Tatort Kasse! GoBD - Neue Regeln für die Buch- und

Tatort Kasse! GoBD - Neue Regeln für die Buch- und
Belegführung: Auswirkungen und Anforderungen an die
Kassenprüfung und elektronische Kassensysteme
IHK Saarbrücken, 12. Mai 2016 Christine Thoma DATEV eG
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Christine Thoma
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13.05.2016
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leister mit 50 Jahren Erfahrung
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
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(z. B. Finanzverwaltung,
Krankenkassen, Banken)
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Die DATEV-Cloud –
sichere Basis und Datendrehscheibe
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Agenda
 Warum ist das Thema derzeit so aktuell,
obwohl es nicht neu ist?
 Überblick Kassensysteme
 Rechtliche Grundlagen
 Konsequenzen auf die Kassenführung
 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
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 Handlungsempfehlungen
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Kassen im Fokus der Finanzverwaltung
„(…) Hersteller manipulierbarer Kassensysteme haften persönlich für hinterzogene
Steuern ihrer Kunden.“ (FG Rheinland-Pfalz, Beschluss 5 V 2068/14 vom 07.01.2015)
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Hochrisikobetriebe aus Sicht des Finanzamtes
Bundesrechnungshof – Steuerausfälle
geschätzte 10 Mrd. Euro p.a.
!
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Zahl der abgeschlossenen Prüfungsfälle in
Deutschland
2010
2011
2012
2013
2014
Großbetriebe
40.502
41.764
41.365
41.746
42.229
Mittelbetriebe
55.315
52.679
52.544
53.332
53.006
108.086
103.075
101.782
98.495
97.506
Kleinbetriebe &
Kleinstbetriebe
Betriebsprüfung
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Zahl der Betriebsprüfer & Mehrergebnis in
Deutschland
Zahl der
Betriebsprüfer
Mehrsteuern
aus Prüfungen
in Mio Euro
2010
2011
2012
2013
2014
13.210
13.226
13.271
13.466
13.533
2010
2011
2012
2013
2014
14.917
15.599
17.783
17.189
17.027
Betriebsprüfung
13.05.2016
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Die Taktik der Finanzverwaltung
Steuerberater
Daten vermehrt
digital
Unternehmen
Digitale
Datenverarbeitung
Automatisierte
Veranlagung
XBRL-Datei
Finanzamt
ESt-/KStDeklaration
E-Bilanz
Digitalisierung: Von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung
Risiko-orientierte Prüfung
„häufiger die Richtigen prüfen“
Abweichungsanalysen
auf Basis von XBRL-Daten
Veranlagt
Betriebsprüfung
Die progressive und
retrograde Prüfung gilt
nicht nur vom Beleg bis
zum Jahresabschluss,
sondern auch vom Beleg bis
zur Steuererklärung und
zurück (GoBD Rz 33).
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Reaktion der Finanzverwaltung
Verzögerungsgeld
(§ 146 Abs. 2b AO)
Einführung der
Nachschau (USt u. LSt)
• Druckmittel für die Bereitstellung von Daten und Unterlagen
(mind. 2.500€)
• Amtsträger kann in der Ust-Nachschau unangekündigt auf das
Datenverarbeitungssystem (Kasse) zugreifen
Bargeldintensive Betriebe
• Werden seit dem letzten Jahren öfter und intensiver geprüft
Schulung von
Spezialprüfern zum
Thema Kasse
• Zu den formellen Anforderungen an die Kassenführer
• Kassensysteme, Kassentechnik, Auslesung von Kassendaten
BMF-Schreiben vom
26.11.2010
• Verschärfung der Verwaltungsanweisungen zum Thema Kasse
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Weitere Planungen des Gesetzgebers – Stand März
2016
Entwurf eines Gesetzes und einer Verordnung zur Verhinderung von Manipulationen an
digitalen Grundaufzeichnungen (u.a. elektron. Registrierkassen) – Inhalt:
 keine Registrierkassenpflicht
 Keine Bonausgabepflicht
 Manipulationsschutz durch
 Explizite Einzelaufzeichnungspflicht bei elektr. Aufzeichnungssystemen
 Techn.-organis. Vorgaben (techn. Verordnung) zum Schutz vor Manipulationen
 Zertifizierung durch das BSI
 Unangekündigte Kassennachschau per digitaler Schnittstelle
 Verstöße gg. Aufzeichnungsvorschriften sowie das Bewerben und in den Verkehr
bringen nicht ordnungsgemäßiger (Kassen-)Aufzeichnungssysteme als
Ordnungswidrigkeit; Geldbußen bis zu 25.000 Euro mgl.
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Agenda
 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl
es nicht neu ist?
 Überblick Kassensysteme
 Rechtliche Grundlagen
 Konsequenzen auf die Kassenführung
 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
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 Handlungsempfehlungen
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Welche Aufgaben hat ein Kassensystem?
