Leitfaden zur Verwendung der Musterzeugnisse

Leitfaden zur Verwendung der Musterzeugnisse
1. Einleitung
Ausscheidende Arbeitnehmer reagieren zumeist erfreut auf das Angebot seitens der Vorgesetzten, sich das Arbeitszeugnis selbst zu erstellen und dies vom Arbeitgeber unterzeichnen
zu lassen.
Diese Vorgehensweise hat auf den ersten Blick für beide Seiten nur Vorteile. Denn viele
Arbeitgeber wollen von dem großen Aufwand, der mit der Zeugnisschreibung verbunden ist, nur
zu gerne entbunden sein und das Ausscheiden – insbesondere bei konjunkturell bedingten
Entlassungen - versöhnlich gestalten. Ein Arbeitnehmer glaubt so ausschließen zu können,
dass das Zeugnis negative Aussagen, sogenannte „Geheimcodes“ enthält.
Doch ein mit begrenzter Sachkenntnis verfasstes Zeugnis, von Fachleuten auch „Dilettantenzeugnis“ genannt, hat trotz bester Qualifikation schon so manche Neueinstellung verhindert.
Anders gesagt: Gerade die vom Arbeitgeber nur noch gegengezeichneten ZeugnisEigenentwürfe der Arbeitnehmer weisen die gravierendsten Mängel auf.
Generell gilt: Ein sehr gutes Zeugnis wirkt wie eine einzige Übertreibung, denn offen negative
Aussagen treten aufgrund der gesetzlich geforderten Wohlwollenspflicht nur in Ausnahmesituationen (z.B. grobe Fahrlässigkeit) auf. Für eine sehr gute Bewertung ist daher der
„massive“ Einsatz von aufwertenden Adverbien (stets, sehr, in hohem Maße) und Adjektiven
(groß, hoch, äußerst) erforderlich, was in etwa so klingen kann:
„Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse lag, auch bei sehr schwierigen Arbeiten, bei objektiven
Problemhäufungen und bei Termindruck, stets sehr weit über den Anforderungen.“(Note 1)
Wer diese Aussage in seinem eigenen Zeugnisentwurf aus Bescheidenheit oder zur
vermeintlichen Erhöhung der Glaubwürdigkeit abschwächt, weil er es „nicht übertreiben“ will,
der schadet sich selbst, denn die abgeschwächte Version („Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse
hat unseren Anforderungen entsprochen“) verweist auf die Note 4 (ausreichend).
Bereits wenige Veränderungen machen also aus einer ausgezeichneten Bewertung eine
unterdurchschnittliche. Vergleicht man die folgenden beiden Aussagen, fallen auf den ersten
Blick kaum Unterschiede auf.
„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets einwandfrei“
„Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei“
Dennoch entspricht die erste Aussage der Note „sehr gut“, während die zweite Formulierung
auf ein nur noch schwach befriedigendes Verhalten verweist. Denn in der zweiten Variante
fehlt das in der Zeugnisschreibung sehr wichtige Temporaladverb (stets, jederzeit, immer), das
Verhalten war also „nicht immer“ einwandfrei. Abwertend ist auch die nicht der Hierarchie
entsprechende Nachstellung der Vorgesetzten, sie verweist auf ein weniger gutes Verhalten
ihnen gegenüber.
Wer sich dezidiert mit diesem Thema auseinandersetzen will, findet im unteres Teil dieser
Anleitung den Abschnitt „Einführung in die Zeugnisproblematik“. Wer hingegen nur an einer
schnellen Verarbeitung eines Zeugnismusters interessierte ist, sollte die folgenden Grundregeln
beachten:
2. Grundregeln
-
Die Struktur des Zeugnisses sollte dem Standard entsprechen (siehe Abschnitt
„Zeugnisstruktur“ im unteren Teil), Aussagen im Musterzeugnis sollten also nicht wahllos
verschoben werden
-
Die Stellenbeschreibung sollte hierarchisch geordnet sein (das Wichtigste zuerst, zum
Schluss die weniger wichtigen Aufgagen. Unwichtige oder abwertende Tätigkeiten
sollten nicht genannt werden). Zugunsten der Übersichtlichkeit empfiehlt sich eine
stichpunktartige Auflistung in Spiegelstrichen aus bis zu 10 Punkten. Verbale
Formulierungen unterstützen hierbei eine aktive Wirkung (z.B. „Durchführen von
Anwenderschulungen“ statt „Anwenderschulungen“)
-
Auf Passivkonstruktionen sollte verzichtet werden (z.B. „Die Aufgaben wurden sorgfältig
ausgeführt“), aktive Formulierungen wirken dynamischer
-
Anforderungen, die in der Stellenbeschreibung angedeutet werden (z.B. Organisieren
von ...“) , sollten sich auch in der Leistungsbewertung wiederfinden (z.B. „Er besitzt ein
sehr gutes Organisationsvermögen“). Jede Berufsgruppe hat hier eigene
Anforderungen, z.B. die Gründlichkeit der Recherche bei Journalisten, die Kreativität bei
Werbefachleuten oder die Sorgfalt bei Buchhaltern.
