Die E-Mail-Netiquette Inhaltsverzeichnis 1 Ziele

Die E-Mail-Netiquette
Inhaltsverzeichnis
1
2
3
4
5
Ziele ............................................................................................................. 2
Geltungsbereich .............................................................................................. 2
Glossar .......................................................................................................... 2
Aufgaben, Verantwortung ................................................................................ 2
Regelung ....................................................................................................... 3
5.1
E-Mail-Adresse ......................................................................................... 3
5.2
Private E-Mails ......................................................................................... 3
5.3
Sicherheit................................................................................................ 3
5.4
Bearbeitung von eMails ............................................................................. 4
5.5
Verteiler .................................................................................................. 4
5.6
Zustelloptionen ........................................................................................ 5
5.7
Der E-Mail-Text ........................................................................................ 5
5.7.1
Formatierungen ................................................................................. 5
5.7.2
Betreff-Zeile ..................................................................................... 6
5.7.3
Anrede ............................................................................................. 8
5.7.4
Form und Stil .................................................................................... 8
5.7.5
Gliederung ........................................................................................ 9
5.7.6
Anlagen ............................................................................................ 9
5.7.7
Signatur ........................................................................................... 9
5.8
Aufbewahrung ....................................................................................... 11
5.8.1
Steuerrelevante eMails ..................................................................... 11
5.8.2
Nicht steuerrelevante Mails ............................................................... 11
5.8.3
Umfassende elektronische Archivierung .............................................. 11
5.8.4
eMail als Beweismittel ...................................................................... 11
1
Ziele
Mit dieser Netiquette wird der Umgang mit eMails im Unternehmen geregelt. Folgende Ziele
werden damit verfolgt:
•
•
•
•
Einheitlicher und effizienter Umgang mit eMails im gesamten Unternehmen
Einheitlicher Außenauftritt durch Einhaltung der Corporate-Design-Regeln
Erhöhung der Informationssicherheit
Schutz vor Schadsoftware durch Viren
GELTUNGSBEREICH
Alle Mitarbeiter, Aushilfskräfte, Fremdmitarbeiter (Zeitarbeitskräfte) und Auszubildenden, die
Outlook bzw. Lotus Notes nutzen.
3. GLOSSAR
Begriff
Netiquette
Integrität
Erläuterung
•
•
Kunstwort aus engl. net und etiquette
Verhaltensempfehlung zur Kommunikation über elektronische
Medien
Informationen lassen sich während und nach der Übertragung
nicht verändern oder manipulieren
Vertraulichkeit
eMails können nur von dem Empfänger geöffnet, decodiert und
gelesen werden
Authentizität
der Empfänger kann sicher sein, dass der Absender tatsächlich
der angegebene ist
GOBS
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
GDPdU
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (seit 2002 in Kraft)
4. AUFGABEN UND VERANTWORTUNG
Management
•
•
Mitarbeiter
•
IT-Abteilung
•
Personalabteilung
•
•
Einhaltung der Netiquette kontrollieren
Verantwortliche Mitarbeiter zur Bearbeitung von
allgemeinen eMail-Adressen ([email protected])
benennen
Regeln der Netiquette einhalten
Technischen Voraussetzungen zur Einhaltung der
Netiquette schaffen
Netiquette an neue Mitarbeiter aushändigen
Unterschriebene Erklärung in die Personalakte
abheften
2
5. REGELUNG
5.1. E-Mail-Adresse
Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene eMail-Adresse, die wie folgt aufgebaut ist:
[email protected]
Darüber hinaus werden anonyme eMail-Adressen für zentrale Funktionen eingerichtet (z.B.
[email protected]). Es werden vom jeweiligen Vorgesetzten mindestens 2 Mitarbeiter
benannt, die für die Bearbeitung anonymer eMail-Adressen verantwortlich sind. Auch projektoder abteilungsbezogene eMail-Adressen bzw. Accounts sind möglich.