Aus der Sicht des
Unternehmers
Erfassung von
Einnahmen
Kontrolle von
Mitarbeitern
Aus der Sicht der Finanzverwaltung
Betriebswirtschaftliche
Aspekte
Belegsicherung
Vollständige
Dokumentation
aller Einnahmen
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Der Aufbau der Kasse ist gleich…
Woraus besteht eine Kasse?
Eingabeeinheit
Recheneinheit
Geldlade
Ausgabeeinheit
- Bondrucker
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Arten von Kassensystemen
Kassentypen, die
betroffen sind
Kassentypen
Offene Ladenkasse
EDV-Registrierkassen
Geldlade Schuhkarton
mit
Einzelaufzeichnungen
und Datenexport
Mechanische oder
elektronische
Rechensysteme ohne
Speicher= keine Daten
ohne
Einzelaufzeichnungen
und Datenexport
PC-(Kassen-)Systeme
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Arten von Kassensystemen
- offene Ladenkasse
„Geldkassette“ o.ä.
Eine offene Ladenkasse hat nicht die Technik
um Daten tatsächlich vorzuhalten bzw.
Abrechnungen zu erstellen. Lediglich
Summen sind abrufbar.
 Vereinnahmtes Geld landet in der
Schublade
„Mechanische Registrierkasse“
Mit Druckwerk (Bons u./o. Journale)
=> durchaus zur Ermittlung der
Betriebseinnahmen brauchbar
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Arten von Kassensystemen
- EDV- Registrierkassen
 elektronische Registrierkasse mit begrenztem Speicher und
eigens entwickelter Speicherstruktur (fixe Programmierung,
herstellerspezifischer Betriebssystem)
 Bei gewissen Funktionen (Schlüsselposition des
Masterschlüssels) z. B. Erstellung des Z-Bons werden die
Journaldaten gelöscht
 Speicherbaustein mit Summenspeicher:
 Tagesumsätze
 Summen je Bediener
 Gesamtsummen
 Stornobuchungen
 Zahlungswege (bar, EC, Kredit)
© Auszug Bild Casio Europe
Hinweis: Beispiel Casio Kasse – Modell TE 4000
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Arten von Kassensystemen
- EDV-Registrierkassen
EDV-Registrierkassen
ohne
Einzelaufzeichnung
und ohne Datenexport
Kassen älterer
Bauart/mechanische
Registrierkassen mit
Journal- und Bon-Rolle
aus Papier.
EDV-Registrierkassen
mit Einzelaufzeichnung
und ohne Datenexport
Elektronisches Journal mit
Einzelaufzeichnung und
Bon-Rolle ohne externe
Schnittstelle.
Die gespeicherten Daten
können nicht exportiert
werden.
EDV-Registrierkassen mit
Einzelaufzeichnung und
mit Datenexport
Kasse neuerer Bauart mit
elektronischem Journal,
was Einzelaufzeichnungen
erstellt und Bon-Rolle.
Weiterhin existiert eine
externe Schnittstelle, so
dass Daten in ein von der
Finanzverwaltung
analysefähiges System
cc
Seite
eingespielt werden können.
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Arten von Kassensystemen
- PC-Kassen
Eine PC-Kasse basiert auf einem üblichen
Betriebssystem (z. B. Microsoft Windows,
Mac OS/OS X, Linux etc.) mit eigener
Festplatte. Auf diesem Betriebssystem ist
eine Kassensoftware installiert.
Speicherung und/oder Archivierung der
Kassendaten auf der internen Festplatte
oder externen Medien (z. B. Datenträger,
SD-Card etc.) jederzeit möglich.
Hinweis: © Beispiel PC Cash 2go
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Agenda
 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl
es nicht neu ist?
 Überblick Kassensysteme
 Rechtliche Grundlagen
 Konsequenzen auf die Kassenführung
 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
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 Handlungsempfehlungen
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Betriebsprüfung im Überblick
Wo liegen die Schwerpunkte?
 Um das Ziel der Betriebsprüfung zu verwirklichen, konzentriert sich die Prüfung auf die
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoB)
 Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die Besteuerung
zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche
Richtigkeit zu beanstanden (gem. § 158 AO)
 die formell „ordnungsmäßige Buchführung“ ist entscheidend – ABER:
In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach § 162 AO erforderlich, weil der
Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist,
unvollständig, falsch oder mangelhaft führt.
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Rechtsgrundlagen
AO
HGB
• §§ 238, 239 HGB
 vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet
• §§ 257, 261 HGB
 geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlegen
von Datenträgern
Das war
schon
immer so!!
• § 140 AO
 wer Aufzeichnungspflichten nach
anderen Gesetzen (z. B. HGB) zu erfüllen hat, hat diese
auch für die Besteuerung zu erfüllen!!
§ 140 AO transformiert also alle anderen Vorschriften ins
Steuerrecht!!
• § 145 AO  Geschäftsvorfälle müssen sich in Ihrer
Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen
• § 146 AO  vollständig, richtig, zeitgerecht und
geordnet  Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen
täglich festgehalten werden  Abs. 4: Unveränderbarkeit
• § 147 AO  geordnete Aufbewahrung von
Unterlagen und Vorlegen von Datenträgern
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Seit 01.01.2015: GoBD - Prüfung der grundsätzlichen
Betroffenheit
Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig?