-
Der zu spärliche Einsatz von Temporaladverbien (stets, jederzeit, immer) lässt den
Schluss zu, die bescheinigten guten Leistungen wurden nicht kontinuierlich gezeigt
-
Bei der Leistungszusammenfassung (z.B. „Er führte alle Aufgaben stets zu unserer
vollen Zufriedenheit aus“) muss das Temporaladverb direkt vor dem Zufriedenheitsgrad
stehen, also „Er führt alle Aufgaben selbständig stets zu unserer vollen Zufriedenheit
aus“ (Note 2), nicht etwa „Er führt alle Aufgaben stets selbständig zu unserer vollen
Zufriedenheit aus“ (Note 3); hierbei ist anzumerken, dass aufgrund der gesetzlich
geforderten Wohlwollenspflicht ein befriedigendes Zeugnis bereits als eher
unterdurchschnittlich einzustufen ist.
-
Stilistische Mängel wie z.B. die uneinheitliche Angabe des Datums sollten vermieden
werden („Herr NAME, geboren am 05.03.1965, trat am 01. August 2000 in unser
Unternehmen ein“), da sie immer auch auf den Beurteilten zurückfallen, der die Fehler
im Zeugnis nicht bemerkte und reklamierte. Es empfiehlt sich, das Zeugnis von einer
Vertrauensperson korrekturlesen zu lassen.
-
Im Schlussteil sollte der Beendigungsgrund nicht fehlen (z.B. „Leider müssen wir das
Beschäftigungsverhältnis aus konjunkturellen Gründen betriebsbedingt zum DATUM
beenden“). Von Vorteil ist darüber hinaus ein Bedauern des Arbeitgebers über das
Ausscheiden, zumindest aber ein Dank sollte vermerkt sein. Fehlen Dank und
Bedauern, handelt es sich in den meisten Fällen um ein unversöhnliches Ausscheiden.
-
Das Ausstellungsdatum sollte dem letzten offiziellen Arbeitstag entsprechen. Eine
verzögerte Ausstellung verweist auf Probleme bei der Ausstellung, z.B. wegen
unterschiedlicher Auffassung über die Bewertung. Eine verfrühte Ausstellung kann als
Hinweis auf eine Freistellung gedeutet werden.
3. Die Zeugnisstruktur
Ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus folgenden Abschnitten:
- Einleitung (Herr/ Frau ... trat am ... in unser Unternehmen ein...)
- Beruflicher Werdegang (Herr/ Frau .. wurde zunächst als ... und ab ... als ... eingesetzt...)
- Beschreibung der zuletzt ausgeübten Tätigkeit (Zu seinen/ihren Aufgaben zählte:....)
- Leistung I: Bereitschaft (z.B. Herr/Frau .. war sehr motiviert/engagiert...)
- Leistung II: Befähigung (z.B. Er/Sie war sehr belastbar und beherrschte sein/ihr Aufgabengebiet sehr gut....)
- Leistung III: Wissen/Weiterbildung (z.B. Er/Sie verfügt über sehr gute Fachkenntnisse....)
- Leistung IV: Arbeitsweise (z.B. Er/Sie führte die Aufgaben selbständig und zielgerichtet aus...)
- Leistung V: Arbeitserfolg (z.B. Er/Sie lieferte stets eine überdurchschnittliche Arbeitsqualität...)
- Leistung VI: Herausragende Erfolge (z.B. Insbesondere im Bereich ... erzielte er/sie herausragende Ergebnisse)
- Leistung VII: Führungsleistung (z.B. Er/Sie leitete Mitarbeiter anforderungsgerecht und motivierte sie zu guten Leistungen)
- Leistung VIII: zusammenfassendes Leistungsurteil (z.B. Alle Aufgaben erledigte er/sie stets zu unserer vollen Zufriedenheit)
- Verhalten I: Verhalten zu Internen (z.B. Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets vorbildlich)
- Verhalten II: Verhalten zu Externen (z.B. Geschäftspartnern und Kunden gegenüber trat er/sie höflich, sicher und gewandt auf)
- Verhalten II: Sonstiges Verhalten (z.B. Er/Sie ist ein überzeugter Teamworker und fügte sich vorbildlich in neue Projektgruppen ein)
- Beendigungsformel (z.B. Herr/ Frau ... verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch...)
