Dienstanweisung - Universität Würzburg

BAYERISCHE
JULIUS-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT
WÜRZBURG
DER KANZLER
Universität Würzburg, Sanderring 2, 97070 Würzburg
1. per E-Mail
Würzburg, 01.01.2008
an alle
mittelbewirtschaftenden Dienststellen
der Julius-Maximilians-Universität

Durchwahl
Telefax
E-mail
0931/31-0
31-2018/2885
0931/31-7144
[email protected]
Gz.: 3.1 – 530.600 - /08
(Bei Rückantwort bitte unbedingt angeben!)
Sachbearbeiter: Herr Leimeister/ Herr Gödel
(ohne Klinikum)
Dienstanweisung
für die Bewirtschaftung von Mitteln
an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
(Stand 01.01.2008)
1. Geltungsbereich und Grundsätzliches
Diese Dienstanweisung regelt die Bewirtschaftung der Mittel im nichtklinischen Teil der
Universität Würzburg. Als Mittel gelten hier die Einnahmen und Ausgaben, die in den
staatlichen Haushaltsplänen ausgewiesen sind, sowie alle Einnahmen von Dritten.
Bei der Bewirtschaftung der Mittel sind neben den Vorschriften der Bayerischen
Haushaltsordnung (BayHO), insbesondere Art. 34 BayHO, die Haushaltsvollzugsrichtlinien
und das Haushaltsgesetz mit seinen Durchführungsbestimmungen in seiner jeweils gültigen
Fassung zu beachten. Diese können Sie auf der Homepage der Abteilung Finanzen (siehe
Anlage 1) einsehen. Neben diesen allgemeingültigen Vorschriften sind besonders die
Maßgaben der Universität einzuhalten.
Von größter Bedeutung bei der Bewirtschaftung ist eine vorausschauende Budgetplanung
und genaue Budgetüberwachung. Hierzu sind insbesondere die Kontoauszüge mindestens
monatlich auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Bei Unstimmigkeiten ist zur Klärung
umgehend Kontakt mit der zentralen Buchhaltung aufzunehmen.
Haushaltswirksame Maßnahmen dürfen nur getroffen und Verträge nur abgeschlossen
werden, wenn zu deren Erfüllung Ausgabemittel zur Verfügung stehen. Kontenüberzüge
können grundsätzlich nicht bewilligt bzw. toleriert werden. Die Finanzabteilung ist
angewiesen, hierauf ein besonderes Augenmerk zu richten.
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2. Herkunft der Ausgabemittel (Einnahmen und Zuweisungen)
Organisationseinheiten, d.h. Fakultäten, Instituten bzw. Lehrstühlen, stehen Ausgabemittel
entweder durch Zuweisung von Geldern aus dem Haushaltsplan oder durch Einnahmen von
Dritten zur Verfügung.
Um Einnahmen zu erzielen, sollten die Organisationseinheiten jede Möglichkeit nutzen, die
sich bietet. Dazu können entsprechend Drittmittel bei der Industrie, DFG und weiteren
Drittmittelgebern eingeworben werden. Weitere Informationen hierzu gibt Ihnen gerne das
Referat Drittmittel und die Stabstelle Career Service der Zentralverwaltung. Es wird gebeten
zu beachten, dass auch diese eingeworbenen Drittmittel haushaltsrechtlich wie die
staatlichen Gelder zu bewirtschaften sind. Es gelten also für die zugewiesenen und die
selbst eingeworbenen Gelder die gleichen Bewirtschaftungsvorschriften. Daneben sollen
grundsätzlich auch alle Leistungen der Organisationseinheit an Dritte außerhalb der
Universität in Rechnung gestellt werden, soweit dies rechtlich zulässig ist. Soweit
Dienstleistungen innerhalb der Universität für andere Organisationseinheiten erbracht
werden, sollte ebenfalls geprüft werden, ob diese in Rechnung gestellt werden können.
2.1 Zuweisungen
Mit der Zuweisung von Ausgabemitteln wird gleichzeitig die Bewirtschaftungsbefugnis im
Sinne von VV Nr. 2 zu Art. 34 BayHO übertragen.
Die Zuweisung der jährlichen laufenden Budgets erfolgt durch das Haushaltsreferat i.d.R. am
Anfang eines Haushaltsjahres. Sie werden gebeten, besonderes Augenmerk auf eine
entsprechende Budgetplanung und Budgetüberwachung unter Beachtung der geltenden
Haushaltsvorschriften zu legen, d.h. so zu planen, dass das zugewiesene Geld bis zum
Jahresende reicht.
