Professionelle Personaleinsatzplanung – damit der Kunde

Technik
Personaleinsatzplanung
Professionelle Personaleinsatzplanung –
damit der Kunde wieder kommt
Ist der Mitarbeiter auf der Fläche, wenn der Kunde ihn braucht,
steigen Servicequalität, Konversionsrate und Umsatz
Workforce Management ist es, alle Informationen zusammenzuführen, sie transparent zu machen und den Personaleinsatz im
Sinne von Unternehmen und Mitarbeitern
zu optimieren.
Forecast-Modell
▲ Mobiles Workforce Management: Über Smartphone und Tablet haben Personalverantwortliche planungsrelevante Kennzahlen jederzeit im Blick
D
erzeit arbeiten in Deutschland etwa
drei Millionen Mitarbeiter im Einzelhandel in Verkauf, Logistik und Verwaltung. Der Handel ist, wie kaum eine andere
Branche, auf die Qualifikation, die Motivation
und die Servicebereitschaft seiner Mitarbeiter
angewiesen. Ist der Mitarbeiter auf der Fläche,
wenn der Kunde ihn braucht, steigen Servicequalität, Konversionsrate und Umsatz. Saison-,
wetter- und tagesabhängige Kunden- und Warenströme sowie ein hoher Anteil an Teilzeitkräften machen die Personaleinsatzplanung
jedoch zur Herausforderung. Mit einer professionellen Software für Workforce Management
lassen sich Personalbedarfsschwankungen auffangen und Arbeitszeiten flexibel, mitarbeiterund kundenorientiert gestalten.
Komplexität managen
Die Faktoren, die auf eine bedarfs- und
kostenoptimierte
Personaleinsatzplanung
im Handel Einfluss haben, sind vielfältig.
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POS-Manager Technology 1 • 2014
Grundsätzlich müssen drei Dimensionen
in Einklang gebracht werden: Zum einen
die wirtschaftlichen Belange des Unternehmens, beispielsweise Kundenfrequenzen
und Servicequalität am POS oder die Warenströme in Lager und Logistik. Zum anderen müssen Rahmenbedingungen wie
Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen,
Arbeitszeitmodelle, spezielle Arbeitszeitregelungen, Verfügbarkeiten, Saldenstände
und Qualifikationen berücksichtigt werden.
Und auch die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter fließen in eine gute
Planung ein. Ein Beispiel: 30 Mitarbeiter
einer Handelsfiliale beginnen ihren Einsatz
zu drei unterschiedlichen Zeiten. Unter Berücksichtigung aller Faktoren entsteht bereits hier eine unglaubliche Anzahl an Einsatzmöglichkeiten. Diese Komplexität lässt
sich ohne leistungsfähige IT-Unterstützung,
effiziente Planungsprozesse und relevante
Kennzahlen nicht bewältigen. Die Aufgabe
einer ganzheitlichen Lösung für modernes
Am Anfang eines Planungsprozesses steht
die Personalbedarfsermittlung. Diese liefert durch die Erstellung von Bedarfsprognosen die Daten für die Einsatzplanung.
Dazu gibt es typische IT-gestützte Vorgehensweisen. Ein beliebtes Verfahren ist das
Forecast-Modell. Hier wird Bezug auf Daten
aus einem Vorsystem, zum Beispiel Kasse,
ERP-System oder Frequenzmessanlage,
genommen. Eine andere Variante den Personalbedarf zu ermitteln, ist die Top-Down
Methode, die sich an vorgegebenen Budgets
oder dem gewünschten Service-Level orientiert. Diese beiden Ansätze lassen sich beliebig kombinieren. Ergänzend fließen zum
Beispiel Sonderaktionen oder Nebentätigkeiten in die Prognose ein.
Punktgenaue Einsatzplanung
Ist der Bedarf ermittelt, fängt die Einsatzplanung an. Dabei werden Mindest- und
Maximalbesetzungen sowie individuelle
Bedingungen wie Ruhezeiten, Pausen, Abwesenheiten, Qualifikationen, Überstunden
oder Arbeitszeitregelungen berücksichtigt.
Auch Teamstrukturen oder Höchstgrenzen
beim Arbeitsentgelt sind planungsrelevante
Bedingungen. Professionelle Lösungen beziehen auch Leistungseinschränkungen,
zum Beispiel bei Azubis, in die Planung ein.
Der Automatische Dienstplan erzeugt auf
Basis all dieser Informationen einen Vorschlag für die optimale Bedarfsabdeckung.
Ein solcher Planvorschlag ist auch für kurze
Zeiträume möglich. So können untertägige
Arbeitsplatzwechsel nach stündlichen Sollbesetzungen oder anderen Kriterien automatisiert werden.