5.2. Private E-Mails
Der Empfang, die Weiterleitung und das Erstellen von privaten eMails über die geschäftliche
Mail-Adresse sind grundsätzlich untersagt.
Nachrichten mit der Mail-Adresse der Firma sind immer Nachrichten, die das Unternehmen
betreffen! Dies bedeutet:
•
Egal, ob Sie ein paar Zeilen schreiben und Ihr Absender lautet [email protected]
oder ob Ihr Bekannter eine Mail verfasst und sie Ihnen unter diesem Account an den
Arbeitsplatz sendet: Der Inhalt eingetroffener und abgeschickter eMails mit der MailAdresse der Firma stellt grundsätzlich betriebliche Korrespondenz dar!
•
Der betriebliche Charakter aller Mails, die die Adresse des Unternehmens tragen, stellt
außerdem hohe Anforderungen an die Inhalte. Denn im Zweifel wird eine eMail zum
Beispiel als Beweisstück herangezogen. Vor allem aber wirkt auch der elektronischer
Schriftverkehr nachhaltig auf unser wertvollstes Kapital: den Kunden!
•
Wenn Mitarbeiter unter dem Absender des Unternehmens rechtswidrig handeln, dann
handelt – mindestens in der Wahrnehmung Dritter – das Unternehmen rechtswidrig!
Denn eine eMail kann einfach weitergeleitet werden und so unter Umständen bei der
Konkurrenz landen.
Ergo: Nichts verbreitet sich schneller, als eine eMail, die sich nicht verbreiten soll. Das gilt
auch für private Nachrichten, vor allem wenn sie den Firmenabsender tragen. Für das
gelegentliche Lesen und Schreiben von Privat-Mails (z. B. in der Pause) sollte der Zugriff auf
persönliche Web-Mail-Accounts über den Internet-Anschluss am Arbeitsplatz genutzt werden.
5.3. Sicherheit
In unserem Unternehmen wird die Anbahnung eines Geschäfts, die Vertragsverhandlung und
weitere geschäftsrelevante Information per eMail ausgetauscht. Daher ist das Thema
Sicherheit sehr wichtig.
Sicherheits-Prinzipien für eMails, die jeder Mitarbeiter kennen sollte:
3
•
•
•
•
Integrität: Informationen lassen sich während und nach der Übertragung nicht
verändern oder manipulieren
Vertraulichkeit: eMails können nur von dem Empfänger geöffnet, decodiert und
gelesen werden
Authentizität: der Empfänger kann sicher sein, dass der Absender tatsächlich der
angegebene ist
Ausfallschutz der Systeme: Server, PC und Leitungen sind gegen Zerstörung
geschützt und durch Datensicherung und Backup-Systeme gesichert
In unserem Unternehmen werden vertragsrelevante eMails durch Verschlüsselung und
elektronischer Signatur geschützt. Die genaue Vorgehensweise bei der Nutzung dieser
Funktionen erfahren Sie in der IT-Abteilung (Ansprechpartner+ eMail-Adresse)
Außerdem sind diskriminierende, beleidigende oder strafbare Inhalte von eMails sind
grundsätzlich untersagt.
eMails, deren Herkunft nicht eindeutig ist, sind sofort aus Eingangskorb und Papierkorb zu
löschen. Anhänge dieser Mails dürfen nicht geöffnet werden, damit sich keine Viren
verbreiten können. Sollten Sie versehentlich einen solchen Anhang geöffnet haben,
informieren Sie bitte sofort die Hotline der IT-Abteilung, die dann entsprechende
Sicherungsmaßnahmen vornehmen wird.
5.4. Bearbeitung von eMails
Jeder Mitarbeiter sollte mindestens 3x täglich seine eMails lesen.
Die Beantwortung von eMails sollte innerhalb von 24 Std. nach Eingang erfolgen (keine
abschließende Bearbeitung notwendig, ggf. Zwischenmeldung). Es wird keine sofortige
Beantwortung von eMails erwartet, außer vom Versender ist dies ausdrücklich angefordert
worden.