2.2 Einnahmen
Alle zu erwartenden Einnahmen sind in jedem Fall vor Zahlungseingang durch eine
Sollstellung, d.h. Debitorenrechnung oder Annahmeanordnung zu buchen. Sollte der
Ausnahmefall eintreten, dass ein Geldeingang auf das Bankkonto der Universität ohne die
entsprechende Sollstellung erfolgt, kann dieser Geldeingang nicht zugeordnet werden. Zur
Zuordnung des Geldeinganges muß die Sollstellung immer nachgeholt werden.
3. Bewirtschaftung und Buchung
Für die Durchführung von Buchungen ist grundsätzlich die Web-Anwendung von SAP zu
nutzen (Ausnahmen siehe Anlage 4). In begründeten Ausnahmefällen kann ein Formular
(abrufbar im Internet, Adresse siehe Anlage 1) oder die elektronische Datenverarbeitung
mittels einer Datei Verwendung finden. Ferner sind bei allen Buchungsvorgängen die
Rundschreiben aus dem Bereich Zahlungsverkehr, Steuerangelegenheit/Spenden zu beachten
(Eingestellt auf der Homepage der Universität Würzburg, Rubrik „Beschäftigte“, „Zentrale
Buchhaltung“)
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3.1 Kontierungsbegriffe
Die Kombination aus Finanzstelle und Fonds wird im Folgenden als Konto, die Kombination
aus Finanzstelle, Fonds, Finanzposition und Sachkonto als Kontierung bezeichnet.
Jeder Bewirtschaftungsvorgang wird finanztechnisch mit vier Merkmalen versehen, wobei
auf allen Zuweisungsschreiben einschließlich der jährlichen Grundzuweisung die ersten drei
Merkmale ausgewiesen werden. Diese sind wie folgt definiert:
3.1.1
Organisatorische Zuordnung durch die Finanzstelle
Bislang wurden organisatorische Zuordnungen auch durch Anordnungsstellen abgebildet.
Künftig wird diese Zuordnung im organisatorischen Bereich durch die Finanzstelle
getroffen.
3.1.2
Zweckbestimmung durch den Fonds
Bislang wurden insbesondere im Drittmittelbereich Zweckbestimmungen durch eigene
Anordnungsstellen abgebildet. Künftig wird die Zweckbestimmung durch Fonds
festgelegt. Laufende Mittel für Lehre und Forschung werden jetzt z.B. durch den Fonds
„UNIVERSAL“, Drittmittelprojekte unter der um die bisherige Prüfziffer verkürzten
Anordnungsstelle abgebildet, z.B. 841### für ein DFG-Projekt, 813### für ein
Bundesprojekt.
3.1.3
Sachliche Zuordnung durch die Finanzposition
Bislang wurden sachliche Zuordnungen durch Buchungsstellen (Kapitel/Titelgruppenbzw. Titel-Kombination) abgebildet. Künftig wird diese Zuordnung im sachlichen
Bereich durch die Finanzposition, welche sich aus Kapitel, Titelgruppe, Titel bzw.
Kostenart zusammensetzt, getroffen.
3.1.4
Vertiefte sachliche Zuordnung auf ein Sachkonto
Die Finanzposition wird bei der Buchung zusätzlich durch ein neues Merkmal, das
Sachkonto, weiter differenziert. Das Sachkonto ist die unterste und immer notwendige
Buchungsebene, es ermöglicht sowohl eine kaufmännische Buchführung als auch ein
Controlling.
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3.2 Bewirtschaftung und Buchung: Einnahmen
3.2.1
Sollstellung: Annahmeanordnung, Debitorenrechnung , Kreditorengutschrift
Zur Verarbeitung einer Einnahme muss eine Sollstellung erfolgen. Der Einnahmegrund
resultiert i.d.R. aus einer Rechnungsstellung an einen Dritten außerhalb der
nichtklinischen Universität, aus einer Mittelanforderung an einen Drittmittelgeber oder
aus einer Rückforderung an einen Kreditor (Falschüberweisung, Überzahlung einer
Rechnung).
Bei Verwendung des Einnahmetitels ist die Buchung über SAP als Debitorenrechnung
vorzunehmen. Die Finanzposition (Kapitel/Titel) ist dabei ein Einnahmetitel (Beispiel:
1517-28272 für Einnahmen von Spenden etc. oder auch 1517-12901 für
Betriebseinnahmen).
Bei Verwendung des Ausgabetitels ist die Buchung über SAP als Kreditorengutschrift
(Einnahme auf einem Ausgabetitel) vorzunehmen. Die Finanzposition ist dabei ein
Ausgabetitel (Beispiel 1517-54773, 1517-54777) oder bei Drittmittelprojekten eine
Drittmittelfinanzposition (Beispiel für DFG-Projekte: 92-0838, 92-0843), welche sich aus
einem Ausgabetitel ableitet.
