Aula 04 - Planejamento Estratégico

Anotações do Aluno
Aula 04 - Planejamento
Estratégico
Objetivos da Aula:
Os objetivos desta aula visam permitir com que você saiba definir o escopo
do projeto. Para tal, serão apresentados elementos que ajudem a elaborar
uma Declaração de Escopo bem como a decompor o Escopo para se criar a
Estrutura Analítica de Projeto.
Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender como elaborar
adequadamente um modelo de Planejamento Estratégico para a sua
organização empresarial.
O Planejamento de Projeto começa logo depois da fase de iniciação. O
tempo aplicado na correta identificação das necessidades e na organização
do projeto elimina horas de retrabalho e confusão que seriam gastas na
fase de Execução.
O Plano do projeto produzido nesta fase permite com que todos os
envolvidos tenham o mesmo entendimento e conheçam quais são os
resultados esperados do projeto. Isto assegura com que questões críticas
possam ser previstas e resolvidas com eficiência e eficácia, e forma também
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
Vimos na aula anterior que a fase de INICIAÇÃO de um projeto se completa
coma edição do Termo de Referência e do Anteprojeto. Uma vez que a
idéia apresentada nestes documentos for aprovada por quem de direito
(numa empresa normalmente a Diretoria), passamos para a fase de
PLANEJAMENTO do projeto.
Administração de Projetos
1. Introdução
47
Anotações do Aluno
uma base para decisões futuras, incluindo os critérios para se definir se o
projeto ou uma fase do projeto foi concluída com sucesso.
A fase de Planejamento do Projeto é constituída por diversos estágios.
Cada estágio produz documentos, os quais são coerentemente conjugados
em um único documento denominado Plano do Projeto, o qual pode ser
usado como guia na fase de Execução e Controle do Projeto.
Nesta aula, vamos nos ater ao Planejamento do Escopo do projeto.
Antes de prosseguirmos com nossa aula sobre este importante aspecto
da administração de projetos, você saberia definir Escopo?
Veja abaixo um conceito bastante aceito e compare-o com sua resposta.
O Escopo define os limites do projeto e refere-se a todo trabalho envolvido
na criação dos produtos do projeto bem como os processos usados para
criá-los.
Nossa maior preocupação ao tratarmos do escopo, é compreender, definir
e controlar o que está ou não incluído no projeto.
Um Escopo bem definido auxilia a estimar com maior precisão a duração,
o custo e os recursos envolvidos na execução do projeto, e pode definir
uma base para avaliação e controle do projeto bem como uma forma de
distribuir o serviço entre os membros da equipe.
A correta definição e aprovação do escopo pelo Patrocinador e pelo cliente
Faculdade On-Line UVB
Administração de Projetos
A descrição clara do que será produzido é essencial para o sucesso do projeto.
A equipe do projeto e os stakeholders devem ter o mesmo entendimento
acerca do que será produzido pelo projeto e que processos serão usados
para produzi-lo.
Aula 04 - Planejamento Estratégico
O planejamento do Escopo abrange os processos necessários na definição e
no controle do que está dentro e do que está fora do escopo.
48
Anotações do Aluno
fornece as condições para se alcançar os objetivos do projeto e atender às
expectativas dos envolvidos.
O escopo definido na fase de planejamento poderá mudar à medida que o
projeto avança. Para assegurar com que as mudanças sejam acompanhadas
é necessário que a equipe estabeleça um processo formal de aceitação e
acompanhamento de mudanças do escopo.
Este processo de definição assegura também com que o plano do projeto
seja baseado em critérios acordados, mediante comprometimento por parte
dos stakeholder, e tendo em vista a definição de critérios de desempenho.
1. O que é Escopo do Projeto?
Sendo o primeiro passo do Planejamento do Projeto, esta fase identifica
e documenta o trabalho que produzirá o produto do trabalho. Para maior
clareza de entendimento do Escopo do Projeto, o principal resultado desta
fase será a elaboração de dois documentos de grande importância para a
administração do projeto: a Declaração de Escopo e a Estrutura Analítica
de Projeto.
no seu próprio texto ou então estar disponível por referência a outros
documentos, contendo no mínimo os seguintes tópicos:
• A justificativa do projeto - a necessidade do negócio para a qual o
projeto foi empreendido.
• O Produto do Projeto - uma breve descrição do resultado esperado
em relação ao projeto.
• Os Objetivos do Projeto - os critérios quantificáveis que devem ser
atingidos para que o projeto seja considerado bem sucedido.
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
É um documento usado para desenvolver e confirmar um entendimento
comum do Escopo do projeto entre os envolvidos. Deve estar incluído
Administração de Projetos
1.1 A Declaração de Escopo
49
Anotações do Aluno
• Os Produtos Intermediários (Marcos) - uma lista dos principais
produtos intermediários cuja produção completa e satisfatória
determina o término do projeto.
• As Restrições - os limites do projeto expressos em termos de: custo,
prazo, serviços internos e terceirizados, e interfaces.
