inteligência em compras: o novo desafio da bolsa - RI-FJP

Centro de Convenções Ulysses Guimarães
Brasília/DF – 16, 17 e 18 de abril de 2013
INTELIGÊNCIA EM COMPRAS:
O NOVO DESAFIO DA BOLSA ELETRÔNICA
DE COMPRAS DE SÃO PAULO
Maria de Fátima Alves Ferreira
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Painel 01/003
Experiências e metodologias para a qualidade do gasto público
INTELIGÊNCIA EM COMPRAS: O NOVO DESAFIO DA BOLSA
ELETRÔNICA DE COMPRAS DE SÃO PAULO
Maria de Fátima Alves Ferreira
RESUMO
A contribuição dos sistemas eletrônicos de compras públicas para a melhoria do
gasto é de reconhecimento amplo e é objeto de inúmeros registros e artigos. Apenas
o Estado de São Paulo, que iniciou a aquisição de bens e serviços por meio
eletrônico em 2000, já gerou neste período uma economia de cerca de R$ 7,4
bilhões. (fonte:sitewww.bec.sp.gov.br -consulta em 11/03/2013). O desafio
apresentado no momento é de promover inovações para ampliar ainda mais sua
colaboração. Como planejar melhor as compras ou torná-las ainda mais ágeis e com
menores custos? O que é necessário fazer para oferecer melhor condição de
negociação de preços com fornecedores? Como dar maior transparência e
confiabilidade? Estas são algumas das questões que têm orientado as ações da
Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas da
Sefaz na implantação de um processo contínuo de melhoria. Este artigo narra a
experiência recente de implantação de uma solução Business Intelligence que
permita criar uma inteligência em compras, aprimorando o planejamento, criando
preços de referência, e facilitando o processo de negociação.
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INTRODUÇÃO
A Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo –
BEC/SP foi implantada em setembro de 2000, para aquisição de bens, com o
procedimento de Dispensa de Licitação, pelo valor, para aquisições até R$ 8.000,00,
sendo que em setembro de 2001 a Bolsa Eletrônica iniciou as operações com a
modalidade Convite, envolvendo aquisições de até R$ 80.000,00. No ano de 2002
ampliou sua atuação com a introdução de negociação de medicamentos e correlatos
e, a partir de 2003, ocorreu a expansão do Sistema BEC/SPpara procedimentos de
Dispensa de Licitação aos Municípios Paulistas, Universidades e Sociedades de
Economia Mista, não dependentes, do Estado de São Paulo. Esse sistema opera na
plataforma internet.
A garantia aos princípios da legalidade, moralidade, impessoalidade,
publicidade e eficiência, além da manutenção da probidade administrativa
encontram-se presentes reforçadas pela automação do Sistema BEC/SP, sistema
que retira qualquer ingerência humana da etapa de apuração de preços e pela maior
rapidez na realização dos próprios procedimentos.
Em 2005 foi regulamentado o Pregão Eletrônico para a Secretaria da
Fazenda e, em 2006, para a Administração Direta, Autárquica e Fundacional do
Estado de São Paulo.
O Decreto n º 51.469, de 2 de janeiro de 2007, determinou que a
utilização da modalidade Pregão, em sua forma eletrônica, para aquisição de bens e
serviços comuns, fosse obrigatória para toda a Administração Pública estadual, por
meio da Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do Estado de São Paulo –
Sistema BEC/SP.
Essa medida foi adotada não somente para dar mais transparência ao
processo de aquisição de bens e serviços comuns pelo setor público,mas também
para abrir o acesso das compras governamentais ao mercado. Entre os resultados
estão a tendência de queda nos preços praticados, pela ampliação da
competitividade, reunindo um maior número de fornecedores envolvidos e
despertando o interesse dos que jamais haviam participado de processos licitatórios
convencionais, pela abrangência que o processo oferece. As principais vantagens
para o Estado concentram-se na redução do custo processual e das negociações,
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o que imprime maior agilidade e confere transparência ao procedimento
licitatório,além do benefício à economia paulista com a pulverização geográfica das
empresas participantes que possibilita a ampliação da perspectiva de vendas e o
desenvolvimento regional.
