Manual do Expositor

ITOR
S
PO
EX
O
D
O
T
EN
M
LA
U
EG
R
L/
A
U
N
A
M
Realização
Realização
Apoio
Apoio
1
Realização
Apoio
Prezado Expositor,
Este Manual/Regulamento é parte integrante do seu Contrato de Locação de Estande na
XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015.
A partir de agora este Manual/Regulamento é a sua principal ferramenta de trabalho, pois
estabelece os direitos e deveres da PROMOTORA/ORGANIZADORA, do Expositor e de seus
contratados durante sua permanência no Espaço APCD.
Nele estão contidas normas e orientações técnicas e operacionais relativas aos períodos de
montagem, realização e desmontagem que devem ser respeitadas pela empresa Expositora, seus
funcionários e/ ou empresas contratadas.
É muito importante que todas as empresas Expositoras transmitam a seus prestadores de serviços
o conteúdo deste Manual/Regulamento, para um entendimento adequado de sua participação
no evento.
Os formulários que compõem este Manual/Regulamento estão identificados por assunto e deverão
ser entregues impreterivelmente nos prazos indicados.
Solicitamos sua especial atenção ao Cronograma, pois o cumprimento rígido dos prazos e horários
é fundamental para atingir da melhor forma o objetivo do evento e a necessidade dos Expositores.
A Promotora reserva-se o direito de alterar, reformular e ou criar regras ou normas, a qualquer
momento, que sejam necessárias para o bom andamento do evento como um todo.
A COMISSÃO ORGANIZADORA deseja bom trabalho e bons negócios na XX JABRO –
JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015.
Maria Lucia Barbosa Freire – Presidente da ABRO.
Marlene Fenyo de Matos Pereira – Presidente da XX JABRO – Jornada da Associação Brasileira
de Radiologia Odontológica 2015.
Israel Chilvarquer – Coordenador Científico da XX JABRO.
Adriano Albano Forghieri – Presidente da APCD.
São Paulo, Maio de 2015.
Fotos
Realização
Apoio
3
ÍNDICE
Cronograma de horários de montagem, realização e desmontagem .......................................................... 05
Endereços, telefones e e-mails importantes.................................................................................................. 06
Check-list de providências preparatórias ...................................................................................................... 07
Direção e Responsabilidade........................................................................................................................... 08
Participação ................................................................................................................................................... 08
Ocupação da área locada ............................................................................................................................. 09
Pagamentos em atraso .................................................................................................................................. 09
Infraestrutura ................................................................................................................................................. 09
Limpeza.......................................................................................................................................................... 10
Segurança ...................................................................................................................................................... 10
Posto Médico e Pronto Atendimento ............................................................................................................ 10
Sanitários para expositores e participantes ................................................................................................... 10
Serviços de Infraestrutura ............................................................................................................................. 11
Seguros .......................................................................................................................................................... 11
Despacho aduaneiro e transitário / Exposição de produtos importados ...................................................... 11
Brindes .......................................................................................................................................................... 12
Hospedagem e Viagens................................................................................................................................. 13
Normas de Montagem .................................................................................................................................. 13
Altura máxima, recuos correspondentes a vizinhos e ruas ........................................................................... 13
Montagem básica .......................................................................................................................................... 13
Decoração dos Estandes ............................................................................................................................... 15
Prazos de montagem/ Entrada de mercadorias ............................................................................................ 16
Termino da montagem................................................................................................................................... 16
Trajes de trabalho - EPI.................................................................................................................................. 16
Realização do evento..................................................................................................................................... 17
Participação e acesso..................................................................................................................................... 17
Substituição de equipamentos expostos/Operação do estande................................................................... 17
Limite de operação/Distribuição promocional............................................................................................... 18
Som e música ambiente/Ecad........................................................................................................................ 18
Demonstração equipamentos ....................................................................................................................... 19
Responsabilidade sobre vendas e resultados................................................................................................ 19
Entrada e saída de mercadorias..................................................................................................................... 19
Intransferibilidade........................................................................................................................................... 20
Desmontagem ............................................................................................................................................... 20
Normas de segurança ................................................................................................................................... 20
Emissão de documentos fiscais para locomoção de mercadorias................................................................. 22
Distribuição de prêmios e sorteios................................................................................................................. 25
Sugestões e Reclamações.............................................................................................................................. 26
Realização
Apoio
4
CRONOGRAMA DE MONTAGEM, REALIZAÇÃO E DESMONTAGEM DO
XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA
ODONTOLÓGICA 2015
OCORRÊNCIA DATA PRAZO FINAL PARA ENVIO DOS FORMULÁRIOS
INÍCIO
TÉRMINO
01/09/2015
PRAZO FINAL PARA ENVIO DO PROJETO DO ESTANDE
01/09/2015
INÍCIO DA MONTAGEM (MONTADORA OFICIAL) 26/10/2015 8h
20h
FINAL DA MONTAGEM 27/10/2015
8h
20h
LIMPEZA GERAL 27/10/2015
20h
21h
REALIZAÇÃO DA FEIRA
11h
21h
8h
15h
Entrada de mercadorias, decoração e detalhamento final da montagem.
