Spezifikationsbericht Das Elektronische Ratsinformations-

Transcrição

Spezifikationsbericht
„Das Elektronische Ratsinformationssystem“
Von
Leipzig
Freiburg im Breisgau
Rosenheim
Würzburg
Im Rahmen der Initiative
MEDIA@Komm-Transfer
Gefördert vom
Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
Koordiniert und unterstützt von
Transferagentur MEDIA@Komm-Transfer
Capgemini Deutschland GmbH
Oktober 2006
IMPRESSUM
Impressum
Dieser Bericht ist Teil der Veröffentlichungsreihe „Spezifikationsberichte“ im Rahmen des Projekts MEDIA@Komm-Transfer, das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie im Zeitraum Frühling 2004 bis Herbst 2006 gefördert wurde.
Herausgeber:
Referat P3 – Öffentlichkeitsarbeit –
www.bmwi.de
Download:
www.mediakomm-transfer.de
Redaktion:
Transferkommune Leipzig, Peter Bormann, Fachbereichsleiter Softwarelösungen der LeCoS
GmbH, Astrid Huckauf, Projektmanagerin bei der LeCoS GmbH, Jürg Schrödl, Abteilungsleiter Organisation und Dienste im Hauptamt der Stadt Leipzig
Transferkommune Freiburg, Susanne Krehl, Leiterin des Ratsbüros der Stadt Freiburg
Transferkommune Rosenheim, Manfred Grundei, Leiter des Amtes für Informationsverarbeitung
Transferkommune Würzburg, Dr. Bernd Schmitt, Leiter des Projekts <Würzburg integriert!>
Unterstützt durch Transferagentur MEDIA@Komm-Transfer, Ricarda König, Evelyn Saal, Dr.
Norbert Niemeier, Koordinator bei der Erstellung der Berichte, Capgemini Deutschland
GmbH, Public Services
Qualitätsgesichert durch Dr. Norbert Niemeier (Projektleiter) und Ricarda König, Capgemini
Deutschland GmbH, Public Services
Design und Umsetzung Inhalt:
Graphic Services, Capgemini Deutschland GmbH
Stand: Oktober 2006
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VORWORT
Vorwort
An der Nahtstelle von Staat, Wirtschaft und Bürger sind leistungsfähige Kommunen
ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Landes. In Verbindung mit einer Optimierung der Prozesse bietet der Einsatz von E-GovernmentLösungen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. So können kommunale Aufgaben
effizienter erbracht werden. Die Qualität und Transparenz der Dienste kann gesteigert werden. Der Kontakt zu Bürgern und Wirtschaft wird verstärkt. Erweiterte Dienstleistungen werden möglich.
Anders als auf den Ebenen von Bund und Ländern mit ausgeprägten E-GovernmentInitiativen stehen die ca. 12.000 Kommunen und Kreise vor der großen Aufgabe, geeignete Lösungen mit beschränktem Know-how und Ressourcen bereitzustellen. Mit
dem Förderprogramm MEDIA@Komm hat das Bundesministerium für Wirtschaft und
Technologie (BMWi) in den Jahren 1999 bis 2003 die Entwicklung von rechtssicherem kommunalem E-Government maßgeblich vorangetrieben. Wichtige Standards für
Dienste der öffentlichen Verwaltung (OSCI) mit großer Bedeutung auch für Bund und
Länder (SAGA, KoopA ADV) sind entstanden.
Mit MEDIA@Komm-Transfer hat das BMWi seine Aktivität zum E-Government in den
Jahren 2004 bis 2006 fortgeführt. Zentrale Handlungsfelder waren Harmonisierung,
Verbreitung und Internationalisierung. Getragen wird MEDIA@Komm-Transfer von
20 Transferkommunen, die in einem Wettbewerb aus mehr als 100 Interessenten
ausgewählt wurden, und der Transferagentur, die vom BMWi mit der zentralen Koordination beauftragt wurde.
Die Transferkommunen haben 24 mit Blick auf E-Government besonders relevante
kommunale Themen ausgewählt und in enger Abstimmung untereinander sowie in
eigener Regie erarbeitet. Die Ergebnisse liegen nun in Form von Spezifikationsberichten vor. In diesen Berichten wurden strategische, technische, funktionale und organisatorische Anforderungen an E-Government untersucht. Den Transferkommunen, die diese Themen mit hohem Einsatz bearbeitet haben, und den Experten der
Qualitätssicherung gilt ein besonderer Dank.
Die in den Spezifikationsberichten zusammengetragenen Anforderungen, Verfahren,
Vorgehensweisen und Erfahrungen stehen allen Akteuren für eigene weitere Schritte
in das E-Government zur Verfügung. Aufgezeigter Nutzen und Wirtschaftlichkeit der
harmonisierten Verfahren machen deutlich, dass E-Government sich lohnt für Verwaltung, Wirtschaft und Bürger. Als Leitfäden sollen diese Spezifikationsberichte Impulse für den Transfer und die Verbreitung des E-Governments in Deutschland geben und helfen, bisherige Zurückhaltung in der Umsetzung zu überwinden.
Ein Erfolgsfaktor von MEDIA@Komm-Transfer waren Netzwerke und Kooperationen,
die zwischen Kommunen und zwischen Staat und Wirtschaft geknüpft wurden. Jetzt
kommt es darauf an, dass die Akteure und Netzwerke (Kommunen, Datenzentralen
und Softwareunternehmen, Deutschland-Online, kommunale Spitzenverbände, Ver-
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VORWORT
bände der Wirtschaft, Initiative D21) die angestoßenen Entwicklungen weiterführen
und für möglichst flächendeckende Breitenwirksamkeit sorgen. Denn E-Government
entwickelt sich mehr und mehr zu einem wesentlichen Standortfaktor im globalen
Wettbewerb.
Berlin, im Oktober 2006
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INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis
Impressum.................................................................................................................. 2
Vorwort ....................................................................................................................... 3
Inhaltsverzeichnis...................................................................................................... 5
Abbildungsverzeichnis.............................................................................................. 7
Tabellenverzeichnis................................................................................................... 8
Abkürzungsverzeichnis............................................................................................. 9
1
Einleitung.......................................................................................................... 12
1.1
Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte........................................... 12
1.2
Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts „Das
elektronische Ratsverfahren“ ................................................................. 14
2
Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@Komm-Transfer .......... 16
3
Beschreibung des Verfahrens „Das Elektronische
Ratsinformationssystem“ ............................................................................... 19
4
3.1
Definition ................................................................................................ 19
3.2
Einsatzfelder........................................................................................... 20
3.3
Nutzen für verschiedene Nutzergruppen................................................ 20
3.4
Wirtschaftlichkeit .................................................................................... 22
3.5
Rechtliche Rahmenbedingungen ........................................................... 24
3.6
Berücksichtigung sonstiger Standardisierungs-aktivitäten ..................... 25
Die Spezifikation des Verfahrens „Das Elektronische
Ratsinformationssystem“ ............................................................................... 26
4.1
4.2
4.3
Funktionale Anforderungen .................................................................... 26
4.1.1
Das elektronische Ratsinformationssystem im integrierten EGovernment ............................................................................ 26
4.1.2
Grundlegende Funktionen ...................................................... 26
4.1.3
Entscheidung über optionale Funktionalitäten........................ 34
Technische Anforderungen .................................................................... 34
4.2.1
Integration in die vorhandene IT-Struktur ............................... 34
4.2.2
Technische Umsetzung der Funktionalitäten.......................... 36
4.2.3
Sicherheit................................................................................ 39
4.2.4
Ergonomische Anforderungen ................................................ 42
Organisatorische Anforderungen ........................................................... 44
4.3.1
Organisationsformen des Sitzungsdienstes ........................... 44
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INHALTSVERZEICHNIS
4.3.2
Ratsinformationssystem-Workflow ......................................... 48
4.3.3
Einbindung der Mitarbeiter ..................................................... 55
Literaturverzeichnis................................................................................................. 57
Anhang 1: Vorschriften der Gemeindeordnung des Landes BadenWürttemberg..................................................................................................... 59
Anhang 2: Dokumentenarten am Beispiel von Leipzig ........................................ 60
Anhang 3: Klassenkonzept am Beispiel der Stadt Leipzig .................................. 62
Anhang 4: Sicherheitshinweise für die Nutzung des elektronischen
Ratsinformationssystems durch Ratsmitglieder am Beispiel der Stadt
Freiburg ............................................................................................................ 68
Anhang 5: Informationsunterlagen für die Einweisung der Stadträte der Stadt
Rosenheim........................................................................................................ 70
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ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte ....................................... 13
Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des EGovernments ............................................................................................................. 17
Abbildung 3: Das elektronische Ratsinformationssystem in einer integrierten EGovernmentumgebung .............................................................................................. 36
Abbildung 4: Sicherheitsvorkehrungen am Beispiel der Stadt Rosenheim................ 41
Abbildung 5: Schematischer Verfahrensablauf des elektronischen
Ratsinformationssystems in Rosenheim.................................................................... 45
Abbildung 6: Mischform zentraler und dezentraler Sitzungsdienst am Beispiel der
Stadt Freiburg ............................................................................................................ 47
Abbildung 7: Ratsinformationssystem-Workflow am Beispiel der Stadt Rosenheim . 50
Abbildung 8: Ratsinformationssystem-Workflow am Beispiel der Stadt Freiburg ...... 52
Abbildung 9: Stadtverwaltung Leipzig – Bearbeitungsdurchlauf für Vorlagen ........... 55
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TABELLENVERZEICHNIS
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Übersicht Nutzen eines eRIS für die verschiedenen Nutzergruppen........ 22
Tabelle 2: Funktionalitäten eines elektronischen Ratsinformationssystems .............. 29
Tabelle 3: Arten der Hilfefunktionen........................................................................... 34
Tabelle 4: Technische Anbindung der Funktionalitäten eines elektronischen
Ratsinformationssystems........................................................................................... 37
Tabelle 5: Klassenkonzept......................................................................................... 67
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ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Abkürzungsverzeichnis
BfR
Büro für Ratsangelegenheiten
BITV
Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung
BMWi
Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (vormals
Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, BMWA)
BSI
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
bzgl.
bezüglich
bzw.
beziehungsweise
ca.
cirka
DB OBM
Dienstberatung Oberbürgermeister
d.h.
das heißt
DIN
Deutsches Institut für Normung
DMZ
Demilitarisierte Zone
EDV
Elektronische Datenverarbeitung
E-Government
Electronic Government
E-Mail
Electronic Mail
eis
elektronisches Ratsinformationssystem
etc.
et cetera
EUR
Euro
ggf.
gegebenenfalls
HTTP
Hypertext Transfer Protocol
HTTPS
Hypertext Transfer Protocol Secure
HTML
Hypertext Markup Language
ID
Identifikator
insbes.
insbesondere
jpg
Joint Photographic Experts Group (das im Web am weitesten
verbreitete Grafikformat für Fotos)
i. d. R.
in der Regel
IP
Internet Protocol
ISIS-MTT
Industrial Signature Interoperability Specification - MailTrusT
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IT
Informationstechnik/-technologie
KBSt
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für
Informationstechnik in der Bundesverwaltung
KGSt
Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement
LAN
Local Area Network
Mio.
Millionen
o. g.
oben genannte
OSCI
Online Services Computer Interface
PAS
Publicly Available Specification
PC
Personal Computer
PIN
Persönliche Identifikationsnummer
PKI
Public Key Infrastructure
PDF
Portable Document Format
PPP
Public Private Partnership
PVG
Personalvertretungsgesetz
s.
siehe
s. a.
siehe auch
SächsGemO
Sächsische Gemeindeordnung
SAGA
Standards und Architekturen für E-Government
SigG
Signaturgesetz
sog.
so genannte
SSL
Secure Sockets Layer oder auch Secure Server Line, ein
Netzwerkprotokoll zur sicheren Übertragung u.a. von Internetseiten
s. u.
siehe unten
TIF
Tagged Image File Format (Dateiformat zur Speicherung von
Bilddaten)
TOPs
Tagesordnungspunkte
s. u.
siehe unten
usw.
und so weiter
u. U.
unter Umständen
VIS
Verwaltungsinformationssystems
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VPN
Virtual Private Network
vgl.
vergleiche
wg.
wegen
WiBe
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
XÖV
Zusammenfassung der verschiedenen, fachlich orientierten
Standards für den interoperablen Datenaustausch im EGovernment
XML
Extensible Markup Language
z. B.
zum Beispiel
z. T.
zum Teil
z. Z.
zurzeit
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EINLEITUNG
1
Einleitung
Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer des Bundesministeriums für Wirtschaft und
Technologie verfolgt das Ziel, E-Government auf kommunaler Ebene zu fördern. Ein
Netzwerk von zwanzig Transferkommunen erarbeitete Ansätze im nationalen und
internationalen Bereich, wie kommunales E-Government weiterentwickelt werden
kann. Hierbei wurden sie von der Transferagentur unterstützt, die durch Capgemini
Deutschland gestellt wird.
Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer ist in drei Aufgabenbereiche untergliedert (nähere Informationen siehe Kapitel 2):
•
Harmonisierung: Ziel der Harmonisierung war es, Anforderungen an kommunales E-Government über regionale Grenzen hinweg zu bestimmen und zu dokumentieren. Die Transferkommunen haben sich hierfür in Arbeitsgruppen zusammengefunden und mit Unterstützung der Transferagentur zu einzelnen Themenstellungen Spezifikationsberichte erarbeitet, die ein wesentliches Ergebnis der Initiative MEDIA@Komm-Transfer darstellen.
•
Verbreitung: Die in den Transferkommunen vorliegenden Erfahrungen und die
Ergebnisse der Harmonisierung wurden auf zentralen und regionalen Veranstaltungen einem breiten Publikum vorgestellt und in individuellen Workshops mit interessierten Kommunen diskutiert. So wurde eine breite Öffentlichkeit für das
Thema kommunales E-Government erreicht.
•
Internationale Kooperation: Weiteres Ziel war es, auch auf internationaler Ebene kommunales E-Government aus Deutschland bekannt zu machen und mit internationalen Initiativen zu vernetzen. Kooperationen wurden insbesondere im
Bereich der EU und Osteuropa etabliert.
Bei dem hier vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Spezifikationsbericht
aus dem Aufgabenbereich der Harmonisierung. Im Folgenden werden die Ziele und
Inhalte der Spezifikationsberichte zunächst allgemein und anschließend bezogen auf
das in diesem Bericht behandelte Verfahren erläutert.
1.1
Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte
Ein wesentliches Resultat der Arbeiten der einzelnen Vorhaben im Rahmen der Harmonisierung sind die Spezifikationsberichte. Die Spezifikationsberichte beschreiben
Verfahren und Konzepte mit dem Ziel, eine Harmonisierung innerhalb des kommunalen E-Governments voranzutreiben (s. Abbildung 1).
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EINLEITUNG
Der Spezifikationsbericht liefert
keine …
Der Spezifikationsbericht ist …
• … komplette Beschreibung der
Verfahren
• … eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens hinsichtlich
• … Charakterisierung der Verfahren nach dem SAGA-Prinzip
(Viewpoint etc.)*
– der Grundmerkmale wie
Funktionalität, Nutzen,
Wirtschaftlichkeit
• … Standards im Sinne der Festlegung von Lösungen
– der technischen, funktionalen
und organisatorischen Anforderungen
• … Anleitung zum Roll-out von
Produkten
• … ein Leitfaden zur Handhabung des Verfahrens in den
Kommunen
* Vgl. KBSt 2005
Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte
Hauptadressaten1 der Spezifikationsberichte sind folglich zuerst Kommunen,2 die
sich damit befassen, die in den Spezifikationsberichten beschriebenen Anwendungen
oder Komponenten des E-Governments einzuführen. Zweite Zielgruppe sind Unternehmen, die Softwarelösungen für die in den Berichten beschriebenen E-Government-Anwendungen und -Komponenten entwickeln.
Die Spezifikationsberichte dienen vor allem als Leitfaden. Darüber hinaus sind es Berichte aus der Praxis mit Fallbeispielen zur Verdeutlichung von abstrakten Anforderungen. Weiterhin stellen die Transferkommunen ihre Vorgehensweisen zum jeweiligen Harmonisierungsverfahren vor. Damit wird der pragmatische Charakter der Spezifikationsberichte deutlich hervorgehoben.
Die Spezifikationsberichte sind das Ergebnis von interkommunalen Arbeitsgruppen,
in denen die beteiligten Transferkommunen kooperativ zusammengearbeitet haben.
Die Grundlage der Berichte sind die konkreten Entwicklungs- und Implementierungsaktivitäten der Kommunen, die an der jeweiligen Arbeitsgruppe beteiligt waren. Die
Definition und Konkretisierung der jeweiligen Inhalte der Spezifikationsberichte erfolgte gemeinsam mit der Transferagentur. Um die Berichte auf ein solides Fundament
1
In dem vorliegenden Dokument wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gesonderte Nennung beider
Genera verzichtet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich sowohl weibliche als auch
männliche Personen gemeint.
2
Der Begriff „Kommunen“ wird hier als Oberbegriff für alle kommunalen (Gebiets-)Körperschaften, wie Gemeinden,
Kreise, kreisfreie Städte oder Kommunalverbände mit eigenen Selbstverwaltungsaufgaben, verwendet (vgl. Andersen
1997, S. 174).
13 von 86
EINLEITUNG
zu stellen, wurden diese von Anfang an mit Experten aus Kommunen, Verbänden,
Wissenschaft und Wirtschaft abgestimmt. Hiermit geht die Zielstellung einher, einen
möglichst breiten Konsens herzustellen und somit eine Doppel- oder Parallelarbeit an
Spezifikationen in verschiedenen kommunalen Gremien zu vermeiden. Dies schont
wertvolle Ressourcen und reduziert aufwändige und – aufgrund oftmals verfestigter
Interessenlagen – mühselige Ex-post-Abstimmungen mit ungewissem Ausgang. Überdies ist im Falle verwaltungsebenen-übergreifender Anwendungen und Verfahren
die frühzeitige Kooperation bei der Erstellung von Spezifikationen zwingend.