Para o perfeito funcionamento do Sistema BEC/SP, a condição essencial
foi a implantação do Sistema Integrado de Informações Físico-Financeiras Siafisico, ocorrida em 02 de janeiro de 1998, pelo Decreto nº 42.604, de 09 de
dezembro de 1997, que integra dados físicos do banco de itens de materiais e
serviços, contemplando os respectivos preços de aquisição, com a execução
orçamentária e financeira do Estado, registrada no Sistema Integrado de
Administração Financeira para Estados e Municípios – Siafem/SP, este implantado
pelo Decreto nº 40.566, de 21 de dezembro de 1995, e utilizado por todos os órgãos
e entidades que compõem a estrutura administrativa do Estado de São Paulo,
operando na plataforma mainframe com o Sistema BEC/SP. Todos esses sistemas
se integram independentemente da plataforma em que operam.
O Siafisico promoveu a padronização da descrição de materiais e
serviços contratados pelo Estado, possibilitando a identificação dos preços
praticados nas regiões administrativas e dos fornecedores contratados, permitindo
análises do comportamento desses dados, transformando em informações
estratégicas para o Estado.
Este sistema constitui-se basicamente em Cadastros Únicos de:
a) Fornecedores
b) Materiais e Serviços
c) Banco de Preços.
Para viabilizar essa comunicação e promover a efetiva integração de
dados, a partir de 06 de abril de 1998, foi criado o documento de emissão
obrigatória, denominado Oferta de Compra - OC, que desencadeia a reserva da
dotação orçamentária, mediante a informação, pelas unidades compradoras, do
preço estimativo para contratação.
As condições necessárias para um salto de qualidade na gestão das
negociações eletrônicas havia sido alcançado. A utilização das informações com a
finalidade de serem respondidas questões essenciais para uma boa compra já
existem:
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 O que comprar?
 De que forma comprar?
 Quanto comprar?
 Quando comprar?
O novo desafio da BEC/SP concentrou-se na implantação de um Sistema
de Gestão Estratégica, com a definição de missão, visão, princípios, padronização
de processos e identificação de indicadores capazes de aprimorar o processo de
contratação pública.
Diante da imensidão de dados que são registrados na execução
orçamentário-financeira, somente um sistema de extração de dados que pudesse
combinar dimensões e fatos poderia colaborar na elaboração de diagnósticos e de
previsões, visando mitigar riscos e aprimorar o processo de planejamento das
compras governamentais.
Para tanto, uma sucessão de medidas foi adotada, iniciando-se com o
processo de certificação ISO 9001:2008, a definição de 44 indicadores de gestão
envolvendo as camadas estratégicas, de gestão e operacionais, bem como a forma
de seu monitoramento, a apuração de preço estimativo para contratação a partir da
contratação de consultoria da Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas – Fipe,
para tratar o banco de preços praticados pelo Estado e para produzir informações
de preços de mercado para balizar as aquisições de produtos pela administração
pública. Essa prática será implementada a partir da seleção dos 1.500 produtos mais
adquiridos, que contemplam as aquisições mais frequentes.
Todo esse processo de modernização foi viabilizado com o apoio do
Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID.
O objetivo da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de
Contratações Eletrônicas – Cedc, gestora da Bolsa Eletrônica de Compras do
Estado de São Paulo - BEC/SP, no escopo do programa de modernização do
Estado, é aumentar a eficiência e a eficácia dos processos de trabalho e melhorar o
controle do gasto público e dos serviços por ela prestados.
A abrangência do Sistema BEC/SP engloba as Unidades Compradoras
do Estado de São Paulo, Secretarias, Autarquias, incluindo as Universidades,
Fundações, Sociedades de Economia Mista, Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas,
Municípios Paulistas e Entidades conveniadas, tais como Sebrae e Investe SP.
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Os números do Sistema BEC/SP descrevem a grandeza de sua atuação:
900 Unidades Compradoras;155mil itens cadastrados no Cadastro Único de
Materiais e Serviços, sendo 43 mil da área da saúde e 11 mil da área
metroferroviária, utilizada pelo Metrô e Companhia de Trens Metropolitanos de São
Paulo.