28/10/2015 a 30/10/2015
REALIZAÇÃO DA FEIRA 31/10/2015
ÁREA DE ALIMENTAÇÃO
CONFORME HORÁRIO DE REALIZAÇÃO DA FEIRA
DESMONTAGEM (EXPOSITOR) 31/10/2015
15h
23h
8h
20h
Retirada de equipamentos portáteis e de valor para Expositores (Computador, Tv, Frigobar, Etc)
DESMONTAGEM (MONTADORA OFICIAL)
Realização
01/11/2015
Apoio
5
PROMOTOR RESPONSÁVEL:
ABRO - Associação Brasileira de Radiologia
Rua Barão da Lagoa Dourada, 237 sala 15 – CEP: 28035-211
Campos dos Goytacazes/RJ
E-mail: [email protected]
Site: www.abro.org.br
ORGANIZAÇÃO:
Decofe – Departamento de Congressos e Feiras da APCD
Rua Voluntários da Pátria, 547 – CEP: 02011-000 – São Paulo – SP
Tel: (55 11) 2223-2521/2223-2516 - Fax: (55 11) 2221-3810
Diretor do Departamento: Pedro Antonio Fernandes
Coordenação Executiva: Elizabeth P. Callegari
Site: www.apcd.org.br
E-mail: [email protected]
LOCAL DO EVENTO:
Espaço APCD (Ginásio de Esportes / Teatro APCD)
APCD - Central
Rua Voluntários da Pátria, 547 – CEP: 02011-000 – São Paulo – SP
Tel.: (55 11) 2223-2521/2223-2516 - Fax: (55 11) 2221-3810
CNPJ: 47.331.822/0001-19 – I.E.: Isento
Home page: www.apcd.org.br
COORDENAÇÃO OPERACIONAL / MONTADORA OFICIAL:
ARQUITRAMA FEIRAS E EXPOSIÇÕES LTDA
Rua: Domingos Paiva, 84 – CEP: 03043-070 - São Paulo / SP
Tel.: (55 11) 3207-4233 / Fax.: (55 11) 3277-0303
Home Page: www.arquitrama.com.br
E-mail: [email protected]
Realização
Apoio
6
CHECK-LIST DE PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS
Leia atentamente este Manual/Regulamento do Evento;
Definição dos produtos e/ ou serviços a serem expostos;
Regularização dos produtos na ANVISA;
Definição de ações de promoção e divulgação da participação;
Preparação do banco de dados e remessa aos principais clientes;
Seguro do estande, pessoal em serviço, produtos e equipamentos expostos;
Materiais de divulgação e de promoção dos produtos e/ ou serviços;
Preenchimento e envio dos FORMULÁRIOS (crachás, energia elétrica, limpeza, etc.);
Contratação de serviços para importação temporária – despacho aduaneiro (estrangeiros);
Seleção e treinamento de pessoal de atendimento no estande;
Hospedagem – Reservas de hotel (Informações e reservas com o Departamento. de Turismo da APCD);
Recolhimento de direitos autorais – ECAD, se utilizar som no estande;
Contratação de serviços para o estande – Limpeza, buffet, etc. (atenção aos crachás);
Emissão de Nota Fiscal de simples remessa de produtos e equipamentos.
Realização
Apoio
7
DIREÇÃO E RESPONSABILIDADE
A XX JABRO – JORNADA DA ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE RADIOLOGIA ODONTOLÓGICA 2015
tem como única responsável por sua manutenção, administração e custos a ABRO - Associação Brasileira de Radiologia Odontológica, que tem seu suporte financeiro na locação de espaços, serviços aos
seus Expositores, Participantes e Programação Científica.
Para efeito deste Manual/Regulamento doravante as denominações serão:
DIREÇÃO = PROMOTORA/LOCADORA
EXPOSITORES = EXPOSITOR/LOCATÁRIO
CONGRESSISTAS E VISITANTES = PARTICIPANTE
ORGANIZADORA = APCD - Associação Paulista de Cirurgiões-Dentistas
Este Manual/Regulamento é parte integrante do Contrato de Locação e as normas e critérios nele contidos, são de observância obrigatória. A ORGANIZADORA se reserva o direito de resolver, sempre que
necessário, as dúvidas oriundas deste Manual/Regulamento.
O expositor deve estar apto a comprovar o cumprimento de todas as normas e obrigações previstas
na legislação (tributária, Receita Federal, segurança, Vigilância Sanitária, trabalhista, etc.) relativas à sua
participação no evento.
A fiscalização é exercida por representantes das três esferas de governo mencionadas, não cabendo à
ORGANIZADORA qualquer responsabilidade ou interferência nesta atuação.
PARTICIPAÇÃO
Áreas da Exposição: O Espaço APCD será dividido em áreas de exposição promocional, área de
alimentação, área de conveniência, prestadores de serviços, locais reservados à Administração,
além de vias de circulação.
Montagem (montadora oficial): As áreas locadas serão entregues aos Expositores com sua metragem e localização demarcadas no dia 26/10/2015, às 8h, para a montagem e a decoração dos
estandes até as 20h do dia 27/10/2015, impreterivelmente. (Deverão ser cumpridas as Normas
de Edificação determinadas pelo Regulamento Único de Montagem de Estandes do Evento).
Desmontagem (expositor): Inicia-se no dia 31/10/2015, às 15h, e deverá ser encerrada sem
qualquer concessão às 23h. É de responsabilidade do Expositor a remoção de todo o entulho e
materiais decorrentes da desmontagem. O não cumprimento destes prazos sujeitará o faltoso à
multa de 5% do valor do Contrato.
Realização
Apoio
8
OCUPAÇÃO DA ÁREA LOCADA
A área locada será liberada para o Expositor desde que não haja pendências financeiras
com a ORGANIZADORA e/ou tenham sido atendidas todas as solicitações contidas neste
Manual/Regulamento. A área locada não ocupada até 12 horas, antes do início do período de
realização, poderá ser relocada e remanejada a critério único e exclusivo da PROMOTORA/
ORGANIZADORA não cabendo ao Expositor qualquer reclamação.
PAGAMENTOS EM ATRASO
Os EXPOSITORES que estiverem com seus pagamentos em atraso deverão saldar seus compromissos com a ORGANIZADORA, sejam esses referentes a parcelas contratuais e/ ou taxas
de instalações e serviços para obterem liberação do espaço locado e recebimento de crachás.
Reiteramos que a participação no evento está vinculada à comprovação dos pagamentos.
INFRAESTRUTURA
ATENDIMENTO E CREDENCIAMENTO DE EXPOSITORES E PRESTADORES DE SERVIÇOS.
ESTES SERVIÇOS ESTARÃO EM FUNCIONAMENTO NOS SEGUINTES HORÁRIOS:
MONTAGEM:
REALIZAÇÃO DA FEIRA COMERCIAL:
26/10 - das 8h às 20h – Montadora Oficial
27/10 - das 8h às 20h - Expositor
28/10 - das 11h às 21h.
29/10 - das 11h às 21h.
30/10 - das 11h às 21h.
31/10 - das 8h às 15h.