Professional workforce scheduling – keeps customers coming back
The retail sector, perhaps more so than any other industry, is reliant on the qualification,
motivation and service commitment of its workforce. The more often staff are available
on the floor when customers need them, the higher the quality of service, conversion rate
and average transaction value. However, season-, weather- and weekday-dependent footfall and stockturn and the high proportion of part-time employees all present challenges
in workforce scheduling. Professional workforce management software makes it possible
to balance fluctuations in demand for staff and structure working hours in a flexible, employee-friendly manner. This is an important tool when it comes to recruiting, retaining
and motivating the workforce. Modern workforce scheduling software provides hands-on
support. Employee & Manager Self Services, for example, bring together important applications and information covering all aspects of time and attendance management and
workforce scheduling on a web-based interface. Ever greater attention is also focusing
on personnel processes along the supply chain, with delivery times and rapid product
availability now ranking among the decisive factors determining customer satisfaction in
the contest with online suppliers.
Auch die Personalprozesse entlang der Lieferkette rücken immer stärker in den Blickpunkt. Denn Lieferzeiten und kurzfristige
Verfügbarkeit der Waren sind gerade im
Wettbewerb mit der Online-Konkurrenz
entscheidende Faktoren für Kundenzufriedenheit. Unternehmen wie Dodenhof, Edeka, engelhorn, die Gebrüder Heinemann und
Walz setzen nicht nur im Verkauf auf eine
effiziente Planung und Steuerung ihrer Mitarbeiter, sondern verstärkt auch in der Warenlogistik. Mit Hilfe von Workforce Management behalten Handelsunternehmen die
Personalkosten trotz hoher Komplexität im
Griff und stellen den gewünschten Servicelevel am POS sicher. So auch die internationale Luxus-Fashionmarke Wolford. Das Unternehmen setzt für die Mitarbeiter in seinen
Shops in Österreich, Deutschland, Schweiz,
Benelux, Slowenien, Italien und Frankreich
eine Software für Arbeitszeitmanagement
ein. Die länderspezifischen Gesetze und Tarife wurden 1:1 in der mehrsprachenfähigen
Lösung abgebildet.
Die Zukunft ist mobil
An der Kasse bilden sich Schlangen, doch
planmäßig ist nur ein Mitarbeiter vorgesehen: Der Personalbedarf im Handel ändert
sich so schnell wie die Nachfrage. Mobile
Anwendungen für Workforce Management
ermöglichen auch Personalverantwortlichen,
die für mehrere Filialen zuständig sind, auf
Bedarfsschwankungen schnell zu reagieren. Über Smartphone oder Tablet haben
sie die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter sowie
Planabweichungen jederzeit im Blick, auch
wenn sie nicht unmittelbar vor Ort sind. Planungsrelevante Personalkennzahlen und Informationen wie Salden- bzw. Urlaubsstände dienen als Entscheidungsgrundlage für
gegebenenfalls notwendige Änderungen im
Dienstplan. Auch die Mitarbeiter sind über
kurzfristige Planänderungen informiert –
sie erhalten automatisch eine Mitteilung.
Mitarbeiterorientiert und flexibel
Eine flexible und mitarbeiterfreundliche Arbeitszeitgestaltung ist ein wichtiges Instrument, wenn es darum geht, Arbeitnehmer
zu gewinnen, zu binden und zu motivieren.
Moderne Software für Personaleinsatzplanung leistet hierbei konkrete Unterstützung.
Mitarbeiterportale bringen wichtige Anwendungen und Informationen rund um Workforce Management auf eine webbasierte
Oberfläche. Mitarbeiter können einfach ihre
Arbeitszeiten erfassen, Urlaube bzw. Fehlzeiten beantragen, Saldenstände abfragen,
Dienstpläne einsehen und Arbeitszeitwünsche einreichen. Das Hamburger Drogeriemarktunternehmen Iwan Budnikowsky beispielsweise bindet seine 1.950 Mitarbeiter
in 165 Filialen aktiv in den Planungsprozess
ein. Die Mitarbeiter tragen sich selbstständig in den systemgestützten Dienstplan ein,
der auf Basis des ermittelten Bedarfs erstellt
wurde. Die Freigabe der Disposition erfolgt
durch die Vorgesetzten. Diese eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeitszeit wirkt
sich positiv auf Mitarbeiterzufriedenheit
und Servicequalität aus. Budni wird Jahr für
Jahr unter die zehn besten Arbeitgeber der
Hansestadt gewählt.
Fazit
Strukturelle Änderungen, der demografische Wandel und der zunehmende Wunsch
nach Work-Life-Balance und forcieren eine
flexible und serviceorientierte Arbeitszeitgestaltung im Handel. IT-gestütztes Workforce Management leistet einen wichtigen
Beitrag zu mehr Produktivität sowie Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
n
Der Autor
Thomas Kirn
Atoss, ist Experte für
das Workforce Management in Handel und
Logistik und hat
langjährige
Praxiserfahrung
▲ Mit Workforce Management lassen sich Kundenfrequenzen und Personalverfügbarkeit auf
der Fläche punktgenau synchronisieren
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