Em sintonia com a proposta de sustentabilidade do Governo do Estado de
São Paulo, a BEC/SP também desenvolveu o Catálogo Socioambiental, em parceria
com a Secretaria de Meio Ambiente, atualmente composto por mais de 850 itens.
Esse selo é conferido pela Secretaria de Meio Ambiente, que identifica os produtos e
serviços que atendam os seguintes critérios socioambientais:redução de emissão de
poluentes; racionalização do uso de matérias primas; utilização de produtos de baixa
toxicidade; minimização da geração de resíduos de produção; e utilização de
produtos de baixa toxicidade.
Dentro do processo de melhoria contínua, a implantação de um Cadastro
Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo – Caufesp que pudesse
padronizar e unificar procedimentos, agilizar e reduzir o custo dos fornecedores para o
cadastramento, já que uma vez cadastrado poderá fornecer para todas as Unidades
Compradoras do Estado, se tornou imprescindível e foi implantado por meio do
Decreto nº 52.205, de 27 de setembro de 2007, de uso obrigatório pelo Estado. Hoje
já são 43 mil fornecedores inscritos, sendo 20% de micro e pequenas empresas.
Uma nova expansão aconteceu a partir do Decreto 57.987, de 20 de abril
de 2012, com a autorização da celebração de convênios com municípios paulistas
para utilização da modalidade pregão eletrônico, envolvendo aquisição de bens e
contratação de serviços comuns, independentemente do valor, ampliando ainda
mais a perspectiva de negócios. As prefeituras de São Paulo e São Caetano do Sul
foram as primeiras a participar do sistema, atualmente estendido a outras cidades
como Piquete, Limeira, São João da Boa Vista e Pederneiras. A adesão das
prefeituras traz um potencial ainda maior de negócios, de economia e de eficiência
nos gastos.
Desde o ano 2000 até fevereiro de 2013, foram adquiridos, entre bens e
serviços, 2,5 milhões de itens, movimentando compras no valor de R$ 23 bilhões,
com a economia de 22% gerada no período, ou seja, 7,4 bilhões de reais.(fonte: site
www.bec.sp.gov.br, de 11/03/2013).
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Só
no
ano
de
2012,foram
adquiridos,entrebens
e
serviços,
aproximadamente 307 mil itens,movimentando compras novalor deR$9,1 bilhões,
com
23%
de
economia
gerada
no
período.(fonte:
sitewww.bec.sp.gov.br,
de11/03/2013).
Melhorias constantes são implantadas visando ampliar o nível de
transparência para os usuários e cidadãos, como a modernização do site da
BEC/SP que facilitou a usabilidade e navegabilidade pelo sistema; o registro
damarca BEC/SP no Instituto Nacional da Propriedade Industrial – INPI,
demonstrando a credibilidade que o governo paulista deposita no sistema;a
realização de auditoria independente visando assegurar os procedimentos que
envolvem a política de segurança do Sistema; a Implantação de Sistema de Gestão
da Qualidade e a conquista, em 2010, da Certificação ISO 9001:2008.
Todas as iniciativas demonstradas e a constante melhoria e expansão do
sistema indicam ser a Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo –
BEC/SPum projeto de gestão pública que alimenta a economia paulista e contribui
para a melhoria do gasto público.
OBJETIVO
Com a exigência cada vez maior por transparência, agilidade nos
processos e qualidade nos resultados obtidos nas aquisições de bens e serviços
pela administração pública estadual, é premente a necessidade de se adotar
instrumentos mais eficazes para apuração de estimativa de preços de produtos a
serem negociados por meio da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São
Paulo - BEC/SP. Atualmente o desafio da BEC/SP é promover inovações de gestão
e de inteligência em compras que contribuam para atingir este objetivo. Desta forma,
a Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas da
Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, gestora da BEC/SP, com o apoio
da tecnologia da informação e foco no processo contínuo de melhoria, promoveu a
implantação do Sistema de Business Intelligence BEC/SP, que visa dotar a
Administração Pública de instrumentos que lhe permitam obter visão estratégica de
suas ações, conduzindo-a a tornar-se um modelo de administração baseado em
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transparência e eficiência, estimulando a profissionalização dos setores envolvidos,
aprimorando o planejamento, criando preços de referência, e facilitando o processo
de negociação.