( „steuerrelevante Daten“ )
 Steuerlich relevante Sachverhalte wie Herkunft und Höhe von Betriebseinnahmen ereignen sich in der
Wissenssphäre des Unternehmens. Mit Hinblick auf die Aufklärungs- und Beweisfunktion einer Buchführung
können diese Sachverhalte nur mit einer ordnungsgemäßen Kassenführung offen gelegt und nachgewiesen
werden.
 Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu
Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der
für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.
 Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als
Betriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns
auswirken (z.B. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen).
 Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche
Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen.
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Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind
betroffen?
Betroffen sind: Unterlagen, Systeme und Verantwortung
Nach den GoBD* zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in Form
von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die dokumentieren,
dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde.
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*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
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Rechtliche Grundlagen
Das sind die
Anforderungen
an das Führen von
Büchern!
Sowohl in elektronischer,
als auch in Papierform
Grundsatz der Wahrheit,
Klarheit und der
laufenden Aufzeichnung





Vollständigkeit
Richtigkeit
Zeitgerechtheit
Ordnung
Unveränderbarkeit
Grundsatz der
Nachvollziehbarkeit und
Nachprüfbarkeit
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Vollständigkeit
Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und laufenden Aufzeichnung
BMF-Schreiben vom 14.11.2014, RZ 36 ff
(LEX.-Nr.: 5235281)
Geordnet
Vollständig
Zeitgerecht
Richtig
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Vollständigkeit
Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und laufenden Aufzeichnung:
Vollständigkeit:
Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht
Jeder Geschäftsvorfall ist in den EDV-(Kassen-)Systemen zu
dokumentieren.
Er muss leicht identifiziert sein und nachgeprüft werden können,
d. h. Inhalt und Ablauf aller Geschäfte müssen überprüfbar bleiben:
 die in (Bar-)Geld bestehende Gegenleistung
(Zahlungsbetrag/Bareinnahme)
 Inhalt des Geschäftes, d. h. Lieferung/Sonstige Leistung,
Art der Tätigkeit
 Name/Firma des Käufers = Benennung des Kunden
 Name/Firma des Verkäufers
Geordnet
Vollständig
Zeitgerecht
Richtig
Der Prüfer des FA
muss in der Lage sein,
die Grundlagen, den
Inhalt und die
Bedeutung des
Handelsgeschäftes zu
überprüfen!
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Ausnahme: keine Einzelaufzeichnungspflicht!
 Werden Waren von geringem Wert in unbestimmter Anzahl nicht bekannten
Personen verkauft – hier gilt eine Ausnahme (wegen Unzumutbarkeit und
Praktibilität).
 Aber:
Gilt nur für EH und erweiterten Kreis des EH:
Lebensmittel-EH, Metzgereien, Bäckereien, Marktstände, gewerbliche Trödelmarkthändler, Floristikbetriebe, Gaststätten, Restaurants, Cafés, Bistros,
Imbissbuden (feste Ladenlokale und Verkaufswagen), Tabakwarenläden,
Kioske/Trinkhallen, „Ein-Euro-Läden“, sonst. EH-Betriebe
13.05.2016
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Richtigkeit
Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und laufenden Aufzeichnung:
- Richtigkeit -
Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den
tatsächlichen Verhältnissen abzubilden.
Achtung:
Nachweis von
Entnahmen/Einlagen
im Kassenbericht
durch Eigenbelege!
BMF-Schreiben vom
14.11.2014, LEX.-Nr.: 5235281,
RZ 37
Dazu gehört,
•
die Belege und Bücher die Geschäftsvorfälle
inhaltlich
zutreffend abzubilden.
•
Die Sammlung von Belegen.
Jede Buchung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen!
•
Dass die Belege und die empfangenen Geschäftsbriefe aufzubewahren
sind.
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Zeitgerechtheit
Geordnet
Vollständig
Zeitgerecht
Richtig
Zeitgerechtheit = Zeitspanne zwischen Eintreten des
buchungspflichtigen Vorgangs
und dessen Eintragung ins Grundbuch.
„Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach
seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem
Grundbuch zu erfassen.“
§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB
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Zeitgerechtheit
Unbare
Geschäftsvorfälle

Erfassung innerhalb von
10 Tagen unbedenklich
Kasseneinnahmen und
Kassenausgaben
Kontokorrentbeziehungen

Kreditorische Erfassung,
wenn nicht innerhalb von
8 Tagen bezahlt
(s. auch R 5.2 Abs. 1 EStR)
Es gibt keine Pflicht zur Buchung
innerhalb von 10 Tagen!
Es geht um die Erfassung in
Grund(buch)aufzeichnungen!

Erfassung täglich
(s. § 146 Abs. 1 S. 2 AO)
Ziel:
Belegsicherung und
Unverlierbarkeit des
Geschäftsvorfalls!