Mit der Sollstellung ist ein Buchungskennzeichen zu vergeben. Es handelt sich hierbei
um eine „Einmalnummer“, welche der Zuordnung Geldeingang/Sollstellung dient.
Buchungskennzeichen können bei dem Referat 3.2 (Tel. 2892) in Listenform oder als
Überweisungsträger
angefordert
werden.
Buchungskennzeichen
von
nichtsteuerpflichtigen Fonds beginnen mit 15170, die steuerpflichtigen mit 15175. Das
Buchungskennzeichen ist von dem Zahlungspflichtigen als Verwendungszweck
anzugeben.
3.2.2 Interne Verrechnung
Jede Rechnung an eine Dienststelle innerhalb der nichtklinischen Universität ist
gleichzeitig mit der Erstellung der Rechnung zu verbuchen. Die Einnahme ist dabei stets
als „Rotabsetzung“ (Einnahme auf einem Ausgabetitel) zu buchen. Insbesondere auch
Betriebseinnahmen der Titelgruppe 77 sind hiervon erfasst.
Eine Interne Verrechnung wird vom Rechnungssteller in SAP gebucht, eine Rechnung
ausgedruckt und an den Rechnungsempfänger versandt. Die zahlende Stelle ergänzt die
Rechnung um ihre Kontierung und sendet das Formular an die zentrale Buchhaltung zum
Forderungsausgleich. Fälschlich erfasste interne Verrechnungen können nicht über die
Webbuchungsmaske storniert werden. Hinsichtlich der Beleglöschung muss das Referat
3.2 (Tel. 2885, 2892) kontaktiert werden.
3.2.3 Änderungsanordnung
Eine Änderung (auch Stornierung) einer Debitorenrechnung an eine externe Stelle ist
buchungstechnisch immer mit einem „Formular für Änderungen von
Debitorenrechnungen“ durchzuführen.
3.2.4
Dauereinnahmen
Für Dauereinnahmen (= wiederkehrende regelmäßige Einnahmen auf eine gleiche
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Kontierung) ist immer eine „Annahmeanordnung für wiederkehrende Einnahmen
(Muster 20 EDVBK)“ zu erstellen und an die zentrale Buchhaltung zur abschließenden
Bearbeitung weiterzuleiten.
3.2.5
Buchung von Geldeingängen
Für alle Geldeingänge müssen Sollstellungen (Annahmeanordnungen), d.h.
Debitorenrechnungen bzw. Kreditorengutschriften vorhanden sein. Geldeingänge mit
vorhandenen Sollstellungen werden durch die zentrale Buchhaltung automatisch auf der
entsprechenden Kontierung gebucht, wenn bei der Überweisung das
Buchungskennzeichen als Verwendungszweck verwendet wurde.
Sollte keine Sollstellung gebucht worden sein, wird der Geldeingang zunächst durch die
zentrale Buchhaltung verwahrt, bis eine entsprechende Sollstellung gebucht wurde. Die
Kontoverantwortlichen werden über den Geldeingang entsprechend informiert. Der
gesamte Vorgang, d.h. die Zuordnung des Geldeingangs zur Universität Würzburg durch
die Staatsoberkasse Bayern, die Suche des richtigen Kontos innerhalb der Universität, die
anschließende Mitteilung durch die zentrale Buchhaltung und die Buchung einer
Sollstellung durch Sie kann insgesamt mehrere Wochen in Anspruch nehmen und sollte
daher durch das Buchen von Sollstellungen vor dem Geldeingang vermieden werden.
3.2.6
Umbuchung von Einnahmen
Sind Geldeingänge erfolgt und diese versehentlich auf Finanzstellen, Finanzpositionen
oder Fonds gebucht, auf die sie sachlich nicht gehören oder schlicht falsch gebucht sind,
müssen diese Einnahmen umgebucht werden. Zur Umbuchung muss ein „Formular für
Umbuchungen“ verwendet werden. Sollte bei einer Umbuchung ein steuerpflichtiger
Fonds betroffen sein, ist das Formular in jedem Fall an den Sachbearbeiter für
Steuerangelegenheiten (Referat 3.2) zu senden.
3.2.7
Umschichtung von Zuweisungen
Sollen Budgets von einem Konto auf ein anderes Konto innerhalb der gleichen
Titelgruppe umgebucht werden, ist ein „Antrag auf Budgetumschichtung“ (liegt der
jährlichen Grundzuweisung bei) zu verwenden. Dieses Formular ist vom Kontoinhaber
des Mittelsenders zu unterschreiben. Das Umschichtungsformular ist immer an das
Referat 3.1 zu übersenden.
