Success Story EBEWE – SAP-Implementierung

DHC GMBH | SUCCESS STORY
SAP Implementierung bei EBEWE Pharma
Effiziente ERP-Prozesse für hochwirksame Arzneimittel
EBEWE Pharma bietet
 Arzneispezialitäten auf höchstem Niveau
im Bereich Neurologie, Onkologie und
Immunologie.
 Die Herstellung von hochwirksamen
Substanzen in injizierbarer Form.
 Jahrzehntelange Erfahrung auf dem
Gebiet der Lohnherstellung.
 Zukunftsorientiertes, fachliches Wissen.
 Hohes Verantwortungsbewusstsein
gegenüber Kunden und der Umwelt.
siert und bewertet. Die Wahl fiel auf SAP ERP
ECC 6.0 mit der DHC AG als Generalunternehmer für das Implementierungsprojekt.
Beim Kickoff für das Projekt EPASS (EBEWE
Prozesse auf SAP Standard) im Oktober 2006
wurden folgende Projektziele formuliert:
 Prozessoptimierung, Schaffung einfacher
und insbesondere transparenter Abläufe.
 Konsolidierung der IT-Landschaft, Reduktion von Schnittstellen.
 Erreichung von GxP-Compliance für das
neue ERP-System.
 Unterstützung des Firmenwachstums.
 Orientierung an IT-Standards.
 ERP-System als konsolidiertes, internes
Informationssystem
 Hohe Abdeckungen der Benutzeranforderungen bereits durch Standardfunktionen
 Verbesserung der Integration von Geschäftspartnern.
Das Projekt
Zu Projektbeginn verfügte EBEWE Pharma
über eine sehr heterogene IT-Landschaft.
Neben einem zentralen ERP-System (Movex)
wurden Spezialanwendungen für die Bereiche
Finanzwesen, Controlling, Lohnbuchhaltung
und das Qualitätsmanagement sowie diverse
Lotus Notes Datenbanken betrieben und über
wartungsaufwändige Schnittstellen ans ERP
System angebunden. Diese Systemlandschaft
In den folgenden Monaten hat das Projektwurde dem dynamischen Unternehmensteam aus Prozessverantwortlichen, Key Usern
wachstum nicht mehr gerecht.
und IT von EBEWE Pharma sowie Beratern
Ende 2005 wurde mit dem Projekt „ERP Neu“ der DHC nach bewährter DHC-Methode an
eine Phase der Neuorientierung in der ERP der Erreichung dieser Ziele gearbeitet. In den
Bereichen Vertrieb, KundenauftragsbearbeiLandschaft ins Leben gerufen.
tung, Produktionsplanung, Herstellung, Lager,
In einem mehrmonatigen Auswahlprozess
Instandhaltung, Finanzwesen und Controlling
wurden die marktgängigen ERP-Systeme auf
wurde die bisherige IT-Landschaft durch SAP
Basis eines detaillierten Lastenheftes analyersetzt.
Die Geschäftsprozesse wurden aufgenommen, analysiert und die identifizierten Optimierungspotentiale im neuen Prozessdesign
berücksichtigt. Basis hierfür bildeten die von
Der Kunde
Das Unternehmen wurde 1934 in Wien
als Emil Bertalanffy Werke gegründet,
der Firmensitz inklusive Forschungseinrichtung und Produktionsstätte im Jahre
1945 nach Unterach im Salzkammergut
verlegt. Im Zeitraum von 1956 bis 2001
war EBEWE im Konzern der deutschen
BASF und durch die Übernahme der
Pharmabateilung von BASF durch Abbott
Laboratories Anfang 2001 für kurze Zeit
beim US-amerikanischen Abbott-Konzern.
Eine Gruppe von Investoren unter der
Leitung von Friedrich Hillebrand kaufte
das Unternehmen in einem Management-Buy-out aus dem Abbott-Konzern
aus. Im Mai 2009 hat Sandoz den Bereich
generischer Arzneimittel von EBEWE übernommen.
der DHC bereitgestellten Referenzmodelle,
welche eine umfassende Beschreibung von
branchenüblichen
SAP-Standardprozessen
geben. Dadurch konnten die Workshops in
der Designphase effizient durchgeführt und
ein früher Know how Transfer zu den Mitarbeitern von EBEWE sichergestellt werden.
Als funktionale Schlüsselelemente des Gesamtlösungskonzeptes können folgende
Punkte hervorgehoben werden:
 Durch den durchgängigen Einsatz von
mobile solutions in Produktion und Lager
konnten die Abläufe signifikant vereinfacht und sicherer gemacht werden.
 Eine komplexe, mehrstufige Produktion
stellt hohe Anforderungen an die
Planungsmöglichkeiten im SAP-System.
Durch eine kundenspezifische Zusatzentwicklung der Auftragsnetze konnten die
Anforderungen von EBEWE Pharma an
eine durchgängige Planung vom Rohstoff
bis zur Konfektionierung erfüllt werden.