Vor diesem Hintergrund wurden die Spezifikationen in allen relevanten Harmonisierungsvorhaben mit den Vertretern der nationalen Gremien (z. B. TeleTrusT, DIN,
OSCI-Leitstelle) diskutiert und mit den Arbeitsgruppen der Initiative DeutschlandOnline abgestimmt. Außerdem wurde bei der Erarbeitung der Spezifikationen der
Sachverstand der Vertreter der MEDIA@Komm-Regionen Bremen, Esslingen und
des Städteverbundes Nürnberg hinzugezogen, sofern dies inhaltlich geboten schien
und alle Beteiligten dies als sinnvoll ansahen.
1.2
Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts
„Das elektronische Ratsverfahren“
Der Spezifikationsbericht „Das elektronische Ratsinformationssystem (eRIS)“ soll
Kommunen als Handlungsleitfaden bei der Einführung eines derartigen elektronischen Fachverfahrens dienen. Es sind vielfältige Aspekte und Anforderungen dabei
zu berücksichtigen, die je nach Bedarfslage der einzelnen Institutionen abzuwägen
sind. Die Arbeitsgruppe hat versucht, alle wichtigen und notwendigen Module eines
eRIS zu beschreiben. Bereichert wird der Bericht insbesondere durch die unterschiedlichen Erfahrungen und Probleme, denen die Mitglieder der Arbeitsgruppe in
ihren eigenen Vorhaben zu diesem Thema gegenüberstanden.
An der Erstellung des Spezifikationsberichts wirkten mit:
•
für die federführende Transferkommune Leipzig:
-
Herr Peter Bormann, Fachbereichsleiter Softwarelösungen der LeCoS
GmbH;
-
Frau Astrid Huckauf, Projektmanagerin bei der LeCoS GmbH;
-
Herr Jürg Schrödl, Abteilungsleiter Organisation und Dienste im Hauptamt
der Stadt Leipzig;
•
für die beteiligte Transferkommune Freiburg Frau Susanne Krehl, Leiterin des
Ratsbüros der Stadt Freiburg;
•
für die beteiligte Transferkommune Rosenheim Herr Manfred Grundei, Leiter des
Amtes für Informationsverarbeitung;
•
für die beteiligte Transferkommune Würzburg Herr Dr. Bernd Schmitt, Leiter des
Projekts <Würzburg integriert!>;
14 von 86
EINLEITUNG
•
unterstützend von der Transferagentur:
-
Frau Ricarda König, Mitarbeiterin im Bereich Public Services der Capgemini Deutschland GmbH;
-
Frau Evelyn Saal, Mitarbeiterin im Bereich Public Services der Capgemini
Deutschland GmbH;
-
Herr Dr. Norbert Niemeier, Koordinator bei der Erstellung der Berichte,
Mitarbeiter im Bereich Public Services der Capgemini Deutschland GmbH.
Die Autoren danken Herrn Dr. Uwe Kassner, Mathematiker, Mitglied des Rates der
Stadt Bergisch-Gladbach und Hauptreferent der KGSt i. R., und Herrn Jan Hegewald,
sd&m AG, für wertvolle Anregungen zu diesem Spezifikationsbericht.
Der folgende Spezifikationsbericht beginnt mit der Darstellung der Initiative
MEDIA@Komm-Transfer im Hinblick auf die Inhalte und Ziele der Harmonisierung.
Im nachfolgenden Kapitel wird das Verfahren eRIS selbst definiert und anhand der
Aspekte Einsatzfelder, Nutzen für verschiedene Nutzergruppen, Wirtschaftlichkeit
und gesetzliche Grundlagen beschrieben. In Kapitel 4 werden schließlich die Anforderungen an das Fachverfahren aus organisatorischer, funktionaler und technischer
Sicht näher ausgeführt. Da es für die organisatorische Umsetzung in der Praxis verschiedene Möglichkeiten gibt, werden drei Anwendungsbeispiele aus den Transferkommunen Leipzig, Freiburg und Rosenheim zum Abschluss des Kapitels vorgestellt.
Im Anhang sind weiterführende und ergänzende Dokumente zu speziellen Themen
aufgeführt.
15 von 86
HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE
MEDIA@KOMM-TRANSFER
2
Harmonisierung im Rahmen der Initiative
MEDIA@Komm-Transfer
Harmonisierung ist – wie eingangs dargestellt – neben der Verbreitung und der Internationalisierung eine der drei Hauptaktivitäten der Initiative MEDIA@Komm-Transfer
des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi, vormals Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, BMWA).
Diese Initiative ist ein wesentlicher Pfeiler der Bemühungen der Bundesregierung,
eine leistungsfähigere und dabei kostengünstigere öffentliche Verwaltung zu schaffen. MEDIA@Komm-Transfer unterstützt im Rahmen von Deutschland-Online die
Modernisierung der Kommunalverwaltungen in Deutschland. Ein selbstorganisierter
Prozess der Entwicklung und Verbreitung von E-Government-Verfahren wird in Gang
gebracht, der geeignet ist, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen, die Beteiligungsmöglichkeiten für die Bürgerinnen und Bürger zu fördern und die Nachfrage bei Hardund Softwareherstellern sowie bei Dienstleistern zu erhöhen.
MEDIA@Komm-Transfer soll dazu beitragen, die Entwicklung von E-Government
bundesweit zu beschleunigen und zu harmonisieren sowie die Position des
E-Government-Standorts Deutschland im internationalen Wettbewerb zu verbessern.
Durch die Verknüpfung besonders viel versprechender kommunaler und regionaler
Initiativen zu einem länderübergreifenden E-Government-Netzwerk sollen der Transfer von Best-Practice-Verfahren und von Know-how erleichtert, Standards weiterentwickelt und Selbstorganisationsprozesse für die weiterführende Verbreitung angestoßen werden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensiviert werden, damit das Wachstums- und Beschäftigungspotenzial von E-Government genutzt
werden kann. Dies schließt auch die Vertiefung internationaler Kontakte und Kooperationen zur Förderung der digitalen Integration Europas und die Erschließung neuer
Exportchancen mit ein.
Die zwanzig MEDIA@Komm-Transfer-Kommunen, welche im Jahre 2003 im Rahmen einer Interessenbekundung von einer unabhängigen Jury, gebildet aus Vertretern der kommunalen Spitzenverbände,3 des BMWi und der Wissenschaft, ausgewählt wurden, entwickeln Verfahren und Komponenten. Sie beschreiben diese unter
technischen, funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten.
Zur Unterstützung und Koordination der dezentralen Aktivitäten in den Transferkommunen wählte das BMWi die Unternehmensberatung Capgemini als Transferagentur
für die mehr als zweijährige Laufzeit des Projekts MEDIA@Komm-Transfer aus.
Die Harmonisierungsvorhaben im MEDIA@Komm-Transfer-Projekt haben eine wesentliche Bedeutung in der Herausbildung von zukunftsfähigem E-Government, das
3
Die kommunalen Spitzenverbände haben sich beim letzten Wahlgang ihrer Stimme enthalten.
16 von 86
MEDIA@KOMM-TRANSFER
als integriertes, nutzenorientiertes und wirtschaftliches E-Government – fokussiert auf
medienbruchfreie Transaktionen – zu verstehen ist.
Harmonisierung bedeutet, jenseits der historisch gewachsenen, zum Teil gravierend
unterschiedlichen Lösungsansätze, einzelne Verwaltungsverfahren bzw. Komponenten in ihren wesentlichen Anforderungen zu spezifizieren. Es werden funktionale und
technische Anforderungen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur Gewährleistung einer rechtsverbindlichen, authentifizierten und sicheren Transaktion
zwischen kommunaler Verwaltung und ihren Kunden ausreichend und detailliert dargestellt.
Nach Maßgabe des in Art. 28a Grundgesetz verbrieften kommunalen Selbstverwaltungsrechts und des sich daraus ableitenden, spezifisch kommunalen Vergaberechts
können weiterreichende Ziele, wie etwa eine für die Kommunen und Marktteilnehmer
verbindliche Standardisierung von Verfahren und Komponenten, nicht verfolgt werden. Standardisierungen kann es unter den verfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland nur für die Bundesverwaltung und die Landesbehörden in ihrem rechtlichen Wirkungsbereich geben. So können sich Bundes- und Landesverwaltungen dazu verpflichten, zur Unterstützung der internen wie externen Aufgabenverrichtung und Kommunikation standardisierte Verfahren und Produkte beispielsweise
aus der XÖV-Welt zu verwenden. Gegenüber den Kommunen wird es dagegen immer nur ein Angebot geben, ein einheitliches Verfahren zu nutzen.
Von zentraler Bedeutung ist die Präzisierung unterschiedlicher Themenstellungen in
den Spezifikationsberichten, sei es in technischer, funktionaler oder organisatorischer
Hinsicht. Dies bedeutet, dass durch die Spezifikationsberichte eine Klärung der Semantik erfolgt. Bestehende Ansätze und Lösungen werden konkret für die Kommunen beschrieben und ausgearbeitet. Diese können als Richtschnur für das Handeln
der Kommunen dienen. Bei spezifischen Anpassungen können einzelne Kommunen
die Inhalte der Spezifikationsberichte auf ihren konkreten Bedarf hin ausrichten (siehe Abbildung 2).
Leitbild von zukunftsfähigem E-Government
Inhalt der Harmonisierung
Ziel
Zukünftiges Ergebnis
Beschreibung der technischen, funktionalen und
organisatorischen Anforderungen der Verfahren und
Komponenten des
E-Governments
Handlungssicherheit für
Kommunen und
Dienstleister
Modernisierung der
Kommunalverwaltung
Klärung der Semantik für
E-Government-Anbieter und
-Nachfrager
Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des
E-Governments
Weiterhin besteht die Hoffnung, dass die mit den Spezifikationsberichten gegebene
Harmonisierung der Verfahren dazu führen wird, dass Kommunen ihre Ausschreibungen weitgehend nach diesen harmonisierten Verfahren ausrichten und Softwarehersteller zunehmend ihre Produkte entsprechend der Verfahrensbeschreibungen
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MEDIA@KOMM-TRANSFER
entwerfen bzw. anpassen. Dies ist ein Beitrag, um dem Flickenteppich aus Einzellösungen durch eine relative Vereinheitlichung der Vorgehensweisen und der Softwareprodukte – oder zumindest deren Schnittstellen – entgegen zu wirken.
Harmonisierungsaktivitäten bewegen sich strikt im vorwettbewerblichen Raum, dienen aber dazu, den Wettbewerb transparenter zu gestalten. Harmonisierung trägt
somit dazu bei, das Handlungsfeld für Kommunen wie für Produkt- und Dienstleistungsanbieter transparent zu gestalten und einen gemeinsamen Bezugsrahmen für
Angebot und Nachfrage zu schaffen.
Was ist nun der Gegenstand der Harmonisierung? Betrachtet werden die technischen, funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das jeweilige Verfahren. Nur wenn der Datenaustausch aufgrund einheitlicher Protokolle und eindeutiger
semantischer Festlegungen erfolgt, können Transaktionen medienbruchfrei und mit
gegenüber heutigen Verhältnissen erheblich verringertem Aufwand durchgeführt
werden. Zukunftsfähiges E-Government ist ferner nur möglich, wenn die Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung und in den Kooperationen mit externen (privaten
oder öffentlichen) Akteuren angepasst sind. Eine wesentliche Aufgabe der Spezifikationsberichte besteht folglich darin, für die jeweiligen Harmonisierungsvorhaben die
technischen und funktionalen Merkmale der Verfahren bzw. Komponenten zu definieren und die organisatorischen Voraussetzungen zu identifizieren, die einen Datenaustausch und einen optimierten Geschäftsprozess möglich machen sowie die Funktionalität des Verfahrens sicherstellen.
18 von 86
BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS „DAS
ELEKTRONISCHE RATSINFORMATIONSSYSTEM“
3
Beschreibung des Verfahrens „Das Elektronische Ratsinformationssystem“
Bevor die Verfahrensanforderungen näher erläutert werden, bedarf es der grundlegenden Definition des eRIS. Außerdem werden die Einsatzfelder und der Nutzen für
die verschiedenen Nutzergruppen dargelegt. Kurz ausgeführt wird in diesem Kapitel
auch der Aspekt der Wirtschaftlichkeit. Der rechtliche Rahmen für das Verfahren wird
abgesteckt und Hindernisse aufgezeigt.
3.1
Definition
Vom Deutschen Institut für Normung (DIN) wurde in der Publicly Available Specification (PAS) 10364 das eRIS als ein „Verfahren zur Online-Information der Bürger über
die Arbeit des Rates (Stadtrat, Gemeinderat) definiert. 5 Die zusammengestellte Tagesordnung zum öffentlichen Teil jeder Ratssitzung wird online veröffentlicht. Die
Vorlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten werden ebenso im Internet veröffentlicht wie die Protokolle zu den besprochenen Tagesordnungspunkten.“
Diese Definition deckt jedoch nur einen Teilbereich ab. Vielmehr soll ein derartiges
Online-Verfahren den “politischen Geschäftsprozess der Ratsarbeit in seinen Teilprozessen informationstechnisch unterstützen“ (so KGSt-Bericht 03/2004).6
Die MEDIA@Komm-Transfer-Arbeitsgruppe geht in ihren Ausführungen noch darüber hinaus: Die Einführung eines elektronischen Ratsinformationssystems unterstützt und stärkt die Ratsarbeit. Dem Rat, den Ausschüssen, den Gremien, der Verwaltung und der Öffentlichkeit können relevante Informationen ohne großen Aufwand
bereitgestellt und mit Hilfe der Webtechnologie neue Interaktionsmöglichkeiten zwischen diesen Beteiligten geschaffen werden.
Weitere Aspekte sind:
•
Aufbau einer Datenbank für Recherchezwecke,
•
Unterstützung des Controllings – Wirkungskontrolle,
•
papierarme bis hin zu einer papierlosen Verwaltung und
•
Stärkung der Demokratie.
4
Vgl. DIN 2004.
5
Diese Aufzählung ist erweiterbar um beispielsweise: Kreistag, Ausschuss und Ortsbeirat, möglich auch für die Anwendung bei Vertreterversammlungen in Zweckverbänden und anderen kommunalen Gremien.
6
Vgl. KGSt 2004.
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3.2
Einsatzfelder
Das elektronische Ratsinformationssystem erleichtert und verbessert vorrangig in der
öffentlichen Verwaltung die Zusammenarbeit der Verwaltung mit den Ratsmitgliedern,
Kreistagen, Ausschüssen, Beiräten, Fraktionen, etc. Denkbar ist weiter ein Einsatz in
den öffentlich oder privatrechtlich geführten Gesellschaften unter Beteiligung von
kommunalen Gremien. Adaptiert werden könnte dieses System auch für rein private
Unternehmen, in denen analoge Sitzungsdienststrukturen existieren.
3.3
Nutzen für verschiedene Nutzergruppen
Durch eine integrierte E-Governmentlösung für ein eRIS innerhalb einer Institution
wird Nutzen für drei Zielgruppen generiert:
Mitglieder des Rates
Ein eRIS unterstützt die Mitglieder des Rates bei der Informationsbeschaffung zu aktuellen und vergangenen Sitzungen (Ratsinformationssystem über das Internet). Das
Ratsinformationssystem ist uneingeschränkt, sowohl abends als auch am Wochenende, durch den Rat nutzbar. In dem System sind alle für den Rat organisatorisch
und inhaltlich relevante Informationen integriert (z. B. Sitzungskalender mit direkter
Verlinkung zu den Tagesordnungspunkten der jeweiligen Sitzungen mit allen zugehörigen Beratungsunterlagen). Damit sind die Räte nicht mehr an die Öffnungszeiten
der Verwaltung und den Postweg gebunden. Das Informationsniveau wird angehoben und ermöglicht damit ein qualifizierteres und effizienteres Arbeiten. Die Anfragen
der Ratsmitglieder bei der Verwaltung gehen durch den direkten Zugriff auf die Datenbank der Ratsbeschlüsse merklich zurück. Auch die Papier-Archivierung im privaten Arbeitszimmer ist nicht mehr nötig.
Bürger
Ein eRIS fördert das Interesse der Bürger an der lokalen Politik und macht diese
transparent, indem es für alle freien Zugang, d. h. ohne Passwortschutz oder sonstige Beschränkung, zu allen Dokumenten der öffentlichen Gremiensitzungen bietet.
Diese Funktion eines Bürgerinformationssystems im Internet ist ein Teil des eRIS und
somit Baustein einer neuen, offeneren Informationskultur.
Verwaltung
Weiterhin soll eine Vereinfachung der mit der Ratsarbeit verbundenen administrativen Aufgaben innerhalb der Verwaltung (Vorbereitung der Sitzungen, Vorlagenerarbeitung, Nachbereitung, Sitzungsdienst, etc.) erreicht werden. Ein eRIS erleichtert die
Arbeit der Verwaltung, indem einerseits in einem freien Bereich alle Mitarbeiter –
analog dem Bürger – Zugriff auf die öffentlichen Informationen erhalten. Andererseits
werden in einem passwortgeschützten Bereich bestimmten Mitarbeitern mittels
Zugriffsrechten (s. Kapitel 3.1.2), entsprechend ihrer dienstlichen Funktion, auch
20 von 86
nichtöffentliche Beratungsunterlagen zur Recherche zur Verfügung gestellt. Diese
Funktion eines Verwaltungsinformationssystems des eRIS wird i. d. R über das Intranet betrieben. Die Verwaltung kann dadurch Vorgänge schneller und effizienter bearbeiten. Ein wichtiger Aspekt ist auch, dass die jeweiligen Fachabteilungen weniger
durch Anfragen beansprucht werden.
