Paul Hartmann AG macht es vor

Erfolg mit Methode
Preisgekrönte Einführung von
Projektmanagement nach PRINCE2
bei der Paul Hartmann AG
Die steigende Zahl und Komplexität der ITProjekte machte bei der Paul Hartmann AG
eine dringende Professionalisierung des Pro­
jektmanagements erforderlich. In Zusammen­
arbeit mit den Experten der COPARGO GmbH
wurde ein strukturiertes und effektives Pro­
jektmanagement nach der Methode PRINCE2
eingeführt. Am Ende standen der Gewinn des
„Best Practice PRINCE2 Awards 2008“ und nach­
weisbar erfolgreiche Projekte.
Im württembergischen Heidenheim, dem zentralen
Standort der Hartmann Gruppe, wurde vor 190
Jahren der Grundstein für ein Unternehmen gelegt,
das heute im Bereich der Medizin und Hygiene
weltweit agiert. Mit knapp 9.000 Mitarbeitern in
35 Ländern und einem Umsatz von 1,28 Milliarden
Euro im Jahr 2007 gehört sie zu den führenden
Unternehmen der Branche. Der Bereich Process
and Information Management (PIM) der Paul Hart­
mann AG versteht sich als Prozessberater aller
internen Kunden im Hartmann-Konzern. Ein Pro­
zessberaterteam stellt die Nahtstelle zum Kunden
dar und sorgt für einen gesteuerten Aufsatz von
Kundenprojekten. Doch die Anzahl und der Um­
fang der einzelnen Projekte nahmen stetig zu,
und die Anforderungen an Mitarbeiter und Orga­
nisation stiegen rasant. „Wie managten die Pro­
jekte sozusagen aus dem Bauchgefühl heraus“,
erinnert sich Dr. Hendrik Rosenboom, Leiter des
Bereichs PIM der Paul Hartmann AG. Die Projekte
waren jedoch nicht mit den alltäglichen Prinzipien
und der dafür vorgesehenen Unternehmensstruk­
tur zu bewältigen. „Häufig lieferten wir Projekte
ab, die am Ende deutlich über dem Kosten- und
Zeitplan lagen und deren Qualität nicht dem
Standard der Paul Hartmann AG entsprach. Wir
sahen deshalb dringenden Optimierungsbedarf,
um Termine und Budgets einhalten zu können
und eine höchstmögliche Qualität für unsere
Kunden zu erreichen.“
Im August 2007 entschloss Hartmann sich für
die Projektmanagementmethode PRINCE2.
PRINCE2 ist ein Vorgehensmodell für Projektma­
nagement, das vom britischen Office of Govern­
ment Commerce (OGC) herausgegeben wurde.
„Es lässt unsere Projekte in einer kontrollierten
Umgebung ablaufen, etabliert einheitliche Stan­
dards und schafft eine gemeinsame Projektspra­
che“, so Martin Stenfeldt,
Projektmanager der Paul
„Es sind die Methode und das Training,
Hartmann AG, zu den Vorvor allem aber die Einrichtung des PMO, teilen von PRINCE2 und
führt weiter aus: „PRINCE2
die den Erfolg herbeigeführt haben.“
verkörpert außerdem 'Best
Martin Stenfeldt, Projektmanager Paul Hartmann AG
Practice' im >
Projektmanagement, d. h. es beinhaltet in der
Praxis bewährte Instrumente und Techniken. Doch
wir waren zu unerfahren, und das tägliche
Geschäft musste nebenher weiterlaufen.“ Daher
wurde die COPARGO GmbH zur professionellen
Unterstützung für die Umorganisation hinzuge­
zogen. Der Spezialist organisierte die anstehende
Neustrukturierung als Projekt gemäß PRINCE2.
Man schaffte somit ein Vorbild für alle kommenden
Projekte der PIM-Abteilung.
jektmanagement, das vom britischen Office of
Government Commerce (OGC) herausgegeben,
empfohlen und weiterentwickelt wird. Im Jahr
1996 wurde PRINCE2 in den britischen Behörden
eingeführt; inzwischen wird die Methode weltweit
praktiziert und anerkannt. Die wichtigsten Ele­
mente von PRINCE2 sind die Prozessorientierung,
die definierte Organisationsstruktur für das Pro­
jektmanagementteam, und PRINCE2 geht davon
aus, dass ein Projekt zu jedem Zeitpunkt eine
geschäftliche Rechtfer­
tigung – einen Business
„Wir sind froh, dass wir jetzt die KostenCase – besitzen muss.
Damit soll sichergestellt
Nutzen-Rechnung genau im Blick haben
werden, dass ein Projekt
und so den Zeitpunkt erkennen können,
nur dann durch- und
weitergeführt wird,
wann die Rechnung für uns nicht mehr
wenn es einen klaren
aufgeht.“
Nutzen für das Unter­
Dr. Hendrik Rosenboom, Leiter PIM der Paul Hartmann AG
nehmen liefert. „Der
Überblick über alle lau­
Die Ziele wurden klar definiert: Zeit, Budget und
fenden und anstehenden Projekte und ihre jewei­
Qualität von Projekten sollten spürbar verbessert
lige Erfolgsaussicht lässt die Manager wieder
und gemessen werden können. Durch den Einsatz
entschlussfreudiger werden. Projekte, die ins
des Einführungsmodells von COPARGO (GRIP)
Leere laufen, werden dann auch mutig abgeschos­
stellte man sicher, dass die Einführung strukturiert
sen“, meint Oliver Buhr, Trainer und Berater von
und kontrolliert erfolgte und keine Lücken entste­
COPARGO. Auf diese Weise wurde auch ein beglei­
hen konnten. Schritt für Schritt wurden so die
tetes Projekt von PIM gestoppt, bevor größerer
Methode und Tools gefestigt, Trainings für die
zeitlicher und finanzieller Schaden entstehen
Mitarbeiter durchgeführt und ein Projektkonnte. „Wir sind froh, dass wir jetzt die KostenManagement-Office (PMO) eingerichtet. „Es sind
Nutzen-Rechnung genau im Blick haben und so
die Methode und das Training, vor allem aber die
den Zeitpunkt erkennen können, wann die Rech­
Einrichtung des PMO, die den Erfolg herbeigeführt
nung für uns nicht mehr aufgeht“, beschreibt
haben“, stellt Stenfeldt fest. Um die neue Manage­
Rosenboom den Mehrwert von PRINCE2.