3.3
Bewirtschaftung und Buchung: Ausgaben
3.3.1
Allgemeines
Allen zu zahlenden Rechnungen geht immer ein Bewirtschaftungsvorgang (z. B. Kauf-,
Miet- oder Werkvertrag) voraus. Dem Bewirtschaftungsvorgang selbst muß i.d.R. eine
Ausschreibung oder eine Angebotseinholung vorausgehen, um eine Marktübersicht
hinsichtlich der günstigsten Möglichkeiten zu gewinnen. Bevor keine Preisvergleiche
angestellt wurden, darf grundsätzlich keine vertragliche Verpflichtung eingegangen
werden.
Rechnungsadressat muss die Universität Würzburg sein. Bei einer Privatadressierung darf
die Rechnung nicht direkt von der Universität Würzburg beglichen werden. Die
Bezahlung kann nur über den Umweg einer Auslagenerstattung erfolgen. Hierzu muss
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der Rechnungsempfänger zunächst die Zahlung privat verauslagen und sich diese
anschließend von der Universität Würzburg (unter Vorlage der Rechnung) erstatten
lassen.
3.3.1.1 Rechnungsprüfung/-angaben
a) Rechnungsprüfung
Eingehende Rechnungen sind von der zahlungsverpflichteten Stelle zu prüfen. Hierbei
sind insbesondere die nachstehenden Punkte zu beachten.




Rechnungsadresse: Adressat = Universität Würzburg oder Privatadressierung? (vgl.
Punkt 3.3.1)
Lieferung /Leistung bestätigt: Es ist gegen Unterschrift auf der Rechnung selbst
oder einem Lieferschein der Erhalt der Ware bzw. die Ausführung der Leistung zu
bestätigen.
fachtechnische Richtigkeit: Unterschrift gem. VV 14.2.1 zu Art. 70 BayHO, wenn
dem Feststeller der sachlichen Richtigkeit (Punkt b) besondere Fachkenntnisse zur
Beurteilung der Richtigkeit der Rechnung fehlen
ggf. ist die Skontoberechnung auf der Rechnung durchzuführen
b) Rechnungsangaben
Die Rechnung ist insbesondere mit den u.g. Rechnungsangaben zu versehen. Aufgrund
des Umfangs der Angaben wird empfohlen auch bei einer Belegbuchung in Eigenregie
über die Webbuchungsmaske hierfür die Zahlungsvordrucke der Zentralen Buchhaltung
(http://go.uni-wuerzburg.de/buchhaltung) zu verwenden. Alternativ hierzu können die
Angaben auch mittels eines Stempels auf der Rechnung vermerkt werden.







Kontierung (Finanzstelle, Fonds und Finanzposition)
ggf. Anlagennummer
ggf. Vermerk „Meldung an das Finanzamt“
ggf. Vermerk „Künstlersozialabgabepflichtig“
Sachliche und rechnerische Richtigkeit: Datum & Unterschrift gem. VV 12, 15 zu
Art. 70 BayHO)
Anordnungsbefugnis: Datum & Unterschrift gem. VV 20 zu Art. 70 BayHO
Buchungsvermerk (SAP-Belegnummer, Buchungsdatum)
3.3.1.2 Mitteilungen von Zahlungen an die Finanzbehörden
Die Universität hat Zahlungen für Lieferungen und Leistungen an Dritte (Privat, Firmen)
an das Finanzamt zu melden, wenn
o der Zahlungsempfänger nicht im Rahmen einer land- und forstwirtschaftlichen,
gewerblichen oder freiberuflichen Haupttätigkeit gehandelt hat
oder
o die Zahlung nicht auf das Geschäftskonto des Zahlungsempfängers erfolgt (§2
Satz 1 MV).
o kein Steuerabzug durchgeführt wird (§2 Satz 3 MV)
o es sich um wiederkehrende Bezüge handelt
oder
o bei einmaligen Zahlungen der jährliche Gesamtbetrag sämtlicher Zahlungen an
einen Empfänger mind. 1.500 € beträgt (§7 Abs. 2 MV).
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Hierunter fallen an der Universität insbesondere Gastvortragsvergütungen,
Stipendien, Erstattungen von Reisekosten, soweit sie an Nichtbeschäftigte gezahlt
werden, Werkverträge.
Das Rundschreiben zur Mitteilungsverordnung vom 13.05. und 26.06.2003 sowie das
Merkblatt über Mitteilung von Zahlungen an die Finanzbehörden sind zu beachten.