Auf Termineinladungen wird bis spätestens 48 Std. vor Terminbeginn geantwortet
(angenommen oder abgelehnt). Bei längerer Abwesenheit der Mitarbeiter (Urlaub, Seminar,
etc.) ist eine Stellvertretung zu benennen, die Zugriff auf den jeweiligen Account hat und
reagieren kann. Zudem ist der Abwesenheitsassistent zu aktivieren und dort ein
Ansprechpartner zu nennen (inkl. Telefonnummer und eMail-Adresse).
5.5. Verteiler
Interne
Unternehmensinterne eMail-Adressen stehen im Globalen Adressbuch. Hier findet man auch
zentral gepflegte Verteiler, wie z.B. alle Mitarbeiter einer Abteilung / eines Bereichs.
Änderungen sind dem Administrator umgehend zu melden.
Kunden
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Kundeninformationen werden in der Regel in der Kundendatenbank (Access, SAP, etc.)
gepflegt. Hier findet man auch die jeweils aktuelle eMail-Adresse. Änderungen sind von den
verantwortlichen Kundenbetreuern zu pflegen.
Sonstige Kontakte
Weitere Kontaktadressen findet man im Abteilungskontaktverzeichnis in der jeweiligen
Groupware (Lotus Notes, Outlook, etc.). Diese werden von den jeweiligen Verantwortlichen
Mitarbeitern gepflegt.
Empfänger
Beim Erstellen einer eMail ist im Feld „An“ die Person einzufügen, die aktiv werden soll.
Dieser Kreis sollte möglichst auf eine Person beschränkt werden, damit die
Aufgabenverteilung eindeutig ist. Weitere Personen, die die Mail zur Kenntnis erhalten sollen,
sind im Feld „Cc/Kopie“ einzufügen. Achten Sie auch hier darauf, dass der Empfängerkreis
auf das Notwendigste beschränkt ist, um eine unnötige Mailflut zu vermeiden.
Wenn eine eMail an einen größeren Verteilerkreis gesendet wurde, sollte vor Weiterleitung
oder Beantwortung dieser Mail der Verteilerkreis auf ein sinnvolles Maß reduziert werden,
sodass an der weiteren Kommunikation nur die Betroffenen beteiligt sind.
5.6. Zustelloptionen
Auf eine Übermittlungs- oder Lesebestätigung ist weitgehend zu verzichten. Dies gilt
insbesondere für interne eMails.
Die Priorisierung von eMails (Einstellung der Wichtigkeit von „mittel“ auf „hoch“) sollte nur in
ausgewählten Fällen genutzt werden, um eine inflationäre Verwendung zu vermeiden.
5.7. Der E-Mail-Text
5.7.1. Formatierungen
Beim Verfassen von eMails sollte man immer damit rechnen, dass selbst erstellte Nachrichten
beim Empfänger nicht in der gleichen Art und Weise ankommen können. Gründe dafür sind:
•
Unterschiedliche eMail-Programme beim Sender und beim Empfänger
•
Gleiche eMail-Programme mit unterschiedlichen Zeichensätzen beim Sender und
beim Empfänger
•
Unterschiedliche Einstellungen in den eMail-Programmen von Sender und
Empfänger
•
Unterschiedliche Internet-Browser beim Sender und beim Empfänger
•
Unterschiedliche Einstellungen in den Internet-Browsern von Sender und
Empfänger
5
•
Einstellungen im E-Mail-Programm, die beim Weiterleiten oder Beantworten von
Mails deren Darstellung verändern
Formatierung für externe E-Mails:
Fast alle eMail-Programme können Anlagen in ihrer eigentlichen Form übermitteln. Deshalb
gilt:
•
Sind Informationen zu übermitteln, bei denen es auf eine gestaltete Vorlage
ankommt, dann sollte die eMail lediglich als »Transportmittel« genutzt werden
•
Die eigentliche Botschaft wird als Anlage geschickt: z.B. in Word, PowerPoint, Excel,
PDF
•
So genannte Hyperlinks werden nicht von jedem eMail-Programm unterstützt.