- Dankes-/Bedauernsformel (z.B. Wir bedauern seine/ihre Entscheidung und danken ihm/ihr für die stets sehr guten Leistungen)
- Zukunftswünsche (z.B. Wir wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg)
- Datum
- Unterschrift des Zeugnisausstellers mit Angabe von Rang und Kompetenz
Der Leistungssteil bezieht im Einzelnen Stellung zu:
(Nicht alle, nur die für die Stelle jeweils relevanten Attribute sollten sich im Zeugnis wiederfinden)
1. Bereitschaft
2. Befähigung
3. Fachwissen/ 4. Arbeitsweise/
5. Arbeitserfolg/
(Wollen)
(Können)
Weiterbildung
Arbeitsstil
Ergebnisse
Inhalt
Identifikation
Ausdauer
Selbständigkeit
Qualität
Aktualität
Engagement
Belastbarkeit
Eigenverantwortung Quantität
Tiefe
Initiative
Flexibilität
Zuverlässigkeit
Verwertbarkeit
Anwendung
Dynamik
Stressstabilität
Sorgfalt
Tempo
Nutzen
Pflichtbewusstsein Auffassungsgabe
Gewissenhaftigkeit
Intensität
Zielstrebigkeit
Urteilsvermögen
Planung
Produktivität
Energie
Eigeninitiative
Konzentration
Systematik
Umsatz
Fleiß
Organisationstalent Bildungserfolg
Methodik
Rendite
Kreativität
Interesse
Zertifikate
Sicherheit
Termintreue
Einsatzwille
Hygiene
Zielerreichung
Mehrarbeit
Sollerfüllung
6. Herausragende Erfolge
7. Führungsleistung
8. Leistungszusammenfassung
(bei Vorgesetzten)
(=Gesamtnote)
Der Verhaltensteil bezieht im Einzelnen Stellung zu:
(Nicht alle, nur die für die Stelle jeweils relevanten Attribute sollten sich im Zeugnis wiederfinden)
Verhalten zu Internen
(Vorgesetzte, Kollegen)
Vorbildlichkeit
Teamfähigkeit
Kooperation
Wertschätzung
Anerkennung
Beliebtheit
Verhalten zu Externen
(Kunden, Geschäftspartner)
Auftreten
Kontaktfähigkeit
Gesprächsverhalten
Verhandlungsstärke
Akquisitionsfähigkeit
Kundenzufriedenheit
Soziale Kompetenz/
Sonstiges Verhalten
Vertrauenswürdigkeit
Integrität
Loyalität
Diskretion
Kompromissbereitschaft
Durchsetzungsfähigkeit
Überzeugungsvermögen
4. Einführung in die Zeugnisproblematik
Das Statistische Bundesamt benennt die Zahl der Erwerbstätigen, die pro Jahr den Betrieb
und/oder den Beruf gewechselt haben, mit ca. 5 Mio. Jeder von ihnen hat nach § 630 des
Bürgerlichen Gesetzbuches Anrecht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit der Beurteilung der
Leistung und des Verhaltens, das bei einer möglichen Neubewerbung eine entscheidende Rolle
spielen kann. Denn Arbeitszeugnisse sind zumeist der einzige Nachweis für die Leistungen in
vergangenen Arbeitsverhältnissen. Die Bedeutung von Arbeitszeugnissen steigt mit den
Anforderungen der Stelle und Qualifikation, so dass kein Bankangestellter oder
Versicherungskaufmann seinen Arbeitsplatz ohne entsprechende Zeugnisse wird wechseln
können. Am entscheidendsten wirken sich die Zeugnisse bei Führungskräften im mittleren
Management aus. Oberhalb dieser Hierarchieebene sinkt die Bedeutung des Zeugnisses
wieder, bei einem Jahreseinkommen von über 200.000 Euro schließlich sind Zeugnisse
praktisch bedeutungslos.
Zeugnisform
Die Struktur eines Arbeitszeugnisses ist standardisiert. Die übliche Reihenfolge ist: Einleitung
(z.B. „Herr VORNAME NACHNAME, geboren am DATUM, trat am DATUM bei uns ein.."),
Werdegang („Er war zunächst als BEZEICHNUNG und ab DATUM als BEZEICHNUNG tätig"),
Stellenbeschreibung, Leistungsteil, Verhaltensteil sowie abschließend die Beendigungsformel
mit Zukunftswünschen. Auch die Reihenfolge der Aussagen im Leistungsteil ist standardisiert.
