Voice Frame

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Voice Frame
Apresentação
Voice Frame é uma plataforma de "voice-processing" e "messaging"
baseada em tecnologia Computer Telephony destinada à aplicações
"mission-critical" de Correio de Voz/Fax, Auto-Atendimento e Audiotex.
Voice Frame conta com as facilidades, confiabilidade e poder de
processamento do ambiente Microsoft Windows, proporcionando
ferramentas de monitoração, controle e manutenção "in-flight" aos
administradores de sistema.
O módulo de Correio de Voz disponibiliza serviços de caixas postais
de voz acionadas mediante condições de ocupado e não atendimento
de ramais. O Correio de Fax permite que usuários recebam, além das
mensagens de voz, documentos de fax em suas caixas postais para
posterior retirada. No módulo de Auto-Atendimento o Voice Frame faz
o primeiro atendimento e direciona o "chamador" ao ramal desejado
sem intervenção da telefonista. Através do Audiotex é possível
implementar serviços de divulgação e orientação sobre produtos e
institucionais.
O software que compõe a plataforma Voice Frame é 100% nacional,
resultado de um laborioso trabalho de pesquisa e desenvolvimento de
profissionais experientes das áreas de telefonia e informática. Seu
código encontra-se em permanente revisão tendo em vista atender as
necessidades de seus clientes, parceiros e mercados a que ele se
destina, além do dinamismo e evoluções tecnológicas do segmento de
Computer Telephony.
O Voice Frame é adotado como solução de Voice Messaging por
centenas de empresas dos mais diversos portes dos setores de serviços,
financeiro, indústria, comércio e hoteleiro.
[email protected] | www.voicetechnology.com.br
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Voice Frame
Características Gerais
Compatibilidade com diversos fabricantes de PABX.
Instalação e configuração fáceis.
Interface de correio de voz: "In-Band" ou serial, "Outof-Band", SMDI.
Suporta modularização de 4, 12 e 16 entroncamentos
analógicos por rack e múltiplos racks em formação
Log de chamadas registrado em arquivo texto,
de "clustering", podendo ser ampliado mediante
contendo: tipo de chamada, porta, data e hora (início
necessidades do cliente. (Obs.: Esse número de
e fim), status da ligação, etc.
portas pode ser ampliado mediante casos especiais)
Pode ser facilmente carregado em banco de dados
Suporte a entroncamento digital E1 (30 canais); 1
ACCESS ou planilha EXCEL para a consolidação
E1 por rack e múltiplos racks em formação de
de dados, processamento de estatísticas e geração
"clustering".
de relatórios gerenciais.
Crescimento modular de portas de voz, de quatro
Soporte remoto - monitoreo manutenciones "in
em quatro canais para entroncamentos analógicos.
flight" pueden ser realizadas por distancia, vía moden
o Internet.
Crescimento modular de portas de fax, de dois em
dois canais.
Até 999.999 caixas postais; quantidade de
mensagens ilimitada por caixa postal.
Múltiplos idiomas.
Notificação de recados via display ou led de
sinalização de mensagens no aparelho telefônico
(ramal), toque diferenciado ou pager - dependendo
d a s f a c i l i d a d e s o f e r e c i d a s p e l o PA B X .
Entrega automática de mensagens para números
internos e externos (fixo ou celular).
Interação com o sistema por detecção de pulsos
decádicos, tons MF ou reconhecimento de voz.
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Voice Frame
Esquemas e Conexões
O Voice Frame é conectado em posições de ramais exclusivos. Em modo de Auto-Atendimento, o PABX
é programado para rotear todas as ligações de entrada para o Voice Frame - assim, providencia os
devidos roteamentos conforme as solicitações dos "chamadores". Os serviços de Correio de Voz são
acionados mediante condições de ocupado ou não atendimento dos ramais - sejam essas ligações
originadas internamente por transferência ramal a ramal, transferência via telefonista, transferência via
Auto- Atendimento ou via DDR (Discagem Direta a Ramal).
Versões e Composições
Módulos Add-On (opcionais)
Voice Frame LITE
VF: Correio de Fax
Modular de 12 portas, inclui o módulo Correio de Voz.
