Sky-Chefs servieren SAP-Planzahlen

Sonderdruck aus Nr. 36
vom 8. September 2006
www.computerwoche.de
NACHRICHTEN
◆
ANALYSEN
◆
TRENDS
Sky-Chefs servieren
SAP-Planzahlen
Ein neues Planungswerkzeug macht das Controlling des
Airline-Caterers LSG effizienter.
VON ANNETTE MÜNCH*
FOTO: LSG SKY CHEFS DEUTSCHLAND
E
twa 369 Millionen Mahlzeiten
kochte die LSG Sky Chefs
Deutschland GmbH aus NeuIsenburg im Jahr 2005 für Fluggäste verschiedener Luftfahrtgesellschaften weltweit. Damit trotz
dieser großen Mengen jede Fluglinie
zur richtigen Zeit die passenden Gerichte bekommt, muss jeder Handgriff sitzen und alles minutiös nach
Plan verlaufen, auch die Kostenplanung.
Das Unternehmen gehört zur LSG
Lufthansa Service Holding AG, die
ihrerseits eine 100-prozentige Tochter der Deutschen Lufthansa AG mit
Sitz in Neu-Isenburg ist. Es sorgt mit
ihrem Kerngeschäft Airline Catering
für mehr als 270 Airlines weltweit für
die Gaumenfreuden der Flugpassagiere. Das Unternehmen operiert
unter der Marke „LSG Sky Chefs“
und ist an 190 Standorten in 49 Ländern vertreten, darunter auch mit
Niederlassungen an 16 Flughäfen in
Deutschland.
Jeder Standort der LSG Sky Chefs
Deutschland GmbH hat individuelle
Kundenstrukturen. Die dahinter liegende Kostenkalkulation der Speisen, die auf den Flügen serviert werden, erfordert einen Kraftakt, der mit
den bisherigen Anwendungen SAP
R/3 und Microsoft Excel als autonomes Frontend nicht mehr wunschgemäß gelang. Gesucht wurde ein
geeignetes Tool für das monatliche
Forecasting und die jährliche Budgetierung.
Fast 370 Millionen Mahlzeiten bereiten die „Sky Chefs“ jedes Jahr für verschiedene Airlines zu.
Kostenrechnung mit Hindernissen
In der Vergangenheit bewerkstelligten die Sky-Chefs den Forecast außerhalb der SAP-Software in Excel.
Dezentrale Controller erhielten ein
komplexes und pflegeaufwändiges
Excel-Package. Dabei wurden in
SAP gebuchte Istdaten per Download extrahiert und zwar sowohl aus
der SAP-Kostenrechnung (CO-CCA)
als auch aus der SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA). „Sverweis“-Formeln
in Excel lasen diese Informationen
automatisch in das Package ein.
Aufgrund des großen Datenvolumens war die manuelle Übertragung der Daten aus Excel in die SAPSoftware zeitlich nicht möglich. Eine Lösung mit maschineller Schnittstelle kam wegen der Vielzahl von
verknüpften Excel-Dateien ebenfalls nicht in Frage. Somit waren weder Forecast- noch Budgetdaten in
SAP verfügbar: Die komplette Konsolidierung hatte in Excel zu erfolgen. Wegen der knappen Zeit standen die zwei Controller in der Zentrale ebenso wie ihre Kollegen an
SONDERDRUCK
den jeweiligen Standorten enorm
unter Druck.
Kostenstellenstrukturen
Für LSG Sky Chefs Deutschland
GmbH wurde dieses System zur Abbildung der komplexen Geschäftsprozesse zu unflexibel. Die individuellen Anforderungen der einzelnen
Standorte konnten nicht realisiert
werden. Dazu gehören zum Beispiel
Bisher waren weder
Forecast- noch
Budgetdaten in R/3
verfügbar.
die unterschiedlichen Kundenstrukturen und Standorte sowie die damit
verbundenen abweichenden Kostenstellenstrukturen für das Personal. Zudem wünschten sich die Anwender detailliertere Daten sowie eine Harmonisierung der Forecastund Budgetprozesse. Die LSG Sky
Chefs Deutschland GmbH wollte
nicht mehr nur die Kostenstellen,
sondern auch die Produkterlöse sowie -kosten aus Kundensicht erfassen, um so Standardwerte pro Kunde
und Mahlzeit zu erhalten. Die Detailinformationen wie etwa die kalkulatorischen Personal- und Materialkosten und Zeitwerte für die Prozesse lagen vor, nur ein geeignetes
Tool fehlte. Die LSG Sky Chefs
Deutschland GmbH forderte eine
Lösung, die in allen Fällen nach dem
gleichen Prinzip arbeitet: Die Kostenplanung sollte künftig direkt im
Modul CO-CCA und die Erlösplanung direkt im Modul CO-PA (Ergebnis- und Marktsegmentrechnung) erfolgen. Neben der geforderten Flexibilität hinsichtlich Oberfläche und (Excel-)Funktionen war entscheidend, dass das Tool in allen
Fällen bidirektional mit SAP kommuniziert und diese Daten verwerten kann.
