A consistência dos dados reduz em 60% o tempo

História de Sucesso / Office Depot
A consistência dos dados reduz
em 60% o tempo para chegada
de um produto ao mercado
Antecedentes
Detalhes do Cliente
A Office Depot é uma companhia que vende suprimentos e
serviços de escritório a empresas e pessoas em 56 países,
através de uma rede que inclui 1.800 lojas, páginas web e
estruturas B2B (transações entre empresas). Na Europa,
opera em 13 países com suas duas principais marcas,
Office Depot e Viking, e também possui lojas varejistas
na França e na Suécia. Fornece desde equipamento de TI
e móveis, até serviço de documentos e consumíveis, tais
como, canetas, papel e tinta para impressoras.
Office Depot
www.officedepot.eu
A companhia tem aproximadamente 50.000 empregados e
realiza vendas que ultrapassam 14 bilhões de Euros.
uu Os detalhes do produto não têm consistência
O Desafio
uu Os novos produtos demoram demais até chegar ao
mercado
A Office Depot é uma companhia dedicada ao
fornecimento das melhores soluções para os espaços de
trabalho constantemente mutáveis dos clientes. Porém,
em 2009, a companhia começou a perceber que seu
próprio espaço de trabalho estava mudando em um ritmo
acelerado. Os clientes pediam informação de produto cada
vez mais detalhada, mas como tal informação provinha
de vários departamentos, bem como de fornecedores
externos, não havia consistência. “Os departamentos
responsáveis por nossas publicações e merchandising
gastavam muito tempo categorizando produtos,” explica
Norbert Donders, Gerente de Gestão de Dados de Produto
da Office Depot. “Ainda que devêssemos enfocar-nos em
vender produtos, algumas vezes parecia que só tínhamos
tempo para processar dados.”
Setor da Indústria
Soluções para ambientes de trabalho modernos.
Problema
uu O pessoal gasta muito tempo inserindo dados de
produto
uu Os clientes nem sempre obtinham a informação que
necessitavam
Solução
uu O desdobramento de uma solução de Gestão de
Dados Mestre (MDM) da Stibo Systems criou um
ambiente onde os dados perfeitamente formatados só
são inseridos uma vez, independentemente da fonte.
Benefícios Contínuos
uu O tempo de chegada dos novos produtos ao mercado
foi reduzido em 60%
uu Reduziu-se a probabilidade de erros ao inserir dados
uu A Office Depot agora pode olhar o futuro e agregar
mais dados de clientes ao ambiente MDM
História de Sucesso / Office Depot
Solução
Resultados
Na realidade, chegamos a ter tal número de empregados
dedicando tanto tempo padronizando os dados dos
produtos que isto estava afetando a chegada dos novos
produtos ao mercado. A busca da Office Depot por
um processo mais simples levou a pequena equipe de
projetos da companhia a considerar a Gestão de Dados
Mestre (MDM) e, particularmente, a solução STEP da
Stibo Systems. Começando primeiro em um país, uma
região e um canal, a companhia identificou dados-chave
de produtos, clientes e localizações. Esta informação
foi armazenada em um repositório central e usada para
alimentar os demais sistemas da organização como,
por exemplo, o sistema de planejamento de recursos da
empresa (PRE).
Depois de estabelecer as bases, a equipe MDM desejava
colocar mais dados online. “Com a nossa anterior forma de
trabalhar, isto teria sido muito mais demorado,” diz Donders.
“Mas agora temos montada uma estrutura e ferramentas, só
temos que montar os dados de produto uma vez.”
Um inventário de pautas assegurava que cada
departamento soubesse qual informação devia fornecer,
quem era o responsável pela inserção dos dados e como
tudo se combinava. “Por exemplo,” diz Donders, “meu
departamento se encarrega particularmente dos tipos
de novos dados e as relações entre os dados, enquanto
que há outro departamento responsável pelos dados
operativos.”
“A MDM não é um assunto
apenas de TI, é uma
responsabilidade de toda a
empresa. O gerente de MDM é
um fornecedor de serviços dentro
da companhia”
Norbert Donders
Gerente de Gestão de Dados de Produto, Office Depot
Para garantir maior consistência, inclusive através dos
produtos fornecidos por terceiros, a Office Depot também
começou a usar agências de dados. “Isto tem seus prós e
seus contras à medida que os dados ficam à disposição
da concorrência, pois obviamente a gente perde algo de
controle,” afirma Donders. “Mas nos permite entregar a
informação correta aos nossos clientes. Adicionalmente, a
agência é quem organiza os dados, assim que só temos a
preocupação de publicá-los online. Também é bom para os
nossos fornecedores, pois só têm que fornecer a informação a
uma única pessoa, não a dúzias de varejistas.”
Assegurando que sejam cumpridos os critérios corretos,
todos os dados dos sistemas MDM são criados seguindose uma regra de ouro, chamada de um registro dourado,
independentemente da origem dos dados. Esta metodologia
de ‘faça-o uma vez, faça-o direito’ garante que se mantenha a
consistência em todos os canais e países.
O resultado pode ser visto na obtenção de uma incrível
eficiência. “Implementando um sistema de gestão de
conteúdo que é alimentado com dados de MDM, podemos
desenvolver nosso próprio catálogo online de trinta a quarenta
por cento mais rapidamente,” diz Donders. “O uso dos
dados mestres também melhorou nossas funções de busca
online, o que significa que nossos clientes agora podem
encontrar os produtos mais facilmente e reduz-se o abandono
prematuro de buscas. À medida que nossas páginas web
são alimentadas com a MDM, e não manualmente, também
pudemos reduzir o número de erros.”
Quem é a Stibo Systems
A Stibo Systems é o líder global em soluções de Gestão
de Dados Mestre (Master Data Management – MDM)
multidomínio. Os líderes da indústria confiam na Stibo
Systems para garantir consistência nos múltiplos
canais, conectando dados de produto e de clientes,
fornecedores e outros ativos organizacionais. Desta
maneira as empresas podem tomar decisões mais
efetivas, melhorar as vendas e criar valor para os
acionistas. Nos últimos 30 anos a Stibo Systems ajudou
centenas de companhias a desenvolver uma fonte
confiável de informação operacional. A Stibo Systems
é uma filial privada do grupo Stibo A/S, originalmente
fundado em 1794. Seus escritórios corporativos estão
localizados em Aarthus, na Dinamarca.
Para maiores informações, visite www.stibosystems.com
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