Durch den ständigen Zugriff auf nur eine Datenbank können Mehrfachablagen von
Beschlüssen in Papierform in der jeweiligen Fachabteilung vermieden und Kosten
reduziert werden.
Zusammenfassung
Der jeweilige Nutzen eines eRIS gestaltet sich für die verschiedenen Gruppen im Detail wie folgt:
Nutzen
Räte/
Gremien
Bürger
Verwaltung
Erleichterung der Arbeit durch zeitund ortsunabhängigen Zugriff auf
Informationen (Detailansichten möglich) und Bearbeiten7 der Unterlagen
√
√
Reduzierung der Papierablage/Mehrfachablagen, dadurch Reduzierung der Lagerkosten, ggf.
Wegfall von Mikroverfilmungen
√
√
Unterstützung der Antrags- und Beschlussverfolgung, sog. Beschlusscontrolling
√
√
Bürgerbeteiligung:
a) Bessere Information und Transparenz für die Bürger sowie
Presse über die öffentlichen Beschlüsse des Rates/der Gremien
b) Erhöhung der Teilhabe am aktiven kommunalen Politikgeschehen und damit Stärkung der Demokratie (Bürgerbeteiligung)
Reduktion von Medienbrüchen und
des Papierverbrauchs beim Erstel-
7
√
√
√
√
√
√
Öffentliche Dokumente dürfen grundsätzlich nicht durch den Bürger bearbeitet werden Aus diesem Grund sollten
derartige Dokumente im PDF-Format mit Lese- und Druckrechten zur Verfügung gestellt werden.
21 von 86
Räte/
Gremien
Nutzen
Bürger
Verwaltung
len der Sitzungsdokumente
Pflege und Speicherung von Daten
an nur einer Stelle
√
√
Wegfall von Mehrfacherfassungen
und Reduktion von Erfassungsfehlern, dadurch Zeiteinsparung und
Effizienzerhöhung
√
√
Möglichkeit der selbständigen Recherche, getrennt nach öffentlichen
und nichtöffentlichen Dokumenten
je nach Zugriffsrecht in der Datenbank, dadurch schnelleres Auffinden durch Volltextrecherche und
Senkung der Verwaltungsanfragen
sowie nachhaltige Entlastung des
Sitzungsdienstes
√
√
√
Finanzielle Einsparungen:
•
Sinkende Materialkosten bei der
Erstellung/Archivierung der Unterlagen (Papier, Kopierer, Ordner, etc.)
•
Wegfall des Versands der Sitzungsunterlagen (Briefmarken,
Umschläge, Papier, Kopierer,
etc.)
•
Sinkende Personalkosten
√
√
Tabelle 1: Übersicht Nutzen eines eRIS für die verschiedenen Nutzergruppen
3.4
Wirtschaftlichkeit8
Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Einführung eines eRIS muss eine Vielzahl
von Aspekten betrachtet werden, die jedoch immer unter Berücksichtigung der örtlichen Besonderheiten zu untersuchen sind:
8
Zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit von IT-Investitionen siehe das Verfahren „WiBe“. Aktuelle Versionen stehen
kostenfrei zum Download auf der Homepage der KBSt unter www.kbst.bund.de bereit.
22 von 86
•
Hardware: Sind Neubeschaffungen notwendig oder kann die vorhandene Hardware effektiv und effizient genutzt werden? Hier sollte einem Verfahren der Vorzug gegeben werden, das mit der bereits vorhandenen Technik lauffähig ist, s. a.
die Ausführungen in Kapitel 4.2.
•
Software: Kann ein Standardverfahren erworben werden oder ist eine Individualentwicklung sinnvoll? Wie hoch sind laufende Kosten für Wartung/Lizenzen/Support und Betrieb?
•
Schnittstellen: Wie viele und wie aufwändige Schnittstellen sind zu den vorhandenen (Fach-)Verfahren, wie Sitzungsgeldabrechnung, Ressourcenmanagement,
etc. notwendig?
•
Verknüpfung zu anderen Funktionen (z. B. Suchmaschine): Wie viele Informationen sollen bereitgestellt werden?
•
Einführungsaufwand: Welche Kosten verursachen eine Anpassung der Anwendung an Kundenbedürfnisse, organisatorische Festlegungen, Installation, Parallelbetrieb, Umorganisation der Arbeitsplätze, Einführung Zugriffsrechte- und Nutzeradministration, etc.?
•
Schulungsaufwand und Anwenderbetreuung (ständige Weiterbildung).
•
Betriebsaufwände (Server, Netz, Arbeitsplatz, Administration).
•
Aufwand für Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten.
Finanzielle Einsparungen können dadurch erzielt werden, dass Rat und Verwaltung
elektronischen Zugang zu den Unterlagen erhalten und hierdurch geringere Papier-,
Druck-, Versand- und Registraturaufwände entstehen. Arbeitserleichterungen und
damit Einsparungen ergeben sich weiter durch die Verwendung gängiger und einheitlicher Datenformate. Mittelfristig sind Einsparungen jedoch nur möglich, wenn zunehmend auf rein durchgängig elektronische Prozesse umgestellt wird. Um die reibungslose Umstellung zu gewährleisten, bedarf es der Festlegung von Übergangsregelungen.
Die Besonderheit des Vorhabens besteht darin, dass mit Hilfe der Implementierung
eines eRIS in erster Linie qualitative Verbesserungen realisierbar sind. Eine ausschließliche Darstellung der monetären Einsparungen entspreche daher nicht dem
Gesamtbild der erzielten Verbesserungen.
23 von 86
3.5
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Verwaltung der Sitzungen der politischen Gremien wird durch die landesspezifischen Vorschriften der Gemeindeordnungen9 geregelt, weitere Rechtsvorschriften
(wie Datenschutzgesetze, Barrierefreiheitsrichtlinien des Bundes/der Länder) sind bei
der Einführung eines eRIS zu beachten.
Gemeindeordnungen
Aufgrund der historisch bedingten Besonderheiten der Gemeindeordnungen ist besonderes Augenmerk auf die Ladung der Räte zu den Sitzungen zu legen. Hier muss
explizit neben der schriftlichen Ladung auch der elektronische Weg möglich sein.10
Beispielhaft ist hier die Gemeindeordnung von Baden-Württemberg anzuführen (vgl.
Anhang 1).11
Überdies ist der Aspekt der Verschwiegenheitspflicht zu beachten. Für die elektronische Nutzung des Ratsinformationssystems bedeutet dies konkret, dass die Ratsmitglieder nichtöffentliche Beratungsunterlagen, bei deren Behandlung in den Gremien
die Verschwiegenheitspflicht gilt, weder ausgedruckt noch elektronisch an Externe
weiterleiten dürfen. Dies gilt auch für öffentliche Drucksachen in der nichtöffentlichen
Vorberatung. Die Verschwiegenheitspflicht endet erst mit dem Abschluss der letzten
nichtöffentlichen Vorberatung.
Datenschutz
Öffentliche Drucksachen und Anlagen stehen im eRIS über Internet ohne Einschränkung und weltweit zur Verfügung. Suchmaschinen bieten die Möglichkeit einer gezielten Datensuche und -auswertung. Daher legen die Landesdatenschutzbeauftragten
an die im Internet publizierten öffentlichen Drucksachen besonders strenge Maßstäbe an.
Die Ersteller von Beratungsunterlagen sind deshalb angehalten, folgende Dinge zu
beachten:
•
Keine Nennung personenbezogener Daten wie z. B. Namen, Adressen, Telefonnummern von verfahrensbeteiligten Bürgern, Antragstellern, etc.
•
Stattdessen anonymisierte Formulierungen, wie z. B. „Die Angrenzer vertreten die
Auffassung...“, „Ein Gespräch mit den Verfahrensbeteiligten ergab...“ verwenden.
9 In Deutschland liegt die Zuständigkeit zur Regelung der Gemeindeverfassung nach Art. 70 GG bei den Ländern.
Folglich existieren entsprechend der Selbstverwaltungsgarantie des Art. 28 Abs. 2 Satz 1 GG und der
Landesverfassungen Gemeindeordnungen, die Aufbau, Struktur, Zuständigkeit, Rechte und Pflichten der
kommunalen Organe wie Verwaltung, Gemeindevertretung, Gemeindevorstand, Bürgermeister, Beiräte, Ausschüsse usw. regeln. Diese werden lediglich in den Stadtstaaten Berlin, Hamburg und Bremen durch die jeweiligen Landesverfassungen überlagert, weil dort jeweils die Stadt auch den Staat bildet.
10 Unter Heranziehung der §§ 126 und 126 a des Bürgerlichen Gesetzbuches bedeutet dies, dass die Schriftform nur
durch die elektronische Form ersetzt werden kann, wenn sich nicht aus dem Gesetz etwas anderes ergibt. Folglich ergibt sich die Form aus den Regelungen der Gemeindeordnung.
11 Vgl. Gemeindeordnung für Baden-Württemberg 2000.
24 von 86
•
Werden als Anlagen Schreiben von Bürgern beigefügt, sind o. g. Daten zu
schwärzen.
Datenschutzrechtlich maßgebend sind in jedem Falle die landesspezifischen Datenschutzgesetze und die aufgrund diverser Spezialgesetze (z. B. Sozialgesetzgebung)
evtl. dazu erlassenen Verordnungen bzw. Restriktionen. Schon rechtzeitig vor Beschaffung bzw. Eigenentwicklung des Produktes ist der örtliche Datenschutzbeauftragte in das Verfahren einzubinden. Eine Echtverarbeitung ist nur nach formeller und
definitiver Freigabe des Verfahrens durch den örtlichen Datenschutzbeauftragten zulässig.
Einbindung der Personalvertretung
Entsprechend der im jeweiligen Bundesland geltenden Personalvertretungsgesetze
und ggf. in den Kommunen getroffener sonstiger Regelungen (Dienstvereinbarungen
über die Einführung neuer Software, Dienstvereinbarungen über den Umgang mit
EDV, etc.) zur Mitbestimmung bzw. Abstimmung sind auch die Personalräte vor der
Einführung eines eRIS intensiv einzubeziehen.
3.6
Berücksichtigung sonstiger Standardisierungsaktivitäten
Auf die Aktivitäten anderer Standardisierungsgremien wie Deutschland-Online oder
Bund-Online 2005 konnte an dieser Stelle nicht zurückgegriffen werden, da das eRIS
in keiner deren Vorhaben thematisiert wird. Nach Meinung der Arbeitsgruppe ist das
Fachverfahren eRIS vorrangig für den kommunalen Bereich von Bedeutung.
25 von 86
DIE SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „DAS
4
Die Spezifikation des Verfahrens „Das Elektronische Ratsinformationssystem“
4.1
Funktionale Anforderungen
In diesem Kapitel werden die Funktionalitäten eines integrierten RIS näher dargelegt.
Zunächst wird die Eingliederung des Fachverfahrens eRIS in die vorhandene ITInfrastruktur erläutert und anschließend seine grundlegenden und zusätzlichen Funktionen.
4.1.1
Das elektronische Ratsinformationssystem im integrierten
E-Government
Ein eRIS muss in die vorhandene IT-Struktur eingebettet werden, d. h. es muss so
aufgebaut sein, dass es auf andere Fachverfahren zurückgreifen kann, damit zukünftig eine integrierte Kommunalverwaltung erreicht werden kann. Die technischen Aspekte richten sich dabei jeweils nach den infrastrukturellen Gegebenheiten vor Ort.
Weitere Ausführungen dazu sind im Kapitel 4.2.1 enthalten.
4.1.2
Grundlegende Funktionen
Die Verwaltung der politischen Gremien ist sehr facettenreich. Dementsprechend
sind auch die Funktionen sehr vielseitig, die ein eRIS bieten kann. Es gibt sog. Kernfunktionen, die das System leisten muss. Abhängig von den Bedürfnissen der Nutzer,
der Finanzlage der Kommune und der Entscheidungsträger können außerdem Zusatzfunktionalitäten integriert werden.
In der nachfolgenden Tabelle sind alle grundlegenden und zusätzlichen Funktionen
des Systems aufgeführt und deren Inhalt kurz dargelegt. Ausgewählte Funktionen
werden anschließend näher beschrieben. Zudem werden die jeweils betroffenen Nutzergruppen zugeordnet. Der Bezug der Funktionalitäten zu den technischen Aspekten wird im Kapitel 4.2.1 hergestellt.
26 von 86
Funktionale
Anforderungen
Inhalt
Vorgangs•
und Dokumentenverwaltung
*
Vorbereitung, Erstellung,
Bearbeitung, Datenablage von:
─ Anfragen
─ Einladungen (Bringschuld/Holschuld)
Nutzer
Kern- oder
Zusatzfunktion
•
Fachabteilung
Kernfunktion
•
Sitzungsdienste
•
Rat/Gremien
•
Bürger/Presse
•
Fachabteilung
•
Sitzungsdienste
─ Tagesordnungen
─ Beratungsunterlagen
(Drucksachen), einschließlich Anlagen
─ Ergänzungs- und
Änderungsanträge
─ Beschlüsse
─ Sitzungsniederschriften
Recherche*
möglichkeit
•
•
Beschluss*
controlling
Differenzierte
Zugriffsrech*
teverwaltung
Ressourcen-
Aufbau einer Datenbank
mit den o. a. Dokumenten
•
Integration bestehender
•
Dokumente (Umfang der
Alt-Datenerfassung individuell zu entscheiden)
Kernfunktion
Rat/Gremien
Bürger/Presse
•
interne/externe Recherchemöglichkeit (Suchmaschinenfunktionalität)
•
Verfolgung der Beschlüsse bis zur endgültigen Abarbeitung
•
Sitzungsdienste
•
Rat/Gremien
•
Verwaltungsspitze
•
Authentizität
•
Fachabteilung
•
Schreibrechte
•
Sitzungsdienste
•
Leserechte
•
Rat/Gremien
•
Änderungsdienst
•
Bürger/Presse
•
Raumplanung
•
Fachabteilung
Zusatzfunktion
Kernfunktion
Zusatzfunk27 von 86
Funktionale
Anforderungen
Inhalt
Nutzer
Kern- oder
Zusatzfunktion
management
•
Raumausstattung
•
Sitzungsdienste
tion
•
sonstiges Equipment
•
Personalienmanagement •
Sitzungsdienste
Kernfunktion
•
Funktionenmanagement
•
Gremienbesetzung
•
Abrechnung Sitzungsgeld
Stammdatenverwaltung
Sitzungsgeld*
abrechnung
•
Verfügbarkeit
Sitzungster*
minkalender
Hilfefunktion
Diskussionsforen und
Chatrooms
Kostenerstattungen/Aufwandsentschädigungen/
•
Personalabteilung
•
Sitzungsdienste
•
Personalabteilung
•
Kasse
•
Auslagen
•
Ausfallsicherheit
•
Fachabteilung
•
zeitlich und räumlich unabhängige Nutzung
•
Sitzungsdienste
•
Rat/Gremien
•
Wartung
•
Bürger/Presse
•
Aktualisierung der Daten/
Replikationszeiten
•
Erstellung
•
Fachabteilung
•
Pflege
•
Sitzungsdienste
•
zentraler Zugriff
•
Rat/Gremien
•
automatisierte Terminverwaltung
•
Bürger/Presse
•
Verlinkung zu den Dokumenten
•
Unterstützung bei der
Bedienung der Oberfläche (Handbuch als PDF,
Online-Hilfe, SupportHotline)
•
Fachabteilung
•
Sitzungsdienste
•
Rat/Gremien
•
Bürger/Presse
•
Bereitstellung
•
Fachabteilung
•
Moderation
•
Sitzungsdienste
•
Redaktion
•
Rat/Gremien
•
Bürger/Presse
Zusatzfunktion
Kernfunktion
Kernfunktion
Zusatzfunktion
Zusatzfunktion
28 von 86
Funktionale
Anforderungen
*
Inhalt
Nutzer
Kern- oder
Zusatzfunktion
Nähere Ausführungen siehe fortlaufender Text.
Tabelle 2: Funktionalitäten eines elektronischen Ratsinformationssystems
Vorgangs- und Dokumentenverwaltung
Die wichtigste Funktionalität eines eRIS besteht aus der Vorbereitung, Erstellung,
Bearbeitung und Archivierung der Dokumente. Es gibt eine Vielzahl von Dokumentenarten, die je nach Institution differieren können. Ein Praxisbeispiel aus Leipzig ist
im Anhang 2 beigefügt. Die dem Beispiel Leipzig zu entnehmenden Kategorien von
Vorlagen sind so oder unter einer ähnlichen Bezeichnung in jeder Verwaltung anzutreffen.
Die Dokumente können in den gängigen Office-Formaten (DOC, XLS, PPT) sowie in
den Formaten PDF, TIF, JPEG, JPG, BMP, etc. in das System eingestellt werden.
Für die Veröffentlichung von Dokumenten im Internet hat sich das „PDF-Format“ der
Firma Adobe als Standard12 etabliert. Das bedeutet, dass Word-Dokumente in PDFDateien konvertiert werden müssen, bevor sie online gestellt werden. Im günstigsten
Fall wird dieser Vorgang durch die Sitzungsdienstanwendung automatisiert unterstützt. Muss man hier manuell eingreifen, benötigt man dafür eine Software, mit der
man die Dokumente nicht nur lesen, sondern auch editieren kann. Will man sich das
Konvertieren in das PDF-Format sparen, so kann man auch die Word-Dokumente
veröffentlichen. In diesem Fall ergeben sich jedoch wesentliche Nachteile:
•
Die Dokumente können nur von Nutzern gelesen werden, die Word oder einen
(kostenlosen) Word-Viewer installiert haben. Ggf. können Schwierigkeiten aufgrund unterschiedlicher Wordversionen auftreten.