ÁREA DE ALIMENTAÇÃO:
PROGRAMAÇÃO CIENTÍFICA:
de 28/10 a 31/10
conforme horário da feira comercial.
28/10 - das 13h às 18h.
29/10 - das 13h às 20h.
30/10 - das 13h às 20h.
31/10 - das 9h às 12h.
DESMONTAGEM (expositor):
31/10 - das 15h às 23h.
Realização
Apoio
9
LIMPEZA DO ESTANDE
Durante o evento, a limpeza das áreas internas dos estandes é de responsabilidade do EXPOSITOR e deverá ser realizada por seus funcionários ou empresa oficial do evento em horários compatíveis com a tabela acima. Somente poderão ser utilizados funcionários próprios ou empresa oficial
se forem devidamente credenciados pela ORGANIZADORA.
EMPRESA OFICIAL - FORMULÁRIO n.º 02 - até 01/09/2015
Em hipótese alguma, os resíduos oriundos da limpeza dos estandes poderão ser jogados nas áreas
comuns ou de circulação, ficando o EXPOSITOR sujeito a penalidades: advertência por escrito; e na
reincidência multa de 5% do valor do contrato.
Os detritos de cada estande somente poderão ser colocados nas vias de circulação após o encerramento das atividades de cada dia, desde que, devidamente, acondicionados em sacos plásticos.
LIMPEZA GERAL DO EVENTO
A ORGANIZADORA se encarregará da limpeza geral das áreas comuns da exposição, ou seja,
áreas de circulação, administração, sanitários, em hórarios compativéis com a tabela acima.
SEGURANÇA GERAL DO EVENTO
O serviço de segurança será mantido 24 horas pela ORGANIZADORA, durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento, atuando nas portarias, em áreas de circulação e áreas
comuns do evento.
POSTO MÉDICO E PRONTO ATENDIMENTO
O serviço de pronto-socorro estará em operação em datas e horários compatíveis com os períodos
de montagem, realização e desmontagem estipulados neste Manual/Regulamento.
SANITÁRIOS PARA EXPOSITORES E PARTICIPANTES
Durante os períodos de montagem, realização e desmontagem estarão em funcionamento, sanitários masculino, feminino e para portadores de necessidades especiais.
Realização
Apoio
10
SERVIÇOS DE INFRAESTRUTURA
Estarão em operação em horários compatíveis durante o período de montagem, realização e desmontagem os seguintes serviços:
• Iluminação geral do Espaço APCD;
• Instalações elétricas;
• Montadora oficial.
SEGUROS
Os Expositores são os únicos responsáveis por qualquer lesão sofrida por seus funcionários e/ ou
participantes durante a permanência em seu estande, bem como danos a bens pessoais ou materiais de qualquer natureza, causados por roubo, incêndio, explosão, infiltrações de água, umidade,
acidentes e outras causas de qualquer origem e fonte. Os Expositores também são responsáveis por
lesões ocorridas dentro ou fora de seus estandes causadas por seus funcionários e/ ou prepostos, e/
ou danos a quaisquer bens materiais sob a sua responsabilidade.
A PROMOTORA/ORGANIZADORA recomendam ao Expositor a contratação de seguros específicos de RISCOS DIVERSOS – RD e RESPONSABILIDADE CIVIL – RC, que ofereçam cobertura
suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem e desmontagem do estande e durante o
período de realização do evento. Na ausência de apólice ou insuficiência dessas na cobertura dos
riscos acima, caberá ao Expositor indenizar e recompor todos os danos perante a PROMOTORA/
ORGANIZADORA, o Espaço APCD e/ ou a Terceiros, independentemente de tais danos serem
permanentes ou temporários.
DESPACHO ADUANEIRO E TRANSITÁRIO /
EXPOSIÇÃO DE PRODUTOS IMPORTADOS
Poderão ser demonstrados produtos importados pelos respectivos fabricantes, importadores e
representantes dos mesmos, conforme normas do evento, respeitando as legislações alfandegária
e fazendária correspondentes, bem como as Normas da Vigilância Sanitária. Os Expositores deverão cumprir as exigências obrigatórias impostas pelo MINISTÉRIO DA FAZENDA e ANVISA, que
coordena e autoriza as IMPORTAÇÕES DESTINADAS ÀS FEIRAS E EXPOSIÇÕES.
Realização
Apoio
11
É IMPORTANTE ressaltar que o não cumprimento das exigências da legislação alfandegária, fazendária e da Vigilância Sanitária (ANVISA) acarretará impedimento do ingresso das mercadorias
no país e consequentemente exposição na feira, ao mesmo tempo em que a PROMOTORA não
assumirá qualquer responsabilidade pela não liberação das cargas destinadas ao evento.
A fim de facilitar a tramitação, é recomendado ao Expositor contratar empresa especializada que
fique responsável pelo despacho, desembaraço aduaneiro, importação temporária de mercadorias
e equipamentos e/ ou trânsito de mercadorias para o evento.
Mais informações:
MINISTÉRIO DA FAZENDA / RECEITA FEDERAL
Esplanada dos Ministérios - Bloco P
CEP: 70048-900 – Brasília - DF
PABX: (61) 3412-2000/3412-3000
Fax:(61) 3226-9084
Home page: www.fazenda.gov.br
E-mail: [email protected]
BRINDES
O Expositor poderá, exclusivamente, dentro de seu estande, distribuir brindes a todos os PARTICIPANTES, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ ou respectivos produtos. Esta
promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar a
formação de filas ou aglomerações. A PROMOTORA/ORGANIZADORA poderão sustar qualquer
promoção que, a seu critério, venha a prejudicar a Feira, o acesso e a visitação a qualquer estande
e/ ou área de livre circulação do público. É obrigatório o pagamento de taxa municipal para este
fim. Expositores que não respeitarem esta determinação terão seus materiais recolhidos ao Departamento Operacional, e poderão ser retirados pelo Expositor no encerramento do período de
realização do evento.