• As Premissas - são fatores que, para os propósitos de planejamento,
são considerados: verdadeiros, reais ou certos.
Alguns autores sugerem que além destes dados, as seguintes informações
também façam parte da Declaração de Escopo:
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
Para desenvolver uma Declaração de Escopo coerente, com as expectativas
do cliente, tente definir o que o projeto deve produzir. Peça para quem
solicitou o projeto, expor com clareza o que espera obter com o produto
do projeto. Convide a equipe a descrever o que o projeto deve produzir.
Estimule a equipe também a ser criativa. Não deixe que o modo habitual
de fazer as coisas impeça-o de ver alternativas diferentes. Faça propostas
viáveis, sem perder o senso de realidade. Ao escrever a Declaração, evite
conceitos ambíguos. Verifique se o Solicitante concorda com o Escopo
definido. Solicite que ele assine a Declaração. Incentive ainda a equipe a
questionar-se continuamente. Para que todos se comprometam a alcançar
os resultados esperados, é preciso que concordem com os rumos que serão
seguidos! Este documento deve ser elaborado com consenso entre os
principais envolvidos, e assinado por eles, antes da sua divulgação formal.
A aprovação do Patrocinador e do Cliente indica que estes stakeholders
aprovam o escopo e se comprometem com a sua realização.
Administração de Projetos
• Equipe responsável pela elaboração do Plano do projeto – uma lista
contendo informações das pessoas envolvidas na preparação do
plano.
• O registro do acompanhamento das mudanças de escopo – algo que o
gerente pode estar absolutamente certo é de que haverá mudanças
no escopo durante a execução do projeto. O gerenciamento do
escopo compreende a aceitação e a incorporação das mudanças
bem como a conseqüente atualização do plano do projeto.
50
Anotações do Aluno
1.2 A Estrutura Analítica de Projeto
Depois de completar a Declaração de Escopo, o próximo passo será definir
a abrangência do trabalho a ser executado, decompondo o escopo em
partes. Esta maneira de definir o volume de trabalho auxilia na precisão das
estimativas de custo e prazo do projeto. Vamos usar uma forma simples de
decompor o trabalho, criando uma estrutura chamada de Estrutura Analítica
do Projeto.
A Estrutura Analítica de Projeto – EAP -, também chamada de Estrutura
de Decomposição do Trabalho – EDT -, é uma ferramenta de definição do
trabalho requerido para produzir os produtos de um projeto. Para produzir
a EAP, vamos tomar como referência o escopo estabelecido na Declaração
de Escopo. A partir daí, identificaremos blocos de trabalho, dividindo-os
sucessivamente em partes cada vez menores até chegarmos ao nível de
atividade que se quer. Se nos orientarmos pelo ciclo de vida do projeto,
teremos uma EAP orientada ao processo, e, se nos orientarmos pela
construção do produto, teremos uma EAP orientada ao produto.
A EAP define todo o trabalho e somente o trabalho necessário para completar
o projeto. O trabalho que não estiver contido na EAP está automaticamente
fora do Escopo.
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
1. Sumarizar todos os produtos e serviços contidos no projeto, incluindo
o suporte e outras tarefas;
2. Entender as inter-relações dos blocos de trabalho entre si com o
projeto total e com as demais atividades da organização;
3. Estabelecer a autoridade/responsabilidade da organização
matricial;
4. Calcular o custo do projeto;
5. Conduzir análise de risco;
6. Planejar blocos de trabalho;
7. Desenvolver informações para a gerência do projeto;
Administração de Projetos
De acordo com Cleland, o desenvolvimento da EAP fornece meios para:
51
Anotações do Aluno
8. Providenciar uma base para controle da aplicação de recursos;
9. Estabelecer pontos de referência para fazer com que as pessoas se
comprometam em apoiar o projeto.
2. Princípios básicos para construir uma EAP
a. Um bloco de trabalho só deve aparecer em um único lugar da EAP.
b. O trabalho contido num item da EAP representa a soma do trabalho
dos itens que estão abaixo dele.
c. Cada item da EAP só tem um responsável, embora outras pessoas
possam participar de sua execução.
d. A EAP deve ser consistente com a forma como o trabalho está
sendo realizado. Ele deve primeiramente ser útil para a equipe do
projeto.
e. Os membros da equipe devem estar envolvidos no desenvolvimento
da EAP para garantir consistência e comprometimento.
f. Cada item da EAP deve ser documentado para assegurar com que
haja entendimento do que está dentro e fora de cada item.
g. A EAP deve ser uma ferramenta flexível para acomodar mudanças
inevitáveis e garantir o controle do trabalho executado em
conformidade com a Declaração de Escopo.
no escopo do projeto. Os documentos atualizados precisam ser distribuídos
a todos os envolvidos.
4. Como representar a EAP
Graficamente, a EAP é representada por uma estrutura hierárquica (como
um organograma), mas pode assumir a forma de uma lista. Veremos estas
duas formas a seguir.