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Grundlagen ordnungsgemäßer
Kassenbuchführung
„Tägliches Festhalten“ gemäß § 146 Abs. 1 AO
 Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und –
ausgaben noch am Tag der Vereinnahmung wird
die wichtigste Eigenschaft der Kassenführung
gewährleistet, die Kassensturzfähigkeit
 Für Kassenaufzeichnungen gilt grundsätzlich
Einzelaufzeichnungspflicht, d. h. Aufzeichnung
auch des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma
und Anschrift des Vertragspartners
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Geordnet
Grundsatz der Klarheit:
„Systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und
nachvollziehbare Buchungen.“
Geordnet
Vollständig
Zeitgerecht
Richtig
Kein planloses Sammeln und Aufbewahren sondern:
Nach bestimmten Ordnungsprinzipien
Beispiele:

Getrennte Verbuchung von baren und unbaren (EC)
Geschäftsvorfällen
(s. Teutemacher, BBK Heft 16, S. 752 – 756)

Differenziert nach steuerbaren, steuerfreien und
steuerpflichtigen Umsätzen buchen
(Hinweis auf die Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG)
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Unveränderbarkeit
 Für konventionelle Bücher und Aufzeichnung in Papierform gilt – wie bisher –
§ 146 Abs. 4 AO.
 Für DV-Verfahren ist Rz. 108 GoBD zu beachten:
„Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle
Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess
eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne
Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen dürfen nicht ohne
Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.“
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Unveränderbarkeit
Festschreibung
In dem Moment, wo ein elektronisches Dokument in einem DV-System erfasst
wird und somit Grund(buch)aufzeichnungsfunktion erfüllt, setzt die Anforderung
der Unveränderbarkeit unmittelbar mit der Speicherung im Anschluss an die
Erfassung ein.
Beispiel:
Am 14.01.2015 23:00 Uhr werden die Eintragungen
im DATEV-Kassenbuch abgeschlossen.
Im Anschluss daran sollte die Festschreibung erfolgen!
Nicht
festgeschriebene
Buchungen führen in
jedem Fall zu einer
formell nicht
ordnungsgemäßen
Buchführung!
Seite 40
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Unveränderbarkeit
Festschreibung
Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde?
Auszug aus dem DATEVStandardjournal, dass die
Betriebsprüfung im Rahmen
der Datenträgerüberlassung
erhält.
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Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Keine Buchung ohne Beleg!!
 Eigenbelege bei Entnahmen/Einlagen in und aus der Kasse müssen
vorhanden sein (FG Münster – materieller Mangel)
§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 145 Abs. 1 AO:
Es MUSS gewährleistet sein, dass ein sachverständiger Dritter für
den gesamten Prüfungszeitraum eine (…) progressive und
retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen vorfindet.
Beleg
„Kassenbuch“/Journal
„Buchführung“ Jahresabschluss
Seite 42
Steuererklärung
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Konsequenzen auf die Kassenführung bei einer offenen
Ladenkasse
 Einzelaufzeichnungspflicht
 Kassensturz unterstützt durch ein Zählprotokoll
 Tageskassenberichte
Seite 44
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Konsequenzen auf die Kassenführung bei einer offenen
Ladenkasse
 Einzelaufzeichnungspflicht
(Ausnahme bei Waren von geringem Wert, an eine unbestimmte Vielzahl, nicht bekannter
und nicht feststellbarer Personen) und für def. EH-Gruppen)
 Kassenbericht
 Kassensturz
 unterstützt durch ein Zählprotokoll
 Ermittlung der TÄGLICHEN Einnahmen anhand der retrograden Ermittlung
(„Rückwärtsrechnung“)
„ausgezählter“ Kassenendbestand bei Geschäftsschluss
+ Wareneinkäufe/Nebenkosten
+ Geschäftsausgaben
+ Privatentnahmen
+ sonstige Ausgaben (Geldtransit)
./. Kassenendbestand des Vortages
= Kasseneingang
./. Privateinlagen
./. sonstige Einnahmen (Geldtransit)
= Bareinnahmen (Tageslosung)
Schecks, Kassenschnitte von
Kartenerfassungsgeräten zusätzlich aufführen!
Seite
45
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Technischer Überblick Registrierkassen
Unterschiedliche Kassensysteme – Muster
Kassenbericht, wenn keine Registrierkasse geführt wird
Inhalt des Kassenberichts:
•
gezählter Kassenbestand bei
Geschäftsschluss
• - Kassenanfangsbestand Vortag
• - Bareinlagen
• + Ausgaben
• + Barentnahmen
= Tageseinnahmen
Hinweis:
Der Kassenbestand muss durch
Zählen ermittelt werden
(Zählprotokoll). Die reine
Ermittlung als rechnerische
Größe ist nicht zulässig!