Realização
Apoio
12
HOSPEDAGEM E VIAGENS
Para reserva de hotel e pacotes promocionais para o evento, contatar o Departamento de
Turismo da APCD:
DETUR - Departamento de Turismo da APCD
Fone: (11) 2223-2317 / 2318 / 2327 / 2385 / 2386
Fax: (11) 2221-1883
Home Page: www.apcd.org.br
E-mail: [email protected] / [email protected]
O Departamento de Turismo também tem condições especiais de negociações com hotéis para
coquetéis e jantares das empresas EXPOSITORAS.
NORMAS DE MONTAGEM
Somente será permitida a contratação da montadora oficial do evento “Arquitrama Feiras e Exposições” para a execução de complementos da montagem básica, bem como para a elaboração e
execução de projetos especiais.
ALTURA MÁXIMA, RECUOS CORRESPONDENTES A VIZINHOS E RUAS
A altura máxima permitida, não poderá ultrapassar 3,30 metros de altura para estandes com montagem básica, e 4,40 metros de altura para estandes com projetos especiais, não havendo necessidade de recuos aos vizinhos e ruas.
MONTAGEM BÁSICA
O padrão mínimo de montagem seguirá obrigatoriamente a seguir descrito:
•
Piso:
Será revestido com carpete forração na cor cinza, não sendo possível nesse local, instalação de pontos de água ou ar comprimido fornecidos pela APCD.
• Paredes/ divisórias:
As paredes divisórias deverão ser feitas com painéis TS estrutural, formicalizados na cor branca, com 3,30 metros de altura, sendo montados em perfis e travessas de alumínio em sistema modular.
Realização
Apoio
13
• Testeira/ identificação:
Placa curva na medida 2,20m x 0,70m, com aplicação do nome do expositor em letra helvética
em vinil adesivo na cor preto.
O número de identificação do estande deverá estar colocado no canto inferior direito da
testeira. O nome fantasia ou produto, escolhido pelo Expositor, deverá ser centralizado.
• Iluminação:
A iluminação geral dos estandes básicos deverá ser feita através da instalação de spot-lights, Compatalux K de 60 watts, montados sobre arandelas de alumínio, sendo 01 para cada 3m².
• Pontos de energia elétrica:
Uma tomada monofásica de 220 volts, para cada estande, e só será permitida a utilização de cabos revestidos PP como fiação, conforme normas do UBRAFE/SINDIPROM.
• Modificações na montagem básica:
A montagem básica poderá ser alterada para padrões superiores. As modificações deverão ser
previamente submetidas e analisadas pela COORDENAÇÃO OPERACIONAL.
• Móveis:
À montagem básica serão acrescidas 01 mesa com tampo de vidro incolor ou MDF padrão marfim e 02 cadeiras estofadas e 01 balcão.
Realização
Apoio
14
INSTALAÇÕES ELÉTRICAS
É obrigatória a utilização de cabo não propagador de chamas e com dupla isolação mecânica
(tipo PP). Em caso de dúvida consultar a NBR 5410. Todo estande deverá obrigatoriamente ser aterrado.
ÁREAS DE LIVRE CIRCULAÇÃO
Não é permitida a utilização das áreas de circulação ou áreas de estandes vizinhos para a colocação de
materiais e produtos a serem instalados nos estandes. Não é permitida a colocação de caixas e/ ou qualquer tipo de material nas vias de circulação.
Toda a operação de montagem deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites da área locada.
AR CONDICIONADO
Não será permitida a instalação de aparelho de ar-condicionado.
UTILIZAÇÃO DO ESPAÇO APCD
O piso do Espaço APCD não pode ser demarcado, furado ou pintado.
É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou produtos expostos nas estruturas e/ ou paredes do Espaço APCD sem prévia autorização escrita da ORGANIZADORA do evento.
Não será permitida a utilização das áreas de circulação ou áreas de estandes vizinhos para a colocação de
materiais e produtos a serem instalados nos estandes.
DECORAÇÃO DOS ESTANDES
O Expositor deverá contratar os serviços de decoração de seu estande somente com a montadora oficial
do evento, respeitando as seguintes Normas de Decoração:
•
•
•
Todo sistema de comunicação visual para orientação dos participantes nas áreas comuns, será feito exclusivamente pela ORGANIZADORA que tem a liberdade de comercializá-la a seu exclusivo critério;
Jardins, flores e plantas ornamentais só serão permitidos em recipientes que não
contenham terra solta, areia ou pedras, devendo o EXPOSITOR, após a desmontagem do seu
estande, providenciar sua remoção;
Não serão permitidos estandes com piso superior ou mezanino;
Realização
Apoio
15
PERÍODO DE MONTAGEM E DESMONTAGEM
DATA
26 de outubro
INÍCIO
8h TÉRMINO
20h
FINAL DA MONTAGEM
27 de outubro
Entrada de mercadorias, decoração e detalhamento final da montagem
8h
20h
LIMPEZA GERAL
20h
INÍCIO DA MONTAGEM (Montadora Oficial) 27 de outubro
21h
TÉRMINO DA MONTAGEM – DECORAÇÃO FINAL – LIMPEZA DO ESTANDE
Os trabalhos de montagem dos estandes deverão ser impreterivelmente encerrados às 20h do dia 27 de
outubro. A partir desta data e horário, a ORGANIZADORA se encarregará da limpeza nas áreas de circulação comum, cabendo ao Expositor a limpeza de seu estande.
TRAJES DE TRABALHO – E.P.I.
Não será permitido acesso de pessoal trajando chinelos, calção de banho ou sem camisa.
Será permitido o uso de bermuda, porém sempre acompanhado de sapato, bota ou tênis.
Por medida de segurança, é recomendada a utilização de uniforme ou camiseta, identificando a montadora e expositor a quem o funcionário pertence, não sendo permitido o acesso de qualquer pessoa sem
a utilização de umas dessas opções (inclusive o crachá de identificação).
É obrigação e responsabilidade da empresa montadora e/ ou terceirizadas da montadora oficial a utilização de E.P.I. – Equipamentos de Proteção Individual.
ENTRADA DE MERCADORIAS
Toda mercadoria terá livre entrada no Espaço APCD.
Recomendamos ao Expositor sempre manter pessoal responsável junto aos seus produtos e/
ou mercadorias.
