POLÍTICA INSTITUCIONAL DE EVENTOS

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE EVENTOS
1 – INTRODUÇÃO
A ANEC – Associação Nacional de Educação Católica do Brasil, através de sua
estrutura organizacional e de seus colaboradores, tem avançado muito no cumprimento
de sua missão de representar, assessorar e defender os interesses de suas associadas.
Considerando o crescimento da ANEC nos últimos anos, bem como a necessidade e o
desafio de aliar este crescimento à sustentabilidade econômico-financeira, é
fundamental que a instituição invista no aperfeiçoamento de seus processos de trabalho,
tornando-os cada vez mais eficientes e eficazes. Para tanto, faz-se necessário estabelecer
Manuais de Políticas Institucionais que orientem sobre os processos adequados para
gestão e controle dos recursos e das ações da ANEC.
Os eventos são hoje uma grande expressão da ação da ANEC em prol
dos interesses e necessidades de suas associadas, e contribuem exponencialmente
para a visibilidade e fortalecimento institucional. Por isso, a gestão dos eventos
corporativos assume um caráter cada vez mais prioritário, figurando como uma área
crítica para o desenvolvimento da ANEC.
Neste sentido, a Política Institucional de Eventos ora instituída constitui-se como
documento norteador para promover a boa gestão dos custos e despesas com eventos
corporativos, definindo regras claras para a realização de tais eventos. Desse modo,
pretende-se assegurar o atendimento de todas as necessidades institucionais, sem
excessos ou demasiadas restrições, mas de forma efetivamente responsável e segura.
2 – OBJETIVO
Estabelecer as regras e diretrizes para o correto planejamento, organização e
realização de eventos corporativos promovidos pela ANEC.
3 – ABRANGÊNCIA
Esta Política aplica-se ao Escritório Central e aos Escritórios Estaduais, e para
todos os formatos de eventos promovidos pela ANEC, realizados em nível nacional,
estadual ou local.
4 – REGRAS
4.1 Do Planejamento e Realização de Eventos
I. Todos os eventos corporativos, sem exceção, devem ter como prerrogativas
básicas para sua realização: o atendimento das necessidades e interesses das associadas;
e, a geração de resultados positivos à ANEC, sejam estes financeiros, organizacionais,
acadêmicos ou pastorais.
II. Os Escritórios Estaduais devem observar as diretrizes nacionais para o
planejamento e realização de eventos, priorizando a comunhão com os eventos
nacionais e regionais da ANEC.
III. Todos os eventos comuns da ANEC devem adotar uma nomenclatura
padrão, previamente aprovado pela Diretoria para facilitar a sua organização e
divulgação.
IV. Todo e qualquer evento corporativo deve ser programado no ano anterior ao
de sua realização, mediante inclusão no orçamento anual da ANEC.
V. As Câmaras da ANEC e os Escritórios Estaduais devem elaborar o orçamento
para todos os eventos que pretendem realizar no ano seguinte, conforme Planilha
Orçamentária de Eventos e deve enviá-lo ao Setor Financeiro conforme data
previamente determinada pela Diretoria, para o e-mail: [email protected]
VI. A duração e os orçamentos para eventos, enviados pelos Escritórios
Estaduais e demais setores, ficam sujeitos à análise e aprovação da Diretoria da ANEC.
VII. As Câmaras da ANEC e os Escritórios Estaduais devem priorizar, em seus
planos e organização de atividades, a sustentabilidade econômico-financeira de seus
eventos.
VIII. Tendo em vista o atendimento da recomendação anterior, poderá ocorrer o
cancelamento de determinado evento quanto este não alcançar público suficiente para
atingir o equilíbrio financeiro. Nestes casos, o cancelamento deve ocorrer
preferencialmente com o mínimo de 08 (oito) dias de antecedência da data do evento,
quando eventos regionais e 15 (quinze) dias quando eventos nacionais.
IX. A realização de quaisquer despesas com determinado evento fica
condicionada aos limites do respectivo orçamento apresentado, salvo os casos
devidamente autorizados pela Diretoria Nacional.
X. A receita realizada com os eventos corporativos, deve ser realizada
exclusivamente através do Sistema de Inscrições de Eventos da ANEC, disponível no
sitio eletrônico da Associação, conforme estabelecido na Política Institucional de
Administração de Bens e Recursos.
XI. Para cada evento, o responsável direto deve elaborar um Cronograma de
Tarefas (conforme formulário próprio) para orientar o processo de organização do
evento, dispondo as ações necessárias, os responsáveis e respectivos prazos para
execução.
XII. Para fins econômicos e de valorização de nossas associadas, a locação de
espaço para realização de eventos deve ocorrer prioritariamente junto às Instituições
filiadas à ANEC.
XIII. A contratação de palestrantes e/ou assessorias para os eventos deve
priorizar o trabalho voluntário através do convite à colaboradores das Associadas e
parceiros. Quando isso não for possível, a contratação fica restrita aos limites
estabelecidos pela Diretoria conforme a natureza do evento.