3.3.2
Kreditorenrechnungen (Inländische Rechnungen an die Universität)
Der Bucher erhält von der zahlenden Finanzstelle die Originalrechnung mit den
Bestätigungs- bzw. Anordnungsvermerken, alternativ eine Zahlungsnotiz mit der
Originalrechnung. Auf Grund dieser Zahlungsanweisung wird die Rechnung als
„Kreditorenrechnung“ überwiesen.. Ist die Zahlung der Finanzbehörde zu melden (vgl.
Punkt 3.3.1.2) so ist bei einer Buchung über SAP der Mitteilungsschlüssel „Meldung an
Finanzamt“ zu verwenden. Bei Literaturbuchungen fungiert die Universitätsbibliothek
als Anordnungsbefugte, daher ist der Anordnungsvermerk von der Universitätsbibliothek
vor der Buchung der Rechnung anzubringen. In der Regel übernimmt die
Universitätsbibliothek auch die SAP-Buchung für die jeweilige Finanzstelle.
3.3.3
Umbuchungen von Ausgaben
Sind Ausgabebuchungen erfolgt und diese versehentlich auf Finanzstellen,
Finanzpositionen oder Fonds gebucht, auf die sie sachlich nicht gehören oder schlicht
falsch gebucht sind, müssen diese Ausgaben umgebucht werden. Ausgabeumbuchungen
können von der Abteilung Finanzen lediglich im Sachmittelbereich durchgeführt werden.
Sollten Umbuchungen von Personalausgaben von einer Stelle auf die andere erfolgen
(beispielsweise durch die Umsetzung oder Verrechnung einer Person auf einer anderen
Finanzstelle oder Fonds), muss dies über die Personalabteilung der Universität Würzburg
bei dem zuständigen Landesamt für Finanzen (früher: Bezirksfinanzdirektion) erfolgen.
Sollte bei einer Umbuchung ein steuerpflichtiger Fonds betroffen sein, ist in jedem
Falle der Sachbearbeiter für Steuerangelegenheiten in der Abteilung Finanzen vorab zu
informieren und die Umbuchung anschließend mit dem Formular für Umbuchungen
vorzunehmen. Bei Anlageumbuchungen ist zwingend das Formular für Umbuchungen
von Anlagen zu verwenden.
Die Umbuchung von Ausgaben ist mit SAP grundsätzlich möglich. Globale
Ausgabeumschichtungen sind jedoch nicht möglich. Ausgaben können nur
sachkontengerecht umgebucht werden. Sollten sich die Anwender unsicher sein, ist die
Verwendung des Formulars Umbuchungen zu empfehlen. Nach erfolgter Buchung ist zur
Vervollständigung der Belegablage ein Ausdruck mit der dann angezeigten
Belegnummer zu fertigen.
3.3.4
Buchung von Auslandsrechnungen
Rechnungen ausländischer Lieferanten sind immer mit dem „Formular
Auszahlungsanordnung für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr (Muster 35 EDVBK)“
zu überweisen. Auch wenn der ausländische Lieferant ein deutsches Bankkonto hat, ist
immer dieses Formular zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass eine Überweisung ins
Ausland je nach ausländischer Bank bis zu mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.
Gerade bei diesem Formular ist es besonders wichtig, sämtliche Zahlungsangaben
sorgfältig auszufüllen. Die zentrale Buchhaltung (Tel. 31-2892) ist Ihnen da gerne
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behilflich.
Bei Rechnungen aus dem EU-Ausland ist weiterhin folgendes zu beachten
o Die Rechnung darf nur ohne Mehrwertsteuer gestellt und akzeptiert werden. Die
dieser Rechnung zugrundeliegenden Bestellungen müssen deshalb immer mit Angabe
der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (DE 134 187 690) der Universität in
Auftrag gegeben werden. Die umsatzsteuerlose Rechnung wird wie bisher mit dem
Steuerhöhekennzeichen (in Feld 24 der Auszahlungsanordnung) angeordnet. Die
Umsatzsteuer wird daraufhin automatisch berechnet, der jeweiligen Finanzstelle
nachträglich belastet und an das örtliche Finanzamt abgeführt. Bei Nichtberechnung
der Steuer drohen der Universität Strafen wegen Steuerverkürzung.
o Im Muster 35 EDVBK ist zwingend die IBAN-Nummer in das Feld 12 und der SwiftCode (bzw. BIC-Code) in das Feld 13 einzutragen.
3.3.5
Wiederkehrende Ausgaben
Bei regelmäßigen Auszahlungen an den gleichen Zahlungspartner bzw. bei regelmäßigen
Abbuchungen (passive Lastschrifteinzüge) muß das Formular „Auszahlungsanordnung
für wiederkehrende Auszahlungen (Muster 50 EDVBK)“ Verwendung finden. Für die
Teilnahme an dem Bayerischen Telekommunikationsverfahren ist das Formblatt
Auszahlungs-/Änderungsanordnung BayTKA F001 zu verwenden.