Seite 46
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Kassenbericht und Zählprotokoll
BFH Urteil vom 25.03.2015 (X R 20/13), RZ 27:
Das Fehlen täglicher Protokolle über das
Auszählen einer offenen Ladenkasse
berechtigt schon für sich genommen zu einer
Hinzuschätzung
Praxisvorschlag für ein Zählprotokoll
Zählprotokoll
Wert
500,00 €
200,00 €
100,00 €
50,00 €
20,00 €
10,00 €
5,00 €
Scheine
Anzahl
Summe:
Betrag
Wert
2,00 €
1,00 €
0,50 €
0,20 €
0,10 €
0,05 €
0,02 €
0,01 €
Münzen
Anzahl
Summe:
Betrag
Seite 47
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Technischer Überblick Registrierkassen
Unterschiedliche Kassensysteme – Muster
Kassenbuch
Im Kassenbuch werden die
Kasseneinnahmen täglich nur in einer
Summe eingetragen.
In diesem Fall muss aber das Zustandekommen dieser Summe durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons
nachgewiesen werden
(BFH 20.06.1985, IV-R-41/82).
Seite 48
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Microsoft Excel-Kassenbericht/-buch
Ein über eine Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, StarCalc etc.) erstelltes
Kassenbuch entspricht nicht den Vorschriften der GoBD (bis 31.12.2014 GOBS), da
es jederzeit geändert werden kann. Es liegt ein formeller Mangel vor.
§ 146 Abs. 4 AO
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Kassenführung auch bei Einnahmenüberschussrechner?
BFH-Beschluss vom 16.02.2006 X B 57/05
 Grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs.
 Dem Besteuerungszweck entsprechende Aufzeichnungen erforderlich.
 Aufbewahrung von Belegen/Nachweisen als notwendige Voraussetzung für die
Überprüfbarkeit der Vollständigkeit und Richtigkeit …
ABER
 Einzelaufzeichnungspflicht nach § 22 UStG i. V. m. § 63 - § 68 UStDV
 Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nachvollziehbar aufzuzeichnen
 Aufzeichnungen müssen über die bloße Belegsammlung hinausgehen
Seite 50
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Kassenführung bei § 4 Abs. 3 EStG
Aufbewahrungspflicht
 nach § 147 Abs. 1 AO  geordnete Aufbewahrung von Unterlagen
 § 14 b UStG  Aufbewahrung des Doppels einer Rechnung
 ein sachverständiger Dritter muss in der Lage sein, innerhalb angemessener Zeit zu prüfen
Abschließender Praxistipp
§ 4/3-Rechner die in Bargeldbrachen tätig sind,
sollten ihre Kassenaufzeichnungen ebenso führen,
wie Buchführungspflichtige.
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Agenda
 Warum ist das Thema derzeit so aktuell,
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 Überblick Kassensysteme
 Rechtliche Grundlagen
 Konsequenzen auf die Kassenführung
 Digitale Betriebsprüfung der
Finanzverwaltung
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 Handlungsempfehlungen
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Ordnungsgemäß sind Registrier- u. PC-Kassen dann,
wenn gewährleistet ist, dass...
 ein sachverständiger Dritter sich in das System in angemessener Zeit einarbeiten kann
 sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen
 Kassenbewegungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet
werden, insbes. die Tageseinnahmen täglich festgehalten werden
 die Kassensturzfähigkeit jederzeit hergestellt werden kann
 bei veränderten Buchungen der urspr. Inhalt feststellbar bleibt
 abgerufene Finanzberichte aufbewahrt werden und innerhalb der gesetzl.
Aufbewahrungsfristen lesbar bleiben
 bestimmte Geschäftsvorfälle im Rahmen bestehender Einzelaufzeichnungspflichten
gesondert dokumentiert werden
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Konsequenzen für Kassensysteme
Keine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse
Es ist lt. FG Münster vom 03.07.1997 und 31.08.2000 jedoch nicht
glaubhaft, dass wenn elektronische Registrierkassen vorhanden sind,
diese nicht genutzt werden.
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Konsequenzen für Kassensysteme
- offene Ladenkasse
„Geldkassette“ o.ä.
Eine offene Ladenkasse hat nicht die Technik
um Daten tatsächlich vorzuhalten bzw.
Abrechnungen zu erstellen. Lediglich
Summen sind abrufbar.
 Vereinnahmtes Geld landet in der
Schublade
 Keine Einzelaufzeichnungspflicht, aber
Kassenbericht!
„Mechanische Registrierkasse“
Mit Druckwerk (Bons u./o. Journale)
=> durchaus zur Ermittlung der
Betriebseinnahmen brauchbar.
Bons/ Journale sind chronologisch und
nachvollziehbar aufzubewahren.
Kassenberichte und Kassenbuch empfohlen
(Differenzen müssen nachgewiesen werden!)
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Konsequenzen für Kassensysteme
- offene Ladenkasse
(es gilt BMF-Schreiben vom 9.1.1996)
1. tägliche Kassenbestandsaufnahme (mit Zählprotokoll)
2. Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung
3. chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle
Diese können weiter verwendet werden!
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Konsequenzen für Kassensysteme
- EDV-Registrierkassen
EDV-Registrierkassen
ohne
Einzelaufzeichnung
und ohne Datenexport
Kassen älterer
Bauart/mechanische
Registrierkassen mit
Journal- und Bon-Rolle
aus Papier.