•
Die Inhalte der Dokumente sind veränderbar. Es ist kaum zu verhindern, dass ein
Nutzer das Dokument inhaltlich verändert und dann lokal ausdruckt. Dies ist zwar
auch bei PDF-Dokumenten nicht gänzlich unmöglich, aber technisch erheblich
schwieriger.
•
Word-Dokumente können leicht Makroviren enthalten, während PDF-Dokumente
sicherer sind.
Für das Lesen von PDF-Dokumenten benötigt der Nutzer einen „PDF-Reader“, welcher kostenlos als Download im Internet erhältlich ist. Damit ist gewährleistet, dass
12
Der neue Standard ISO 19005-1 definiert ein Dateiformat, das auf PDF basiert und sicherstellt, dass elektronische
Dokumente über einen langen Zeitraum ihr Erscheinungsbild beibehalten – unabhängig von den Anwendungen und
Systemen, mit denen sie erstellt wurden – und auch in Zukunft wieder gefunden und wiederhergestellt werden können.
29 von 86
Dokumente in diesem Format von jedem Internet-Nutzer problemlos gelesen werden
können.
Sollen auch grafische Informationen bereitgestellt werden, so ist darauf zu achten,
dass die Größe dieser Dateien eine bestimmte sinnvolle Grenze nicht überschreitet,
da ansonsten insbesondere Nutzer mit niedriger Bandbreite des Internet-Zugangs
lange Ladezeiten in Kauf nehmen müssen.
Es muss daher stets ein adäquates Dateiformat gewählt werden, da je Format starke
Unterschiede in der Dateigröße festzustellen sind. Zu empfehlen sind je nach Art der
Information die Formate JPG, PDF oder HTML. Weniger empfehlenswert sind hingegen das TIF-Format oder die proprietären Formate einiger Geoinformationssysteme.
Recherchemöglichkeit
Das eRIS sollte für alle Nutzergruppen (vgl. Kapitel 3.3) eine Volltextrecherche in den
publizierten Dokumenten bieten und die Ergebnisse entsprechend der erteilten
Zugriffsberechtigung darstellen. Wichtig sind hierbei eine intuitiv bedienbare Suchmaske sowie die Möglichkeit, mit mehreren Suchworten zu suchen und die Suche
zeitlich bzw. nach Gremien einzugrenzen.
Recherche: Praxisbeispiel Freiburg
In Freiburg können die Nutzer in den Rubriken Vorlagen (= Beratungsunterlagen),
Sitzungen (= Tagesordnungen von Sitzungen mit den dazugehörigen Beratungsunterlagen) und Beschlüsse (zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten) in aktuellen
und historischen Daten suchen. Dies geschieht mittels einer Volltextrecherche über
alle Substantive im gesamten Text von Beratungsunterlagen und Beschlüssen. Die
Suche ist komfortabel über drei Suchfelder mit UND/ODER-Verknüpfung möglich und
kann sowohl zeitlich als auch nach Gremien differenziert werden. Siehe Gemeinderat
online unter http://www.freiburg.de.13
Beschlusscontrolling
Das Beschlusscontrolling ermöglicht es, zu jedem in einem Gremium gefassten Beschluss:
•
den für die Umsetzung verantwortlichen Personenkreis zu benennen,
•
mit inhaltlichen Aufträgen zu versehen und
•
eine Frist für die Umsetzung mit entsprechender Wiedervorlage-Funktion zu setzen.
Aus dem Verfahren heraus kann jeder Verfahrensbeteiligte (Stadtrat/ Verwaltung)
ersehen, ob er noch Aufträge abzuarbeiten hat. Eine zentrale Stelle wie z. B. die Ge-
13
Der direkte Link zum Ratsinformationssystems der Stadt Freiburg lautet http://www.stadtverwaltung.freiburg.de/servlet/PB/menu/1147972/index.html.
30 von 86
schäftsstelle des Gemeinderates kann alle Aufträge und deren Erledigungsstand
auswerten und regelmäßige Berichte darüber an die Führungsebene der Stadt oder
an den Gemeinderat abgeben.
Zugriffsrechteverwaltung
In der Anwendung muss ein umfangreiches Zugriffsrechtekonzept für die Dokumente
realisiert werden (z. B. öffentlicher/nichtöffentlicher/vertraulicher Teil, Veröffentlichungen für Presse usw.). Eine Einteilung für die Zugriffsrechteverwaltung könnte sein:
•
öffentliche Dokumente,
•
nichtöffentliche Dokumente, die nach Abschluss der nichtöffentlichen Vorberatung
öffentlich werden,
•
echte nichtöffentliche, also vertrauliche Dokumente (z. B. Personalangelegenheiten),
•
Differenzierung nach Gremien,
•
Differenzierung nach Ämtern/Verwaltungsdienststellen.
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass für definierte externe Nutzer (z. B.
Sachkundige/Sachverständige) besondere Zugriffsrechte auch für den geschützten
Bereich eingerichtet werden müssen. Sachkundige und Sachverständige sind ehrenamtliche Mandatsträger, die in einem oder mehreren Ausschüssen beratend mitwirken. Auch an diesen Personenkreis werden regelmäßig die Beratungsunterlagen in
Papierform versandt.
Anhand dieser Einteilung muss für jeden Nutzer bzw. für Nutzergruppen ein individuelles Zugriffsrechteprofil erstellt werden können. Aus Praktikabilitätsgründen empfiehlt es sich jedoch, verschiedene Standard-Nutzer-Profile zu definieren und diese
den Nutzern zuzuordnen (z. B. darf das Profil „Nichtöffentlich“ alles sehen, was nichtöffentlich vorberaten wird).
Alternativ hierzu kann das Zugriffskonzept auch von der Klassifizierung der zu erstellenden bzw. zu erarbeitenden Dokumente ausgehen. Auf Basis dieser Klassifizierung
erfolgt eine detaillierte Zuordnung von Rechten auf diese Dokumentarten über eine
Rollenzuordnung. Unter einer Rolle sind dabei die Funktionen einer Benutzergruppe
zu verstehen. Die Zuordnung von konkreten Benutzern erfolgt immer zu einer oder
mehreren Rollen.
Die Rechte einer Rolle werden unterschieden in:
•
Autor: Erstellung neuer Dokumente und Bearbeitung von Dokumenten,
•
Editor: nur Bearbeitung von Dokumenten, jedoch keine Neuerstellung,
•
Leser: reine Ansicht von Dokumenten, keine Erstellung oder Bearbeitung.
Hierzu ist im Anhang unter A2 beispielhaft das Rollenkonzept der Stadt Leipzig angeführt.
31 von 86
Die Stammdatenverwaltung bietet die Datenbasis für alle Funktionen des Verfahrens.
Hier werden grundlegende Parameter definiert und die Verfahrensbeteiligten erfasst.
Beispiele für Stammdaten sind Daten über Personen, Ämter, Fraktionen, Gremien
oder Räume. Diese Daten werden zentral gepflegt.
Sitzungsgeldabrechnung
Grundsätzlich gibt es zwei Arten der Sitzungsgeldabrechnung – die Sitzungsgeldpauschale und die sog. „Spitzabrechnung“.
Bei der Sitzungsgeldpauschale erhalten die Mandatsträger monatlich eine bestimmte
Summe unabhängig von der Anzahl der Gremiensitzungen bzw. ihrer Teilnahme daran. Sanktioniert wird nur, wenn ein Mandatsträger sehr häufig unentschuldigt fernbleibt.
Es gibt viele Formen der Spitzabrechnung, also einer exakteren Form im Gegensatz
zur pauschalen Berechnung. Am gängigsten ist hier die Abrechnung nach der Anzahl
der vom Mandatsträger besuchten Sitzungen, d. h. der Mandatsträger erhält pro Sitzungsteilnahme ein Sitzungsgeld. Es gibt Städte, die in der Differenzierung noch weiter gehen, wie beispielsweise Stuttgart. Dort wird zusätzlich nach Anzahl der Sitzungsstunden, Beruf des Stadtrates (entgangener Gewinn), etc. differenziert. Es gibt
auch Mischformen, indem z. B. eine Grundpauschale und zusätzlich ein Sitzungsgeld
für jede besuchte Sitzung bezahlt werden.
Bei der Spitzabrechnung und bei den Mischformen ist es erforderlich, dass das dem
eRIS zu Grunde liegende Sitzungsdienstverfahren die Möglichkeit bietet, die Anwesenheit von Mandatsträgern bei Sitzungen (evtl. auch zeitlich detailliert) eindeutig
festzuhalten und diese Daten für den Anordnungslauf in das bei der Kommune verwendete Haushaltsverfahren zu übergeben. Wünschenswert wäre ggf. eine Schnittstelle zum Personalabrechnungsverfahren, falls die Auszahlung an die Stadträte
nicht über das Haushaltsverfahren, sondern über das Personalabrechnungsverfahren
erfolgt.
Wird die Sitzungsgeldabrechung ausschließlich von der Verwaltung verwendet, muss
ein geschützter Bereich eingerichtet werden. Dies ist notwendig, da sensible Daten
wie Bankverbindungen und Personalien der Räte vor unbefugten Zugriffen zu schützen sind.
Sitzungsgeldabrechnung: Praxisbeispiel Freiburg und Rosenheim
Neben der Erstattung des Sitzungsgeldes ist es in der Praxis (Freiburg, Rosenheim)
teilweise bereits etabliert, den am Ratsinformationssystem teilnehmenden Gremienmitgliedern die zusätzlichen Kosten für den Internetzugang und Verbrauchsmaterialien zu erstatten. Durchschnittlich werden 15 Euro monatlich gewährt.
32 von 86
Sitzungsterminkalender
Der Sitzungsterminkalender einer Kommune ist eine Übersicht über alle für das laufende Kalenderjahr anstehenden Sitzungen, egal welchen Gremiums.
Die Inhalte werden vom jeweiligen Sitzungsdienst erstellt und gepflegt. Bestandteil
dieses Kalenders sind Informationen zu:
•
Datum,
•
Uhrzeit,
•
Bezeichnung der Sitzung sowie die
•
Verlinkung auf vorhandene Tagesordnungspunkte.
Zugriff auf diesen zentralen Kalender haben alle Stadtratsmitglieder – unabhängig
davon, welchem Gremium sie angehören. Auch die Bürger haben darauf Zugriff. Für
diese sind allerdings nur die für die Öffentlichkeit freigegebenen Teile verlinkt und
somit sichtbar.
Hilfefunktion
Die Hilfefunktion innerhalb der Anwendung eRIS dient dazu, dem jeweiligen Anwenderkreis bei Problemen und Fragen jeglicher Art entsprechende Lösungsansätze zu
präsentieren. Er soll damit in die Lage versetzt werden, mit minimalem Aufwand wieder seine Aufgaben erledigen bzw. seine Interessen befriedigen zu können.
Es gibt diverse Möglichkeiten, dem Benutzer Hilfe anzubieten, so z. B.:
Art
Angesiedelt
Eigenschaften
OnlineHilfen
innerhalb der Anwendung
•
schnell
•
aktuell
•
fallbezogen
•
geringe Kosten
•
zur Lösung komplexerer Fragen
•
Aktualisierungen erforderlich
•
nicht unerheblicher Aufwand
•
wenn in elektronischer Form vorliegend, ist ein Wechsel aus der Anwendung in das Handbuch erforderlich
•
zur Lösung hochsensibler und sehr
komplexer Probleme
•
hohe Kosten durch Personalbereitstellung
Handbücher elektronisch oder in gedruckter Form
Hotline
vorrangig telefonisch,
evtl. per E-Mail
33 von 86
Tabelle 3: Arten der Hilfefunktionen
4.1.3
Entscheidung über optionale Funktionalitäten
Die Entscheidung für oder gegen eine optionale Funktion ist abhängig von den individuellen Bedürfnissen der Räte und des Sitzungsdienstes und liegt schließlich im Ermessen der Verwaltungsspitze. Die Funktionalitäten können je nach Verwaltungsaufbau unterschiedlich ausgeprägt sein.
4.2
Technische Anforderungen
Die Komponenten des eRIS sollten sowohl in die vorhandene Infrastruktur als auch in
das Design und den Aufbau des Internetauftritts eingepasst sein. Je nach Nutzergruppe differieren die technischen Anforderungen. Im folgenden Kapitel werden diese
Aspekte näher beleuchtet.
4.2.1
Integration in die vorhandene IT-Struktur
Eine effiziente, kundenfreundliche und letztlich preiswertere Bereitstellung von Verwaltungsleistungen ist das Ziel jeder Kommunalverwaltung. Anstrengungen mit dieser Zielsetzung wurden aber bislang meist als Insellösungen umgesetzt. Vernetzte
Systeme sind bislang noch sehr selten und werden auch bei der Neuentwicklung von
Anwendungen zu wenig berücksichtigt. Die verantwortlichen Mitarbeiter und Entwickler kennen die Anforderungen und Chancen, jedoch ist ein integriertes E-Government
für viele noch eine Zukunftsvision. Bereits heute werden aber die Grundsteine dafür
gelegt.
Bei der Entwicklung komplexer Systeme in einer Webumgebung müssen nur wenige
technische Voraussetzungen berücksichtigt werden. Oft stehen dem jedoch wirtschaftliche und organisatorische Hemmnisse entgegen. Trotzdem – das technisch
bereits heute machbare Ziel im integrierten E-Government ist:
•
jedes Datum wird nur einmal in einer zentralen Datenbank gespeichert,
•
komplexe Verfahren sind modular aufgebaut und
•
Module werden gemeinsam von vielen Fachanwendungen genutzt.
Selbst wenn eine zentrale Datenbank verteilt auf mehreren Servern installiert wird,
entfallen mit ihr viele Schnittstellenprobleme.
Einbindung der Funktionen
Wie im vorigen Kapitel (vgl. Kap. 4.1) gezeigt wurde, beinhaltet ein eRIS Funktionen,
die sehr effizient dezentral in einer Kommunalverwaltung genutzt werden können.
Hierzu gehören u. a.:
•
Dokumentenmanagementsystem (DMS),
34 von 86
•
Kalendermanagement,
•
Benutzer- und Rechteverwaltung nach Rollenkonzepten,
•
Stammdatenverwaltung sowie
•
Sitzungsgeldabrechnungen.
Das DMS speichert Dokumente nach vordefinierten Regeln als Datensatz und oft zusätzlich als PDF-Dokument. Eine leistungsfähige Suchmaschine hilft bei Recherchen
und gibt die Ergebnisse kategorisiert aus.
Der Kalender wird durch die Fachdienststellen dezentral aktualisiert. Hierbei ist zu
beachten, dass z. B. die Urlaubszeiten im Personalverwaltungssystem gespeichert
werden. Im Kalender werden sie aber zur Laufzeit angezeigt.
Zugriffsberechtigungen werden für eine Vielzahl von Anwendungen benötigt. Es
bietet sich hierzu an, dass diese beim Geschäftsverteilungsplan, gebunden an die
Funktion, geführt werden. Jede Funktion wird mit einer sog. Rolle ausgestattet, welche die notwendigen Zugriffsberechtigungen erhält (vgl. hierzu Kapitel 4.1.2).
Die Stammdatenverwaltung wird meist der Personalverwaltung angegliedert. Hier
werden auch die für ein Ratsinformationssystem notwendigen Daten der Mandatsträger geführt. Das Ratsinformationssystem bezieht die Daten von dort.
Aus den Daten der Stammdatenverwaltung und aus dem Kalender, der die Anwesenheit der Mandatsträger enthält, wird die Sitzungsgeldabrechnung generiert, die
diese Daten dem Finanzbuchungssystem übergibt.
Dies alles erfolgt im Intranet oder Internet mit Hilfe von Webtechnologien. Eine Integrationsplattform stellt die benötigten Verbindungen zwischen den einzelnen Modulen
her. Das Modul Ratsinformationssystem steuert die dort benötigten Arbeitsabläufe
und greift auf die zentral vorliegenden Module zu. Nur die Funktionen, die ausschließlich im Ratsinformationssystem benötigt werden, werden auch dort vorgehalten. Allerdings ist dies auch als dynamischer Prozess zu verstehen, da diese auch in
neue Module ausgegliedert werden können, wenn sie auch anderweitig zum Einsatz
kommen sollen.
35 von 86
RIS-integriert
OnlinePayment
DMS
MalewareScanner
Externe DB‘s
Formular-Server
/ Wizard
Kalender
Zeitstempel
Bestehendes Produktivnetz
Präsentationsschicht (WEB)
Help-Desk
Internet
Integrationsplattform
Ratsinformationssystem
elektr.
Poststelle
Arbeitsabläufe
CMS*
Finanzen
Benutzer
Benutzer- und
Rechteverwaltung
Firewall
Firewall
DatenBank(en)
bestehend
Entwicklung / Aufbau
Hier nicht benutzte
weitere Module
Modellhafte stark vereinfachte Darstellung
bestehend - produktiv
* CMS kann auch Teil der
Präsentationsschicht (WEB) sein
Abbildung 3: Das elektronische Ratsinformationssystem in einer integrierten
E-Governmentumgebung14
Die Abbildung 3 stellt idealtypisch ein Ratsinformationssystem in einer integrierten
E-Governmentumgebung dar. Welche Module und Fachanwendungen im Produktivnetz oder in abgeschotteten Webbereichen (DMZ) angesiedelt werden, hängt von der
jeweiligen Ausbaustufe und von den noch benötigten Client-Server-Verbindungen im
bestehenden Produktivnetz ab.