3.3.6
Abschlagszahlungen und deren Abwicklung
Alle Abschlagszahlungen und deren Abwicklung (z.B. Reisekosten) sind immer mit der
„Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen (Muster 30 EDVBK)“ anzuweisen.
Zwingend wie bei allen Auszahlungsanordnungen, sind hier natürlich auch die
zahlungsbegründenden Unterlagen wie z.B. Reisekostenabrechnungen oder auch die
Dienstreisegenehmigung (bei einem ersten Abschlag) beizufügen. Ohne diese Unterlagen
darf die zentrale Buchhaltung eine Auszahlung nicht veranlassen.
Bei der Buchung des ersten und aller weiteren Abschläge geben Sie bitte im Feld 22 des
Musters 30 den Abschlagsschlüssel ein (1. Abschlag, weiterer Abschlag). Des Weiteren
ist der Abschlag in Feld 03 mit einer eindeutigen Nummer zu versehen. Die Nummer
setzt sich zusammen aus der Finanzstelle, bei Drittmitteln dem Fonds und dem
Haushaltsjahr.
Beispiel: Sie zahlen einen Reisekostenabschlag aus einem Drittmittelprojekt 840999 im
Haushaltsjahr 2008. Die Abschlagsnummer lautet jetzt: 840999/08. Zusätzlich wird von
der zentralen Buchhaltung nach der Buchung eine laufende Nummer hinzugefügt. So
könnte die vollständige Abschlagsnummer lauten: 840999/0801.
Diese Nummer bleibt für diesen gesamten Vorgang (1. Abschlag, weitere Abschläge in
gleichem Zahlfall und Schlussabrechnung) gleich. Die Abschlagsnummer ist somit
immer eindeutig und gilt für alle Abschläge einer bestimmten Reise. Mit jedem weiteren
(= anderen) Abschlagszahlfall, der diesen Fonds betrifft, erhöht sich die laufende
Nummer um 1, im Beispiel 840999/0802.
Zur Abwicklung des Abschlags ist im Feld 22 des Musters immer der
Abschlagsschlüssel 9 (Schlusszahlung) und im Feld 03 die Abschlagsnummer zu wählen.
Die Abschlagsnummer ändert sich gegenüber der Abschlagszahlung nicht, im Beispiel
840999/0801. Im Feld 23 ist die Summe der abgerechneten Abschlagsauszahlungen
(ohne Schlusszahlung) anzugeben.
Es bestehen 3 Möglichkeiten zur Abschlagsabwicklung:
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1. Der Gesamtbetrag der Abrechnung übersteigt den Abschlag, d.h. es ist eine
Schlusszahlung an den Zahlungspartner zu leisten.
2. Der Gesamtbetrag der Abrechnung entspricht genau dem Betrag der
Abschlagszahlung. Hier ist eine Nullabrechnung des Abschlags vorzunehmen, d.h.
die Schlusszahlung beträgt 0 Euro. Auch hier ist Muster 30 an die zentrale
Buchhaltung zu schicken mit den entsprechenden Angaben wie bei Punkt 1.
3. Der Abschlag war zu hoch und muss ganz oder teilweise vom Zahlungspartner
zurückgezahlt werden. Auch hier muss eine Mitteilung wie bei Ziffer 2 mit der
Abschlagsnummer an die zentrale Buchhaltung erfolgen, dass der erfolgte Abschlag
auszubuchen ist. Zur Annahme des Rückzahlungsbetrages ist eine
Annahmeanordnung/ Sollstellung zu erstellen.
3.3.7
Abrechnung der Handvorschüsse und Geldannahmeermächtigungen
Die Handvorschüsse und Geldannahmen müssen wie bisher über die Zahlstelle
Sanderring mit dem „Formular Auszahlungs- und Annahmeanordnung für Abrechnungen
Muster 70 EDVBK“ abgerechnet werden. Dort erfolgt die Buchung über das zentrale
System zugunsten oder zulasten der jeweiligen Finanzstelle.
4
Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche
Bei der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln gilt der Grundsatz des Vier-AugenPrinzips. Das bedeutet, dass vor Buchung einer Einnahme oder Ausgabe durch die
entsprechenden
Sachbearbeiter
eine
Anordnung
des
Verantwortlichen
(Lehrstuhlinhaber bzw. Projektleiter) erfolgen muß.
Grundsätzlich soll der SAP-Anwender nicht sachlich/rechnerisch richtig zeichnen und nicht
anordnen.