EDV-Registrierkassen
mit Einzelaufzeichnung
und ohne Datenexport
Elektronisches Journal mit
Einzelaufzeichnung und
Bon-Rolle ohne externe
Schnittstelle.
Die gespeicherten Daten
können nicht exportiert
werden.
EDV-Registrierkassen mit
Einzelaufzeichnung und
mit Datenexport
Kasse neuerer Bauart mit
elektronischem Journal,
was Einzelaufzeichnungen
erstellt und Bon-Rolle.
Weiterhin existiert eine
externe Schnittstelle, so
dass Daten in ein von der
Finanzverwaltung
analysefähiges System
cc
Seite
eingespielt werden können.
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Arten von Kassensystemen
- EDV- Registrierkassen
 elektronische Registrierkasse mit begrenztem Speicher und
eigens entwickelter Speicherstruktur (fixe Programmierung,
herstellerspezifischer Betriebssystem)
 Bei gewissen Funktionen (Schlüsselposition des
Masterschlüssels) z. B. Erstellung des Z-Bons werden die
Journaldaten gelöscht
 Speicherbaustein mit Summenspeicher:
 Tagesumsätze
 Summen je Bediener
 Gesamtsummen
 Stornobuchungen
 Zahlungswege (bar, EC, Kredit)
© Auszug Bild Casio Europe
Hinweis: Beispiel Casio Kasse – Modell TE 4000
Seite 58
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Arten von Kassensystemen
- PC-Kassen
Eine PC-Kasse basiert auf einem üblichen
Betriebssystem (z. B. Microsoft Windows,
Mac OS/OS X, Linux etc.) mit eigener
Festplatte. Auf diesem Betriebssystem ist
eine Kassensoftware installiert.
Speicherung und/oder Archivierung der
Kassendaten auf der internen Festplatte
oder externen Medien (z. B.
Datenträger,
SD-Card etc.) jederzeit möglich.
Hinweis: © Beispiel PC Cash 2go
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Regelwerk zur GoB im Sinne der Kassenrichtlinien
1996 und 2010
 Welcher Kassentyp wird im Unternehmen verwendet?
 Erfüllt dieser Kassentyp die Anforderungen der Kassenrichtlinie 2010
(Einzelaufzeichnung, Unveränderbarkeit und Datenzugriffsrecht)?
 Können die Anforderungen der Kassenrichtlinie 2010 ggf. durch SWAnpassungen und Speichererweiterungen erreicht werden
(Übergangsregel)?
 Falls nein, sind die Anforderungen der Kassenrichtlinie 1996 erfüll (Frist
bis 31.12.2016)
Fragen
Sie den Kassenhersteller (SCHRIFTLICH!)
 Und wenn ich den Typ nicht bestimmen
kann?
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
 Aufrüstbare Kassen gem. BMF-Schreiben vom 26.11.2010
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen
Alt- und Übergangsregelung
Neuregelung
 (BStBl. I 1996, 34)
Verzicht auf die Aufbewahrung von
Kassenstreifen = Journalrolle
 (BStBl. I 2010, 1342 )
Aufbewahrung digitaler Unterlagen
bei Bargeschäften
Anwendungszeitraum
1996 – 2016
für Datenverarbeitungssyssteme
Registrierkassen ohne Möglichkeit,
die digitalen Daten zu sichern
 Belege im Belegzusammenhang mit
Summenendbons
Anwendungszeitraum
ab 26.11.2010
für alle PC-Kassen und alle
elektronischen Kassen bei denen die
komplette Speicherung der Daten
möglich ist oder durch Nachrüstung
ermöglicht wird.
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Altregelung
Aufzubewahren sind:
 die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zur Kasse gehörenden
Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die
Programmieranleitung
 die Programmabrufe, nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise,
Stammdatenänderungen, Einrichtung Bediener)
 Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und
Trainingsspeichern u. ä.
* Das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung (BMF
26.11.2010 - BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden.
Seite 64
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Altregelung
Aufzubewahren sind:
 Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum
maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum
Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
 die nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO mit Hilfe von Registrierkassen erstellten
Rechnungen
 Rechnungen über 150,00 EUR § 14 UStG, § 33 UStDV
* Das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung
(BMF 26.11.2010 - BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden.
Seite 65
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Altregelung
Aufzubewahren sind:
 Die nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO erforderlichen Tagesendsummenbons mit
Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z-Nummer” zur
Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte)
 Die Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen)
Retouren
 Entnahmen
 Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
1) Das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung
(BMF 26.11.2010 - BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden.
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Altregelung
lfd. Z-Nr. aller im Kettenbericht
enthaltenen Unterberichte
Finanzbericht
Zahlungswegebericht
Warengruppenbericht
Bedienerbericht
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Altregelung
Aufzubewahren sind:
 Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke
der EDV-Registrierkasse
 Betriebswirtschaftliche Auswertungen
 Ausdrucke der Trainingsspeicher (!)