A PROMOTORA/ORGANIZADORA não são responsáveis por qualquer dano, avaria, prejuízo
ou furto dos produtos, materiais ou equipamentos expostos ou utilizados pela empresa Expositora em sua área ou estande.
É de responsabilidade exclusiva do Expositor, cumprir e fazer cumprir toda e qualquer exigência legal relativa ao procedimento de remessa de mercadorias, produtos e/ ou utensílios.
“Observe e respeite as determinações legais referentes ao IPI e ICMS”.
Realização
Apoio
16
REALIZAÇÃO DO EVENTO
Período e horário de realização da feira comercial:
28/10 - das 11h às 21h.
29/10 - das 11h ás 21h.
30/10 - das 11h ás 21h.
31/10 - das 8h às 15h.
ACESSO DE PESSOAL CREDENCIADO – PERÍODO DE REALIZAÇÃO
Crachá de Expositor _____________________ das 8h às 21h.
Crachá de Visitante ______________________ horário de abertura da Feira Comercial
Atenção: Verifique a real necessidade de cada categoria de crachá, uma vez que os horários
de acesso aqui estabelecidos (portanto, de prévio conhecimento de cada Expositor), não serão
alterados sob qualquer pretexto e/ ou justificativa.
PARTICIPAÇÃO E ACESSO
Os PARTICIPANTES inscritos na XX Jabro – Jornada da Associação Brasileira de Radiologia
Odontológica terão acesso às dependências da Exposição durante o seu período de funcionamento, conforme horário da feira comercial.
O estande deverá ser franqueado livremente aos PARTICIPANTES, exclusivamente, de 28/10 a
31/10/2015, não sendo permitido ao Expositor a venda de ingressos sob qualquer pretexto ou
forma (verifique tabela de crachás/ horários de acesso).
O acesso à área de Exposição não será permitido fora do horário de funcionamento estabelecido. (Apenas Expositores e seus funcionários, pessoal de limpeza, segurança, todos portadores
de identificação apropriada receberão autorização para ingressar pelo Portão Principal conforme tabela de crachás/horários de acesso).
SUBSTITUIÇÃO DE EQUIPAMENTOS EXPOSTOS
Os equipamentos que necessitem ser substituídos ou retirados do local devem estar devidamente
autorizados pela ORGANIZADORA que, a seu critério, poderá ou não atender a esta solicitação.
OPERAÇÃO DO ESTANDE
Deverá estar sempre presente pelo menos um funcionário do Expositor, 30 minutos antes da
abertura da feira e 30 minutos depois do horário de fechamento, capacitado a prestar informações
sobre os produtos expostos.
Realização
Apoio
17
LIMITE DE OPERAÇÃO
É vedado ao Expositor manter pessoal fora dos limites do estande em operação de venda
ou distribuição de folhetos, brindes, etc. Na primeira ocorrência, será advertido por escrito.
Na reincidência, o material será recolhido ao Departamento de Segurança do evento e somente
será devolvido após o evento. No caso de nova infração com a distribuição de outro material, o
expositor será multado no valor correspondente a 5% do contrato de locação.
DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL
Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos, exclusivamente, no interior do estande, reservando-se a PROMOTORA/ORGANIZADORA o direito de fazer cessar a distribuição sempre que estiver ocasionando tumulto, aglomerações ou distúrbios coletivos.
As vias de circulação da feira são de uso comum, não sendo permitida a distribuição de ingressos,
panfletos, bem como a colocação de faixas, painéis ou outras peças promocionais, sob pena de
advertência e demais ações previstas no Contrato de Locação de estandes.
SOM E MÚSICA AMBIENTE
Todo som produzido no estande por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipamento não deverá exceder o volume de 60 decibéis. É expressamente proibido o uso de amplificadores de som para mensagens de venda de seus produtos expostos ou outras promoções.
Caso o Expositor não observe esta norma, será efetuada a medição do nível de ruído através de
decibelímetro e, constatado o excesso do volume, a ORGANIZADORA primeiramente aplicará
advertência por escrito, e na reincidência, multa de 10% do valor do contrato de locação.
ECAD – DIREITOS AUTORAIS
De acordo com a Lei n.º 9610/98 que regulamenta os Direitos Autorais, a empresa Expositora que
utilizar música ambiente em seu estande, mesmo através de AM/FM, deverá recolher taxa específica
através de Guia própria, fornecida pelo ECAD. O Expositor deverá manter o comprovante de recolhimento em seu estande durante todo o período do evento e apresentá-lo em caso de fiscalização.
Nota: Esta taxa deverá ser quitada até 72 horas antes do início do evento.
Informações:
ECAD – ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO
Avenida Paulista, 171 - 3º andar – 01311-000 – São Paulo/SP.
Tel: (11) 3287-6722
Fax: (11) 3285-6790
Internet: www.ecad.org.br
E-mail: [email protected] / [email protected]
Realização
Apoio
18
DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
A ORGANIZADORA poderá suspender a demonstração de todo e qualquer material que não seja
produto destinado ao setor ou determinar período para demonstração de qualquer equipamento
que, a seu critério, possa apresentar risco às pessoas, produtos, estruturas e elementos de estandes
ou que produzam alto nível de ruído ou vibração que possam perturbar as operações de estandes
vizinhos ou do próprio Espaço APCD. É expressamente proibida a emissão de radiações ionizantes e
DEMONSTRAÇÕES CLÍNICAS DE QUALQUER NATUREZA EM SERES HUMANOS. O Expositor que
descumprir esta determinação será obrigado a cessar esta atividade imediatamente, ficando sujeito
à penalidade de multa de 10% do valor do contrato de locação.
RESPONSABILIDADE SOBRE VENDAS / RESULTADOS
A PROMOTORA/ORGANIZADORA não têm responsabilidade pela realização de negócios entre Expositores e PARTICIPANTES.
A responsabilidade da PROMOTORA/ORGANIZADORA restringe-se à organização, promoção e divulgação do evento junto a Classe Odontológica Nacional.
ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS E/ OU PRODUTOS
Todas as mercadorias e materiais de propriedade dos Expositores colocadas nos estandes são de
sua inteira responsabilidade.