4.1
Buchung
4.1.1 Buchung mit Formular
Die Verwirklichung dieses Prinzips erfolgt im Bereich der Formular-Anwender durch die
Unterschriften auf den Formularen.
4.1.2 Buchung mit SAP
4.1.2.1 Web Anwendung von SAP
Die eigentliche Anordnung bzw. Überwachung der Zahlungstätigkeiten eines
Sachbearbeiters erfolgt vom Verantwortlichen entweder durch Unterschrift einer
Zahlungsnotiz oder direkt auf der Rechnung.
Nachdem die SAP-Anwender direkt auf dem zentralen Rechner buchen, erfolgt die
Überweisung auch effizient und schnell i.d.R. am nächsten Morgen, wogegen bei den
Formularbuchungen zwischen 3 und 5 Tagen einkalkuliert werden muss.
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4.1.2.2 Elektronische Datenverarbeitung mittels Datei
Die Anordnung erfolgt seitens des Sachbearbeiter mittels der Übersendung eines
unterschriebenen Formulars („Sammelauszahlungsanordnungen“ (per eMail oder Fax
(31-7144))) mit der entsprechenden Buchungsdatei per E-Mail an die zentrale
Buchhaltung ([email protected]). Als Mindestinhalt enthält das Formular
Dateiname (fortlaufende Nummer), die Anzahl der Datensätze und die zu überweisende
Gesamtsumme.
Die zentrale Buchhaltung verbucht daraufhin die Datei und kontrolliert anhand des
Protokolls die Anzahl der Buchungen und die Gesamtsumme. Abschließend wird das
Buchungsprotokoll
in
Dateiform
(pdf-Format)
mit
dem
Formular
„Sammelauszahlungsanordnung“ an den Sachbearbeiter als Buchungsbestätigung per EMail zurückgesandt.
4.2
Datenermittlung und Datenerfassung
Die Verteilung der Haushaltsmittel, die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit auf den Zahlungsnotizen, Rechnungen und formellen Kassenanordnungen
und die Ermittlung aller weiteren für die Zahlung und Buchung erforderlichen Daten
werden von den nach der Geschäftsverteilung zuständigen Bediensteten vorgenommen.
Sie sind für die richtige und vollständige Ermittlung der zu verarbeitenden Daten
verantwortlich.
Eine Unterschrift des Anordnungsbefugten (Leiter einer Organisationseinheit bzw. eines
Projekts, etc.) ist ohne Ausnahme vor der Buchung auf der Rechnung oder Zahlungsnotiz
erforderlich. Der Anordnungsbefugte übernimmt mit seiner Unterschrift die
Verantwortung, dass u.a. Ausgabemittel zur Verfügung stehen und Zahlungen bei der
entsprechenden Buchungsstelle geleistet werden dürfen. Der Anordnungsbefugte hat
dabei die Möglichkeit, durch die Einsicht in seine Kontoauszüge, direkt im System oder
auch telefonisch bei der zentralen Buchhaltung nachzufragen, ob noch ausreichende
Mittel vorhanden sind.
4.3 Betreuung
Für die Verwaltung des neuen Buchungssystems und die Anwendung sind unterschiedliche
Tätigkeits- und Verantwortungsbereiche eingerichtet:
4.3.1
SAP
Die Betreuung der Funktionen der Webbuchungsmaske erfolgt grundsätzlich durch die
zentrale Buchhaltung. Sollten Sie Fragen zu den Buchungsarten, zu technischen Details
oder auch zu Funktionen haben, wird Ihnen der Anwendungsberater (Ref. 3.2, Tel. 312885, [email protected]) weiterhelfen, bzw. bei technischen Problemen die
entsprechenden Stellen einschalten.
4.3.2
Strukturen
Sollten Sie Fragen zu Strukturen (Anordnungsstellen, Finanzstellen, Finanzpositionen,
Fonds) haben, wird das Ref. 3.1, Tel. 31-2018, gerne behilflich sein.
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4.3.3
Dienstanweisung Mittelbewirtschaftung
Seite 11
Haushalts- und kassentechnische Fragen
Die zentrale Buchhaltung steht Ihnen natürlich weiterhin in allen Fragen der Abwicklung
von Zahlungsvorgängen zur Verfügung (Tel. 31-2886 und 31-2893).
4.3.4
Ändern von Lieferanten- oder Kundendaten
Das Datenpflegeteam der zentralen Buchhaltung ([email protected], Fax
31-7144) ändert bzw. richtet zentral alle Lieferanten und Kundendaten ein, damit dieser
Datenstamm nur einmal vorgehalten werden muss. Zur Einrichtung oder Änderung sind
entsprechende Rechnungskopien zu übersenden.
