visão geral do visão geral do e visão geral do e-social

VISÃO GERAL DO EE-SOCIAL
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VISÃO GERAL DO E-SOCIAL
SUMÁRIO
1.0 Introdução...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................03
2.0 Considerações Iniciais..........................................................................................
Iniciais..........................................................................................03
2.1 Objeto do eSocial......................................................................................
eSocial......................................................................................03
2.2 Conceito do eSocial...................................................................................
eSocial...................................................................................03
2.3 Objetivos do projeto.................................................................................
projeto
...............................................03
2.4 RET – Registro de Eventos trabalhistas.........................................
...................................................03
2.5 Identificadores.........................................................................................
Identificadores.........................................................................................04
2.6 Transmissão dos arquivos........................................................................
arquivos........................................................................04
2.7 Tabelas..................................................
.....................................................................................................
...................................................04
2.8 Descrição Simplificada do Modelo Operacional........................................0
Operacional........................................05
2.9 Sequenciamento lógico da transmissão dos arquivos..............................0
arquivos..............................05
3.0 CRONOGRAMA ESTIMADO...................................................................................0
ESTIMADO...................................................................................07
E
...............................08
4.0 INFORMAÇÕES QUE SERÃO TRANSMITIDAS VIA E-SOCIAL...............................
4.1 Dados relacionados com a folha de pagamento....................................
pagamento.......................................09
4.2 Dados não relacionados com a folha de pagamento................................0
pagamento................................09
5.0 COMO SE PREPARAR PARA O E-SOCIAL..............................................................
E
..............................................................10
6.0 PRÓXIMOS PASSOS...............................................................
.............................................................................................11
..............................11
7.0 CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM A PROPAY........................................................
PROPAY........................................................12
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VISÃO GERAL DO E-SOCIAL
(Ato Declaratório Sufis nº 05 de 17 de julho de 2013)
1.0 Introdução
Este documento tem por objetivo orientar o empregador/contribuinte no cumprimento de suas
obrigações advindas com o eSocial.
2.0 Considerações Iniciais
2.1 Objeto do eSocial
O eSocial tem por objeto, informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas
à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também
de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212,
8.212, de 1991.
2.2 Conceito do eSocial
O eSocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto
do eSocial, armazenando-as
as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos
participantes do projeto, sua efetiva utilização
utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração
de tributos e do FGTS.
As informações podem ser classificadas em três tipos, a saber:
a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e
trabalhador, como por exemplo,
xemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do
trabalhador a agentes nocivos, etc.
b) Folha de Pagamento:: Ações relacionadas com a remuneração e respectivos tributos
incidentes sobre a contratação de mão de obra.
c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº
8212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.
2.3 Objetivos do projeto
Unificar a captação das informações definidas no conceito
con
do eSocial;
Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os empregadores, com o
estabelecimento de transmissão única para os diferentes órgãos de governo, usuários
da informação;
2.4 RET – Registro de Eventos Trabalhistas
As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET –
Registro
tro de Eventos Trabalhistas (Base de dados do Governo).
Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão
aceitos se estiverem consistentes
consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de
empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o
evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será
aceito se o empregado já não estiver afastado.
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O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se
todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado,
todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento
pagament constarem no RET.
Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações
que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas
categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados.
2.5 Identificadores
A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores serão identificados apenas
pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI
para as pessoas físicas,
icas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será
um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar
registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado
oportunamente.
No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro
Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes
na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO.
Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS
ou PASEP). O par “CPF x NIS” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de
Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no
recebimento da informação.
Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus
trabalhadores, certificando-se
se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a
regularização
ização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.
2.6 Transmissão dos arquivos
a) Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e
transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em
vigor para cada informação. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva
informação
o deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais.
Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o
evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas.
tr
b) Folha de Pagamento e Outras Informações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais:
Fiscais será
composta de diversos arquivos, cujo número vai variar de acordo com o conteúdo a ser
transmitido. O início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de
de Abertura e sua
finalização com o arquivo de encerramento. Durante a transmissão, se um arquivo com a
mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o arquivo válido e
o enviado anteriormente será desprezado. Por exemplo, se a remuneração
remuneração de um empregado
for enviada mais de uma vez antes do encerramento da folha, será considerada válida, a última
informação, considerando os campos que compõem a chave primária que identificam o arquivo.
2.7 Tabelas
Buscando melhor otimização dos arquivos, bem como das informações armazenadas no
ambiente nacional do eSocial ao longo do tempo, as informações de natureza permanente
serão armazenadas em tabelas no ambiente nacional do eSocial.
São consideradas informações de natureza permanente aquelas
elas que podem ser utilizadas em
mais de um arquivo de eSocial, ou em mais de uma competência.
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Serão armazenadas em tabelas, as seguintes informações:
a) Rubricas da folha de pagamento;
b) Lotações e Departamentos;
c) Cargos;
d) Funções;
e) Horários de trabalhadores;
f) Estabelecimentos e obras de construção civil;
g) Processos administrativos e judiciais;
h) Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO – Órgão Gestor de Mão de Obra.