4.2.2
Technische Umsetzung der Funktionalitäten
Die technischen Voraussetzungen für den Betrieb eines Ratsinformationssystems
sind nur im Zusammenhang mit den an dieses System gestellten Anforderungen zu
definieren. Entsprechend der im Kapitel 4.1.2 definierten Funktionalitäten ergibt sich
eine unterschiedliche Einbindung in die IT-Infrastruktur:
Vorgangs- und Dokumentenverwaltung
14
Technik
•
Nutzung gängiger Officeanwendungen
•
Ausgabe der Dokumente als PDF
•
Verknüpfung der Dokumente mit den entsprechenden Datensätzen in der Datenbank
Eigendarstellung Dr. Bernd Schmitt, Stadt Würzburg, 2005.
36 von 86
Technik
•
sichere Mailtechnologie bei Bringschuld
•
Datenbank
•
Suchmaschinen
•
Webtechnologie
•
Datenbank
•
Webtechnologie
•
Kalendermanagement
•
Datenbank
•
Webtechnologie
•
Authentifizierungstechnologie
•
Verschlüsselungstechnologie
Ressourcenmanagement
•
Kalenderfunktionalität
•
Datenbank
•
Datenbank
Sitzungsgeldabrechnung
•
Finanzverwaltungssoftware
•
Datenbank
Verfügbarkeit
•
Datenbank
•
Webtechnologie
•
Verschlüsselungstechnologie
•
Datenbank
•
Kalendermanagement
•
Webtechnologie
•
Datenbank
•
Webtechnologie
•
Webtechnologie
Recherchemöglichkeit
Beschlusscontrolling
Differenzierte Zugriffsrechteverwaltung
Sitzungsterminkalender
Hilfefunktion
Diskussionsforen und
Chatrooms
Tabelle 4: Technische Anbindung der Funktionalitäten eines elektronischen Ratsinformationssystems
37 von 86
Es ist darauf zu achten, dass alle Komponenten des Ratsinformationssystems browserbasiert arbeiten, damit Mandatsträger, Bürger/innen und Verwaltung es ohne zusätzliche Installation von Hard- oder Software einfach nutzen können. Wenn dies gewährleistet ist, benötigt der Nutzer (ob Mandatsträger oder Bürger) nur einen Internetanschluss und einen Browser – möglichst in aktueller Version – sowie optional
einen Drucker.
Zu berücksichtigende Aspekte
Datenmengen
Der Umgang mit größeren Datenmengen ist heutzutage kein Problem. Die Kosten für
Speicherkapazitäten sind in den vergangenen Jahren rapide gesunken. Vor diesem
Hintergrund haben einzelne Verwaltungseinheiten entschieden, sogar ihren Altdatenbestand zu bestimmten Stichtagen virtuell mit zu erfassen. Erfahrungswerte aus Freiburg zeigen, dass derzeit 850 MB bei vier erfassten Jahrgängen anfallen; an die zwei
GB insgesamt.
Die Ablage bzw. Archivierung der Tagungsunterlagen und Beschlüsse ist technisch
unproblematisch. Kritisch gestaltet sich eher der Download für Nutzer, die über Anschlüsse mit niedrigen Übertragungsraten verfügen. Downloads, die größer als 1 MB
sind, sollten deshalb gesondert für den Bürger und die Gremienmitglieder gekennzeichnet werden. Kosten verursacht in höherem Maße der Traffic, d. h. die Kosten,
die entstehen, wenn sich ein Mandatsträger Daten vom Ratsinfo-Webserver herunterlädt.
Verfügbarkeit
Aufgrund der Anforderung, dass eine eRIS-Recherche durch Bürger, Verwaltung und
Räte jederzeit möglich sein muss, sowie wegen der monatlich nicht unerheblichen
Anzahl an Gremiensitzungen und damit verbundenen Einladungen und Unterlagen ist
ein eRIS grundsätzlich in der Kategorie „Hoch- bis Höchstverfügbar“ einzustufen und
dies ist mittels entsprechender Maßnahmen zu gewährleisten. Der Idealfall ist die
100%-ige Redundanz der gesamten, am eRIS beteiligten Hardware. Da dies in Anbetracht der finanziellen Gegebenheiten im öffentlichen Dienst in den seltensten Fällen in Betracht kommt, ist ein ausgewogenes Verhältnis von finanziellem Aufwand
zum Restrisiko anzustreben.
Dokumentation
Dokumentationen sollen den Nutzer bei der Bedienung der Oberfläche unterstützen.
Gängige Hilfen sind:
1) Dokumentation für die Stelle in der Verwaltung, die das eRIS administriert:
–
Handbücher,
–
Installationsanleitungen,
–
Schulungsunterlagen.
38 von 86
2) Bedienungsanleitungen für die Nutzer, differenziert nach Nutzergruppen:
–
allgemeine Bedienungshinweise für Öffentlichkeit und Verwaltungsmitarbeiter
mit öffentlichem Zugriff,
–
spezifische Nutzungshinweise für Stadträte unter Hinweis auf Datenschutz,
Verschwiegenheitspflicht, Sicherheitsprobleme bei Nutzung fremder PCs,
etc.,
–
spezifische Nutzungshinweise für zugriffsberechtigte Verwaltungsmitarbeiter/innen unter Hinweis auf Datenschutz, öffentliches Dienstrecht (Verschwiegenheit).
Diese Dokumentationsarten können sowohl in Papierform als auch als Online-Hilfen
zum Einsatz kommen. Die Nutzung von Support-Hotlines ist ebenfalls möglich.
4.2.3
Sicherheit
Anforderungen an die Sicherheit beziehen sich einerseits auf den Datenschutz sowie
andererseits auf die Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit:
•
Aufgabe des Datenschutzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er
durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten15 in unzulässiger Weise in seinem Recht beeinträchtigt wird, selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner Daten zu bestimmen.
•
Die Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit umfasst alle Maßnahmen für die Sicherstellung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten.
Im Folgenden werden Anforderungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz sowie der Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit erläutert.
4.2.3.1 Bedeutung und Aspekte der Sicherheit im E-Government
Sichere und vertrauliche Kommunikation sowie datenschutzgerechte Lösungen sind
zwingende Voraussetzungen für die Akzeptanz und den Erfolg des E-Government
bei den Nutzern/innen.
Die Sicherheitsanforderungen sind abgestuft. Während reine Informationsangebote,
wie z. B. der Sitzungsterminkalender, nicht geschützt bzw. vor unberechtigtem Zugriff
bewahrt werden müssen, stellen Transaktionen wesentlich höhere Anforderungen an
die Sicherheit. Jede Lösung muss so sicher sein wie das Gesetz bzw. der Nutzer es
15
Als personenbezogene Daten werden einzelne Informationen gewertet, durch die sich Rückschlüsse auf die Identität oder die sachlichen Verhältnisse einer Person ziehen lassen (vgl. § 3 Abs. 1 BDSG), so z. B. Name, Anschrift,
Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf, Einkommen.
39 von 86
fordert. Dazu sind integrierte Sicherheitsarchitekturen notwendig, die auf Sicherheitskomponenten aufsetzen.
Informationelle Selbstbestimmung setzt Transparenz der Datenverarbeitung voraus.
Diese sollte dadurch unterstützt werden, dass die verantwortliche Stelle als vertrauensbildende Maßnahme ihre Datenverarbeitungspraxis und Sicherheitspolitik veröffentlicht und allgemein zugänglich macht. Darüber hinaus sind weitergehende vertrauensbildende Maßnahmen, wie beispielsweise ein nachvollziehbares Sicherheitskonzept und ein daraus resultierendes Sicherheitsmanagementsystem erforderlich.
Vertrauen in Datenschutz und Datensicherheit muss einen nicht behebbaren Mangel
an Wissen kompensieren. Diese Kompensation kann nicht durch Technik allein geleistet werden. Vertrauen richtet sich zudem nicht nur auf eine isolierte technische
Anwendung, sondern ebenso auf den sozialen Kontext, in den diese eingebettet ist.
4.2.3.2 Schutzbedarfsfeststellung
Im Zuge der Einführung eines eRIS ist es ratsam, zu einem frühen Zeitpunkt durch
das Projektkernteam unter Einbeziehung des IT-Sicherheitsbeauftragten, des Datenschutzbeauftragten und des Justitiariats eine Schutzbedarfsfeststellung für die Anwendung zu erarbeiten. Im Ergebnis dieser Analyse erfolgt eine Klassifizierung über
den Schutzbedarf der Anwendung unter den konkreten Bedingungen und Anforderungen der Kommune. Wie hoch im Einzelnen die Sicherheitsanforderungen an diese
Anwendung sind, hängt im Wesentlichen von der Schutzbedarfseinstufung durch die
einzelne Kommune ab.
Die Umsetzung dieser Schutzbedarfsklassen hat unmittelbare Auswirkungen auf die
Anforderungen an die Anwendung und die benötigte Infrastruktur. Weiterführende
Informationen zu diesem Thema sind im E-Government-Handbuch16 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu finden.
4.2.3.3 Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit
Der Datenschutz und Datensicherheit müssen durch geeignete Maßnahmen sichergestellt werden. Dies wird auf der Eingangsseite durch Verschlüsselungen und durch
die Nutzung von digitalen Signaturen erreicht. Im Bereich der Transaktionsinfrastruktur muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Dies kann durch Anwendung des Geschäftsverteilungsplanes
und dort abgebildete Rollenkonzepte erfolgen. Diese Berechtigungsrollen kommen
dann auch in den Datenbanken und Fachverfahren im Produktivnetz zum Einsatz.
Bei der Datenübertragung zum Webserver muss in jedem Fall beachtet werden, dass
die Daten verschlüsselt werden. Dies erfolgt weniger um ein Abhören der Daten zu
verhindern, als um einen Versuch der Verfälschung der Information durch Dritte abzuwehren.
16
BSI 2006a.
40 von 86
Soll ein Webserver nur für die Nutzung innerhalb eines LANs bzw. eines vertrauenswürdigen Extranets betrieben werden, so kann die Verschlüsselung entfallen. Hinsichtlich der Datensicherung existieren keine besonderen Anforderungen, weil die
Daten an anderer Stelle verwaltet werden und jederzeit aus dem Sitzungsdienst wieder abgerufen werden können. Allerdings muss der Webserver durch geeignete
Maßnahmen (Firewalls, Virenscanner, Black- und White-Lists, etc.) besonders sorgfältig gegen Hackerangriffe geschützt werden, um eine Verfälschung von Ratsvorlagen zu vermeiden, vgl. folgende Abbildung.
Secure
Gateway
Arbeitsplatz
Stadtrat
via Internet
Firewall
Behördennetz
Citrix -Server-Farm
Städtischer
File-Server
Firewall Stadt
Rosenheim
Abbildung 4: Sicherheitsvorkehrungen am Beispiel der Stadt Rosenheim
Schutz von nichtöffentlichen Informationen
Nichtöffentliche Unterlagen beinhalten häufig besonders schutzwürdige Daten, so
dass sie nur auf einem Webserver abgelegt werden dürfen, der durch eine leistungsfähige Firewall geschützt ist. Die oben beschriebenen technischen Problempunkte
existieren für die nichtöffentlichen Informationen ebenfalls.
Da man es hier aber mit einer bekannten, geschlossenen Benutzergruppe aus berechtigten Mandatsträgern bzw. Verwaltungsmitarbeitern zu tun hat, kann man diese
Schwierigkeiten z. T. organisatorisch lösen. Es erscheint aber sinnvoll, sowohl den
öffentlichen als auch den nichtöffentlichen Bereich organisatorisch und technisch
gleich zu verwalten, zumal viele später öffentliche Vorlagen zunächst nichtöffentlich
vorberaten werden.
Sollen vertrauliche Daten über das Internet zum reinen Lesezugriff übertragen werden, so gibt es technische Möglichkeiten zum Schutz der übermittelten Informationen. Hier kommen in erster Linien das Verschlüsseln oder das Signieren sowie Virtual Private Networks (VPN) in Betracht. Abhängig von der gewählten Signaturstufe ist
das Signieren jedoch aufwendig, da z. B. Signaturkarten und -leser für eine nach
SigG qualifizierte Signatur und die Public Key Infrastruktur (PKI) in den Verwaltungen
in der Regel nicht vorliegen.
Wenn auf die Informationen nur im „Lese-Modus“ zugegriffen wird, reicht es aus, eine
Replikation der ursprünglichen Dokumente aus der Sitzungsdienstanwendung auf
41 von 86
einen Webserver einzurichten. Je nach Komfort der Anwendung kommen drei Varianten in Betracht:
1) zeitgesteuerte Replikation,
2) Replikation auf Anforderung des Administrators oder
3) Echtzeit-Replikation.
E-Mail
Im Normalfall wird aufgrund der heutigen Unsicherheit des E-Mail-Verkehrs (vergleichbar mit einer Postkarte im normalen Postverkehr) auf die Anwendung im eRIS
verzichtet werden. Auf Grund des weniger schutzbedürftigen Inhalts ist das Versenden einer „Hinweismail“ an die Ratsmitglieder, in der diese auf das Vorhandensein
neuer Unterlagen im kommunalen eRIS-Server hingewiesen werden, unbedenklich.
Diese Situation ändert sich ab dem Zeitpunkt, ab dem mittels Signatur und modernster Verschlüsselungstechnik – sog. Signaturcard – mit den Räten per E-Mail kommuniziert wird. Die Verschlüsselung erfolgt dann für den gesamten E-Mail-Inhalt inkl.
aller Anhänge. Damit ist dann die grundsätzliche Sicherheit des Transportweges gewährleistet, die Problemstellung beim ankommenden System bzgl. Trojanern, Viren
oder Hackerangriffe bleibt davon jedoch unberührt.
Umfassende Lösungskonzepte sowie Leitlinien zum Thema Datenschutz sind im
E-Government-Handbuch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik
(BSI)17 niedergelegt.
4.2.4
Ergonomische Anforderungen
Um die einfache Nutzung eines elektronischen Ratsinformationssystems sicherzustellen, sind Aspekte der Gestaltung der Anwendungsoberflächen zu bedenken. Besondere Beachtung muss dabei der menschlichen Wahrnehmung und Informationsverarbeitung geschenkt werden. Es gilt immer zu beachten: „Der Mensch steht im
Mittelpunkt aller Überlegungen.“
Gebrauchstauglichkeit
Die Software-Ergonomie wird in der Fachwelt meist als „Usability“ oder „Gebrauchstauglichkeit“ bezeichnet und zählt zu den bedeutendsten Qualitätskriterien eines Produktes. Eine hohe Ergonomie des eRIS führt zu einer höheren Nutzerakzeptanz, also
zu mehr Aufrufen, weniger Rückfragen und damit zu einer Kostenersparnis.
Einschlägige Rechtsnormen für die Gebrauchstauglichkeit sind die europäische Bildschirmarbeitsplatz-Richtlinie 90/270/EWG und die deutsche Verordnung über Bildschirmarbeitsplätze. Unabhängig davon existiert die internationale Norm ISO 9241
„Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten“. Sie enthält
17
Vgl. BSI 2005.
42 von 86
ebenfalls Produktanforderungen, wobei sich die Teile 10 bis 17 ausschließlich mit
Software-Usability befassen. Die ISO 9241 ist die einzige weltweit anerkannte Regel
der Technik für Ergonomie von Bildschirmarbeitsplätzen auf normativer Grundlage.
Gleichlautend wurde sie als europäische und deutsche Norm übernommen.
In Bezug auf ein eRIS bedeutet die Umsetzung von Software-Ergonomie vor allem
eine optisch dermaßen aufgebaute Lösung, dass sich der Nutzer auch beim ersten
Besuch möglichst umgehend zurechtfindet, wobei den Navigationselementen (s.
funktionelle Anforderungen, Kapitel 4.1) eine ganz erheblich Rolle zufällt.
Bietet das eRIS eine Möglichkeit zur Registrierung, so sollte der Nutzer lediglich einmal aufgefordert werden, seine persönlichen Daten einzugeben. Er muss sie nicht
nur eigenverantwortlich pflegen können, sondern sollte sie auch in allen Modulen zur
Nutzung angeboten bekommen.
Barrierefreiheit
Darüber hinaus ist bei der Erstellung bzw. dem Aufbau des Ratsinformationssystems
von Beginn an auf eine barrierefreie Darstellung zu achten bzw. diese zu optimieren.
Hier greifen die „Regelungen zur Barrierefreiheit“, welche die Gleichbehandlung behinderter Menschen im World Wide Web sicherstellen sollen. Zu beachten sind gesetzliche Vorgaben zur Gewährleistung einer barrierefreien Software,18 so das Gesetz zur Gleichstellung behinderter Menschen (BGG) sowie die Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung (BITV). In den meisten Bundesländern liegen entsprechende Landesgleichstellungsgesetze vor, die auch den Aspekt der Informationstechnik
(u. a. Websitegestaltung) behandeln.19 Inwieweit die einzelnen Gesetze auch für
Kommunen und Kreise gelten, wird in den Bundesländern unterschiedlich geregelt.
Zusammengefasst sind folgende Anforderungen zu beachten:
•
Farbgestaltung in einem angemessenen Kontrastverhältnis, um Farbfehlsichtigkeiten auszugleichen;
•
Screen-Reader20-freundliche Layoutgestaltung, z. B.
–
Verzicht auf Layouttabellen,
–
Setzen von unsichtbaren Sprungmarken;
•
Erreichbarkeit aller Schaltflächen mittels Tabulatortaste;
•
Skalierbarkeit der Schriftgrößen;
•
Angebot von Schwarz-Weiß und Weiß-Schwarz-Varianten des Layouts;
•
Verzicht auf clientseitig auszuführende Skripte (z. B. JavaScript).