So können zusammenhängende Prozessaufträge über mehrere Fertigungsstufen
hinweg zusammen ein- und umgeplant
werden.
 Durch die Implementierung von elektronischen Workflows konnten zahlreiche
Prozesse signifikant vereinfacht und
beschleunigt werden. So erfolgen die
Freigabe von Bestellanforderungen
und Bestellungen nur im ERP-System,
wodurch manuelle Schnittstellen und
Doppelerfassungen von Daten entfallen.
Angebote an Kunden, welche eine
kritische Preisgrenze unterschreiten,
werden ebenfalls über einen Workflow an
die verantwortliche Stelle geleitet, um
eine gesonderte Freigabe einzuholen,
bevor das Angebot an den Kunden gesendet werden kann.
Mit der Implementierung eines elektronischen Eingangsrechnungsworkflows
konnte der Prozess der Kreditorenrechnungsprüfung weitestgehend automatisiert werden. Alle eingehenden Rechnungen werden gescannt und über den
SAP Workflow an die prüfenden Stellen
weitergeleitet. Das aufwändige interne
DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH
Landwehrplatz 6-7
D-66111 Saarbrücken
www.dhc-gmbh.com
Versenden von Papierrechnungen
wurde hinfällig, die Einhaltung von
Zahlungsfristen und somit die Ausnutzung von Skonti konnte erheblich
verbessert werden.
 Die von EBEWE Pharma verarbeiteten
und produzierten Substanzen unterliegen
teilweise der österreichischen Suchtgiftverordnung. Für diese Suchtgifte ist eine
besondere Nachweispflicht zu erbringen,
welche im sogenannten Suchtgiftbuch
dokumentiert wird. Die Zusatzentwicklung der DHC ermöglicht es, das Suchtgiftbuch auf Basis der in SAP vorhandenen Daten elektronisch zu erstellen
und die notwendigen Berichte an die
Behörden ohne manuelle Aufwände
zu erstellen.
 Bei der Implementierung wurde bei allen
Funktionen der Verwendung von zukunftsweisenden Technologien ein
grosser Stellenwert beigemessen. Bei der
Anbindung von Geschäftspartnern, z. B.
den Logistikdienstleistern, kommt
XML-Technologie auf Basis des SAP
Netweaver zum Einsatz.
Nach Abschluss der Realisierung schloss sich
eine intensive Testphase an. Neben den regulatorisch geforderten OQ und PQ Tests brachte insbesondere das prozessübergreifende,
integrative Testen ein grosses Maß an Sicherheit für das Projektteam. Bei diesem, abteilungsübergreifenden „Durchspielen“ der
Geschäftsprozesse wurde neben der Systemfunktionalität insbesondere Wert auf die
effiziente und lückenlose Kommunikation
zwischen den Prozessbeteiligten gelegt. Zusätzlich wurde durch ein dreistufiges Ausbildungskonzept sichergestellt, dass alle Mitarbeiter zum Go-Live über den notwendigen
Wissensstand verfügten, um sowohl ihre Rolle in den neu strukturierten Prozessen erfüllen
zu können als auch über die Sicherheit im Umgang mit dem SAP ERP System zu verfügen.
Dank der intensiven Test- und Ausbildungsphase sowie einer hervorragenden Qualität
bei der Datenmigration konnte zum 01. Juni
2008 ein erfolgreicher Go-Live des SAP ERP
Systems verzeichnet werden. Der Aufwand für
Nachbetreuung und Support war vom ersten
Tag an minimal. Mit dem erfolgreichen ersten
Monatsabschluss konnte das System planmässig an die Linie übergeben werden.
DHC als Implementierungspartner
Die DHC Dr. Herterich & Consultants
mit Sitz in Saarbrücken (D) und Bülach
(CH) ist seit 1996 ein erfolgreiches, international tätiges Beratungsunternehmen.
Über 20 Jahre Erfahrung in der Medizintechnik, Life Sciences, Automobil- und
Fertigungsindustrie ermöglichen uns, Ihnen
unser Expertenwissen im Qualitätsmanagement zur Verfügung zu stellen.
Wir unterstützen Kunden bei der Realisierung branchenspezifischer und individueller
Lösungen. Die Erfüllung von Industriestandards und gesetzlichen Anforderungen
(z. B. ISO TS 16949, ISO 9001, VDA 6.x,
GxP) ist dabei integraler Bestandteil
unserer Arbeit. Über 500 erfolgreiche Projekte machen die DHC zu dem Experten auf
dem Gebiet des Qualitätsmanagement.
Ihre Anprechpartner:
Deutschland:
Automotive & Fertigungsindustrie:
Adrian Klein
Medizintechnik & Life Sciences:
Christopher Busch
E-Mail: [email protected]
Schweiz:
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E-Mail: [email protected]
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