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
A EAP deve ser atualizada sempre quando houver mudanças substanciais
Administração de Projetos
3. Atualizações da Estrutura Analítica de Projeto
52
Anotações do Aluno
A EAP é também construída antes da identificação das dependências entre
as atividades, e da estimativa de duração, constituindo-se na fundação
para o planejamento do projeto. A partir dela, outros documentos de
planejamento e controle serão construídos.
Sistema
Iniciação
Seleção da equipe
Organização e
governança
Definição da
metodologia
Def. do processo de
controle
Planejamento
Execução
Implementação
Operação e
Suporte
Definição dos
objetivos
Determinação dos
requisitos
Desenvolvimento do
plano de transição
Desenvolvimento do
plano de suporte
operacional
Identificação do
Sponsor e
Stakeholders
Especificações de
projeto
Desenvolvimento do
plano de treinamento
Implementação do
plano de suporte
operacional
Desenvolvimento da
EAP
Construção sistema
Desenvolvimento do
plano de suporte
Desenvolvimento do
Cronograma
Preparação da
documentação
Implementação do
plano de transição
Desenvolvimento do
plano de pessoal
Desenvolvimento do
plano de testes
Ajustes no sistema
Desenvolvimento
plano de
comunicações
Execução do plano
de testes
Desenvolvimento
plano da qualidade
Desenvolvimento
plano dos riscos
Preparação dos
documentos para
avaliação
4. Como representar a EAP
Graficamente, a EAP é representada por uma estrutura hierárquica (como
um organograma), mas pode assumir a forma de uma lista. Veremos estas
duas formas a seguir.
A EAP é também construída antes da identificação das dependências entre
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
A EAP deve ser atualizada sempre quando houver mudanças substanciais
no escopo do projeto. Os documentos atualizados precisam ser distribuídos
a todos os envolvidos.
Administração de Projetos
3. Atualizações da Estrutura Analítica de Projeto
53
Anotações do Aluno
as atividades, e da estimativa de duração, constituindo-se na fundação
para o planejamento do projeto. A partir dela, outros documentos de
planejamento e controle serão construídos.
5. Estrutura na forma de Lista
A mesma estrutura pode ser representada em forma de lista, na qual os
blocos de trabalho são organizados de maneira seqüencial pela ordem que
devem acontecer no projeto. Conforme mostrado abaixo, temos
3. Execução
3.1. Determinação dos requisitos
3.2. Especificações de projeto
3.3. Construção do sistema
3.4. Preparação da documentação
3.5. Desenvolvimento do plano de testes
3.6. Execução do plano de testes
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
2. Planejamento
2.1. Definição dos objetivos
2.2. Identificação do Sponsor e Stakeholders
2.3. Desenvolvimento da EAP
2.4. Desenvolvimento do cronograma
2.5. Desenvolvimento do plano de pessoal
2.6. Desenvolvimento plano de comunicações
2.7. Desenvolvimento plano da qualidade
2.8. Desenvolvimento plano dos riscos
2.9. Preparação dos documentos para avaliação
Administração de Projetos
1. Iniciação
1.1. Seleção da equipe
1.2. Organização e governança
1.3. Definição da metodologia
1.4. Definição do processo de controle
54
Anotações do Aluno
4. Implementação
4.1. Desenvolvimento do plano de transição
4.2. Desenvolvimento do plano de treinamento
4.3. Desenvolvimento do plano de suporte
4.4. Implementação do plano de transição
4.5. Ajustes no sistema
Faculdade On-Line UVB
Aula 04 - Planejamento Estratégico
Administração de Projetos
5. Operação e Suporte
5.1. Desenvolvimento do plano de suporte operacional
5.2. Implementação do plano de suporte operacional
55
Anotações do Aluno
Síntese:
Com esta aula, iniciamos a fase de planejamento do projeto. Vimos a
importância de se planejar os limites do projeto, e definir com clareza o seu
Escopo por meio da Declaração de Escopo.
Vimos também como este Escopo deve ser desmembrado em partes
menores e mais fáceis de gerenciar por intermédio da Estrutura Analítica
de Projeto, cuja característica básica é dividir sucessivamente o escopo
do projeto em blocos de trabalho, até chegar a um nível no qual se possa
atribuir responsabilidades pela execução, a fim de dimensionar o prazo e o
custo do projeto.
A emissão destes dois documentos caracteriza, portanto, o término da fase
de planejamento do escopo.
Na próxima aula, veremos como calcular o prazo de um projeto a partir da
definição do Cronograma. Até lá!
Referências Bibliográficas
Management:
Strategic
Design
and
LEWIS, James P. Project Planning, Scheduling & Control, 1995.
MEREDITH and MANTEL. Project Management: A Managerial Approach.
Vários autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
PMBOK, capítulo 5, edição 2000.
Faculdade On-Line UVB
Administração de Projetos
FRAME, J. Davidson. The New Project Management, 1994.
Aula 04 - Planejamento Estratégico
CLELAND, David I. Project
Implementation, 1994.
56