18
Literaturtipp: Hellbusch, Jan Eric: Barrierefreies Webdesign. Praxishandbuch für Webgestaltung und grafische
Programmoberflächen, Heidelberg: dpunkt 2005.
19
Beispiel: Freistaat Bayern: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung, Integration und Teilhabe von Menschen mit
Behinderung (BayBGG).
20
ScreenReader sind Programme, die Sehbehinderten Bildschirminhalte vorlesen
43 von 86
Im Internet sind vielfältige Informationen zum Thema Barrierefreiheit zu finden. Die
Autoren empfehlen insbesondere die Homepage www.webforall.de.
4.3
Organisatorische Anforderungen
In diesem Kapitel werden praxisnah die organisatorischen Anforderungen, die für die
Einführung eines eRIS notwendig sind, näher ausgeführt und die reorganisierten Arbeitsabläufe in den Städten Leipzig, Freiburg und Rosenheim dargestellt. Die Unterschiede in den Arbeitsabläufen resultieren dabei insbesondere aus der Organisation
des Sitzungsdienstes.
4.3.1
Organisationsformen des Sitzungsdienstes
Die Art, wie der Sitzungsdienst in der jeweiligen Kommune geführt wird, ist abhängig
von der Organisationsstruktur und der politischen Entscheidung. In der Praxis existieren drei verschiedene Formen des Sitzungsdienstes, die im Folgenden weiter ausgeführt werden.
a) Zentraler Sitzungsdienst (Leipzig)
In der Stadt Leipzig ist der Sitzungsdienst zentral organisiert. Das BfR übernimmt dabei die folgenden Aufgaben:
•
Erstellung/Pflege des Sitzungskalenders,
•
Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung der Dienstberatung des Oberbürgermeisters,
•
Aufbereitung der Verwaltungsvorlagen an den Stadtrat,
•
Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung der Sitzungen der beratenden
Ausschüsse und des Verwaltungsausschusses,
•
Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen des Stadtrates einschließlich der
Erstellung der Niederschrift,
•
Erstellung von Einladungen und Tagesordnungen,
•
Erstellung und Versand der Sitzungsunterlagen,
•
Beschlussdokumentation und Archivierung,
•
Beschlusskontrolle,
•
Bearbeitung von Anträgen und Anfragen der Fraktionen und einzelner Stadträte,
•
Mandatsverwaltung,
•
Vergabe der Zugriffsrechte entsprechend des Zugriffskonzeptes,
•
Sitzungsgeldabrechnungserstellung und Aufwandsentschädigung.
44 von 86
Die Zuarbeiten der Fraktionen, Ausschüsse, Verwaltung und Gremien erfolgen auf
elektronischem Weg an das BfR. Durch das BfR erfolgt über dessen Fachanwendung
die Integration in das zentrale System und somit die Bereitstellung für das eRIS.
b) Dezentraler Sitzungsdienst (Rosenheim)
In der Stadt Rosenheim wird derzeit eine Organisation in Form von dezentralen Sitzungsdiensten praktiziert und wurde auch so ins eRIS übernommen.
Die Aufgabenverteilung gestaltet sich wie folgt:
Verwaltung
Stadträte
eRIS
Dezentrale
Sitzungsdienste
Dezernate
Fachämter
Abbildung 5: Schematischer Verfahrensablauf des elektronischen Ratsinformationssystems in Rosenheim
45 von 86
•
Dezernate: In den einzelnen Dezernaten sind die geschäftsführenden Stellen
(dezentrale Sitzungsdienste) der Fachausschüsse angesiedelt. Diese führen folgende Aufgaben durch:
–
Aufnahme der Vorlagen inkl. der notwendigen Unterlagen nach Schlusszeichnung in das jeweilige Sitzungsdienstverfahren des eRIS,
•
–
Protokollführung in den Sitzungen und
–
Einspeisen der Sitzungsergebnisse in das Sitzungsdienstverfahren.
Ämter: Ämter sind zuständig für die:
–
Erstellung der Beratungsunterlagen in Papierform und in einer Word-Maske
und
–
Weiterleitung der Dokumente an die Dezernate zur Unterzeichnung via EMail.
Amt für Informationsverarbeitung: Das Amt für Informationsverarbeitung übernimmt die:
•
Administrierung und Erweiterung des Sitzungsdienstverfahrens,
•
Pflege der Stammdaten im Sitzungsdienstverfahren und für die Informationssysteme,
•
Verteilung der Zugriffsberechtigungen für das eRIS.
RIS: Das Verwaltungsinformationssystem (RIS) beinhaltet:
•
Eine Gezielte Suche und Volltextrecherche nach Vorlagen und Sitzungsergebnissen je nach erteilter Zugriffsberechtigung und
•
einen Sitzungskalender (nutzbar für die Verwaltung über das Intranet).
c) Mischform zentral-dezentral (Freiburg)
In der Stadt Freiburg wird eine Mischform aus zentralem und dezentralem Sitzungsdienst praktiziert. Die Aufgabenteilung gestaltet sich wie folgt:
46 von 86
Sitzungsdienst
- dezentrale Ebene -
Dezernate
Ämter
Sitzungsdienst
- zentrale Ebene Ratsbüro
VIS
RIS
Abbildung 6: Mischform zentraler und dezentraler Sitzungsdienst am Beispiel der
Stadt Freiburg
•
•
•
•
Dezernate: Dezernate als geschäftsführende Stellen der Fachausschüsse zeigen
sich verantwortlich für:
–
die Protokollführung in den Sitzungen und
–
das Einspeisen der Sitzungsergebnisse in das Sitzungsdienstverfahren.
Ämter: In den Ämtern werden:
–
die Beratungsunterlagen in einer Word-Maske erstellt und
–
die Unterlagen via E-Mail an das Ratsbüro weitergeleitet.
Ratsbüro: Im Ratsbüro erfolgen die:
–
Administrierung des Sitzungsdienstverfahrens und der Infosysteme,
–
Pflege der Stammdaten im Sitzungsdienstverfahren und in den Informationssystemen,
–
Verteilung der Zugriffsberechtigungen für VIS und RIS,
–
Einspeisung der Vorlagen nach Schlusszeichnung durch den Oberbürgermeister ins Sitzungsdienstverfahren und
–
Freigabe von Vorlagen und Beschlüssen für die Informationssysteme.
VIS: Das Verwaltungsinformationssystem (VIS), das für die Verwaltung über das
Intranet nutzbar ist, bietet:
47 von 86
–
eine gezielte Suche und Volltextrecherche nach Vorlagen und Sitzungsergebnissen je nach erteilter Zugriffsberechtigung,
–
einen Sitzungskalender,
–
allgemeine Informationen zu den Gremien,
–
Auswertungen,
–
ein Beschlusscontrolling.
•
RIS: Das Ratsinformationssystem (RIS), das sowohl von den Mandatsträgern als
auch von der Öffentlichkeit über das Internet genutzt werden kann, umfasst:
•
die gezielte Suche und Volltextrecherche nach Vorlagen und Sitzungsergebnissen je nach erteilter Zugriffsberechtigung,
•
einen Sitzungskalender und
•
allgemeine Informationen zu den Gremien.
4.3.2
Ratsinformationssystem-Workflow
a) Stadt Rosenheim
Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation gestaltet sich in Rosenheim folgendermaßen:
In der Rosenheimer Stadtverwaltung gibt es getrennt voneinander agierende, dezentrale Sitzungsdienste für die einzelnen Fachausschüsse (vgl. hierzu Kapitel 4.3.1).
Ablauforganisation:
Für das eRIS ergeben sich durch die dezentrale Bedienung des Sitzungsdienstprogramms aufgrund der diversen Sitzungsdienste folgende Regelungen:
•
Beschlussvorlagenerstellung in den Fachämtern: Die Erstellung von Beschlussvorlagen o. ä. erfolgt mit einer einheitlichen Dokumentvorlage auf WordBasis. Diese wird im Intranet zentral zur Verfügung gestellt. Die Ämter leiten die
Beschlussvorlagen wie bisher in Papierform und per Mail an ihr Fachdezernat
weiter. Das Fachdezernat stimmt diese mit den anderen Dezernaten ab und gibt
sie dann in Papierform und per Mail an den jeweiligen Sitzungsdienst. Nach
Schlusszeichnung durch die Oberbürgermeisterin wird das Dokument inkl. aller
Unterlagen durch den Sitzungsdienst in das eRIS eingestellt. Lediglich der Beschlussvorschlag inkl. der getätigten Unterschriften wird zur Beweissicherungspflicht zusätzlich eingescannt.
•
Anlagen zu Beschlussvorlagen o. ä.: Neben den Beschlussvorlagen werden im
eRIS auch deren Anlagen zur Ansicht bereitgestellt. Die Dezernate stellen daher
dem Sitzungsdienst alle Anlagen in elektronischer Form zur Verfügung. Diese An48 von 86
lagen werden dann vom Sitzungsdienst einheitlich in das PDF-Format umgewandelt. Nur im Ausnahmefall (z. B. bei Plänen, externen Schreiben, Unterschriftenzwang) werden die Anlagen vom Sitzungsdienst noch eingescannt.
•
Tagesordnungen: Tagesordnungen werden vom jeweiligen Sitzungsdienst nach
Erhalt aller Tagesordnungspunkte im Sitzungsdienstverfahren erstellt und nach
Schlusszeichnung von Beschlussvorlagen und Tagesordnung durch die Oberbürgermeisterin im eRIS eingestellt.
•
Bekanntmachung: Die Bekanntmachung erfolgt für die Stadträte durch Übermittlung einer entsprechenden Hinweismail. Die Stadträte haben dafür Sorge zu tragen, dass ihr Mail-Account regelmäßig kontrolliert wird.
•
Sitzungsnachbereitung: Der Sitzungsdienst publiziert im Anschluss an die Gremiensitzung die Ergebnisse zeitnah im eRIS.
49 von 86
Abläufe Ratsinfo Rosenheim
– z. Zt. Stadtrat und Haupt- und Finanzausschuss
Antragsamt
Mitbetroffene Fachämter
Erstellung
Vorlagenentwurf
inkl. aller
erforderlichen
Anlagen
Dezernate
Oberbürgermeister
vor Sitzung
Prüfung
Vorlagen
Entscheidung
Rückverweis an
Antragsamt
Mitzeichnung
Fachämter
Rechtliche/
übergeordnete
Bewertung und
Prüfung durch
beteiligte Dezernate
Abgestimmte
Vorlagen
Entscheidung
Mitzeichnung
durch beteiligte
Fachdezernate
Rückverweis an
Antragsamt
Abschließende
inhaltliche Prüfung durch federführendes
Dezernat
Entscheidung
Schlusszeichnung
Rückverweis an
Antragsamt
Einspeisen in
RIS
Erstellung
Tagesordnung
Dokumentation
Sitzungsergebnisse
Einspeisen in
RIS
nach Sitzung
Abbildung 7: Ratsinformationssystem-Workflow am Beispiel der Stadt Rosenheim
50 von 86
b) Stadt Freiburg
Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation gestaltet sich in Freiburg wie folgt:
Innerhalb der Freiburger Stadtverwaltung haben vier Fachbürgermeister mit Dezernatsbüros die Geschäftsführung der Fachausschüsse inne (dezentrale Ebene). Das
Ratsbüro ist im Haupt- und Personalamt im Dezernat des Oberbürgermeisters angesiedelt (zentrale Ebene) und koordiniert/steuert diese Fachausschüsse im Unterschriftslauf bis zum Oberbürgermeister. Das Ratsbüro hat außerdem die Geschäftsführung für den Hauptausschuss und den Gemeinderat inne und bedient zentral das
Sitzungsdienstprogramm als Basis für die im eRIS publizierten Dokumente (vgl. auch
Kapitel 3.3.1).
Ablauforganisation
Es gelten folgende Regelungen für den Ablauf:
•
Drucksachenerstellung in den Fachämtern: Die Erstellung von Drucksachen
erfolgt mit einer einheitlichen Dokumentvorlage auf Word-Basis. Diese wird im Intranet zentral zur Verfügung gestellt. Die Ämter leiten die Drucksache in Papierform und per Mail an das Ratsbüro. Nach Schlusszeichnung durch den Oberbürgermeister wird das Dokument vom Ratsbüro in das eRIS eingestellt.
•
Anlagen zu Drucksachen: Anhänge werden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die zentrale Ebene sendet diese an das Ratsbüro. Das Format ist
sehr frei - sowohl Word-, Excel, als auch Powerpoint-Dateien werden verarbeitet.
Sie werden dann vom Ratsbüro einheitlich in PDF-Dokumente umgewandelt. Nur
im Ausnahmefall, so z. B. bei Plänen und externen Schreiben, werden Anlagen
vom Ratsbüro zusätzlich noch eingescannt. Dies wird aber restriktiv gehandhabt,
da die Dateien eingescannter Dokumente viel Speicher benötigen und der Download insbesondere über das Internet einige Zeit in Anspruch nimmt. Ziel muss daher sein, die Dateigröße von Anlagen so gering wie möglich zu halten.
•
Tagesordnungen: Tagesordnungen werden vom Ratsbüro (zentrale Ebene) in
unmittelbarer Abstimmung mit den ausschussgeschäftsführenden Stellen (dezentrale Ebene) im Sitzungsdienstverfahren erstellt, dem Fachdezernenten zur Unterschrift vorgelegt und dann zusammen mit den Drucksachen in den Schlusszeichnungslauf zum Oberbürgermeister gegeben.
Nach Schlusszeichnung von Drucksachen und Tagesordnung durch den Oberbürgermeister erfolgt die Freigabe für das eRIS durch das Ratsbüro.
•
Sitzungsnachbereitung: Die Nachbereitung der Sitzungen erfolgt dezentral
durch die ausschussgeschäftsführenden Stellen bei den Fachdezernaten. Grundsätzlich müssen die Sitzungsergebnisse mit Blick auf deren Veröffentlichung im
RIS rasch zur Verfügung stehen. Die Drei-Tages-Frist für Ergebnismitteilungen ist
daher bei allen Gremien bindend einzuhalten.
51 von 86
Abläufe Ratsinfo Freiburg
Ämter
Erstellung
Vorlagenentwürfe
Bürgermeisterbüros
Ratsbüro
Oberbürgermeister
Dezentrale
Ebene
Prüfung
Vorlagen
Unterschrift
Fachbürgermeister
Abstimmung
mit anderen
Fachbürgermeistern
Abgestimmte
Vorlagen
Kommunalverfassungsrechtliche
Prüfung
Politische/inhaltliche Prüfung
durch OB-Stab
´Schlusszeichnung
Einspeisen
in RIS
Mitzeichnung
durch Fachbürgermeister
Erstellung
Tagesordnung
Schlusszeichnung
Einspeisen in RIS
Dokumentation
Sitzungsergebnisse
Einspeisen in
RIS
nach Sitzung
Abbildung 8: Ratsinformationssystem-Workflow am Beispiel der Stadt Freiburg
52 von 86
c) Stadt Leipzig
Allgemeines
Als Vorlagen gelten alle gem. § 4 (1) der Geschäftsordnung für die Ratsversammlung
und ihre Ausschüsse vom Oberbürgermeister in schriftlicher Form oder elektronisch
eingereichten Verhandlungsgegenstände, die nach Bestätigung in der DB OBM der
Ratsversammlung oder einem beschließenden Ausschuss zur Beschlussfassung oder den zuständigen Gremien zur Information vorgelegt werden.
Vorberatung
Die Vorlagen werden nach Bestätigung der DB OBM durch das BfR den entsprechenden Gremien in schriftlicher Form oder elektronisch am Freitag der gleichen
Woche mit Angaben zur Verweisung in die Ausschüsse und zum vorgesehenen Beschlusstermin (Ratsversammlung oder beschließende Ausschüsse) an alle Stadträte
übergeben.
Die Verweisung legt die DB OBM fest. Die Beratungsfrist für die Stadträte beträgt
mindestens einen Monat. Die Beratungstermine koordiniert das BfR.
Ergänzungs- und Änderungsanträge
Ergänzungs- und Änderungsanträge zu Vorlagen werden im BfR in schriftlicher
Form/elektronisch eingereicht, registriert und in das Verfahren gebracht. Im Ergebnis
der Vorberatung können durch Fraktionen, einzelne Stadträte oder auch Mitglieder
eines Ausschusses Ergänzungs- und Änderungsanträge bis zum Tag der Ratsversammlung, in der die Vorlage zur Beschlussfassung vorgesehen ist, gestellt werden.
Zwischen Bestätigung der Vorlagen in der DB OBM und der Beschlussfassung werden die Vorlagen in den zuständigen Gremien beraten und votiert.
Vorlagen werden in den Ausschüssen in zwei Lesungen behandelt. Bei Einvernehmen aller Mitglieder ist die Beratung in nur einer Lesung möglich. Von einer Behandlung der Vorlage im Verwaltungsausschuss in zwei Lesungen kann abgesehen werden, wenn die Voten der anderen mit dieser Vorlage befassten Gremien vorliegen.
Haushaltswirksame Vorlagen müssen vom Finanzausschuss vorberaten werden.
Beteiligung der Ortschaftsräte/Stadtbezirksbeiräte an der Vorberatung
Vorlagen, die die örtliche und sachliche Zuständigkeit eines Ortschaftsrates gem. §
67 (4) oder eines Stadtbezirksbeirates gem. § 71 (2) Sächsische Gemeindeordnung
(Sächs GemO) betreffen, sind diesen Gremien zur Beratung vorzulegen.
Das Ergebnis der Beratung ist dem federführenden Ausschuss bis zur 2. Lesung spätestens jedoch der Ratsversammlung bzw. dem zuständigen beschließenden Gremium vor der Beschlussfassung über das BfR zur Kenntnis zu geben.
