Zeit für - Seminarmarkt

Blick zurück ohne Zorn: beim Jahresgespräch sollten Chefs ihren Mitarbeitern in Ruhe zuhören.
Zeit für
Lob und Pläne
Jahresgespräch Einmal jährlich sollten Chef und Mitarbeiter Bilanz
ziehen. Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme? Welche Themen
stehen künftig an? Wie Sie das Jahresgespräch strukturiert führen.
Wie Mitarbeiter das
Jahresgespräch sehen
Pflichtprogramm für Chefs
61
Beurteilung ist sinnvoll
58
Bewertungen sind willkürlich
55
Gespräche führen zu nichts
53
in Prozent; Mehrfachnennungen
möglich; Quelle: Metaberatung 2012
Lästige Pflicht: fast zwei
Drittel der Mitarbeiter
sehen die Gespräche als
reine Routineübung an.
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W
arum miteinander reden, wenn es keinen Anlass dazu gibt? Wilfried Braig,
Personalberater und Coach in Tübingen, kennt
die Einstellung vieler Chefs in Klein- und Mittelbetrieben aus langjähriger Erfahrung. Und verblüfft die Gesprächsmuffel mit einem scheinbar
unlogischen Argument: „Gerade weil es keinen
Anlass gibt, ist der Dialog so wichtig.“ Denn fast
immer, wenn der Chef einen Mitarbeiter zum Gespräch bittet, hat er was an seinen Leistungen auszusetzen. Da in solchen Situationen kein offener
Meinungsaustausch möglich sei, ist das Jahresgespräch laut Braig „ideal, für eine wohlwollende
Rückschau und einen Ausblick in die Zukunft“.
Ein solcher „Rückblick mit Rücksicht“ helfe beiden Seiten: Chefs erhalten ein Feedback zu ihren
Qualitäten als Führungskraft und Ideen für Verbesserungen im Betrieb, den Mitarbeitern hilft
das Gespräch, ihre Rolle im Betrieb zu finden und
das Selbstwertgefühl zu stärken. In ihrem Buch
„Mitarbeitergespräche“ (Orell Füssli Verlag 2011,
200 Seiten, 19,95 Euro) raten Wilfried Braig und
Personalentwickler Roland Wille den Unternehmern zu folgender Vorgehensweise: 1. Phase: Rückblick des Mitarbeiters
„Wie haben Sie das Jahr erlebt? An welche Erfolge erinnern Sie sich gern? Was war nicht so toll?
Fordern Sie den Mitarbeiter aktiv auf, Ihnen seine persönliche Sicht der Ereignisse darzustellen.
Lassen Sie den Mitarbeiter reden, hören Sie zu,
und verzichten Sie auf Kommentare und Recht-
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Foto: iStockphoto; Chart: handwerk magazin
Text Kerstin Meier
Betrieb Mitarbeiter
fertigungen. Erst wenn er Fragen aufwirft oder
konkret Ihre Meinung wünscht, können Sie kurz
und knapp Ihre jeweilige Sicht der Dinge anbringen. Wichtig: Verzichten Sie auf lange Vorträge
oder Erklärungen, es reicht, wenn Sie sagen: „Die
neuen Ziele sind ehrgeizig, und ich weiß, dass ich
viel von Ihnen verlange. Umso beachtenswerter
finde ich Ihr Engagement für die Ziele.“
2. Phase: Zusammenarbeit bewerten
„Wie haben Sie mich als Chef erlebt? Was wünschen Sie sich von mir für das nächste Jahr?“ Viele Chefs haben Angst davor, dass der Mitarbeiter
bei diesen Fragen „so richtig vom Leder zieht“ und
ungeschminkt seine Meinung präsentiert. Doch
so rustikal der Umgangston im Alltag auch sein
mag, die meisten Mitarbeiter wissen durchaus,
was sich gehört. Natürlich tut es weh, wenn der
Mitarbeiter darüber klagt, bei Auftragsänderungen immer zu spät informiert zu werden. Doch
der Schaden ist viel schlimmer, wenn er sein Feedback zurückhält, denn dann haben Sie keine
Chance, den Fehler abzustellen. Bedanken Sie
sich deshalb für die Offenheit, und halten Sie sich
nicht mit Erklärungen auf. Es genügt wenn Sie sagen: „Ihr Hinweis ist gut, ich muss mir das mal in
aller Ruhe überlegen.“ 3. Phase: Rückblick des Chefs
Jetzt haben Sie als Chef die Chance, Ihre persönliche Sicht des vergangenen Jahres darzustellen.