Este projeto contribui, ainda, para transformar os dados das aquisições
efetuadas nos últimos anos no Estado de São Paulo, armazenados na BEC/SP, em
informações estratégicas para a tomada de decisões nos níveisestratégico, tático e
operacional permitindo a melhoria da eficiência nos processos de compras futuras,
como ilustrado na figura abaixo:
O projeto conta com a prestação de serviços técnicos especializados da
Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – Prodesp, para
implementação de um Sistema de Informações para a Bolsa Eletrônica de Compras
- BEC/SP, bem como acompanhamento de processos de comprascom apoio da
tecnologia de Business Intelligence – BI e Business ActivityMonitoring– BAM
utilizando a plataforma coorporativa da Prodesp. Atualmente, a Prodesp garante o
funcionamento, a manutenção, a evolução e hospedagem do sistema.
Criada em 1969, pelo Decreto Estadual nº 137, a Prodesp é a empresa de
Tecnologia da Informação do Governo de Estado de São Paulo vinculada à
Secretaria de Estado de Gestão Pública, que construiu e consolidou um diferencial
único: a união de sua expertise tecnológica a um profundo conhecimento da
administração pública.Criada há mais de 40 anos, é uma das maiores empresas
estaduais de tecnologia da informação do País.
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A Prodesp colocou em produção seu ambiente de Business Intelligence
BI Corporativo e com ele passou a oferecer a seus clientesa modalidade
SaaSSoftware as a Service (em português, software como serviço).
Como parte deste projeto também consta a implantação de metodologia
estatística para tratamento do Banco de Preços oriundo das negociações eletrônicas
realizadas na Bolsa Eletrônica de Compras - BEC/SP e produção de relatórios
gerenciais, com o objetivo de consolidar a visão estratégica das compras
governamentais. Para a consecução desse projeto,foi contratada a Fundação
Instituto de Pesquisas Econômicas – Fipe - instituição de notória especialização e
reconhecido conceito em realização de projetos na Administração Pública, entidade
vinculada à Universidade de São Paulo, para prestação de serviços técnicos
especializados,com o intuito de desenvolver os dois produtos, apartir de estudos e
pesquisas nos bancos de dados que apoiam o Sistema BEC/SP,
É inquestionável a sedimentação de uso de tecnologia da informação
para aprimoramento das compras públicas; por isso, a preocupação de se adotarem
instrumentos mais eficazes para a apuração de uma estimativa de preços dos
produtos a serem negociados por meio da BEC/SP – um dos elementos chave do
sucesso do sistema.
A ampla utilização do Sistema BEC/SP faz com que medidas como essas,
que proporcionem redução de tempo dos processos realizados, bemcomo o
aprimoramento dos instrumentos empregados na sua gestão, sejamcondições
essenciais para a sua modernização.
Assim, contextualizado o Profisco e os seus objetivos no âmbito da
Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas Cedc, os projetos “Implantação de metodologia estatística para o Banco de Preços
na BEC/SP” e “Produção de relatórios gerenciais”, são especificamente voltados ao
incremento da eficiência e eficácia do funcionamento da Bolsa Eletrônica de
Compras do Estado de São Paulo – BEC/SP, bem como para usufruir do potencial
de informações que esse sistema oferece, capaz de imprimir uma política de
suprimentos do Estado, dentro de um processo de melhoria do gasto público,
direcionado para o desperdício zero.
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A visão compartilhada possibilita aperfeiçoar o processo de tomada de
decisão levando em consideração os mais diversos aspectos: dados de
atendimento, comportamento dos usuários e clientes do sistema, gerenciamento e
desenvolvimento da carteira de fornecedores, dados financeiros, de economia,
desempenho do portfólio de compras de produtos e serviços, além de diversas
outras análises, cuja necessidade se detectar.