53 von 86
Beschlussfassung
Beschlussreif sind Vorlagen, die von den zuständigen Gremien abschließend beraten
wurden und zu denen die Voten/Beratungsergebnisse vorliegen bzw. zum Zeitpunkt
der Ratsversammlung/des beschließenden Ausschusses vorliegen werden. Danach
werden die Vorlagen in die Tagesordnung der/des Ratsversammlung/beschließenden
Ausschusses aufgenommen. Die Beschlussfassung der Vorlagen erfolgt unter Beachtung der Beratungsfristen nach Bestätigung in der DB OBM in der Regel in der
Ratsversammlung des übernächsten Monats.
Der Oberbürgermeister kann eilbedürftige Vorlagen auch dann auf die Tagesordnung
der Ratsversammlung setzen, wenn die Beratungsfrist nicht eingehalten wurde. Die
Eilbedürftigkeit ist in der Vorlage gesondert zu begründen.
Beschlussausfertigung/Beschlusskontrolle
Satzungen sowie satzungsähnliche Beschlüsse werden gem. § 4 (3) SächsGemO
durch den Oberbürgermeister ausgefertigt, die übrigen Beschlüsse der Ratsversammlung durch das BfR.
Beschlüsse der beschließenden Ausschüsse sind innerhalb von zehn Arbeitstagen
nach Beschlussfassung durch den Ausschussvorsitzenden oder dessen Stellvertreter
auszufertigen. Der ausgefertigte Beschluss ist dem BfR gem. § 23 (6) der Geschäftsordnung unverzüglich in schriftlicher Form/elektronisch zu übergeben.
Die Umsetzung der durch das beschließende Gremium vorgenommenen Änderungen bzw. Ergänzungen aus den jeweiligen Anträgen (Änderungsanträge, Ergänzungsanträge) der Stadträte bzw. des jeweiligen Ortschaftsrates sowie Prüfaufträge
kontrolliert das BfR.
Innerhalb von sechs Monaten nach Beschlussfassung ist durch das zuständige Dezernat dem BfR der Stand der Umsetzung in schriftlicher Form/elektronisch mitzuteilen. Beschlüsse mit Termin zur Umsetzung werden zum entsprechenden Termin vorgelegt.
Dazu erhalten die Dezernate vom BfR innerhalb einer Woche nach der Ratsversammlung eine Liste der ihren Geschäftsbereich betreffenden Beschlüsse.
Die Liste sowie die Berichte zur Umsetzung werden den Fraktionsgeschäftsstellen
monatlich in schriftlicher Form/elektronisch zur Kenntnis gegeben.
54 von 86
Bearbeitungsdurchlauf für Vorlagen
der Stadtverwaltung Leipzig
Erarbeitungsphase
Struktureinheit
(Amt/Referat)
Dezernat
Sitzungsdienst des Büros
für Ratsangelegenheiten
Dienstberatung des OB
Bearbeitungsphase:
Vorbereitung,
Bereitstellung
(5 Tage)
Bearbeitungsphase:
Beratung
(10 Tage)
Fraktionen und fraktionslose
Stadträte
• Ausarbeitung von Vorlagen
• Veranlassung der Mitzeichnung
• Veranlassung der Rechtsprüfung
• Unterzeichnung der Vorlage durch den Beigeordneten und Einreichen and den
Sitzungsdienst des BfR
• Vorbereitung der Dienstberatung des OB
• Beratung und Bestätigung der Vorlagen
• Festlegung der Beratungsfolge und des Behandlungstermins in der Ratsversammlung
Ortschaftsrat/
Stadtbezirksbeirat
Beratende Ausschüsse
Beschließende Ausschüsse
Voten
1. Lesung
1. Lesung
2. Lesung
2. Lesung
Voten
Voten
Empfehlungen
Änderungs-, Ergänzungsanträge
Beschlüsse
Bearbeitungsphase:
Überarbeitung bzw.
Änderung
(15 Tage)
Ergänzungs-,
Änderungsanträge
BfR
Dokumentation
Ältestenrat (Festlegung der
Tagesordnung durch OB)
Bearbeitungsphase:
Tagungsvorbereitung
(8 Tage)
Vorbereitung
der Tagung
Tagung
Ratsversammlung
Beschlüsse
Beschlusskontrolle
durch BfR analog
der Anträge
Abbildung 9: Stadtverwaltung Leipzig – Bearbeitungsdurchlauf für Vorlagen
4.3.3
Einbindung der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter und insbesondere diejenigen, die vordringlich mit diesem System aktiv arbeiten werden (z. B. Sitzungsdienst, Geschäftszimmer der Dezernate und Ämter, etc.), sind unbedingt vor der Konzeption und/oder Implementierung des eRIS in
die Planung einzubinden. Deren praxisbezogene Anregungen sollten soweit als mög-
55 von 86
lich bei Konzeption und Organisation des eRIS berücksichtigt werden, um von vornherein Akzeptanzschwierigkeiten zu umgehen.
Unabhängig davon ist eine aktive und intensive Schulung der betroffenen Mitarbeiter
eine essenzielle Voraussetzung für das Gelingen und die richtige Arbeitsweise eines
eRIS. Daran zu sparen bedeutete, am falschen Ende zu sparen. Nur ein umfassend
geschulter Mitarbeiter ist in der Lage, seine Aufgaben effizient zu erledigen. Für die
im täglichen Gebrauch auftretenden weiteren Fragen sollte ein ausführliches Informationsmanagement geschaffen werden (vgl. 4.2.2. Dokumentation). Überlegenswert ist
es auch fortwährende Schulungen für solche Mitarbeiter durchzuführen, die das eRIS
nicht in regelmäßigen Abständen nutzen.
56 von 86
LITERATURVERZEICHNIS
Literaturverzeichnis
Andersen 1997
Andersen, Uwe: Gemeinden/ Kommunale Selbstverwaltung. In:
Andersen, Uwe/ Woyke, Wichard (Hrsg.): Handwörterbuch des
politischen Systems der Bundesrepublik Deutschland, 3., völlig
überarbeitete und aktualisierte Aufl., Leske & Budrich: Opladen,
1997, S. 172 – 180.
BSI 2005
Projektgruppe E-Government im Bundesamt für Sicherheit in der
Informationstechnik: Datenschutzgerechtes
E-Government. Handlungsempfehlungen. Modul aus dem EGovernment-Handbuch. Bonn 2005.
http://www.bsi.bund.de/fachthem/egov/6.htm
Abruf 28.10.2005.
BSI 2006a
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik:
E-Government-Handbuch, Bonn 2006.
http://www.bsi.bund.de/fachthem/egov/3.htm
Abruf 29.06.2006.
BSI 2006b
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik:
http://www.bsi-fuer-buerger.de
Abruf 29.06.2006.
DIN 2004
Deutsches Institut für Normung: Verzeichnis der Grundbegriffe
und Lösungen zum E-Government mit Synonymen, November
2004.
Gemeindeordnung
für BadenWürttemberg 2000
Gemeindeordnung für Baden-Württemburg in der Fassung vom
24. Juli 2000 (GVBl. S. 582), zuletzt geändert durch Gesetz vom
28. Mai 2003 (GVBl. S. 271).
http://www.jura.uni-osnabrueck.de/institut/jkr/gobawu.pdf. #sear
ch=%22Gemeindeordnung%20des%20Landes%20BadenW%C3%BCrttemberg%20%22
Abruf 29.06.2006.
Hellbusch 2005
Hellbusch, Jan Eric: Barrierefreies Webdesign. Praxishandbuch
für Webgestaltung und grafische Programmoberflächen, Heidelberg, dpunkt 2005.
KBSt 2005
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt): SAGA. Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen. Version 2.1. Schriftenreihe der KBSt. Band 82. September 2005.
57 von 86
LITERATURVERZEICHNIS
http://www.kbst.bund.de/cln_011/nn_836960/Content/
Standards/Saga/Standards/standards__node.
html__nnn=true
Abruf 29.06.2006.
KGSt 2004
KGSt: KGSt-Bericht 3/2004: Vom Ratsinformationssystem (RIS)
zum Ratsportal, Köln 2004.
58 von 86
ANHANG 1: VORSCHRIFTEN DER
GEMEINDEORDNUNG DES LANDES BADENWÜRTTEMBERG
Anhang 1: Vorschriften der Gemeindeordnung
des Landes Baden-Württemberg
Dies sind die Vorschriften der Gemeindeordnung des Landes Baden-Württemberg,
die im Zusammenhang mit dem eRIS zu beachten sind:
1) Die baden-württembergische Gemeindeordnung wurde im Jahr 2004 durch das
Elektronik-Anpassungsgesetz geändert. Seither ist es zulässig, zu den Sitzungen
von Gemeinderat und Ausschüssen elektronisch einzuberufen: nach § 34 der
Gemeindeordnung Baden-Württemberg beruft der Bürgermeister die Gemeinderäte schriftlich oder elektronisch mit angemessener Frist ein.
2) Verschwiegenheitspflicht nach § 17 Abs. 2 der Gemeindeordnung für BadenWürttemberg
Zur Verschwiegenheit sind die Mitglieder des Gemeinderates in allen Angelegenheiten verpflichtet, deren Geheimhaltung
•
gesetzlich vorgeschrieben ist (dies gilt für alle nichtöffentlichen Sitzungen gem. §
35 der Gemeindeordnung),
•
besonders angeordnet ist,
•
ihrer Natur nach erforderlich ist (dies sind vor allem personenbezogene Daten,
Personalsachen usw.).
Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alle Einzelheiten, ausgenommen allgemein bekannte Tatsachen, und besteht gegenüber allen, die nicht Mitglied des
Gemeinderates sind, auch gegenüber nahen Angehörigen, Parteimitgliedern, soweit
sie nicht auch dem Gremium angehören, der Presse; aber auch gegenüber der/dem
Betroffenen.
59 von 86
ANHANG 2: DOKUMENTENARTEN AM BEISPIEL VON
LEIPZIG
Anhang 2: Dokumentenarten am Beispiel von
Leipzig
Folgende Dokumentenarten werden derzeit in der Leipziger Verwaltung im Zusammenhang mit dem Sitzungsmanagement verwendet:
1) Tagesordnungen, Protokolle, Listen (öffentlicher und nichtöffentlicher Sitzungen):
–
Tagesordnungen einschließlich Nachtragstagesordnungen,
–
Beschlussprotokolle und Niederschriften der Ratsversammlungen,
–
Festlegungsprotokolle,
–
Sonstige Dokumente;
2) Grund- bzw. Beschlussdaten folgender Beratungsgegenstände im Kurztitel, Beschlussvorschlag einschließlich Volltext:
–
Vorlagen der Verwaltung einschließlich Ergänzungs- und Änderungsanträge,
–
Beschlussvorlage,
–
Dienstanweisung,
–
Tischvorlagen,
–
Eilentscheidungen des Oberbürgermeisters,
–
Berichtsvorlage/Information,
–
Anträge der Fraktionen und Stadträte inklusive Verwaltungsstandpunkt und
einschließlich Ergänzungs- und Änderungsanträge,
–
Anträge der Ortschaftsräte inklusive Verwaltungsstandpunkt, einschließlich
Ergänzungs- und Änderungsanträge,
–
Anträge der Fraktionen, Stadträte und Ortschaftsräte zum Haushaltsplan inklusive Verwaltungsstandpunkt, einschließlich Ergänzungs- und ÄnderungsAnträge,
–
Anfragen an den Oberbürgermeister zur Ratsversammlung, inklusive Antworten,
–
Anfragen an den Oberbürgermeister, inklusive Antworten,
–
Aktuelle Stunde,
–
Wichtige Angelegenheiten inklusive Verwaltungsstandpunkt,
–
Einwohnerfragen;
3) Beschlüsse (im Volltext):
–
der Ratsversammlung einschließlich der Berichte zum Stand der Umsetzung,
60 von 86
ANHANG 2: DOKUMENTENARTEN AM BEISPIEL VON
LEIPZIG
–
der beschließenden Ausschüsse,
–
der Dienstberatung des Oberbürgermeisters;
4) Terminübersichten:
–
Sitzungstermine der Ratsversammlung, ihrer Ausschüsse, Fraktionen und
anderer Gremien,
–
Sitzungstermine der Dienstberatung des Oberbürgermeisters;
5) Mitgliedslisten:
–
Ratsversammlung,
–
Ältestenrat,
–
Ausschüsse (mit Stellvertretern),
–
Fraktionen,
–
Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte,
–
Aufsichtsräte, Verbandsversammlungen, Beiräte, Stiftungen, Arbeitskreise
und Arbeitsgruppen;
6) Mandatsverwaltung: Fraktions- und Gremienzugehörigkeit.
61 von 86
ANHANG 3: KLASSENKONZEPT AM BEISPIEL DER
STADT LEIPZIG
Anhang 3: Klassenkonzept am Beispiel der
Stadt Leipzig
In der Stadt Leipzig wurde ein Zugriffskonzept unter Beachtung der Regelungen der
bestehenden Gemeindeordnung entwickelt, welches von der Klassifizierung der zu
erstellenden und bearbeitenden Dokumente ausgeht. Im System werden sowohl öffentliche als auch nichtöffentliche Daten erfasst. Die Dokumente und Daten unterteilen sich in folgende Berechtigungsklassen:
Klasse 1: Öffentliche Daten für alle
Folgende Gremien tagen in öffentlicher Sitzung: Ratsversammlung, Verwaltungsausschuss, Grundstücksverkehrsausschuss, Jugendhilfeausschuss, Ortschaftsräte,
Stadtbezirksbeiräte.
Es dürfen daher von jedermann folgende Dokumente von diesen Gremien eingesehen werden:
•
Beschlussausfertigung und Beschlüsse,
•
Tagesordnungen,
•
Niederschriften der Ratsversammlung, Teil 1 und Teil 2,
•
Niederschriften der weiteren o. g. Gremien,
•
Anträge (inkl. Ergänzungs- und Änderungsanträge) ohne Verwaltungsstandpunkte und Austausch- und Ergänzungsblätter,
•
Anfragen inklusive Antworten (Antwort nur, wenn zur Veröffentlichung freigegeben),
•
Einwohneranfragen inklusive Antworten,
•
Aktuelle Stunde.
Klasse 2: Öffentliche Daten für die Stadtverwaltung
Daten der Klasse 1 und zusätzlich:
•
Vorlagen inklusive Ergänzungs- und Änderungsanträge sowie Austausch- und
Ergänzungsblätter.
•
Anträge inklusive Verwaltungsstandpunkte, Ergänzungs- und Änderungsanträge
sowie Austausch- und Ergänzungsblätter,
•
Wichtige Angelegenheiten inklusive Verwaltungsstandpunkte, Ergänzungs- und
Änderungsanträge,
•
Beschlüsse inklusive Stand der Umsetzung der Beschlüsse.
Diese Dokumente werden ebenfalls im Volltext zur Verfügung gestellt.
62 von 86
STADT LEIPZIG
Klasse 3: Öffentliche und nichtöffentliche Daten
Daten der Klasse 2 und zusätzlich:
Dokumente der Gremien, die in nichtöffentlichen Sitzungen beraten wurden:
3.1 Fachausschüsse, Zeitweilige Ausschüsse, Unterausschuss, Betriebsausschüsse,
Umlegungsausschuss,
3.2 Grundstücksverkehrsausschuss – nichtöffentlicher Teil,
3.3 Ratsversammlung, nichtöffentlicher Teil 2: Niederschrift Teil 2,
3.4 Dienstberatung des Oberbürgermeisters.
Klasse 4: Öffentliche, nichtöffentliche und BfR-interne Daten
Daten der Klasse 3, BfR-interne und personenbezogene Daten:
4.1 Ältestenrat,
4.2 Fraktionsgeschäftsführerberatung,
4.3 BfR-interne Daten: Dokumente im Entwurfsstatus (alle nicht bestätigten Dokumente), Anwesenheitslisten, Abrechnungsdaten, Adressen (Stammdaten), Drehbuch.
Der Zugriff auf die Daten und Dokumente wird entsprechend den einzelnen Berechtigungsklassen auf Grundlage eines Sicherheitskonzeptes vom Büro für Ratsangelegenheiten personengebunden erteilt und muss daher von den Dezernaten, Ämtern,
Referaten und Fraktionsgeschäftsstellen dort beantragt werden. Es werden folgende
Gruppen (gebildet aus mehreren Rollen) mit unterschiedlichen Zugriffsrechten auf die
einzelnen Berechtigungsklassen unterschieden:
Gruppe 1:
Personen ohne konkreten Berechtigungsnachweis mit Zugriff auf Klasse 1.
Gruppe 2:
Alle Anwender innerhalb der Stadtverwaltung ohne konkreten Berechtigungsnachweis mit Zugriff auf Klasse 2.
Gruppe 3:
Im Rahmen ihrer Funktion mit Zugriff auf Klasse 3:
•
Oberbürgermeister und dessen Büro,
•
Beigeordnete und deren Büros,
•
Amts-/Referatsleiter und deren Sekretariate,
•
Referat Grundsatzfragen,
63 von 86
STADT LEIPZIG
•
vom jeweiligen Beigeordneten zu benennender Personenkreis auf Antrag beim
Leiter des Büros für Ratsangelegenheiten mit der Begründung eines entsprechenden dienstlichen Erfordernisses,
•
BBVL.
Gruppe 4:
Im Rahmen ihrer Funktion mit Zugriff auf Klasse 3.1, 3.2, 3.3 und 3.4 (nur für Dokumente, die in Gremien verwiesen werden):
•
Mitglieder der Ratsversammlung (Stadträte),
•
Mitglieder der beschließenden Ausschüsse sowie deren Stellvertreter.
Gruppe 5:
Im Rahmen ihrer Funktion mit Zugriff auf Klasse 3.1 (nur Tagesordnung der Fachausschüsse und zeitweiligen Ausschüsse), 3.3 und 3.4 (nur in Ratsversammlung oder in den betreffenden Ortschaftsrat verwiesene Dokumente): Ortsvorsteher und
Ortschaftsräte.