4.3.5
Datenübermittlung
Nachdem die Buchungsmaske direkt auf den zentralen SAP-Rechner zugreift, ist von
Seiten der SAP-Anwender keine Datenübermittlung mehr erforderlich. Die Daten des
zentralen Rechners werden jeweils vormittags im Zeitraum ab 08:00 Uhr an die
Staatsoberkasse Bayern übertragen. Durch die Übertragungswege von der
Staatsoberkasse zu den auszahlenden Banken muss immer noch (Inland) mit ca. 3-5
Tagen Überweisungsdauer gerechnet werden.
5
Nachweis der Einnahmen und Ausgaben/Listenführung
5.1 Journallisten/Tagesabschlusslisten
Nach Beendigung aller Buchungsarbeiten eines Tages müssen die SAP-Anwender
Tageslisten (ohne Details ausreichend) ausdrucken. Diese Ausdrucke sind in einem eigenen
Ordner 10 Jahre aufzubewahren.
5.2 Haushaltsüberwachungslisten/Kontoauszüge
In einer Übergangsphase wird wie bisher am Monatsende von der zentralen Buchhaltung
für jede einzelne Anordnungsstelle ein Kontoauszug erstellt und je nach Wunsch entweder
per E-Mail oder in ausgedruckter Form per Papier versandt. Dabei ist aber die
Anordnungsstelle verantwortlich, dass immer die neueste Email-Adresse bei der zentralen
Buchhaltung vorliegt. Es wird deshalb gebeten, die Änderungen von eMail-Adressen im
Zusammenhang mit Kontoauszügen jeweils der zentralen Buchhaltung per E-Mail
mitzuteilen.
Es ist beabsichtigt, diese Informationen tagesaktuell aus dem Internet abrufbar zur
Verfügung zu stellen.
5.3 Aufbewahrung und Ablage der Ausdrucke und Belege
Die Kontoauszüge sind nach Anordnungsstellen monatsweise abzulegen.
Aufbewahrungszeit der Belege und Listen beträgt grundsätzlich 10 Jahre.
Die Belegaufbewahrung ist nach zwei Arten möglich:
1. Nach Haushaltsjahr, Fonds/Finanzstelle/Finanzposition getrennt
2. Nach Haushaltsjahr und Kreditor/Debitor alphabetisch getrennt
Die
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Seite 12
2. zdA: 3.1 – 530.600
h:\53 universitätskasse,kassenaufsicht,zahlstellen\530 universitätskasse\600 sap einführung im haushaltsbereich
allgemeines\dienstanweisung.doc
Die Beauftragte für den Haushalt der Universität Würzburg
H. Mikoteit-Olsen
Kanzlerin
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Seite 13
Anlage 1: Internetadressen der Finanzverwaltung
Haushaltsgesetz, Haushaltsvollzugsrichtlinien, Inventarisierung, Anlagen, Exkursionen,
Mittelverteilung, Rundschreiben/Vordrucke, Second-Hand-Shop:
http://www.uni-wuerzburg.de/fuer/beschaeftigte/haushaltsangelegenheiten/
Zentrale Buchhaltung mit Dienstanweisung, Bankverbindung, Rundschreiben/Vordrucke,
SAP-Adressen, SAP-Fallstudien, Steuerangelegenheiten:
http://www.uni-wuerzburg.de/fuer/beschaeftigte/zentrale_buchhaltung/
Einkauf mit Links zu Rahmenverträgen, Rundschreiben/Vordrucken:
http://www.uni-wuerzburg.de/ueber/universitaet_wuerzburg/verwaltung/abteilungen/abt3/33__einkauf/
Drittmittel mit Rundschreiben, Förderungsinfos etc:
http://www.uni-wuerzburg.de/fuer/beschaeftigte/drittmittel/
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Seite 14
Anlage 2: Zahlungsnotiz
Interne Zahlungsnotiz
Finanzstelle
Fonds
Finanzposition/Sachkonto
Zahlungsbetrag
Anlage
sachlich/rechnerisch richtig
Datum und Unterschrift des
Anordnungsbefugten
Buchung
Datum,Unterschrift,BelegNr.
JA
(Anlagennummer(n) siehe Rechnung)
Julius-Maximilians-Universität
Abteilung Finanzen
Dienstanweisung Mittelbewirtschaftung
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Anlage 4: Ausnahmen
Anordnungsart
Organisationseinheit
Ausschließlich per Formular
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Referate /Stabstellen (Zentralverwaltung)
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Referat 2.2 (Lehraufträge; Semesterbeiträge)
Referat 2.5 (Erasmus-Stipendien)
Rechtsmedizin (Debitorenrechnungen (TG 77))
ElektronischeDatenverarbeitung
(Buchungsdatensatzübermittlung per Datei)