Der Leistungsteil formuliert nacheinander Angaben zur Bereitschaft (Abschnitt 1), zur
Befähigung (Abschnitt 2) und zum Fachwissen (Abschnitt 3), deren praktische Umsetzung dann
in den Abschnitten 4 (Arbeitsweise) und 5 (Arbeitserfolg) erörtert wird. Der Leistungsteil endet
mit der Leistungszusammenfassung, die auch für die Gesamtnote entscheidend ist (z.B. „Er
führte alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit aus", Note 1). Eine detaillierte
Auflistung findet oberhalb im Abschnitt „Zeugnisstruktur“.
Geheime Zeugnissprache
Wie man nun in seinem eigenen Zeugnis genau bewertet wird, vermag kaum ein
Zeugnisempfänger zu erkennen. Denn trotz seiner Alltäglichkeit ist das Arbeitszeugnis immer
ein „Mysterium" geblieben. Immer wieder ist von „Geheimcodes" die Rede, von verschlüsselten
Aussagen, die hinter jeder noch so positiv klingenden Formulierungen lauern können.
Bekannteste Beispiele sind die „Geselligkeit" mit der ein Arbeitnehmer „zur Verbesserung des
Betriebsklimas beitrug" als verdecktem Hinweis für Alkoholgenuss im Dienst oder das
„Einfühlungsvermögen für die Belange der Belegschaft", das ein Mitarbeiter oder ein
Mitarbeiterin bewies, wenn er/sie sexuelle Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen suchte.
Wahrheit und Wohlwollen
Dass ein Zeugnis nur mit großem Hintergrundwissen zu analysieren ist, hat aber ganz andere
Gründe, denn die gefürchteten „Geheimcodes" sind nach §113 (Absatz 3) der Gewerbeordnung
unzulässig und könnten mit teuren Schadensersatzklagen durch den Zeugnisempfänger
beantwortet werden. Der Arbeitgeber ist vielmehr aufgrund seiner bestehenden oder
nachwirkenden Fürsorgepflicht bzw. - wie es der BGH ausdrückt (Urteil vom 26. November
1963, VI ZR 221/62) - seiner auch über das Ende des Dienstverhältnisses hinausweisenden
„sozialen Mitverantwortung" verpflichtet, das Zeugnis nicht nur der Wahrheit entsprechend,
sondern auch mit verständigen Wohlwollen abzufassen. Er soll dem Arbeitnehmer das weitere
berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren und ihm eine Chance auf dem
Arbeitsmarkt geben. Dieses erwartete Wohlwollen führt dazu, dass Zeugnisaussteller prinzipiell
selbst bei unterdurchschnittlichen Leistungen positiv klingende Formulierungen verwenden,
wobei sie sich folgender Verschlüsselungstechniken bedienen.
Verschlüsselungstechnik 1: Die Positivskala
Die Beurteilung erfolgt über eine Abstufung der positiven Bewertung. Für eine sehr gute Note
müssen beide Nullstellen besetzt sein. Nullstellen sind Positionen vor oder zwischen Wörtern,
die mit Adverbien und Adjektiven (z.B. stets/jederzeit/immer oder sehr/voll/äußerst) gefüllt
werden können. Für eine niedrigere Note wird die Aussage dementsprechend abgeschwächt.
Bekanntestes Beispiel für dieses Prinzip sind die Leistungszusammenfassungen, die auch über
die Gesamtnote des Zeugnisses entscheiden:
Note 1: Er führte alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit aus.
Note 2: Er führte alle Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit aus.
Note 3: Er führte alle Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit aus.
Note 4: Er führte alle Aufgaben zu unserer Zufriedenheit aus.
Note 5: Er führte alle Aufgaben im Allgemeinen zu unserer Zufriedenheit aus.
Verschlüsselungstechnik 2: Leerstellentechnik („beredtes Schweigen")
Auf eine zu erwartende Aussage wird verzichtet, z.B. „Das Verhalten gegenüber
Kollegen war einwandfrei". Hier fehlen die Vorgesetzten, gegenüber denen das
Verhalten also wohl weniger gut war. Oder es fehlt eine Aussage zum Fachwissen, was
auf mangelhafte Kenntnisse schließen lässt.
Verschlüsselungstechnik 3: Negationstechnik
Während im normalen Sprachgebrauch eine doppelte Verneinung die Aussage verstärkt
(z.B. „nicht unerheblich" = wichtig), bewirkt sie in der Zeugnissprache eine Abwertung.
Gab das Verhalten eines Beurteilten beispielsweise „keinen Anlass zu
Beanstandungen", dann war es aber auch nicht gerade lobenswert.