 Kellnerberichte, Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem
Tagesendsummenbon
* Das BMF-Schreiben vom 09.01.1996 ist ausdrücklich noch auf Registrierkassen, ohne Möglichkeit der Softwareanpassung und Speichererweiterung
(BMF 26.11.2010 - BStBl 2010 I, S. 1342), anzuwenden.
Seite 68
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Für folgende Kassen ist die neue Rechtslage grundsätzlich anzuwenden:





Registrierkassen (Skript Kassencheck)
Waagen mit Registrierkassenfunktion
Taxameter mit Wegstreckenzähler
Geld- und Gewinnspielgeräte
usw.
bei denen eine komplette Speicherung der steuerlich relevanten Daten auf
der Festplatte oder auf externen Datenträgern möglich ist.
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Ist ein Gerät (Registrierkasse etc.) bauartbedingt nicht in der Lage die
steuerrelevanten digitalen Daten aufzuzeichnen, so ist
…eine Softwareanpassung
und Speichererweiterung
an dem Gerät
durchzuführen um die
Daten aufzuzeichnen,
oder
…eine Archivierung der
Daten über eine externe
Schnittstelle zu prüfen.
Wenn keine Anpassungen bzw. externe Archivierung möglich, so gelten die
alten Aufzeichnungspflichten aus dem Kalenderjahr 1996 bis 31.12.2016
(Zumutbarkeit nach Nutzungsdauer).
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Weitere Vorgaben (externe Speicherung/Archivierung der Daten):
Ist die komplette Speicherung der steuerrelevanten (Kassen-)Daten
 Journaldaten
 Auswertungsdaten
 Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
innerhalb des Gerätes nicht möglich, so müssen diese Daten unveränderbar
und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert
werden.
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Weitere Voraussetzungen:
 Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen,
d. h. er muss nachweisen, dass die Daten nicht digital aufgezeichnet
werden können. Ggfs. Nachweis durch Kassenhersteller.
 Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig.
 Eine Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist
nicht ausreichend.
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Welche elektronischen Daten der Registrierkasse, Waage mit
Registrierkassenfunktion, Taxameter müssen aufbewahrt werden:
 alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht –
GoBD 14.11.2015, Rz 36-43)
 elektronisch erzeugte Rechnungen i. S. des § 14 UStG
(u. a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel
etc.)
 Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem
Datenformat
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Unabhängig der (Kassen-)Daten sind folgende Unterlagen auch in
Papierform nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren:
 Aufzeichnungen z. B. Kassenbuch (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO)
 Buchungsbelege (z. B. Summenendbons, Z-Bons) nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
– Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!!!
 Aufbewahrung und Vorlage der Organisationsunterlagen
(Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Anweisungen zur
Programmierung des Geräts etc.)
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Rechtslage ab 26.11.2010
Weitere einschneidende formelle Voraussetzungen:
 konkreter Einsatzort- und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des
Geräts ist zu protokollieren und aufzubewahren (§ 145 Abs. 1 AO,
§ 63 Abs. 1 UStDV)
 die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und
aufbewahrt werden
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
 Fazit:
− Offene Ladenkasse
 tägliche Kassenberichte
−
−
−
Einfache Registrierkassen
 tägliche Z-Bons
 bis max. 31.12.2016
Hochwertige Registrierkassen
 ab 26.11.2010 digitales Journal
PC-Kassen
 ab 01.01.2002 digitales Journal
 Die Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige!
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Übergangsregelung für Registrierkassen
Rechtliche Grundlagen – Neuregelung
Nach 31.12.2016 nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen:
Offene Ladenkasse
keine Registrierkasse
Registrierkassen
mit
Datenhaltung
• Kassenbericht/Zählprotokoll
• Überprüfbarkeit über
Vollständigkeit u. Richtigkeit der
Einnahmen u. a. BFH 13.03.2013
• Journaldaten, Stammdaten
• Internes Kontrollsystem
• Strukturinformationen etc.
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77
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Agenda
 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl
es nicht neu ist?
 Überblick Kassensysteme
 Rechtliche Grundlagen
 Konsequenzen auf die Kassenführung
 Digitale Betriebsprüfung der
Finanzverwaltung
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 Handlungsempfehlungen
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Manipulation von Kasseneinnahmen
 Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der
Kasseneinnahmen bekannt
 Besonders häufig vorkommende „Tricks“ sind z. B.:
–
–
–
–
–
–
Nutzung des Trainingsspeichers
Stornierung von Umsätzen
Nichtverbuchung von Einnahmen
Falsche Programmierung der Kassensoftware
Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so)
Manuelle Löschung von Journalbuchungen
Seite
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Prüfung „Unveränderbarkeit“
Festschreibung
Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde?
Auszug aus dem DATEVStandardjournal, dass die
Betriebsprüfung im Rahmen
der Datenträgerüberlassung
erhält.
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Zeitreihenvergleich
Seite
81
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Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag
 Finden von Auffälligkeiten im Umsatz
(Kassenbareinnahmen)
 Annahme : Umsatz bei
schlechtem Wetter ist
geringer
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Beispiel: Umsatz Biergarten pro Wochentag
Umsatz bei Niederschlag
> 10.00 mm
Umsatz bei Niederschlag
< 10mm
Warum macht der Biergarten trotz Niederschlag am Freitag nur
10.000 €, aber am Dienstag 26.000 €?