Após a inauguração da exposição, a entrada de mercadorias ou volumes, somente será permitida,
diariamente, no horário das 8h às 9h.
Nenhum equipamento ou produto em exposição poderá sair do Espaço APCD durante o período de
funcionamento da feira. Em casos especiais, a ORGANIZADORA poderá autorizar a substituição de
produtos ou equipamentos que apresentem defeitos por outros de iguais características, lembrando
que esta operação só poderá ser realizada dentro do horário de manutenção e correrá por conta e
risco do Expositor.
Obs.: É obrigatória a emissão de Nota Fiscal da venda dos produtos. Cada um dos itens expostos e/
ou comercializados deve estar registrado na ANVISA.
Realização
Apoio
19
INTRANSFERIBILIDADE
O Expositor não poderá transferir total ou parcialmente qualquer direito ou responsabilidade com
relação à PROMOTORA, nem sublocar total ou parcialmente a área que lhe foi locada (Cláusula 15ª
do Contrato de Locação). A desistência da participação, a qualquer tempo, obedecerá ao disposto
na Cláusula 8ª e Parágrafos do Contrato de Locação.
Para cada área locada deverá existir uma única identificação principal (testeira) devendo ser a mesma
constante do Contrato de Locação. Demais materiais promocionais com identificação de fornecedores e produtos deverão, obrigatoriamente, ficar no interior do estande e de maneira secundária à
identificação principal. A PROMOTORA, através de sua equipe operacional, poderá fiscalizar a qualquer tempo o fiel cumprimento desta determinação.
DESMONTAGEM
É de responsabilidade do Expositor ou montador contratado desmontar seu estande e retirar produtos e equipamentos expostos nos prazos e condições aqui estipulados.
DATA INÍCIO
TÉRMINO
DESMONTAGEM (Expositor) 31/10/2015
15h
23h
Retirada de equipamentos portáteis e de valor para expositores (computador, tv, frigobar, etc).
DESMONTAGEM 01/11/2015
8h
20h
NORMAS DE SEGURANÇA
TODAS AS PESSOAS QUE SE ENCONTRAREM NAS DEPENDÊNCIAS DO ESPAÇO APCD DEVERÃO MANTER SUA CREDENCIAL EM LOCAL VISÍVEL.
MENORES DE IDADE
Não será permitida a entrada de menores de 16 anos durante o período de montagem e desmontagem, mesmo que acompanhados de seus responsáveis.
Os Expositores que contratarem menores de idade para seus estandes deverão apresentar uma licença específica do juizado de Menores.
OPERAÇÃO DE MATERIAIS
Todo trabalho com graxa, tinta, material corrosivo, pó, líquido, produto químico e etc., será vedado
dentro do Espaço APCD.
Realização
Apoio
20
GLP, COMBUSTÍVEIS E EXPLOSIVOS
É proibida a utilização de qualquer explosivo, gazes não liquefeitos, tóxicos e combustíveis ou
botijões de gás GLP.
EXTINTORES DE INCÊNDIO
Todo Expositor está obrigado a manter um extintor em seu estande. Este deve estar devidamente
posicionado, identificado e sinalizado, obedecendo às normas de técnicas do Corpo de Bombeiros.
Aconselhamos a instalação/utilização de extintores de CO2 e/ ou pó químico, de acordo com produtos expostos e materiais utilizados na montagem de seu estande.
Por determinação do CONTRU, todo material inflamável utilizado na montagem de estandes, a
exemplo de pisos, paredes e cobertura de madeira, carpetes, fibras naturais, papel e cartonados,
tecidos de algodão e de fibras sintéticas, utilizados na decoração do estande, etc., devem receber
aplicação de Solução de Retardamento de Chama (ignífugo). A ORGANIZADORA tem o direito de
exigir da montadora, a apresentação de certificado ou atestado de aplicação, expedido pela empresa que aplicou o produto.
MOTORES DE COMBUSTÃO
É terminantemente proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior do
Espaço APCD.
OPERAÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
Não será permitida a exposição e/ ou operação de máquinas e equipamentos que não possuam
sistema de exaustão ou que produzam som (ruído) superior a 60 decibéis.
BALÕES PROMOCIONAIS, BLIMPS E BEXIGAS DE GÁS
Não será permitida a colocação de balões promocionais, dirigíveis ou qualquer outro meio de divulgação que possam se desprender e ficar alojado no teto do Espaço APCD.
CARGA, DESCARGA E MANUSEIO DE MÁQUINAS E/ OU EQUIPAMENTOS
Toda e qualquer carga, descarga e/ ou manuseio de equipamentos no interior do Espaço APCD é de
inteira responsabilidade da empresa Expositora.
Realização
Apoio
21
EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCIAIS PARA LOCOMOÇÃO DE MERCADORIAS
Para esclarecimentos sobre este item, sugerimos que o Expositor entre em contato com o seu
contador e verifique a documentação exigida de acordo com a lesgislação pertinente a seu Estado
de origem.
TAXA DE LICENÇA PARA LOCALIZAÇÃO, FUNCIONAMENTO E INSTALAÇÃO
A Prefeitura Municipal de São Paulo cobra, de cada Expositor, os tributos que são obrigatórios:
• TFE (Cód.34932) – Taxa de fiscalização de estabelecimento. Taxa cobrada pela
instalação do estande.
• TFA (Cód.90042) – Taxa de fiscalização de Anúncios. Para propagandas fixas como: testeiras, logotipos, banners dentro e fora dos estandes.
•TFA (Cód.97110) – Taxa de fiscalização de Anúncios. Para distribuição de
brindes, folhetos, folders, catálogos.
Para facilitar a apresentação das GUIAS referentes ao pagamento destas taxas a Prefeitura
de São Paulo solicitará à Promotora o comprovante destas taxas referente a todos os Expositores em um único DARM apenas relacionando o Nome e estande do Expositor em uma
folha anexa.
A ORGANIZADORA enviará para cada Expositor um boleto no valor correspondente, cujo
vencimento dar-se-á em 01/09/2015.