VF: Auto Attendant
VF: Audiotex
Voice Frame POWER LEVEL
VF: Outbound-Telemarketing
Modular de 24 portas, inclui o módulo Correio de Voz.
VF: Security Pack
Voice Frame ENTERPRISE
Solicite informações junto ao seu representante sobre
Modular de 32 portas, inclui o módulo Correio de Voz
a versão Hoteleira.
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Voice Frame
Correio de Voz
Notificação de Recebimento de Mensagens: os usuários
999.999 caixas postais.
de caixas postais podem ser comunicados sobre a
Suporte a múltiplos idiomas.
existência de novos recados através de sinalização
Caixas postais protegidas por senhas.
visual (led ou display) no próprio aparelho/ramal e
Permite a configuração de diferentes perfis de usuário
notificação via pager. Ambas as facilidades dependem
através de classes de serviços.
de compatibilidade do PABX, adequação de aparelhos
Gravação do nome do usuário da caixa postal.
telefônicos e características de serviços fornecidos
Múltiplas saudações personalizadas para uma mesma
pela operadora local de paging.
caixa postal.
Mensagens Urgentes: mensagens assinaladas como
Quantidade máxima de mensagens por caixa postal:
urgente pelo "chamador" serão as primeiras a serem
ilimitada, até o limite de espaço do hard-
ouvidas quando da abertura da caixa postal pelo seu
disk.
dono.
Duração ou tempo de gravação de recados:
Grupos de Usuários / Caixas Postais: o Voice Frame
configurável, até 4 minutos.
permite a criação de grupos de usuários ou caixas
Permite a criação de caixas postais não associadas a
postais para facilitar a organização e administração
ramais.
do ambiente de Correio de Voz.
Recados Novos e Antigos: um recado Novo é aquele
Mensagens Broadcasting: permite o envio de recados
que ainda não foi ouvido. Uma vez retirado, passa
para todos os usuários de caixas postais ou
automaticamente para a condição de recado Antigo.
parcialmente para grupos de usuários. Assim, um
Recados Antigos podem ser salvos
recado é enviado uma única vez e o Voice Frame se
como Novos.
incumbe de distribuí-las para todas as caixas postais
do grupo correspondente.
Gateway de Serviços de Caixa Postal: é um serviço
acionado pelos usuários de caixas postais para a
retirada e exclusão de recados e alteração de opções
Caracteristicas
como regravação do nome, saudações e outras. O
Gateway poderá ser acionado através de ligações
internas ou externas.
Suporte a Windows NT
Suporte a Windows 2000 Server
Suporte a Windows XP
Tutorial para Novos Usuários: usuários iniciantes
poderão obter orientações sobre o preparo inicial
(setup) e operação de suas caixas postais através de
um tutorial amigável automaticamente acionado na
entrada do Gateway de Serviços de Caixa Postal.
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Voice Frame
Correio de Fax
O Correio de Fax é um módulo opcional do VoiceFrame
que permite a integração de funções de fac-símile
com as facilidades disponíveis no correio de voz.
Esta facilidade permite que usuários de caixas postais
recebam documentos de fax, ficando os mesmos,
atrelados a caixa postal mantendo os mesmos niveis
de segurança e privacidade que as mensagens de
voz.
Quando as funções de Correio de Fax estão presentes
o "chamador" é orientado pelo VoiceFrame a optar se
deseja deixar uma mensagem de voz ou mandar um
documento de fax.
Para retirar documentos de fax de uma caixa postal
basta chamar o Gateway de Serviços de Caixa Postal
a partir de um aparelho de fax e solicitar a transmissão
imediata do documento.
ïOutra alternativa para a impressão de documentos
de fax é informando (discagem) um número interno
ou externo ao VoiceFrame onde encontra-se um
aparelho de fac-símile. Feito isso o VoiceFrame vai
automaticamente gerar uma ligação de saída e
proceder com a transmissão do fax.
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Voice Frame
Auto Atendimento
sobre esses eventos permitindo a programação
de procedimentos específicos, por exemplo, emitir
Na modalidade Auto-Atendimento o PABX
mensagens: "... o ramal está ocupado, por favor,
encaminha todas as ligações de entrada
volte a ligar em 15 minutos..."; "... o ramal está
diretamente para o Voice Frame para primeiro
ocupado, disque 1 para continuar aguardando ou
atendimento.