METODOLOGIA
O termo Business Intelligence (BI) pode ser traduzido como inteligência
de negócios ou inteligência empresarial. É uma tecnologia inovadora que permite
transformar dados, por meio do processo de coleta, organização, análise,
compartilhamento e monitoramento, em informação qualitativa e importante à
tomada de decisão.
Com a utilização de ferramentas de software BI, BAM, GEO, ETL, Base
de Dados DW, o Sistema de Business Intelligence BEC – IBEC permite a obtenção
de informações gerenciais, com acesso em tempo real aos indicadores de
desempenho críticos, para tomada de decisões de maneira mais ágil e com melhor
efetividade das operações, proporcionando informações confiáveis, velocidade,
visão corporativa, escalabilidade, descentralização da informação, enfim, a
informação a serviço de todos.
A ferramenta Business ActivityMonitoring – BAM - é uma solução
completa para a construção de uma visão interativa e em tempo real de painéis
gerenciais, por meio de alertas que monitoram processos de negócio e níveis de
serviço.
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Para viabilizar a construção da solução de Business Intelligence que
atendesse os indicadores mapeados, consideraram-se dados de sistemas
interligados com o Sistema BEC/SP.
O Geoprocessamento – GEO- é um ramo do processamento de dados
que opera transformações nos dados contidos em uma base de dados referenciada
territorialmente (geocodificada), usando recursos analíticos, gráficos e lógicos, para
a obtenção e apresentação das transformações desejadas.
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De forma genérica: Se onde é importante para seu negócio, então
Geoprocessamento é a sua ferramenta de trabalho. Qualquer setor que trabalhe
com informações que possam ser relacionadas a pontos específicos do território
pode, em princípio, valer-se das técnicas e ferramentas de Geoprocessamento.
De acordo com Laudon (2005), o software pode reunir armazenar,
manipular e exibir informações geograficamente, amarrando dados com pontos,
linhas de um mapa. Assim, o GEO pode ser usado em apoio à decisões que
requerem conhecimento sobre a distribuição geográfica de pessoas ou de outros
recursos de pesquisa científica, gerenciamento de recursos e planejamento de
desenvolvimento.
No caso da BEC/SP, por exemplo, o GEO pode ser utilizado para ajudar
as unidades compradoras no processo de decisão nas análises de concentração de
fornecedores por região, identificação de polos de desenvolvimento regional,
potencializando o poder de compra do Estado.
De acordo com Turban (2005), um Data Warehouse é um repositório de
dados históricos orientados a assunto, que são organizados para serem acessíveis
em uma forma prontamente aceitável para atividades de processamento analítico
(como data mining, apoio à decisão, consulta e outras aplicações). As características
de um DataWarehouse incluem:
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 Organização: Os dados são organizados por assunto (por exemplo, por
cliente, fornecedor, produto, nível de preço e região), e contêm
informações relevantes apenas para o apoio à decisão.
 Consistência: Os dados nos diferentes bancos de dados operacionais
podem ser codificados de forma diferente.
 Variante de tempo: Os dados são mantidos por muitos anos, de modo
que possam ser usados para tendências, previsão e comparações com
o tempo.
As ferramentas de backend são as responsáveis pelo processo de
extração, limpeza, carga e restauração dos dados utilizados num sistema de Data
Warehouse (DW). Essa etapa é também denominada de ETL - Extração, Limpeza,
Transformação e Carga dos Dados.
A consolidação da utilização dessas ferramentas representa um processo
gradativo e sistemático de absorção das técnicas administrativas de decisão e vem
agregar conhecimento e habilidade gerencial aos integrantes da administração da
Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo – BEC/SP.
Quanto à apuração de estimativa de valores de preços para as compras
do Estado e modelagem para extração de relatórios que permitam o controle ainda
mais eficaz dos procedimentos realizados pela Bolsa Eletrônica de Compras do
Estado de São Paulo - BEC/SP foram desenvolvidos dois produtos distintos,
compreendendo:
 metodologia para tratamento do atual banco de preços existente compreendendo a análise econômica e estatística dos dados
referentes às aquisições do Estado de São Paulo – a qual contribui
para o seu aperfeiçoamento permitindo aprimorar a estimativa de
preços para contratações e minimizar distorções oriundas de
sazonalidade e oscilações atípicas do mercado;
 modelagem de relatórios - a partir de mineração nos bancos de dados
que compõem o Sistema BEC/SP, utilizando ferramentas específicas já
disponíveis para esse fim - relatórios esses voltados para diferentes
públicos-alvo, com o propósito de dotar a Administração Pública de
instrumentos que lhe permitam obter uma visão estratégica de suas
ações, dotando-a dos instrumentos necessários para orientar a tomada
de decisão e fornecer aos clientes, internos e externos, maior
informação, orientação e serviços ainda mais eficientes.