DELEGACIA REGIONAL DO TRABALHO – DRT/SP - FISCALIZAÇÃO DO MINISTÉRIO
DE TRABALHO / CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA
O Ministério do Trabalho, no sentido de normatizar as diferentes formas de contratação de
mão de obra, tem realizado diligências com equipe de fiscais no recinto de realização da
feira para a orientação e fiscalização e eventual autuação de infrações.
Providências necessárias para a contratação de mão de obra temporária, bem como, os documentos trabalhistas que devem permanecer no seu estande para apresentação à fiscalização.
Procedimentos Legais - contratação de “recepcionistas, garçons, guardas de estande, limpadores, montadores de estande e empregados de empresas de prestação de serviços a terceiros”:
Realização
Apoio
22
A contratação direta de mão de obra deve obedecer ao disposto no Artigo 443, parágrafos
1º e 2º , letras A e B da Consolidação das Leis do Trabalho, que regula a contratação de mão
de obra temporária.
Os documentos que devem permanecer no seu estande à disposição da fiscalização
trabalhista são os seguintes:
1. Funcionários da empresa Expositora:
- Segunda via da Ficha de Registro de empregados;
- Cartão de Ponto.
2. Funcionários de empresas de prestação de serviços à terceiros:
- Contrato de prestação de serviços;
-Segunda via da Ficha de Registro de empregados ou cartão de identificação tipo
crachá contendo nome completo, função, data de admissão e no do PIS/PASEP;
- Cartão de ponto.
3. Trabalhadores temporários:
- Contrato de trabalho temporário firmado com a empresa;
- Relação dos trabalhadores que prestam serviços nessa condição;
- Cartão de ponto;
- Registro no Ministério do Trabalho.
4. Autônomos:
- Cópia da inscrição do autônomo junto à Prefeitura e ao INSS.
NOTA: As empresas e os representantes comerciais devem ter consigo documentos inerentes à sua profissão e respectiva atuação dentro ao evento.
É DE EXCLUSIVA E ÚNICA RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR O CUMPRIMENTO INTEGRAL
DAS LEIS E NORMAS LEGAIS FEDERAIS, ESTADUAIS E MUNICIPAIS VIGENTES, SENDO QUE A
FISCALIZAÇÃO E EVENTUAL AUTUAÇÃO INDEPENDEM DA PROMOTORA.
Mais informações:
SECRETÁRIA DE INSPEÇÃO DO TRABALHO
Esplanada dos Ministérios - Bloco F
CEP: 70059-900 - Brasília – DF.
Tel: (61) 3317-6000/ 3317-6174/ 3317-6273
Fax: (61) 3226-9353
Home Page: www.mte.gov.br
Realização
Apoio
23
VIGILÂNCIA SANITÁRIA - ANVISA
Conforme consta no item II da Cláusula 12ª do seu Contrato de Locação e Patrocínio:
“Cláusula 12ª, Item II - A Locatária/Patrocinadora poderá expor, demonstrar, tirar pedidos
e vender seus produtos, serviços e outros, ficando sob sua responsabilidade o cumprimento
da legislação tributária e fiscal federal, estadual e municipal.”
O Expositor está ciente da obrigatoriedade de providenciar registro de seus produtos odontológicos, nacionais e importados, junto à Vigilância Sanitária e aprovação dos mesmos pelo
órgão competente do Ministério da Saúde (Lei Federal nº 6.360/76, do Decreto Federal
79.094/77, o qual foi revogado, estando em vigor o Decreto Federal n° 8077/13 e da Lei
Estadual 10.083/98 e da Lei Municipal nº 13.725/04 e Portaria Municipal nº 2755/12)
O Expositor deverá enviar à Organizadora e à ANVISA, através de correio eletrônico,
cópia dos documentos acima previstos, sob pena de não o fazendo, ser impedida de montar
o estande na exposição.
É de exclusiva e única responsabilidade do Expositor o cumprimento de todas as normas estabelecidas pelos órgãos de fiscalização, bem como, pela obrigatoriedade de apresentação
da documentação relativa à autorização de funcionamento, licença de funcionamento e/ou
cadastro municipal de vigilância sanitária.
O Expositor deverá obrigatoriamente manter em seu poder, no estande, durante o período
da exposição toda a documentação que comprove sua situação regular perante os órgãos
competentes. A Promotora e a Organizadora poderão solicitar a apresentação dos respectivos comprovantes e documentos mencionados nesta cláusula.
O não cumprimento desta cláusula acarretará ao Expositor a imediata suspensão de sua participação no Evento, sem prejuízo de perdas e danos a que der causa.
Caso a Promotora ou Organizadora venha a ser responsabilizada por descumprimento de
legislação, por culpa do Expositor, fica desde já acordado que esta responderá por eventuais prejuízos que a Promotora ou Organizadora venha a suportar.
Realização
Apoio
24
Mais informações:
AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA
Departamento de Fiscalização de Saúde
SGAN Quadra 601 lotes O/P - Asa Norte.
Tel: (55 61) 3325-4811/ 3325-4812
Fax: (55 61) 3322.2182
Home page: www.saude.gov.br
E-mail: [email protected]
CENTRO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA ESTADUAL
Av. Dr. Arnaldo, 351/ anexo 3 - Cerqueira César
CEP: 01246-901 - São Paulo-SP
Tel.: (11) 3066-8000
E-mail: [email protected] / [email protected]
COVISA
COORDENAÇÃO DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA MUNICIPAL DE SÃO PAULO
Rua Santa Isabel, 181 Vila Buarque
CEP: 01221-010 - São Paulo-SP
Tel.: (11) 3397-8278 / 3397-8279 / 3397-8280
E-mail: [email protected]
Enfatizamos a OBRIGATORIEDADE de obtenção prévia na ANVISA de Licença para exposição temporária de produtos sem regularidade sanitária, conforme Resolução RDC nº 13 de
27/01/2004 - ANVISA. Ressaltamos ainda que no §1º do item 9.1 - Vigilância Sanitária - ANVISA consta o Decreto Federal 79.094/77, o qual foi revogado, estando em vigor o Decreto
Federal n° 8077/13. Cabe ainda ressaltar que a exposição de produtos nacionais ainda sem
regularidade sanitária também dependerá de documento emitido pela ANVISA autorizando
sua demonstração temporária.