Gruppe 6:
Im Rahmen ihrer Funktion mit Zugriff auf Klasse 3.4 – nur die in dem betreffenden
Stadtbezirksbeirat verwiesene Dokumente: Vorsitzende der Stadtbezirksbeiräte und
Stadtbezirksbeiräte.
Gruppe 7:
Im Rahmen ihrer Funktion mit Zugriff auf Klasse 4.1: Fraktionsvorsitzende (und Stellvertreter).
Gruppe 8:
Im Rahmen ihrer Funktion mit Zugriff auf Klasse 4.2:
•
Fraktionsgeschäftsführer,
•
Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen.
Gruppe 9:
Mitarbeiter/innen des Büros für Ratsangelegenheiten im Rahmen der ihnen übertragenen Aufgaben mit Zugriff auf Klasse 4.
Im Auftrag des Leiters des Büros für Ratsangelegenheiten mit der eRIS-Administration beauftragte Personen mit Zugriff auf das System im Sinne von Klasse 4.
64 von 86
STADT LEIPZIG
Klasse 1 Klasse 2
Klasse 3
Klasse 4
Öffentlich für
Alle
Öffentliche und Nichtöffentliche Daten
Öffentliche, Nichtöffentliche und BfR-interne Daten
3.1
3.2
3.3
3.4
4.1
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Öffentlich für
Verwaltung
Rolle
4.2
4.3
Gruppe 4
Gruppe 3
Gruppe 2
Gruppe 1
Gruppe
Alle
Lesen
Alle Beschäftigten der
Stadtverwaltung
Lesen
OBM u. dessen Büro
Lesen
Lesen
Lesen
Beigeordnete
und deren
Büros
Lesen
Lesen
Lesen
Dezernat VII
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Referat
Grundsatzfragen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Amts-/ RefeLesen
ratsleiter u.
deren Sekretariate
Lesen
Lesen
Liegenschafts- Lesen
amt
Lesen
Lesen
Vom Beigeordneten zu
benennender
Personenkreis
Lesen
Lesen
Lesen
BBVL
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Mitglieder der Lesen
Ratsversammlung (Stadträte)
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
im Fraktionsmodul: Autor
Löschen
für Dokumente,
die von
den
Stadträten erstellt
werden
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
nur Dokumente, die in
Gremien
verwiesen
werden
65 von 86
STADT LEIPZIG
Klasse 1 Klasse 2
Klasse 3
Klasse 4
Öffentlich für
Alle
3.1
3.2
3.3
3.4
4.1
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Öffentlich für
Verwaltung
Rolle
4.2
4.3
Gruppe
Mitglieder der Lesen
beschließenden Ausschüsse sowie
deren Stellvertreter
Lesen
Ortsvorsteher
und Ortschaftsräte
Lesen
Lesen
Vorsitzende
der Stadtbezirksbeiräte
und Stadtbezirksbeiräte
Lesen
für Vorlagen
der jeweiligen
betreffenden
Dezernate, die
nach
Bestätigung in
der DB
OBM nur
zur Info
in den
FA gehen
nur
Tagesordnung
der
Fachaus
schüsse
und
zeitweiligen
Ausschüsse
Gruppe 5
Gruppe 6
Lesen
für Vorlagen
der jeweiligen
betreffenden
Dezernate, die
nach
Bestätigung in
der DB
OBM nur
zur Info
in den
FA gehen
Lesen
Lesen
nur in
RV oder
in den
betreffenden
OR verwiesene
Dokumente
Lesen
Lesen
nur sie
betreffende Dokumente
nur in
den
betreffenden
Stadtbezirksbeirat verwiesene
Dokumente
66 von 86
STADT LEIPZIG
Klasse 1 Klasse 2
Klasse 3
Klasse 4
Öffentlich für
Alle
3.1
3.2
3.3
3.4
4.1
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Öffentlich für
Verwaltung
Rolle
4.2
4.3
Gruppe
Fraktionsvorsitzende und
Stellvertreter
Lesen
Fraktionsgeschäftsführer
u. Mitarbeiter
der Fraktionsgeschäftsstellen
Lesen
Lesen
Gruppe 9
Gruppe 8
Gruppe 7
nur
Dokumente,
die in
Gremien
verwie
sen
werden
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
im Fraktionsmodul: Autor
Lesen
nur Dokumente, die in
Gremien
verwiesen
werden
Löschen
für Dokumente,
die von
den Fraktionen
erstellt
werden
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Lesen
Autor
Autor
Autor
Autor
Autor
Autor
Autor
Autor
Autor
Editor
Editor
Editor
Editor
Editor
Editor
Editor
Editor
Editor
Löschen
Löschen
Löschen Löschen Löschen Löschen Löschen Löschen Löschen
Tabelle 5: Klassenkonzept
67 von 86
ANHANG 4: SICHERHEITSHINWEISE FÜR DIE
NUTZUNG DES ELEKTRONISCHEN
RATSINFORMATIONSSYSTEMS DURCH
RATSMITGLIEDER AM BEISPIEL DER STADT
FREIBURG
Anhang 4: Sicherheitshinweise für die Nutzung
des elektronischen Ratsinformationssystems
durch Ratsmitglieder am Beispiel der Stadt Freiburg
Technisch ist das Ratsinformationssystem über allgemein anerkannte Sicherheitsstandards an das Internet angebunden.21 Erst nach Eingabe Ihres Passworts und Ihrer Kennung erhalten Sie Zugriff auf die nichtöffentlichen und vertraulichen Informationen. Ab diesem Moment wird die Internetverbindung über die Verschlüsselungstechnik HTTPS abgesichert und kann durch Dritte nicht mehr abgehört werden.
Trotzdem gibt es einige grundlegende Regeln, die bei Ihrer Arbeit zu beachten sind:
Gehen Sie mit Ihren Zugangsdaten sorgfältig und vorsichtig um. Schützen Sie Kennwörter und Zugangsdaten vor dem Zugriff Dritter und speichern Sie solche Kennungen keinesfalls ab – achten Sie auch darauf, dass Sie das Passwort nicht im Passwort-Manager ihres Internet-Browsers hinterlegen. Beantworten Sie Abfragen, ob Ihr
Passwort gespeichert werden soll, immer mit: Nein!
Arbeiten Sie im vertraulichen Bereich des Ratsinformationssystems möglichst nur
von eigenen Geräten aus. Bei öffentlich zugänglichen Computern wie etwa in Internetcafés besteht zumindest theoretisch die Gefahr, dass das von Ihnen eingegebene
Passwort und die von Ihnen abgerufenen Informationen durch auf dem PC installierte
Software ausspioniert und von Fremden genutzt wird.
Schützen Sie Ihren PC vor unerlaubten Zugriffen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die
Ihr Betriebssystem für den Schutz Ihrer Festplatte vorsieht: Definieren Sie beispielsweise ein Passwort, das beim Starten oder auch vom Bildschirmschoner abgefragt
wird.
Setzen Sie auf Ihrem PC nur Programme aus vertrauenswürdiger Quelle ein. Generell sollten Sie darauf achten, keine Software aus unseriösen oder unsicheren Quellen auf Ihrem Computer zu speichern. Diese können mit schädlichen Programmen
wie etwa Spyware versehen sein, die Ihr Gerät ausspionieren. Zu den gefährlichen
Tools zählen beispielsweise einige „Surf-Turbos“, die das Mitlesen durch Fremde ermöglichen.
Setzen Sie aktuelle Virenschutzsoftware und Firewalls ein. Die Programme zum
Schutz vor Infektionen im Internet werden laufend aktualisiert.
21
Dieser Text beruht auf den Empfehlungen des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik der Website www.bsi-fuer-buerger.de und wurde entsprechend den Anforderungen an das Arbeiten mit dem Ratsinformationssystem modifiziert
68 von 86
ANHANG 4: SICHERHEITSHINWEISE FÜR DIE
NUTZUNG DES ELEKTRONISCHEN
RATSINFORMATIONSSYSTEMS DURCH
RATSMITGLIEDER AM BEISPIEL DER STADT
FREIBURG
Spielen Sie aktuelle Sicherheitsupdates für Ihr Betriebssystem ein. Immer wieder treten in Betriebssystemen Sicherheitslücken auf, die durch Aktualisierungen geschlossen werden. Sie sollten daher darauf achten, die Patches regelmäßig von der Internetseite der Hersteller herunterzuladen und zu installieren.
Setzen Sie beim Arbeiten mit WLAN die Verschlüsselung ein. Vergewissern Sie sich,
dass die Datenübertragung bei WLAN-Verbindungen ausreichend verschlüsselt ist.
Speichern Sie vertrauliche Dokumente aus dem Ratsinformationssystem auf Ihrem
PC, so bedenken Sie bitte, dass diese dann von allen Nutzern des Computers eingesehen werden können.
69 von 86
ANHANG 5: INFORMATIONSUNTERLAGEN FÜR DIE
EINWEISUNG DER STADTRÄTE DER STADT
ROSENHEIM
Anhang 5: Informationsunterlagen für die Einweisung der Stadträte der Stadt Rosenheim
Ratsinformationssystem in
Rosenheim Einführungsveranstaltung
EINFüHRUNG_STADTRAT.PPTRatsinf
ormationssystem
1
70 von 86
ROSENHEIM
Übersicht
Technische Voraussetzungen zur Nutzung des
Ratsinformationssystems
Einweisung in die Nutzung des
Ratsinformationssystems
Beratung über Sicherheitsmaßnahmen für Ihren
Arbeitsplatz
Unterstützung bei der Beschaffung von PCSystemen
ormationssystem
2
Technische Voraussetzungen
• PC oder Notebook mit Internetverbindung
• Empfohlene Bildschirmauflösung 1024*768
• Internetbrowser
(Internet Explorer ab Version 5.5, Mozilla)
• Installiertes Plugin (Empfehlung Citrix)
• Drucker
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
3
71 von 86
ROSENHEIM
Wie melde ich mich am Ratsinformationssystem an ?
Stellen Sie die Internetverbindung her und öffnen Ihren
Internetbrowser.
Öffnen Sie folgende Webseite.
https:\\xxxx.yyyyyyyyyy.de
Eventuell auftretenden Zertifikats- und Sicherheitsmeldungen
können Sie vertrauen und diese bei Bedarf überprüfen.
Es wird nun eine verschlüsselte Verbindung zwischen Ihrem PC
und dem Webserver aufgebaut.
Es wird Ihnen folgende Webseite angezeigt.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
4
ormationssystem
5
72 von 86
ROSENHEIM
Die Webseite überprüft beim Aufruf, ob die
erforderlichen PlugIns (=Zusatzprogramme) installiert
sind.
Ist dieses nicht der Fall, wird Ihnen dieses im Bereich
Message Center angezeigt.
Beispiel:
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
6
Hinweise
ormationssystem
7
73 von 86
ROSENHEIM
Folgen Sie diesem Link und
installieren Sie das Plugin.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
8
Nach der Installation müssen Sie den Browser neu
starten. Ab jetzt steht Ihnen das Zusatzprogramm auf
diesem PC immer zur Verfügung.
Nun geben Sie bitte folgende Daten ein
(alles kleingeschrieben, keine Großbuchstaben):
Ihren Benutzernamen (z.B. stephanbeilhack)
das Passwort
und die vom Token ausgegebene Kombination
(zur Ausgabe bitte den Knopf am Token drücken)
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
9
74 von 86
ROSENHEIM
Der Token gibt Ihnen beim Drücken ein Einmalpasswort aus.
Dieses wird eine Minute angezeigt und ist solange gültig.
Klicken Sie zum Abschluß den Button Anmeldung.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
10
Nun wird die Anmeldung überprüft und Sie werden an der Citrix
Terminalserverfarm angemeldet.
Das System zeigt Ihnen, die für Sie freigegebene Anwendung
Ratsinformationssystem an.
Klicken Sie diese an. Das Ratsinformationssystem
wird in einem neuen Fenster gestartet.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
11
75 von 86
ROSENHEIM
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Anzeige)
ormationssystem
12
ormationssystem
13
76 von 86
ROSENHEIM
ormationssystem
14
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Sitzungskalender)
ormationssystem
15
77 von 86
ROSENHEIM
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Sitzungskalender 2)
ormationssystem
16
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Drucken)
Zum Drucken von TOPs und Anlagen verwenden Sie
bitte die Druckbuttons im Fenster
Es werden Ihnen die an Ihrem PC angeschlossenen Drucker
angezeigt.
Dieser hat im Ratsinformationssystem einen Namenszusatz
(z.B Client/.......).
Der Beginn des Ausdrucks ist abhängig von der
Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
17
78 von 86
ROSENHEIM
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Speichern)
Zum Speichern von einzelnen PDF - Dokumenten
verwenden Sie bitte den Speicherbutton des
Fensters
Ihre lokalen Laufwerke werden Ihnen mit dem Zusatzzeichen $
angezeigt.
Die Sicherheitsnachricht können Sie folgendermaßen
beantworten:
ormationssystem
18
ormationssystem
19
79 von 86
ROSENHEIM
Anschließend können Sie dann den entsprechenden
Laufwerkspfad wählen und speichern.
Über die Auswahl Sitzungskalender können Sie alle zu dem
Sitzungstag vorliegenden Dokumente downloaden.
Das Speichern ist ebenfalls abhängig von der Geschwindigkeit
Ihrer Internetverbindung.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
20
Die kompletten Unterlagen einer Sitzung sind als ZIP-Datei
vor der Sitzung unter dem Punkt Einladung verfügbar.
Das Speichern ist ebenfalls abhängig von der Geschwindigkeit
Ihrer Internetverbindung.
ormationssystem
21
80 von 86
ROSENHEIM
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Abmeldung)
Zum Beenden der Anwendung schließen Sie bitte das Fenster
des Ratsinformationssystems und klicken im Browserfenster
auf Abmelden.
Ihre Sitzung wird daraufhin automatisch getrennt und Sie
können die Internetverbindung beenden.
ormationssystem
22
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Hilfe)
ormationssystem
23
81 von 86
ROSENHEIM
Aufbau und Bedienung Stadtrat (Sonstiges)
Das Ratsinformationssystem kann grundsätzlich auch auf
anderen System (LINUX, APPLE) verwendet werden. Hierzu
können wir Ihnen bei Bedarf behilflich sein.
Des Weiteren können Sie die Einstellungen des Clients
teilweise verändern. (z.B. Fenstergröße). Daneben befindet sich
eine Hilfe hierzu.
ormationssystem
24
Sicherheitsmaßnahmen am PC zu Hause
Welche Gefahren können auftreten?
• Unbefugte Nutzung des PC´s
• Unbefugter Zugriff auf lokal abgespeicherte Daten
• Datenverlust
• Virenbefall
• Angriffe aus dem Internet (Trojaner)
ormationssystem
25
82 von 86
ROSENHEIM
Wie schütze ich mich?
Gegen unbefugte Nutzung des PC´s:
Verwenden Sie ein Passwort zum Anmelden am PC.
In den meisten Betriebssystemen ist dieses möglich.
(Ausnahme Windows 98, hier sollten Sie ein Bootpasswort
einrichten.)
Das Passwort sollte möglichst folgendermaßen gestaltet sein:
mindestens 6 Zeichen lang
kein Wort (z.B. stephan)
Zahlen und Sonderzeichen beinhalten
Beispiele: §1atru, fr!hr?
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
26
Gegen unbefugten Zugriff auf lokal abgespeicherte Daten:
Verschlüsseln Sie diese Dateien und Ordner mit geeigneten
Programmen.
Im Internet werden hierzu vielfältige Programme angeboten
Beispiele:
PGP (sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig)
GNU PP
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
27
83 von 86
ROSENHEIM
Vor Datenverlust:
Führen Sie regelmäßige Datensicherungen durch.
(Empfehlung CD- oder DVD brennen)
Zu beachten ist hierbei dann auch die sichere Aufbewahrung
der gesicherten Daten.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
28
Gegen Computerviren
Installieren Sie auf dem PC einen Virenscanner und
halten Sie diesen aktuell.
Moderne Virenscanner sind einfach zu handhaben und
aktualisieren sich selbständig.
Beispiele:
PC-Cillin (Fa. Trendmicro)
Norton Antivir (Fa. Symantec)
Antivir Personal Edition (kostenlos www.free-av.de)
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
29
84 von 86
ROSENHEIM
Gegen Trojaner
Trojaner sind Programme, die sich böswillig auf Ihren PC
installieren und dort Schaden verursachen können
(Datenspionage, Erlauben von Zugriffen, etc.).
Gegenmaßnahmen:
Halten Sie Ihr Betriebssystem auf einem aktuellen Stand
(Windows Updatefunktion).
Dieses schließt Sicherheitslücken ihres Betriebssystems und
verhindert bereits bekannte Angriffe.
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
30
Gegen Trojaner
Setzen Sie zusätzlich eine Firewall ein.
Diese verhindert grundsätzlich Zugriffe vom Internet her auf
ihren PC.
Zusätzlich können Sie noch die erlaubten Zugriffe Ihres
Rechners ins Internet steuern.
Beispiele:
Kerio Personal-Firewall
Norton Personal-Firewall
EINFÜHRUNG_STADTR
AT_GESCHWÄRZTE
31
85 von 86
ROSENHEIM
Weitere Informationen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationsverarbeitung
bietet unter der Webseite
www.bsi-fuer-buerger.de
viele Informationen zur IT-Sicherheit zu Hause.
Dort finden Sie auch verschiedene kostenlose Programme zum
Download.
ormationssystem
32
86 von 86

Spezifikationsbericht Das Elektronische Ratsinformations-

Transcrição

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