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DETALHAMENTO: ESTIMATIVA DE VALORES DE PREÇOS
A dinamização da gestão da BEC/SP passa pelo aprimoramento de seus
componentes, em especial, no presente caso, o tratamento dos dados do banco de
preços negociados pelo Governo do Estado de São Paulo, objetivando o
estabelecimento de estimativa de valores de preços a ser utilizada como apoio às
contratações do Estado.
Este produto será obtido mediante o desenvolvimento de metodologia de
análise estatística e econômica do banco de preços que é parte integrante da
BEC/SP, compreendendo:
 a avaliação da distribuição estatística dos preços pagos pelo Estado
com vistas à análise de sua variabilidade;
 o estabelecimento da relação entre preços pagos pelo Estado e o
volume de compras;
 o tratamento dos preços já pagos pelo Estado com o objetivo de
identificar os melhores valores de referência a serem utilizados como
parâmetro para contratações e o comportamento destes no tempo;
 a identificação do padrão regional dos preços pagos pelo Estado;
 a produção de índices de Preços (diário/mensal/anual) praticados pela
BEC, tais como:
 volume global de negócios (Índice BEC);
 preços por Secretarias, Fundações, Autarquias, Empresas, Municípios;
 preços
por
ramo
de
atividade/linha
de
fornecimento
(Grupo/Classe/Material/Item).
Ao final, será oferecido, aos agentes responsáveis pela operação da
BEC/SP e às unidades compradoras, o preço estimado tratado que se apurou para
as aquisições negociadas pelo Estado, o que viria facilitar a aceitação dos preços
oferecidos nas Dispensas de Licitação, a classificação ou desclassificação das
propostas nos Convites e subsidiar a negociação com os fornecedores e a análise
de aceitabilidade dos preços pelos Pregoeiros.
Será, ainda, oferecida, a especificação da metodologia utilizada em novos
preços que vierem a fazer parte do referido bando de dados.
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DETALHAMENTO: MODELAGEM DE RELATÓRIOS
A partir de três macrovisões de atuação da BEC/SP - estratégica,
gerencial e pública – adiante detalhadas, disponibiliza relatórios modelados e
customizados que visam:
 possibilitar pesquisas e análises flexíveis e pró-ativas das informações
para tomada de decisões estratégicas;
 facilitar a gestão da BEC/SP pelo monitoramento operacional dos
procedimentos de compra nela operados, envolvendo a aplicação das
regras de negócios e a análise das tendências;
VISÃO ESTRATÉGICA
Disponível para os gestores da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado
de São Paulo - BEC/SP e para as outras instâncias administrativas superiores da
Secretaria da Fazenda e do Governo do Estado de São Paulo, a visão estratégica
permite, em nível mais elevado, o acompanhamento e a análise das operações da
BEC/SP com utilização de gráficos, relatórios e alertas de negócios, propiciando a
tomada de decisões estratégicas.
A visão estratégica permite, ainda, em meio eletrônico, a movimentação
diária das operações do Sistema BEC/SP concernente a valores negociados,
compradores, unidades gestoras que operam, fornecedores, bens e serviços
negociados, bem como identificação geográfica, no Estado de São Paulo, das
negociações e atividades do sistema.
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VISÃO GERENCIAL DAS OPERAÇÕES DO SISTEMA
Na visão gerencial, as informações disponíveis sãoajustadas às regras de
negócio para a Dispensa de Licitação, para o Convite e para o Pregão.