Annahme: der Freitag ist der umsatzstärkste Tag
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Beispiel:
Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung)
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Vermutung der sachlichen Richtigkeit
Formelle
Anforderungen
 §§ 238 ff HGB
 §§ 145-147 AO
Formelle Mängel
 Formvorschriften
werden nicht
eingehalten
Materielle
Anforderungen
 Alle
Geschäftsvorfälle
sind vollständig
und richtig in
Ihrer Auswirkung
zu erfassen und
zu verbuchen bzw.
zu verarbeiten
Materielle Mängel




unterbliebene,
fehlerhafte,
falsche,
falsch dargestellte
Buchungen
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Vermutung der sachlichen Richtigkeit
Formelle Mängel (Beispiele)
Nichteinhaltung von Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften
Buchungen ohne Beleg, Tageseinnahmen ohne Z-Bon
Nutzung von Microsoft Excel-Kassenbüchern ohne Festschreibung
Kassenberichte werden nachträglich vom Steuerberater erstellt
Schecks werden nicht gesondert aufgezeichnet
Veränderbare Originalaufzeichnungen
„Werden digitale Unterlagen nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010,
BStBl I, S. 1342 aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der
Ordnungsmäßigkeit sein (AEAO zu § 158 AO im AO – Handbuch 2013)“
 Privat und Geschäftskasse werden nicht getrennt







Liegt eine Vielzahl formeller Mängel
vor, nehmen diese der Kassenführung
auch die materielle
Ordnungsmäßigkeit!!
Seite 86
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Vermutung der sachlichen Richtigkeit
Materielle Mängel (Beispiele)





Bareinnahmen oder Barausgaben werden nicht erfasst
Fehlende Eigenbelege bei Privatentnahmen
Kassenbericht/-buch werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt
Kassenfehlbeträge existieren (Achtung: untertägige Fehlbeträge)
Ungeklärte Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen
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Folgen
 Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis
nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit nicht beeinflusst, z. B. das Fehlen
nur eines Z-Bons
 Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z. B. geringfügige
Kassenfehlbeträge etc.
 Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen Mängeln
behaftet, verliert sie den Beweischarakter
13.05.2016
Seite
88
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Folgen
 Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung nicht mehr
zu Grunde gelegt werden
 Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt werden
 Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab
 Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung hinzugezogen und ein
Steuerstrafverfahren eingeleitet
13.05.2016
Seite
89
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Finanzgericht Düsseldorf
Bei „formalen Mängeln“ Zuschlag von
10 % auf die (Brutto) Einnahmen
möglich
13.05.2016
Seite
90
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Agenda
 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl
es nicht neu ist?
 Überblick Kassensysteme
 Rechtliche Grundlagen
 Konsequenzen auf die Kassenführung
 Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung
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 Handlungsempfehlungen
Seite
91
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Handlungsempfehlungen
 Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater das Thema „Kassenbuchführung“
gemeinsam durch!
 Überprüfen Sie, welches Kassensystem in Ihrem Unternehmen Anwendung findet
 Überprüfen Sie, ob Anpassungen an die neuen Anforderungen seitens der
Finanzverwaltung notwendig sind/ möglich sind , ggf. Aufrüstung oder
Negativbescheinigung durch Kassenhersteller
 Bei Neuinvestitionen Anforderungen hinsichtlich der Übergangsregelung
(31.12.2016) prüfen (GoBD-Fähigkeit, d.h.: Einzelaufzeichnungspflicht,
Aufbewahrung in digitaler Form möglich, maschinelle Auswertbarkeit durch
Finanzverwaltung)
Seite 92
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Unterstützungsangebote/ aktuelle Informationen
www.datev.de/kasse
Seite
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( Fach- ) Buchempfehlung:
Kassenführung - Bargeschäfte sicher dokumentieren
Das Buch ist unter folgenden ISBN-Nummern
im Buchhandel vorbestellbar:
ISBN Print:
978-3-944505-32-9
ISBN E-Book:
978-3-944505-33-6
Seite 94
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Weiterführende Informationen
Software
DATEV Unternehmen online – hier: Kassenbuch online
■ www.datev.de/unternehmenonline
Weiterführende Infos
GoBD Überblick: Infodatenbank Dok.-Nr. 1080608
Kassenbuch (Papier): Art. Nr. 10038 (bestellbar über den Steuerberater)
Beratung und Seminare
■ www.datev.de/kasse
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Ihr Steuerberater hilft Ihnen gerne weiter!
Noch keinen Steuerberater?
Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage Ihrer
Steuerberaterkammer Saarland:
www.stbk-saarland.de
oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice.
Hier können Sie eine Kanzlei nach Tätigkeitsgebiet in der Steuerberatung
oder Branchenkenntnissen auswählen:
www.datev.de/mitglieder-suchservice
13.05.2016
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Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen?
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