Verweise auf eine Internet-Seite müssen die vollständige »URL« in der Mail enthalten
http://www.erreichbarkeitsfalle.de und nicht nur »Zum Buch: hier klicken«
Formatierung für interne und externe eMails:
Wenn hauptsächlich eMails mit Kollegen ausgetauscht werden, die die gleiche Software und
ähnliche Einstellungen verwenden, dann sind die Chancen gut, dass auch Formatierungen
richtig übertragen und dargestellt werden. Folgende Punkte sind auch bei internen
Nachrichten zu beachten:
•
Jede eMail ist mit der, im Corporate Design beschriebenen, Schrift zu erstellen
•
Auf besondere Formatierungen (farbige Schriften, Fettschrift, kursive Schrift,
Unterstreichungen etc.) ist zu verzichten
•
Umlaute und Sonderzeichen sind nur im Einvernehmen mit dem eMail-Partner zu
verwenden
•
Sinnvoll ist ebenfalls ein sparsamer Umgang mit Einrückungen,
Aufzählungszeichen, Zentrierungen oder ähnlichen Möglichkeiten moderner
Textverarbeitungsprogramme
5.7.2. Betreff-Zeile
Eindeutige Begriffe im Betreff helfen, Wichtiges oder Dringliches auf einen Blick zu erkennen
und gleich zu bearbeiten. Mit einer prägnanten Überschrift unterscheidet sich auch die eigene
Mail von anderen Nachrichten, die Uninteressantes oder Überflüssiges enthalten.
Ergo: Ist Ihre Betreff-Zeile ein „Wegweiser“, dann präzisiert sie den Sachverhalt und gibt
Fakten an, die die Richtung anzeigen: Hier einige Beispiele:
•
Reklamation zur Rechnung 998877 - wenn es um Beanstandungen zu einem
Rechnungsvorgang ginge
6
•
Angebot PEP Training Einkauf Musterfirma– wenn es um ein Angebot einer
bestimmten Abteilung geht
•
Info: Reklamationen 04-2006 - hier können bei Bedarf die Reklamationen des
entsprechenden Monats eingesehen werden
•
Protokoll Jour Fix KW 17 2006 - Offene Punkte: – wenn der Absender den
Empfänger aktiv zum Protokoll des letzten Jour Fix befragen möchte
In der Betreff-Zeile sind anschauliche Stichworte zu verwenden, um dem Empfänger eine
Orientierung zu geben.
Die Betreff-Zeile als „Identifikator“
Der Betreff sollte um Kürzel für Sender und Empfänger ergänzt werden, da dies das spätere
Wieder finden anhand dieser Namen erleichtert.
Alphabetisch sortiert, lassen sich damit alle Vorgänge zu einer Rechnung schnell wieder
finden.
•
Rechnung 998877 Krienke-Strich MWSt-Satz
•
Rechnung 998877 Krienke MWSt-Satz
Die Betreff-Zeile als „Warnzeichen“
eMails mit gefährlichen Inhalten (die deshalb gleich vernichtet werden sollten!) erkennt man
oft schon an Hinweisen in der Überschrift. Deshalb sollten unklare Betreff-Angaben
vermieden werden, damit der Empfänger Ihre Mail nicht ungelesen im Papierkorb entsorgt.
Schließlich tragen eindeutige Überschriften dazu bei, seriöse Mails von unseriösen
unterscheidbar zu machen: Als „Warnzeichen“ sind daher alle Betreff-Zeilen zu werten, die
lediglich kryptische Inhalte der folgenden Art (und meist keine weiteren Angaben) bieten:
„AW: Hallo!“
„I love you“
„FW: Your archive“
„Re: Your mail“
Hinter solchen Angaben verbergen sich nicht selten Viren, Spionage-Programme („Spyware“)
oder so genannte Trojaner, die Schaden im gesamten Firmennetzwerk anrichten können.