XIV. Os Escritórios Estaduais devem buscar ainda o equilíbrio regional dos
gastos e receitas com eventos estaduais semelhantes, de modo que os mesmos possuam
valores de inscrição e material distribuídos de forma padronizada.
4.2 Da Prestação de Contas
I. Os responsáveis por cada evento devem prestar contas de todas as despesas
tidas com o evento, apresentando todos os comprovantes de pagamento originais e
prestando todas as informações necessárias ao Setor Financeiro.
II. A prestação de contas dos eventos deve ocorrer juntamente com a prestação
de contas do mês em que foi realizado o evento, conforme estabelecido na Política
Institucional de Administração de Bens e Recursos.
5 – DISPOSIÇÕES GERAIS
I. Esta Política e as futuras atualizações, informações complementares,
documentos e formulários necessários para sua operacionalização deverão ser
publicados e disponibilizados para todos os colaboradores no endereço eletrônico
www.anec.org.br/funcionario
II. A partir da data de sua publicação, os Escritórios e todos os colaboradores
têm o prazo de 30 (trinta) dias corridos para se adaptar e adotar todas as providências
necessárias ao cumprimento integral desta Política.
III. Os casos omissos ou não contemplados nesta Política serão analisados pela
Diretoria da ANEC.
IV. Esta Política entra em vigor a partir desta data, revogadas todas as disposições em
contrário.
ANEXO I
NOMECLATURA PADRÃO DOS EVENTOS
DESCRIÇÃO DO EVENTO
NOMECLATURA PADRÃO
Abertura do ano letivo das Escolas Católicas
Competições esportivas entre as Escolas Católicas
Encontros relativos à Campanha da Fraternidade
Dia ANEC
Jogos ANEC
Encontro da CF
DIA ANEC
JOGOS ANEC
ENCONTRO DA CAMPANHA DA FRATERNIDADE
ANEXO II
PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DE EVENTOS
Código
Descrição
Valor
01
ALUGUEL DO ESPAÇO
R$
-
09
CERIMONIALISTA
R$
-
02
ALUGUEL DE VEÍCULOS
R$
-
03
LANCHES E REFEIÇÕES(COFFEE BREAK E ALIME
R$
-
04
HOSPEDAGEM E DIÁRIAS
R$
-
05
PASSAGENS AÉREAS E TERRESTRES
R$
-
06
TRANSPORTE E LOCOMOÇÃO(TÁXI E OUTROS)
R$
-
07
HONORÁRIOS DE INSTRUTORES E CONFERENCISTA
(PALESTRANTES)
R$
-
08
SERVIÇO E MATERIAL DE INFORMÁTICA
R$
-
024
SERVIÇOS DE CORREIO
R$
-
010
DECORAÇÃO
R$
-
011
MATERIAL DE EXPEDIENTE
R$
-
012
ENCARGOS
R$
-
013
ALUGUEL DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
R$
-
014
SERVIÇO DE RECEPCIONISTA
R$
-
015
COMBUSTÍVEIS E LUBRIFICANTES
R$
-
016
ATIVIDADES CULTURAIS
R$
-
017
ECAD
R$
-
018
SERVIÇO DE SEGURANÇA
R$
-
019
CONSERVAÇÃO E LIMPEZA
R$
-
020
SERVIÇO DE BUFFET E GARÇONS
R$
-
021
SERVIÇO DE MONTAGEM DE EQUIPAMENTOS
R$
-
022
SERVIÇO DE TRADUÇÃO
R$
-
023
FRETES E CARRETOS
R$
-
026
SERVIÇOS DE AMBULÂNCIA
R$
-
027
DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL(FOLDER)
R$
-
028
DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL(BANNER)
R$
-
DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL (PASTAS E OUTROS)
DESPESAS COM MISSA
R$ 0,00
R$
-
DESPESAS COM FILMAGEM
R$
-
R$
-
029
030
031
Total de despesas:
32 Total de receitas:
Inscrições R$ 0,00 R$ 0,00
ANEXO III
CRONOGRAMA DE TAREFAS “EVENTO X”
DATAS/PERÍODOS
01 a 30/01
02/02
Até 05/02
TAREFA
Realizar
Inscrições
Realização do
Evento
Relatório do
Evento
RESPONSÁVEL
Jesus
Maria
José
ANEXO IV
TETO PARA PAGAMENTO DE PRÓ-LABORE À
PALESTRANTES
ABRANGÊNCIA
Estadual
Estadual
Estadual
Estadual
Nacional
Nacional
Nacional
Nacional
EVENTO
Dia ANEC
Encontros da CF
Fóruns de Lideranças Juvenis
Encontros de Educadores, etc.
Fóruns de Diretores, Gestores, etc.
Fórum de IES
Fórum de Mantenedores
Congresso Nacional de Ed. Católica
TETO PARA PALESTRANTE