2 para deixar recado...".
O Voice Frame atende e emite uma saudação
Sinal de Fax: o Voice Frame é capaz de detectar
personalizada. Em seguida, orienta o "chamador"
sinais padronizados de fax sendo possível
a discar o número do ramal desejado. Se o
encaminhar automaticamente a ligação para um
interessado não souber o número do ramal, poderá
ramal onde encontra-se conectado um aparelho
ser transferido para a telefonista ou receber um
de fac-símile ou rotear para uma caixa postal de
menu de transferências, por exemplo, "... para
fax.
apoio a clientes, disque 3; assistência técnica,
disque 4; financeiro, disque 5 ...".
Suporte Simultâneo a Múltiplos Idiomas: o Voice
Frame pode realizar atendimentos no idioma do
Características e Facilidades essenciais do Módulo
"chamador" que recebe um menu de seleção de
de Auto-Atendimento:
idioma no primeiro atendimento, por exemplo: "...
para atendimento em portugues, disque 1; for
Menu de Transferências: para ser transferido para
english attendant, dial 2; ...".
um determinado ramal o "chamador" poderá discar
o número do ramal propriamente dito ou receber
Atendimento Diferenciado: programação de
(ouvir) menus de transferência como no exemplo
atendimento diferenciado em função do período
acima. Não há limitações no número de menus e
(manhã, tarde, noite); horário comercial e feriados.
os mesmo poderão ser dispostos em "cascata".
Por exemplo, para ligações fora do horário
normal de atendimento, "... nosso horário de
Sobre-Discagem ou "Cut-Thru": permite a discagem
atendimento é de seguda à sexta, das 8 às 17:30;
de ramais ou opções de transferência sobre ou
sábado das 9 às 13:30 - se deseja falar com a
durante uma mensagem (prompt) ou menu não
portaria, disque 9".
havendo a necessidade de ouví-lo até o fim para
proceder as discagens. Assim, "chamadores"
Prompts de Sistema: todas as mensagens de
experientes ou habituais podem valer-se deste
sistema, como, "...opção inválida!"; "... caixa posta
"atalho".
inválida!"; "..., dentre outras, poderão ser facilmente
alteradas e personalizadas.
Detecção de Eventos de Ocupado e NãoAtendimento: o Voice Frame possui total controle
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Voice Frame
Vantagens, Benfícios e Considerações
Melhoria na qualidade de atendimento; o Voice
Sistemas de Respostas Audíveis e Voice-
Frame atende as ligações na primeira chamada e
Messaging oferecem ganhos significativos quando
fornecem as informações de imediato.
aplicados a tarefas de atendimento, tipicamente
repetitivas, que não envolvem tomadas de decisão
As informações divulgadas bem como condutas
(por exemplo, transferência de ligações via
são sempre padronizadas.
operadora).
Proporciona um aumento significativo de
É comum depararmos funcionários sendo
produtividade liberando os funcionários de tarefas
constantemente interrompidos para a realização
repetitivas que passarão a contar com mais tempo
de atendimento telefônico cujo conteúdo é em
para aterem-se a problemas mais significativos e
geral, menos importante que a tarefa interrompida.
úteis.
Estudos realizados pela AT&T revelam que mais
de 60% das ligações não são completadas na
Redução de custos com recursos humanos e
primeira tentativa. Mais de 50% das ligações são
treinamento.Racionalização no uso das linhas
do tipo "one-way", ou seja, mera transferência de
telefônicas.
informações sobre produtos e serviços, com pouca
interação pessoa-pessoa e com nivel baixo de
Otimização do tráfego telefônico.
tomada de decisão. Mais de 50% do total de
ligações diárias demoram mais do que deviam e
não estão diretamente relacionadas a assuntos
úteis e produtivos à empresa.
Voice Frame PERMITE MANTER UMA RELAÇÃO
SEMPRE BEM AQUECIDA COM O CLIENTE!
A adoção de soluçoes baseadas em Telefonia
Computadorizada e Sistemas de Respostas
Audíveis podem ser caracterizadas conforme
segue:
Disponibiliza serviços contínuos e ininterruptos;
24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por
ano.
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