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Tipp: In (fast) allen eMail-Programmen gibt es Filter oder Regelfunktionen, die unerwünschte
Nachrichten direkt aus dem Posteingang in Junk-eMail Ordner oder direkt in den Papierkorb
transportieren. In Lotus Notes unter: Werkzeuge – Absender blocken. In MS-Outlook: rechte
Maustaste auf die eMail – Absender zur Liste geblockter Absender hinzufügen.
5.7.3. Anrede
Die Anrede sollte seriös wirken, daher sind allgemeine und namenlose Anreden wie „Hallo“ zu
vermeiden. Wenigstens sollte sich der Name anschließen, also „Hallo Frau …“; seriöser wirkt
eine Anrede wie „Guten Tag, Frau …“. Geschäftspartner, die man nicht kennt, schreibt man
sinnvollerweise mit „Sehr geehrte …“ an.
Bei Menschen, mit denen man Arbeitsbeziehungen verbinden bietet sich ein „Lieber Herr …“
an, ohne dass dem alsbald ein vertrautes „Du“ folgen müsste.
5.7.4. Form und Stil
Sauber und unmissverständlich formulierte Texte helfen, Rückfragen zu vermeiden. Ein
sicheres Mittel, um die Zahl der eMail-Anfragen nachhaltig zu senken – und zwar dauerhaft!
eMails sollten die gleiche Form wie gute Geschäftsbriefe haben:
•
so kurz und so knapp wie möglich
•
ohne Floskeln auf den Punkt formuliert
•
unter inhaltlichen Gesichtspunkten logisch gegliedert
•
übersichtlich
•
weitgehend frei von Schreibfehlern
So gelten auch beim Schreiben von eMails die Maßstäbe für Geschäftsbriefe.
•
Nachrichten sind nie länger als eine DIN-A4-Seite. Die Texte sind in kurze Absätze
gehalten (fünf bis sechs Zeilen) mit möglichst kurzen Sätzen (bis zwölf, max. bis
zwanzig Wörter).
•
Auf Floskeln ist zu verzichten – es ist sachbezogen zu formulieren (zum Beispiel
„Über Ihre Mail habe ich mich gefreut“ anstelle von „Vielen Dank, dass Sie dieser
Tage auf mein Schreiben geantwortet haben“).
•
Aktive Verben statt steifer Substantive sind sinnvoll (zum Beispiel „Wir wollen das
Seminar … durchführen“ anstelle von „… das Seminar zur Durchführung bringen“).
•
Der Konjunktiv ist durch den Indikativ zu ersetzen, also die Möglichkeitsform durch
die Wirklichkeitsform (zum Beispiel „Wir würden uns sehr freuen, Ihnen …“ durch
„Wir freuen uns sehr, Ihnen …“).
•
Unnötige Vorsilben und Vorreiter sind zu vermeiden (zum Beispiel „Wir möchten
Sie bitten, noch heute zu überprüfen, ob …“; bestimmter klingt „Bitte prüfen Sie
noch heute, ob …“).
8
•
Es ist sinnvoll den Empfänger am Schluss zum Handeln aufzufordern (sofern er
aktiv werden soll) bzw. zu definieren, wer welchen Schritt wann oder unter
welchen Voraussetzungen tun soll.
5.7.5. Gliederung
Der Text einer Mail sollte eine Bildschirmseite nicht überschreiten, sodass der Empfänger alle
Informationen auf einen Blick erfassen kann ohne blättern (scrollen) zu müssen.
Für den Empfänger muss ersichtlich sein, ob er
•
•
•
•
•
Die Information nur zur Kenntnis nehmen soll
Oder was er tun soll
Einen Termin zu beachten hat
Das Thema auch delegieren kann
Und welche Konsequenzen es hat, wenn er nicht entsprechend reagiert.
Ergo: Fassen Sie sich kurz und kommen Sie auf den Punkt.
5.7.6. Anlagen
Bei internen Mails sind Anlagen – wenn möglich - nicht als Datei anzuhängen, sondern als
Link. So wird die Kapazität des Posteingangs nicht unnötig verbraucht. Außerdem steht dem
Empfänger immer die aktuellste Version der Datei zur Verfügung.