DISTRIBUIÇÃO DE PRÊMIOS E SORTEIOS
A emissão das autorizações e a fiscalização das atividades relativas à distribuição gratuita de
prêmios efetuada mediante sorteios, vales brindes, concursos ou operações assemelhadas é
de competência da Caixa Econômica Federal (Lei n.º 5.768 de 20.12.1971).
O pedido de autorização deve ser formulado à CEPCO da CEF, nos seguintes endereços:
Realização
Apoio
25
CEF – CAIXA ECONÔMICA FEDERAL
CN Promoções Comerciais
Setor de Edifícios Públicos
Norte - SEPN, 512, Conjunto C, Térreo
Centro Empresarial José Alencar Gomes da Silva
CEP 70.760-500 Brasília/DF
E-mail: [email protected]
A autorização deverá ser concedida especificamente para o evento em questão no caso concreto a XX Jabro – Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica 2015 - APCD.
A autorização deverá ser apresentada à ORGANIZADORA antes da data do início do evento.
O material promocional (folhetos, cartazes, etc) que faça menção ao sorteio, concurso ou
operação assemelhada deverá conter obrigatoriamente o número da autorização.
O pedido de autorização deve ser protocolado no prazo mínimo de 40 (quarenta) dias antes
da data de início da promoção comercial.
SUGESTÕES E RECLAMAÇÕES
Eventuais sugestões ou reclamações a respeito de atividades relacionadas ao evento, somente
serão aceitas se formuladas por escrito e devidamente identificadas, e deverão ser entregues
durante a realização do evento no CAEX.
FORMULÁRIOS – DESCRITIVO PARA PREENCHIMENTO
Anexo ao presente Manual/Regulamento, o Expositor encontrará os FORMULÁRIOS para a
solicitação e envio de dados adiante mencionados.
O não cumprimento das DATAS LIMITES ou de outras instruções aqui constantes isenta
a ORGANIZADORA de qualquer responsabilidade pelo atendimento e por prejuízos ou
problemas que possam advir para o Expositor.
Reiteramos que solicitações fora do prazo terão atendimento de acordo com ordem cronológica de chegada ao CAEX (Credenciamento e Atendimento ao Expositor), sem direito de
reclamações quanto às filas e exigências adicionais.
Realização
Apoio
26
FORMULÁRIO N.º 01 CRACHÁS PARA EXPOSITOR
O preenchimento deste FORMULÁRIO possibilitará ao Expositor o recebimento de crachás
para acesso ao Espaço APCD para uso da diretoria, gerências, funcionários e seus prestadores de serviço (recepcionista, buffet, garçom, fotógrafo, etc.), em serviço no estande.
Para obter crachás são obrigatórios o nome dos funcionários e o cargo, obedecida à tabela
abaixo:
Área do Estande
Até 15 m² A partir de 16 m² Número de Crachás
10
15
IMPORTANTE:
-Crachás de qualquer natureza solicitados posteriormente às datas estabelecidas ficam
sujeitos às condições operacionais para sua emissão. O Expositor se compromete a não
solicitar e não fornecer crachás para cirurgiões dentistas, acadêmicos e/ou
profissionais afins, exceto para aqueles que possam comprovar vínculo empregatício
com a Empresa;
-A identificação será obrigatória a qualquer profissional que esteja trabalhando no estande durante o período do evento (fiscalização DRT);
-Os crachás de EXPOSITOR não dão acesso às atividades científicas do evento.
-Estes crachás são pessoais e intransferíveis, e expedidos pela ORGANIZADORA, que
caso comprove a utilização indevida, fará a apreensão dos mesmos, neste caso, não será
emitida 2ª via;
-A PROMOTORA e a ORGANIZADORA se reservam o direito de a qualquer momento,
solicitar documento de identidade ao portador do crachá;
-A emissão de 2ª via de crachá quando viável terá custo de R$ 50,00
DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 01: 01/09/2015.
FORMULÁRIO N.º 02 – SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO DE LIMPEZA DO ESTANDE (EMPRESA OFICIAL)
Para a solicitação de LIMPEZA do estande durante o evento pela empresa oficial,
preencha o FORMULÀRIO n.º 02.
DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 02: 01/09/2015.
Realização
Apoio
27
FORMULÁRIO N.º 03 – SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA ADICIONAL
Instalações de Luz e Força
Para instalação de pontos extras de luz e energia elétrica deverá ser feita solicitação através
do FORMULÁRIO, sendo que os encargos serão cobrados pela ORGANIZADORA.
Taxa de Energia Elétrica
A taxa de energia elétrica devida pelo EXPOSITOR à ORGANIZADORA compreende:
Energia instalada por sua solicitação ou o mínimo de 0,1 KVA por m2 de estande.
Cálculo do Consumo de Energia Elétrica
Para calcular o número de KVA necessários para o seu estande, some os watts indicados nas
lâmpadas e equipamentos a serem utilizados. Neste Manual há uma relação/ tabela de consumo previsível.
Cada 1000 watts = 1 KVA.
Será obrigatoriamente cobrado o mínimo de 0,1 KVA por m² alocado, cujo total está
incluído na planilha de custos de locação da área, o excedente será cobrado através do
formulário nº 03.
Caso o prazo para o envio dos respectivos FORMULÁRIOS não seja respeitado, a ORGANIZADORA não se responsabilizará por qualquer pedido de energia elétrica adicional,
ficando o EXPOSITOR limitado à energia e força básicas, instaladas de acordo com o
contrato.
IMPORTANTE: Durante o evento será realizada aferição de consumo de energia elétrica por
empresa em cada estande e, caso o EXPOSITOR tenha ultrapassado o consumo solicitado,
será emitido automaticamente Termo de Compromisso e fatura de débito para a Empresa no
valor correspondente ao consumo excedente apurado.
Obs.: O EXPOSITOR se compromete a aceitar o termo mediante comprovada a utilização.
DATA LIMITE PARA ENTREGA DO FORMULÁRIO N.º 03: 01/09/2015.
Realização
Apoio
28