Wichtig dabei ist, dass Sie an dieser Stelle nicht
nur die den Mitarbeitern hinreichend bekannten
allgemeinen Unternehmensziele vorbeten, sondern auf die für Sie besonders wichtigen Sachverhalte eingehen. Beispiel: „Um bessere Preise zu erzielen, haben ich sehr viel Zeit investiert, um gut
situierte Privatkunden für unseren Betrieb als
Kunden zu gewinnen. Das gelingt inzwischen
schon ganz gut, allerdings müssen wir noch die
Abläufe bei der Auftragsabwicklung verbessern.“
Nutzen Sie die Chance, den Mitarbeitern einen
Einblick in Ihr Tagesgeschäft zu geben, das fördert das gegenseitige Verständnis.
4. Phase: Mitarbeiter-Bewertung
k Gesprächsführung
Den richtigen Stil finden
Sie reden gerne Klartext? Um einen offenen Dialog
zu ermöglichen, sollten Sie sich im Jahresgespräch
etwas zurücknehmen. Drei Regeln, die helfen.
Regel 1: Offene Fragen stellen
Im ersten Teil des Jahresgesprächs geht es darum,
dass die Mitarbeiter möglichst offen ihre Sicht darstellen. Um die Antworten nicht von vorneherein zu
beschränken, vermeiden Sie deshalb Suggestivfragen
wie „Sie sind sicher auch der Meinung, dass 2012 ein
tolles Jahr war?“. Formulieren Sie stattdessen bewusst offen: „Wie haben Sie das Jahr erlebt?“
Regel 2: Aktiv zuhören
Die Rolle des Zuhörers ist für viele Chefs ungewohnt.
Auch wenn es schwer fällt: Konzentrieren Sie sich
auf die Worte des Mitarbeiters, halten Sie Blickkontakt, und haken Sie an wichtigen Stellen mit Fragen
nach. Schalten Sie alle Störungsquellen (Handy,
Mail-Benachrichtigungsfunktion, Festnetz-Telefon)
ab – und bitten Sie auch den Mitarbeiter darum.
Regel 3: Ich-Botschaften verwenden
Achten Sie darauf, den Mitarbeiter nicht zu verletzen. Am besten klappt das, indem Sie die Dinge aus
Ihrer persönlichen Perspektive darstellen: Statt „Sie
haben Ihr Engagement in den letzten Monaten ja
deutlich eingeschränkt“, sagen Sie „Ich habe den
Eindruck, dass Sie in den letzten Wochen etwas weniger engagiert sind. Woran könnte das liegen?“
An dieser Stelle sollten Sie dem Mitarbeiter möglichst konkret sagen, was Sie an seiner Arbeit
und ihm persönlich positiv finden. Da die Mitarbeiter sonst immer zu hören bekommen, was sie
falsch gemacht haben, ist eine Betonung der positiven Aspekte besonders wichtig für das Selbstwertgefühl und die Motivation für das nächste
Jahr, denn darauf lässt sich schließlich aufbauen. Wenn Sie neben dem Positiven auch Negatives erlebt haben, sollten Sie dies – falls nicht
schon geschehen – in einem separaten Kritikgespräch behandeln. Im Jahresgespräch hat größerer Ärger keinen Platz, denn es ist keine Jahresabrechnung. Schließen Sie deshalb Frieden
mit dem Kritikthema, etwa so: „Ich habe gesehen, dass Sie an Ihrem Auftreten gegenüber dem
Kunden arbeiten, weiter so.“
5. Phase: Pläne schmieden
Was nehmen wir aus dem Gespräch mit? Was tun
Sie und was machen wir gemeinsam? In der letzten Phase geht es darum, die gemeinsame Richtschnur für das kommende Jahr festzulegen. Vereinbaren Sie in Absprache mit dem Mitarbeiter
ein oder zwei konkrete Vorhaben, die Sie im Laufe der nächsten Monate angehen wollen. Wichtig:
Definieren Sie die sich daraus ergebenden Ziele
und konkrete Zeitvorgaben später in einem separaten Zielgespräch. Denn das Feilschen um Zahlen und Termine schadet dem freundschaftlichen
Gesprächscharakter und hat in einem Rückblick
mit Rücksicht nichts zu suchen. 쏋
„Das Jahresgespräch ist
keine Abrechnung, Chefs
sollten ruhig
bleiben und
zuhören.“
Wilfried Braig,
Personalexperte und
Coach in Tübingen.
Online exklusiv
Eine Kurzanleitung für
verschiedene Arten von
Mitarbeitergesprächen
finden Sie im Netz unter
handwerk-magazin.de/
01_2013
Leitfaden Mitarbeitergespräche
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