A metodologia também permitea visualização das operações feitas pelas
unidades compradoras, administração direta e indireta, autarquias, fundações,
municípios, empresas não dependentes, universidades e outros entes federativos,
estabelecendo em tempo real o monitoramento dessas operações. Contempla,
ainda, identificações para eventos importantes, como alertas de exceções e
mudanças de comportamento em relação às regras de negócio.
Oferece, ainda, informações detalhadas dos diferentes cadastros
existentes na retaguarda da BEC/SP, tais como: Cadastro Único de Materiais e
Serviços – Cadmat;Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo –
Caufesp; cadastro de unidades compradoras; cadastro de operadores das unidades
compradoras e cadastro de operadores dos fornecedores; e assim como indicadores
de controle e alertas associados a esses cadastros, em função de suas respectivas
regras de negócios.
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VISÃO PÚBLICA
A Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São Paulo - BEC/SP pode
assumir a função de servir como banco de informações e referências para o
mercado de físicos, em função dos valores, do número e da diversidade de bens e
serviços que são negociados por seu intermédio. Por um lado, os fornecedores terão
informações suficientes à disposição para praticarem preços justos nas vendas ao
Estado e por outro, a administração pública terá ferramenta importante para a
negociação.
Essas informações são apresentadas na forma de indicadores, que não
identifiquem operações individuais efetuadas pelo Sistema BEC/SP.
Os indicadores gerados nesta visão pública também oferecem ao
Governo uma ferramenta importante para negociação com os ramos de
negócio/linhas de fornecimento do mercado, podendo até levar à criação de fóruns
setoriais.
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Assim como a consolidação da utilização das ferramentas de BI
representa um processo gradativo e sistemático de absorção das técnicas
administrativas de decisão e vem agregar conhecimento e habilidade gerencial aos
integrantes da administração da Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de São
Paulo – BEC/SP, o mesmo se aplica para as análises estatísticas e econômicas dos
bancos de dados gerados neste sistema.
Os serviços foram realizados pelas etapas a seguir, de forma simultânea
ou sequencial:
 Levantamento de dados, inclusive do arcabouço jurídico, coleta de
informações, detalhamento do projeto, apontamento de todas as
necessidades da BEC/SP e das diferentes áreas que fazem uso da
nova metodologia.
 Definição, discussão e aprovação de todos os parâmetros criados e
modelados no projeto.
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 Estudo das regras de negócios e documentação dos critérios para
construção das visões de indicadores e de relatórios gerados pela nova
metodologia.
 Análise das informações coletadas nas etapas anteriores e definição
estatística da apresentação das informações.
 Modelagem da metodologia com base na estrutura de dados do
Sistema BEC/SP.
 Validação da metodologia, em discussão com as equipes internas
alocadas no projeto.
 Conclusões e recomendações, inclusive quanto à regulamentação
jurídica eventualmente a se alterar, teste dos modelos e cálculos,
preparação dos relatórios e finalização do projeto.
As equipes da Cedc acompanharam todas as etapas do projeto e foram
capacitadas na interpretação das inovações implementadas, bem como na
operacionalização das ferramentas de análise utilizadas.
Da mesma forma foi alocada pela Prodesp equipe técnica para dar
suporte ao uso das ferramentas da plataforma de BI para absorção da tecnologia
utilizada e futura manutenção dos produtos gerados.
APRENDIZADO ORGANIZACIONAL
A utilização das ferramentas de Business Intelligence – BI representa um
processo gradativo e sistemático de absorção e fortalecimento das técnicas
administrativas de decisão e deve agregar conhecimento e habilidade gerencial às
equipes de profissionais que operam a Bolsa Eletrônica de Compras do Estado de
São Paulo e aos integrantes da Administração Pública Estadual que venham a
utilizá-lo.
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CONCLUSÃO
Com a implantação do Sistema de Business Intelligence BEC/SP – IBEC,
as áreas de gestão do Estado - com destaque para a Coordenadoria de Entidades
Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas – Cedc, a superior administração da
Secretaria de Fazenda e o Governo do Estado de São Paulo, terão a visão
consolidada das atividades da Bolsa Eletrônica de Compras – BEC/SP em conjunto
com as diversas bases de dados correlatos existentes, de acordo com o perfil e o
nível hierárquico de cada usuário final.