Verschlüsselungstechnik 4: Passivierungstechnik:
Aussagen wie „die Aufgaben, die ihm übertragen wurden, führte er zielstrebig aus"
verweisen auf mangelnde Eigeninitiative.
Verschlüsselungstechnik 5: Ausweich-Technik
Unwichtiges und Selbstverständliches wird gegenüber den wirklich wichtigen Aussagen
hervorgehoben, z.B. wenn einem Werbegrafiker ein besonders sparsamer Umgang mit
Betriebsmitteln, nicht aber eine kreative Arbeitsweise bescheinigt wird.
Verschlüsselungstechnik 6: Widerspruchstechnik
Wenn bestimmte Zeugnisaussagen im Widerspruch zueinander stehen, hebt dies den
positiven Eindruck auf. Wenn einem Mitarbeiter sehr gute Leistungen bescheinigt
werden, der Zeugnisaussteller ihm aber weder dankt, noch sein Ausscheiden bedauert,
ist das widersprüchliche Zeugnis vermutlich Ergebnis einer Nachverhandlung, bei der
nicht alle wesentlichen Aussagen aufgewertet oder ergänzt wurden.
Beispiele für häufig zitierte Geheimcodes
Für die Belange der Belegschaft bewies er immer Einfühlungsvermögen (= Er interessierte sich während der Arbeitszeit für das andere Geschlecht)
Sie war tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen (= Eine unangenehme Mitarbeiterin,
der es an Kooperationsbereitschaft mangelt)
Er verfügt über Fachwissen und hat ein gesundes Selbstvertrauen (= Klopft große
Sprüche, um mangelndes Fachwissen zu überspielen)
Seine Geselligkeit wurde im Kollegenkreis geschätzt (= Alkoholkonsum im Dienst)
Er war als umgänglicher Mitarbeiter bekannt (= Er fiel vielen Mitarbeitern mit seiner Art
auf den Wecker)
Er zeigte stets Engagement für Arbeitnehmerinteressen außerhalb der Firma (= Ein
Hinweis, dass er an Streiks teilgenommen hat)
Formulierungen in der Note „mangelhaft" (Verschlüsselungstechniken)
Er erledigte die Aufgaben immer ordnungsgemäß (= Bürokrat ohne Eigeninitiative),
Leerstellentechnik
Er entsprach unseren Erwartungen (= Er brachte durchweg schlechte Leistungen),
Positivskala
Ihre Leistung lag im Rahmen der Fähigkeiten (= Trotz Bemühens kam nicht viel an
Qualität rüber), Positivskala
Sie ist mit ihren Vorgesetzten gut zurechtgekommen (= Es mangelt an
Durchsetzungsvermögen), Ausweichtechnik
Ihre Pünktlichkeit war vorbildlich (= Außer dieser Selbstverständlichkeit hatte sie nicht
viel vorzuweisen), Ausweichtechnik
Sie hat die Fähigkeit, Aufgaben in vollem Umfang zu delegieren (= Sie neigt dazu,
Arbeiten weiterzuschieben), Ausweichtechnik
Er ist seinen Pflichten korrekt nachgekommen (= Hier handelt es sich um einen
Pedanten), Leerstellentechnik
Er hat nie Anlass zu Klagen gegeben (= Allerdings auch nicht zu Lob), Negationstechnik
Im Kollegenkreis galt sie als tolerante Mitarbeiterin (= Schwierige Mitarbeiterin für die
Vorgesetzten), Leerstellentechnik
Er hat sich bemüht, seinen Aufgaben gerecht zu werden (= Nur mit dem guten Willen
allein kann man keine Aufgaben lösen), Positivskala
Sie zeigt Verständnis für ihre Arbeit (= Sie war träge und hat nichts geleistet),
Ausweichtechnik
Gerne bestätigen wir, dass sie sich mit Fleiß und Ehrlichkeit ihrer Arbeit widmete
(= Leider fehlte ihr die fachliche Qualifikation), Leerstellentechnik
Er hat unserer Firma ein reges Interesse entgegengebracht (= Geleistet hat er jedoch
nichts), Leerstellentechnik
Er war Neuem gegenüber stets sehr aufgeschlossen (= Er hat es nicht geschafft, das
Ganze dann auch in die Praxis umzusetzen), Leerstellentechnik
Sie hat sich im Rahmen ihrer Fähigkeiten eingesetzt (= Sie hat getan was sie tun
konnte, das war aber herzlich wenig), Positivskala
Sie hat die Aufgaben zu ihrem und im Firmeninteresse gelöst (= Sie hat das
Unternehmen bestohlen o.ä.), Widerspruchstechnik