mentstruktur und –kultur nachhaltig zu sichern,
wurde in Zusammenarbeit mit der Personalabtei­
Für das Vorbildprojekt „Einführung Projektlung ein Karrierepfad für angehende Projektma­
qualitätsmanagement (PQM)“ ging für die Paul
nager ins Leben gerufen, und man ernannte über
Hartmann AG und COPARGO jedoch die Rechnung
ein offizielles Auswahlverfahren bereits Projekt­
mehr als auf: Die erfolgreiche konsequente An­
manager.
wendung von PRINCE2 überzeugte auch die Jury
des PRINCE2 Deutschland e.V., und so gewannen
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
COPARGO und die Paul Hartmann AG den „Best
ist eine strukturierte Methode für effektives Pro­
Practice PRINCE2 Award 2008“ für die
>
erfolgreichste Anwendung von PRINCE2 in einem
Projekt. „Ohne die professionelle Anleitung von
COPARGO wäre die Einführung von PQM nicht so
erfolgreich verlaufen. Die Experten haben uns
vor allem eine saubere Struktur gegeben und die
Qualität aller Aktionen sichergestellt“, so Dr.
Hendrik Rosenboom.
und Nutzen der Einführung von Projektmanage­
ment nach PRINCE2 bei der Paul Hartmann AG
schwarz auf weiß nachgewiesen werden. Rosen­
boom führt dazu aus: „Wir rechnen aufgrund des
besseren Zeitmanagements und der Vermeidung
unrentabler Projekte mit Einsparungen von ca.
200.000 Euro pro Jahr“.
„Die Fähigkeit, Projekte Gewinn bringend
zu gestalten, entwickelt sich zum entschei­
denden Erfolgsfaktor für IT-Manager.“
Oliver Buhr, Geschäftsführer COPARGO GmbH
COPARGO ist Deutschlands führendes exklusives
Beratungsunternehmen für Projektmanagement
mit PRINCE2 und ein führender Anbieter von
PRINCE2-Trainings. Die Erfahrungen aus fast
zehn Jahren Projektbetreuung nach PRINCE2
machen COPARGO zu einem ausgewiesenen Ex­
perten. „Speziell im IT-Bereich stehen Komplexität
und Innovationen auf der Tagesordnung, das
heißt mehr außerordentliche Situationen, die in
Projekten bearbeitet werden müssen. Die Fähigkeit,
Projekte Gewinn bringend zu gestalten, entwickelt
sich zum entscheidenden Erfolgsfaktor für ITManager. Nur in einer kontrollierten professionel­
len Umgebung lässt sich diese Herausforderung
bewältigen“, berichtet Buhr aus seiner langjährigen
Erkenntnis heraus. COPARGO hat sich auf die
Anforderungen der in IT-Projekten spezialisiert
und verfügt über einen großen Erfahrungsschatz.
Im Juni dieses Jahres schlossen die Paul Hartmann
AG und COPARGO das Projekt „Einführung PQM“
ab. Die Paul Hartmann AG steht voll und ganz
hinter ihrer neuen Abteilung und führt bereits
den Großteil ihrer IT-Projekte nach PRINCE2 durch.
Ein von PRINCE2 vorgeschlagenes Review zum
konkret erreichten Nutzen wird vom Projektteam
Ende 2008 durchgeführt. Damit sollen der Erfolg
Paul Hartmann AG
Die Hartmann Gruppe ist ein international tätiges
Unternehmen im Bereich von Medizin- und Pfle­
geprodukten. Den Kern des Portfolios unter der
etablierten Marke HARTMANN bilden professio­
nelle Systemlösungen in den Sortimentsbereichen
Wundbehandlung, Inkontinenzhygiene und OPRisikoschutz. Mit knapp 9.000 Mitarbeitern in 35
Ländern und einem Umsatz von 1,28 Milliarden
EUR im Jahr 2007 gehört HARTMANN zu den
führenden Unternehmen der Branche.
www.hartmann.info
COPARGO GmbH
Die COPARGO GmbH hat ihren Sitz in Dreieich
bei Frankfurt am Main und ist mit einer Geschäftsstelle in Österreich vertreten. Sie ist Deutschlands
führendes exklusives Beratungsunternehmen für
Projektmanagement mit PRINCE2 und ein
führender Anbieter von PRINCE2-Trainings.
Außerdem ist COPARGO Initiator von PRINCE2
live. Das Forum findet monatlich statt und bietet
Praktikern die Möglichkeit, sich auszutauschen
und über neueste Entwicklungen im PRINCE2Umfeld zu informieren. www.copargo.de