Die Anlagen sind auf das Notwendigste zu beschränken. Dabei sind folgende Kriterien zu
beachten:
•
Vertraulichkeit: keine vertraulichen Informationen an Dritte
•
Relevanz: nur Informationen zum jeweiligen Geschäftsfall versenden
•
Informationsgehalt: Informationen mit aktuellem Informationsgehalt senden
•
Verständlichkeit: Versenden von Informationen, die (ohne weitere
Erläuterungen) verständlich sind
•
Informationsfülle: nur Informationen verschicken, die vom Empfänger wirklich
benötigt werden und nicht alle Informationen, die es zu dem Thema gibt
•
Durchschaubarkeit: eMail so gestalten, dass dem Empfänger deutlich wird,
welche Anlagen er erhält und was diese enthalten
5.7.7. Signatur
Folgende Absender-Informationen sollten in jeder Mail auf einen Blick ersichtlich sein:
•
Name, Vorname und ggf. Titel: dann weiß der Empfänger genau, mit wem er es zu
tun hat und wie er seine Anrede fassen sollte
9
•
Genaue Firmierung: weil es nicht zuletzt in rechtsverbindlichen Schriftstücken einen
Unterschied machen kann, ob an die Mutter-Gesellschaft oder an die beinahe
namensgleiche Tochter-Firma geschrieben wird
•
Abteilungsbezeichnung: damit Briefe und andere Poststücke auch tatsächlich
ankommen
•
(Post-)Anschrift: damit der Geschäftspartner nicht erst seine eigenen Akten oder
Datenbestände durchforsten muss, wenn er mit der »gelben Post« schicken will
•
Rufnummer: schließlich ist der Griff zum Telefonhörer in vielen Fällen der schnellste
Weg, Sachverhalte zu klären oder Auskünfte zu erteilen
•
EMail-Adresse: vielleicht leitet der Empfänger die Mail an einen Kollegen weiter, und
der ursprüngliche Absender ist nur noch mit Mühe nachzuvollziehen
•
Nach dem Textblock und der Grußformel sollten ausgehende eMails diese Daten
enthalten.
•
Ergänzend auch Fax-Nummer und Adresse der Homepage nennen oder andere
zusätzliche Angaben machen.
Signatur am Schluss einer E-Mail (Beispiel)
Viele eMail-Programme bieten die Möglichkeit einer so genannten Signatur. In Microsoft
Outlook 2000 funktioniert das beispielsweise unter: Extras – Optionen – Email-Format –
Signatur. In Lotus Notes unter: Werkzeuge – Mail - Signatur.
Die Signatur und die damit verbundenen Daten sind aktuell zu halten.
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5.8. Aufbewahrung
5.8.1. Steuerrelevante Mails
In seltenen Fällen können eMails und deren Anhänge steuerrelevant sein. Dies trifft auf Fälle
der elektronischen Fakturierung, wie z.B. die elektronische Belegverwaltung, Spesen- und
Reisekostenabrechnung oder steuerrelevante Vertragsgestaltungen zu. Folge: neben der
zehnjährigen Aufbewahrungsfrist nach der Abgabenordnung und den GOBS ist die GDPdU mit
der Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit zu beachten.
Jenseits der in den GDPdU geforderten maschinellen Auswertbarkeit sind in Bezug auf die
Aufbewahrungsart jedoch die GoBS die maßgebliche Vorschrift, insoweit es sich bei eMails
um originär digitale Unterlagen handelt. Demnach ist die elektronische Post durch
Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datenträger zu archivieren und
mit einem unveränderbaren Index zu versehen. Für die elektronische Aufbewahrung unter
GDPdU-Gesichtspunkten ist dabei entscheidend, ob die eMail selbst steuerrelevante
Informationen beinhaltet oder ob sie nur das Trägermedium für eine steuerrelevante
Information repräsentiert. Im Kontext der digitalen Außenprüfung durch die Finanzbehörde
geht es also bei der Aufbewahrungspflicht von eMails mit steuerlicher Relevanz darum,
mittels Recherche auf solche eMails lesend zuzugreifen, die einen steuerrelevanten Inhalt
besitzen, und die gegebenenfalls diesen eMails beigefügten Anhängen lesen bzw. auswerten
zu können.