2.8 Descrição Simplificada do Modelo Operacional
O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes,
assina-o digitalmente, transformando-o
transformando o em um documento eletrônico nos termos da legislação
brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este
arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do eSocial, que, após
verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
2.9 Sequenciamento lógico da transmissão dos arquivos
A transmissão dos arquivos do eSocial deverá ser feita seguindo uma sequencia lógica,
obedecendo etapas, conforme descrito a seguir:
a) Eventos Iniciais:
◦ Informações do Empregador;
◦ Arquivos de Tabelas;
▪ Tabela de rubricas da folha de pagamento;
▪ Tabela
ela de Lotações e Departamentos;
▪ Tabela de Cargos;
▪ Tabela de Funções;
▪ Tabela de Horários;
▪ Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil;
▪ Tabela de Processos;
▪ Tabela de Operadores Portuários;
◦ Cadastramento inicial de vínculos;
b) Eventos trabalhistas;
◦ Cadastramento Inicial;
◦ Admissão;
◦ Alteração Cadastral;
◦ Alteração Contratual;
◦ CAT;
◦ ASO;
◦ Aviso de Férias;
◦ Afastamento Temporário;
◦ Alteração de Afastamento Temporário;
◦ Retorno de Afastamento Temporário;
◦ Estabilidade Início;
◦ Estabilidade Término;
◦ Condição Diferenciada de Trabalho – Início;
◦ Condição Diferenciada de Trabalho – Término;
◦ Aviso Prévio;
◦ Cancelamento de Aviso Prévio;
◦ Atividades Desempenhadas;
◦ Comunicação de Acidente de Trabalho;
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c) Folha de Pagamento e Outras Informações:
◦ Abertura da Folha de Pagamento;
◦ Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador);
◦ Serviços Tomados;
◦ Serviços Prestados;
◦ Serviços tomados de cooperativa;
◦ Serviços prestados por cooperativa;
◦ Aquisição de produção rural;
◦ Comercialização da produção rural;
◦ Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol;
◦ Encerramento.
O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos
são necessárias para processamento das informações posteriores. Para melhor entendimento,
são citados alguns exemplos a seguir:
1 – Ao se enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as
rubricas da folha devem constar da tabela
tabel de rubricas;
2 – Ao se transmitir um arquivo de aviso de férias de um determinado empregado, este deve
constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de transmissão de
arquivo de admissão ou de Cadastro Inicial de Vínculo.
3 – Ao se enviar a remuneração de determinado funcionário na folha de pagamento, este
funcionário deve constar do RET.
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3.0 CRONOGRAMA ESTIMADO
(Sujeito a alterações pelos órgãos governamentais participantes)
17/07/2013
set/13
Publicação do leiaute
Publicação das regras de transmissão dos eventos
01/01/2014
Início da obrigatoriedade para o MEI, Segurado Especial, Pequeno
Produtor Rural e Empresas do Simples Nacional (até 2 Empregados)
31/03/2014
Término do prazo para o cadastramento inicial para empresas do Lucro
Real
abr/14
Início da obrigatoriedade da Folha de Pagamento para as empresas do
Lucro Real. Extinção do MANAD.
jul/14
Início da obrigatoriedade da DCTF Web para empresas de Lucro Real e
substituição da GFIP e livro de registro. Disponibilização do módulo Web
completo.
01/07/2014
a
30/09/2014
Início da obrigatoriedade do cadastramento inicial para demais empresas
do LP e SN.
out/14
01/07/2014
a
30/09/2014
Início da obrigatoriedade da Folha de Pagamento para as demais
empresas do LP e SN.
Início da obrigatoriedade do cadastramento inicial para demais empresas
do LP e SN.
Fonte: Receita Federal do Brasil
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4.0 INFORMAÇÕES QUE SERÃO TRANSMITIDAS VIA E-SOCIAL
E
Podemos categorizar as informações que serão enviadas por meio do e-Social
e Social em basicamente
duas formas:
a) Dados relacionados com a folha de pagamento; e
b) Dados não relacionados com a folha de pagamento.
2%
2%2%
10%
Folha
Fiscal
Segurança e Medicina do
Trabalho
16%
Ponto Eletrônico
67%
Jurídico
Cargos e Salários
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4.1 Dados relacionados com a folha de pagamento
A ProPay atenderá o envio das informações relacionadas com a folha de pagamento, mas antes
disso será necessário que o cliente forneça os dados cujo envio passa a ser obrigatório com o
e-Social.
Até 08/11/2013 a ProPay divulgará um cronograma operacional informando
informando quais são esses
dados e respectivos prazos e formas de disponibilização para a efetiva carga nas bases de
dados dos clientes e consequentemente
consequente
envio ao e-Social.
4.2 Dados não relacionados com a folha de pagamento
O envio dos dados não relacionados com a folha de pagamento, tais como comunicação de
acidente de trabalho, tabela de cargos e salários, atestados de saúde ocupacional, existência de
CIPA serão enviados através do sistema ProPay desde que o cliente tenha implementado os
módulos específicos para administraçã
dministração
o destas informações. Vale ressaltar que a gestão das
informações cadastradas nestes módulos é de responsabilidade exclusiva do cliente.