SAP und Excel im Duett
In „Kern OPO“ (One Page Only) fand
die LSG Sky Chefs Deutschland
GmbH, wonach sie suchte: ein Planungs-Tool, das SAP und Excel verbindet. Auf eine Evaluierung weiterer Produkte wurde verzichtet.
Das Produkt des Freiburger Unternehmens Kern AG bot den Anwendern folgende Vorteile:
aus COMPUTERWOCHE Nr. 36/2006
◆ Excel wird direkt über SAP-Soft-
ware gestartet;
◆ Daten werden automatisch von
SAP in Excel eingelesen beziehungsweise von dort in die ERPUmgebung geschrieben;
◆ sämtliche Ist- und Planungsdaten
liegen in SAP;
◆ Kern OPO koppelt individuelle Bereiche der Excel-Tabelle direkt mit
SAP;
◆ schnellere Arbeitsabläufe im Forecast- und Planungsprozess;
◆ mehr Transparenz in den Prozessen;
◆ dauerhafte Zeit- und Kosteneinsparungen wegen einfacher Nutzung und Pflege der Lösung.
„One Page Only“ bedeutet in diesem
Fall, dass die Planung einer Kostenstelle vollständig auf einem ExcelBlatt erfolgt. Sämtliche Planungsfälle
für die Kalkulation der Speisen (Kosten, Kennzahlen, Leistungsarten,
Leistungsaufnahmen, Jahres-, Monats- und Fachsichten) werden in einer Oberfläche gemeinsam behandelt. In SAP hingegen sind diese Planungen in verschiedenen Transaktionen zu vollziehen. Vor Planungsbeginn
definiert
das
zentrale
Controlling das für die LSG Sky Chefs
Deutschland GmbH gültige Planungsformular. Dieser so genannte
OPO-Master ist eine Excel-Datei, in
der alle Excel-Funktionen wie Formeln, Formate, Gültigkeiten und Makros eingesetzt werden können. Für
die Planung meldet sich der Kostenstellenleiter am ERP-System an und
startet die OPO-Transaktion. Dabei
hält sich Kern OPO vollständig an die
Berechtigungen des SAP-Users, zieht
eine Kopie von dem Master und integriert das Duplikat mit allen ExcelFunktionen direkt in die SAP-Maske.
Historische Daten
Parallel sammelt Kern OPO die historischen Daten zum Planungsobjekt ein (Kostenstelle, Auftrag, PSPElement und Ergebnisobjekt). SAP
gibt den Rahmen und Excel die
Oberfläche, in der die historischen
SAP-Daten angezeigt und die neuen
Plandaten gebildet werden. Schließlich bucht Kern OPO die neuen Plandaten direkt in das SAP-System. Bei
Bedarf lässt sich die Excel-Oberfläche lokal speichern, offline bearbeiten und wieder in die SAP-Lösung
einbetten.
Nicht alles Out-of-the-Box
Daten können die Anwender über
drei Masken („OPO-Master“) erfassen: den Erlös-Master, den Personalkosten-Master und den KostenMaster, der die sonstigen Erlöse sowie Sachkosten abbildet. Die beiden
Kosten-Master griffen auf bereits
vorhandene Strukturen zurück und
ließen sich deshalb einfach an die
neuen Bedürfnisse anpassen. Anders verhielt es sich mit dem ErlösMaster. Aufgrund der vielschichtigen Detailinformationen, die alle
mit einfließen sollten, musste ein
neuer OPO-Master entwickelt werden, der genau die von der LSG Sky
Chefs Deutschland GmbH gewünschte Struktur abbildet. Heute
liest das Unternehmen die Standardkalkulation für Material und
Personal sowie die Zeitwerte der
Prozesse bis hin zu Detailangaben
wie dem Standardwert pro Kunde
und Mahlzeit ein und bildet damit
die Deckungsbeitragsrechnung II für
Forecast und Budget auf Kundenebene ab.
Jeder Master lässt sich leicht ändern: Eine weitere Kostenart, eine
neue Zeile, eine zusätzliche Zwischensumme, eine neue Formel –
das alles geschieht mit den bekannten Excel-Techniken. Und weil der
Master an zentraler Stelle gepflegt
wird, sind die Änderungen an der Erfassungsoberfläche sofort wirksam
und für jeden Planer sichtbar. Die
SAP-üblichen aufwändigen Transporte von geänderten Einstellungen
fallen komplett weg.
Zahlenfutter für jeden Anlass
Die LSG Sky Chefs Deutschland
GmbH erledigt mit zwölf Controllern
deutschlandweit für 24 Einheiten die
monatliche Berichterstattung, die
Budgetierung und den Jahresabschluss nach der neuen Methode.
Die monatlichen Hochrechnungen
aufs Jahresende werden jeweils in
SAP in neue Versionen geschrieben,
sodass im ERP-System inklusive
Jahresabschluss unterjährig zwölf
Jahresergebnisse zur Verfügung stehen. Eine aufwändige Konsolidierung entfällt. Für den Verkauf gibt es
im CO-PA eine kundenbezogene Deckungsbeitragsrechung für die Planungszeiträume. Die Vorbereitungen für die Anwendung in Belgien
und Skandinavien laufen. (fn)
◆
*ANNETTE MÜNCH ist Controllerin bei der LSG Sky Chefs Deutschland GmbH
in Neu-Isenburg.