Os gestores terão como ferramenta para a tomada de decisão,
comparativos históricos das negociações;ofertas de compras e seus itens
negociados e não negociados; compras por faixa de valor; volumes comprados;
análise específica do pregão e do registro de preço; movimentação mensal de
fornecedores por unidade compradora; materiais e serviços mais adquiridos por
unidade
compradora;
ranking
dos fornecedores;
movimentação
diária
das
negociações de materiais e serviços; preço indicativo por item; média, desvio
padrão, intervalos de confiança e dispersão dos preços; economia orçamentária;
valor da economia orçamentária por região; índices de preços BEC/SP; indicadores
de qualidade da administração do sistema; comparação do previsto com o realizado;
monitoramento mensal.
Os servidores que fazem parte da administração da Bolsa Eletrônica de
Compras – BEC/SP foram capacitados na ferramenta e consta do Plano de
treinamento para os gestores da Administração Pública Estadual.
Por sua vez, a análise estatística e econômica dos dados das compras de
materiais e contratação de serviços da Administração Pública deverá fornecer, às
áreas de gestão do Estado, um diagnóstico mais apurado sobre a formação dos
preços pagos.
A estipulação de preços de referência adequados é importante para
preservar o orçamento público, evitando gastos excessivos com compras. Para isso,
é fundamental que se tenha informações sobre a distribuição de preços, levando-se
em consideração diversos cenários. Um preço de referência excessivamente alto
poderá levar a Administração Pública a realizar aquisições a um custo maior que o
necessário. Por outro lado, um preço de referência excessivamente baixo pode
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diminuir a probabilidade da concretização das compras. Idealmente, o preço de
referência deve ser maior que o preço esperado, mas a magnitude desta diferença
depende da volatilidade de preços considerando-se as circunstâncias.
Para orientar a geração do preço de referência, são fornecidas projeções
de preços e intervalos de confiança baseados nas regressões. Assim, o sistema
poderá informar, por exemplo, o preço médio e o desvio padrão do preço dado o
cenário. Além disso, pode-se determinar percentil de cada preço considerado: dado
um preço qualquer, o sistema aponta qual a porcentagem de compras naquelas
condições feitas abaixo do referido preço. Adicionalmente, o sistema pode apontar
um preço de referência sugerido. Cabe à Unidade Compradora, que terá
informações específicas relacionadas a cada negociação, analisar o preço
estimativo disponibilizado no sistema. No caso de não adoção do preço, a unidade
deverá justificar.
Espera-se que as estimativas referentes à distribuição de preços em cada
cenário sejam relevantes não somente para a determinação de preços de referência,
mas também ao longo do processo de negociação entre pregoeiros, neste caso
representando o Estado e os fornecedores. Com efeito, o pregoeiro poderá
apresentar ao fornecedor, caso considere um instrumento de negociação útil,
estatísticas associadas à distribuição de preços informada pelo sistema.
A utilização do Sistema BEC/SP proporciona maior transparência com a
divulgação de todos os atos praticados por seu intermédio via web, assim como a
possibilidade de seu acompanhamento em tempo real. A implementação do Sistema
de Business Intelligence BEC – IBEC vem agregar valor ao processo de
negociações eletrônicas, fornecendo elementos para aprimorar a tomada de decisão
e colaborar na construção de cenários, visando implementar uma política de gestão
de suprimentos, dentro de um processo contínuo de melhoria do gasto público.
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REFERÊNCIAS
TURBAN, Efraim; KELLY RAINER, R.Jr; POTTER, E.Richard, Administração de
Tecnologia da Informação – Teoria e Prática, Editora Campus, 2005.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P., Sistemas de Informação Gerenciais –
Administrando a empresa digital – 5a. Edição, 2005 – Pearson Prentice Hall/São
Paulo.
Documentos da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações
Eletrônicas – Cedc da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo relativos à
implantação do Projeto.
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AUTORIA
Maria de Fátima Alves Ferreira – Coordenadora da Bolsa Eletrônica de Compras do Governo do
Estado de São Paulo.
Endereço eletrônico: [email protected]