Outros dados que não sejam relacionados com a folha de pagamento ou com um módulo
administrado pela ProPay serão, em princípio, enviados pelo próprio cliente diretamente no
portal disponibilizado pelo Governo. Todavia, durante o mês de dezembro de 2013 a ProPay se
posicionará formalmente se terá uma oferta de serviços adicionais de consultoria visando a
centralização
lização do envio de dados do e-Social.
e
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5.0 COMO SE PREPARAR PARA O E-SOCIAL
E
O e-Social
Social terá um impacto significativo no dia a dia das empresas.
Aparentemente pode-se
se imaginar que o seu maior impacto esteja relacionado com adequações
tecnológicas. Isso procede, em parte, pois no médio e longo prazo a principal mudança de
paradigma ficará a cargo dos processos administrativos internos que tenham relação com dados
ou informações que devam ser diária ou mensalmente informados por meio do e-Social.
e
E este
ste impacto é proveniente de várias mudanças, mas que destacamos duas principais: o fato
de que algumas informações deverão ser repassadas na medida em que ocorrerem
(tempestivas) e que cada arquivo enviado pelo e-Social
e
dependerá de uma validação.
validação
O fato
o de ter que enviar informações na medida em que ocorrerem traz a tona questões como:
a admissão não poderá ser enviada de forma retroativa, a comunicação de férias não pode ser
entregue na iminência do início das férias, os afastamentos deverão ser registrados
regist
na data da
ocorrência, etc. De outro lado, o processo de validação impedirá, por exemplo, que seja
enviado um arquivo de admissão se não houver um arquivo de ASO anterior; da mesma forma,
não será possível demitir um funcionário se não houver uma admissão
admissão prévia no e-Social.
e
Pode-se dizer que o e-Social
Social traz a ideia de que não se dá o segundo passo sem antes ter dado
o primeiro!
Estes novos critérios de controle dos procedimentos trabalhistas limitará as ações da empresa
em relação a questões até outrora aparentemente sem
se importância, exemplo, pagar como RPA
um profissional recém admitido e que precocemente pede demissão,, enviar um arquivo de
afastamento por acidente de trabalho sem antes ter emitido a CAT.
CAT
Na campo fiscal é sabido que o Governo
Governo Federal terá um grande poder fiscalizatório, haja vista
que um dos resultados esperados deste projeto é maximizar a arrecadação da contribuição
previdenciária. Nesse sentido é prudente que os empregadores reavaliem dentre as tabelas de
proventos presentes
tes na folha de pagamento se suas incidências fiscais estão condizentes com a
Lei 8.212/91, e se não estiverem, se existe alguma decisão judicial que dê amparo para esta
desconformidade.
É fato que o procedimento fiscalizatório se tornará mais eficaz!
Em resumo, o atendimento ao que determina as regras do e-Social
e Social dependerá de uma revisão
dos processos internos relativos a administração dos prestadores de serviços,
serviços com e sem
vínculo empregatício, e em grande parte, da capacidade dos empregadores se estruturarem
estrut
em
relação aos seus processos internos,
internos, o que abrange todas áreas da organização.
organização
É isso mesmo, o cumprimento do e-Social,
e Social, diferente do que muitos pensam, não será uma
prerrogativa do RH ou do departamento pessoal, e dependerá de um trabalho administrativo
admin
integrado entre áreas como jurídico, financeiro, medicina e segurança do trabalho, dentre
outras.
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6.0 PRÓXIMOS PASSOS
Quem
Quando
Cliente
Imediato
Cliente
Imediato
Cliente
Imediato
ProPay
08/11/2013
ProPay
Dez/2013
O que
Dados cadastrais: Certificar-se
se de que os dados cadastrais
dos seus trabalhadores com e sem vínculo estejam corretos,
tais como CPF, PIS, haja vista que o Governo Federal fará
uma conferência dessas informações.
Obter dos seus fornecedores de serviços de controle médico
e saúde ocupacional todos dados referentes aos seus
empregados, tais como ASO, tipo de atestado, exames, etc.
Analisar os processos internos de admissão, férias, rescisão,
afastamento, etc., com o envolvimento de outras áreas como
jurídico, SESMT, Fiscal, e lideres em geral.
ProPay divulgará um cronograma operacional informando
quais são os dados cadastrais relacionados com a folha de
pagamento, que precisarão ser fornecidos pelos clientes,
assim como os respectivos prazos e formas de
disponibilização para a efetiva carga nas bases de dados e
consequente envio ao e-Social.
ProPay se posicionará formalmente se terá uma oferta de
serviços adicionais de consultoria
toria para a centralização e envio
de 100% dos dados do e-Social.
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7.0 CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM A PROPAY
1. Se necessário envie suas dúvidas ao endereço [email protected],
[email protected] ou acione a
Supervisão Operacional;
2. Contatos para apresentação e/ou aquisição dos módulos de Cargos e Salários,
Segurança do Trabalho e Medicina do Trabalho:
Mauricio Tathibana ([email protected])
(
Andrea Cristina da Silva ([email protected])
(
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