Eficiência na acreditação da Corrida do Sporting com apoio do

CASO DE SUCESSO
Eficiência na
acreditação da
Corrida do Sporting
com apoio do
Weventual
O Weventual simplificou o processo de acreditação dos mais de
5.500 participantes na Corrida do Sporting, ao abrigo de uma
parceria com a Xistarca, responsável pela organização técnica do
evento. Foi a sexta vez que sportinguistas (e não só) de todo o
país e até do estrangeiro se juntaram para participar na Corrida
do Sporting 2016. Com o tiro de partida marcado para 2 de julho,
a corrida atingiu o ambicioso objetivo de reunir cerca de 5.500
participantes (4.300 na corrida e mais de 1.200 na caminhada).
Desafio
Pelo quarto ano consecutivo, a Xistarca foi a empresa selecionada
para gerir a Corrida do Sporting. A Xistarca acreditou mais uma vez
na qualidade e eficiência da plataforma Weventual para gerir todo o
processo de inscrição, acreditação e divulgação de resultados.
Um dos principais desafios lançados ao Weventual foi garantir que
a entrega de dorsais aos mais de 5.500 participantes ocorria com a
maior eficiência e rapidez possível. Além disso, era necessário garantir
que o processo de inscrição e pagamento ocorria sem problemas,
especialmente para os sócios do Sporting que usufruíam de um
desconto na inscrição.
Durante a acreditação era essencial verificar a integridade dos
comprovativos de inscrição apresentados, evitar a entrega de dorsais
duplicados e saber, em tempo real, a quantidade de participantes que já
tinham levantado o dorsal e quantos ainda faltavam acreditar.
Tendo em conta a experiência de 2015, a equipa do Weventual
preparou-se para assegurar que estes desafios eram cumpridos e
ultrapassar eventuais contratempos. «É fundamental ter atenção a
imprevistos de última hora, como a correção do nome ou data de
nascimento. Isto tem de ser feito de forma rápida, ágil e central, para
5500
participantes inscritos
1200
inscrições validadas de sócios
20 segundos
por acreditação
de cada participante
2segundos
para impressão de etiqueta
4000
diplomas publicados
automaticamente
que todos os elementos da organização tenham acesso à mesma
informação», revela José Abreu, gestor de eventos da Xistarca.
No final da acreditação era fundamental obter uma lista completa dos
participantes acreditados que incluísse a informação atualizada e o
número de dorsal entregue ao participante. «Esta lista é importada
para o sistema de cronometragem da Xistarca para que seja possível
proceder às classificações dos atletas», explica José Abreu.
“
Quanto ao feedback dos
participantes, foi mais uma
vez extremamente positivo,
até porque a acreditação
é muito simples e a entrega
de dorsais foi expedita
e segura”,
José Abreu, gestor de eventos
da Xistarca
Solução
O Weventual apoiou a Corrida do Sporting em várias fases: desde a
gestão automática das inscrições e pagamentos até à divulgação do
evento nas redes sociais e outros meios de comunicação, assim como
o suporte a todas as questões e dúvidas dos participantes.
No momento da inscrição foi assegurada a validação automática
do número de sócio do participante no formulário de inscrição,
garantindo que apenas os sócios com as quotas em dia beneficiassem
de inscrições com desconto.
Para a acreditação foi preparado um sistema muito simples: no dia da
entrega dos dorsais, os participantes mostravam o comprovativo de
inscrição - em papel ou via smartphone -, o organizador lia o respetivo
código de barras e confirmava os dados; depois, era feita a leitura do
código de barras do dorsal, associando automaticamente o número de
dorsal à inscrição correspondente.
«A qualquer momento, o organizador pode saber quantos
participantes já fizeram a acreditação e exportar para Excel toda essa
informação», desvenda José Abreu.
Resultados
O Weventual foi um dos elementos chave para o sucesso da Corrida
do Sporting. Durante as inscrições, permitiu o controlo e validação
automática de mais de 5.500 participantes, 1.200 das quais de sócios
do Sporting. Segundo Rui Caeiro, membro do Conselho Executivo do
Sporting Clube de Portugal, «foi necessária uma especial atenção nesta
etapa, uma vez que tínhamos de garantir que apenas os sócios com
quotas atualizadas beneficiavam de valores de inscrição mais baixos».
Na acreditação dos participantes e divulgação dos resultados - um
dos processos de gestão mais complexa - a utilização do Weventual
permitiu reduzir o tempo de acreditação por participante
(apenas 20 segundos) e, consequentemente, a diminuição
do tempo de espera para os participantes. «Quanto ao feedback dos participantes, foi mais uma vez
extremamente positivo, até porque a acreditação é
muito simples e a entrega de dorsais foi expedita e
segura», conclui José Abreu.
Criada em 1986, a Xistarca foi uma
das primeiras empresas portuguesas
a prestar serviços na área do
desporto. Atualmente dispõe de
uma oferta abrangente de serviços
relacionados com a área desportiva,
nomeadamente, organização de
eventos, gestão de instalações,
recursos humanos, serviços de apoio,
consultoria e formação, entre outros.
www.xistarca.pt
O Weventual é uma solução que
permite criar um evento à medida
das necessidades de cada cliente,
estabelecendo uma relação direta
entre inscrições e respetivos
pagamentos. Esta solução permite
ao organizador do evento gerir
e acompanhar continuamente a
evolução das inscrições e receitas,
automatizar a acreditação dos
participantes no evento e a divulgação
dos resultados e diplomas.
www.weventual.com