5.8.2. Nicht steuerrelevante Mails
eMails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für
den Datenzugriff vorgehalten werden. Es sei denn, es gibt eine firmeninterne Richtlinie.
5.8.3. Umfassende elektronische Archivierung
Entscheidet sich das Unternehmen jedoch für die umfassende elektronische Archivierung
seiner Geschäftspost, bspw. aus Gründen der Praktikabilität, des internen
Wissensmanagements und des schnelleren Zugriffs, verzichtet es also auf die klassische
Papierarchivierung, so sind wiederum die strengen Anforderungen des § 257 HGB und der
GoBS zu beachten. Daher gilt: Wer elektronisch archiviert, der muss dies auch richtig tun.
Ein Konglomerat aus Papierarchiv und elektronischem Archiv genügt diesen Anforderungen
nicht. Tipp: Eine best practise für das Ablegen auf dem gemeinsamen Laufwerk erarbeiten.
5.8.4. E-Mail als Beweismittel
Auch Verträge können durch eine in einer eMail enthaltene Erklärung abgeschlossen,
verändert oder aufgehoben werden. Darüber hinaus können entsprechende Gegen- und
Folgeansprüche (z.B. Inverzugsetzung, Gewährleistung) grundsätzlich via eMail geltend
gemacht werden. Denn Verträge sind im Regelfall auch per eMail-Austausch oder per
Mausklick (mittels automatisch generierter elektronischer Erklärung) wirksam.
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Da es sich bei Mails also oft um elektronische Erklärungen handelt, ist es (außerhalb des rein
privaten Bereichs) erforderlich, täglich seine Accounts zu überprüfen. Denn bereits die bloße
Abrufbarkeit vom Mailserver gilt als „Zugang“ im Rechtssinne und kann daher auf Seiten des
Empfängers Rechtsfolgen auslösen, ohne dass es der tatsächlichen Kenntnisnahme von der
Mail bedarf.
Als Beweismittel genießt die eMail zwar keine Sonderstellung wie etwa die Urkunde oder das
elektronisch signierte Dokument. Sie ist jedoch durchaus geeignetes Mittel der freien
richterlichen Beweiswürdigung. Im Prozess muss jede Partei die ihr günstigen Tatsachen
darlegen und beweisen. Und wenngleich die eMail im Grundsatz keinen höheren Beweiswert
hat als bspw. ein Ausdruck aus dem Internet, die Kopie eines Papierdokuments oder die
Vorlage einer Fotografie, bietet sie jedoch in der Regel einen beweisrechtlichen
„Wettbewerbsvorteil“. Denn der Ausdruck einer eMail ist häufig das einzige Beweismittel, das
dem Gericht zu seiner Entscheidungsfindung vorliegt. Sie schafft mithin Indizien für den
Aussteller, den Empfänger, das Absende- und Zugangsdatum und die Richtigkeit des in ihr
niedergelegten Inhalts. Darüber hinaus kann sie eine wertvolle Gedächtnishilfe für die
Zeugenvernehmung bilden. Die jeweils andere Partei, die sich gegen den mit der EMail
begründeten Sachverhalt wehren will, ist wegen ihrer prozessualen Wahrheitspflicht daran
gehindert, die in der eMail dokumentierten Angaben pauschal zu bestreiten. Einwände, die
Mail stamme nicht vom Aussteller, sei beim Empfänger nicht zugegangen, enthalte falsche
Datumsangaben oder sei inhaltlich verfälscht worden, wären daher von der dies
einwendenden Partei anhand einer konkreten Sachverhaltsdarlegung genauestens zu
„substantiieren“.
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