.B. Einführung der Gesundheitskarte, elektronisches
Rezept, Datenaustausch mit Krankenhäusern, kann
zeitnah reagiert werden
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Folie Nr. 19
Agenda
1. Allgemeines
2. Ausgangssituation
3. Ziele
4. Zukünftiges Verfahren
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Folie Nr. 20
4. Zukünftiges Verfahren
Posteingänge bei der KVB (Statistik Jahr 2005)
Zentrale Posteingangsstelle bei der
Bezirksleitung Wuppertal
7.665 Erstattungsanträge,
42.500 Belege und
ca. 1.600 Schreiben täglich,
insgesamt ca. 62.000 Seiten.
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Folie Nr. 21
4. Zukünftiges Verfahren
zentrale Posteingangsbehandlung
– Vorsortierung der Post durch Deutsche Post AG in
Groß- und Kleinbriefe
– Maschinelle Öffnung der Briefe
– Sortierung nach KVB-Erstattungsanträgen (Krankenund Pflegeversicherung) und allgemeinem
Schriftverkehr
– KVB-Erstattungsanträge und zugehörige Belege
werden zusammengelegt
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Folie Nr. 22
4. Zukünftiges Verfahren
zentrale Posteingangsbehandlung
– KVB-Erstattungsanträge werden mit Eingangsstempel
versehen
– Sämtliche bearbeitungsrelevanten Papiereingänge
werden eingescannt
– Die in den Dokumenten enthaltenen für die Antragsbearbeitung wichtigen Daten, wie Mitgliedsnummer,
Antragsdatum, Antragsart, werden ausgelesen und
an das Vorgangsbearbeitungssystem (VBS)
übergeben
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Folie Nr. 23
4. Zukünftiges Verfahren
zentrale Posteingangsbehandlung
– Dokumente, die nicht vollständig bzw. nicht sicher
erkannt wurden, werden manuell nachbearbeitet
– Nachbearbeitung wird dezentral bei den Bezirksleitungen durchgeführt
– Elektronische Dokumente werden an die Bearbeiter
verteilt
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Folie Nr. 24
4. Zukünftiges Verfahren
zentrale Postausgangsbehandlung
– Erstattungsmitteilungen werden bei einer Bezirksleitung auf einer zentralen Druckerstraße oder bei
einem externen Dienstleister ausgedruckt und
versandt
– Einsparung bei Erstellungs- und Versandkosten
– Mitarbeiter benötigen keine Arbeitsplatzdrucker mehr
– Belege werden nicht mehr an das Mitglied zurückgesandt
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Folie Nr. 25
4. Zukünftiges Verfahren
Zeitrahmen
– 4. Quartal 2006 fachliches Feinkonzept
– 1. und 2. Quartal 2007 Programmierung der Fachanwendung
– 3. Quartal 2007 Durchführung eines Pilotprojekts bei
der Bezirksleitung Kassel
– 4. Quartal 2007 Schulung der Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter
– 1. Quartal 2008 Start des Verfahrens „E-KVBErstattung“ bei der Bezirksleitung Wuppertal
– Danach im monatlichen Abstand Einführung bei den
übrigen Bezirksleitungen
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Folie Nr. 26
Herzlichen Dank
für
Ihre Aufmerksamkeit
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Folie Nr. 27