Die Zeit im Griff mit Outlook

Die Zeit im Griff mit Outlook
Übersichts-Skript zum Seminar, Tipps & Tricks
Oberstes Gebot: Schriftlichkeit
1. Oberstes Gebot: Schriftliche Planung
„Wer viel plant, kommt unter die Tyrannei des Terminkalenders.“ „Manch­mal ist es mir zu viel, alles aufzuschreiben.
Warum es nicht lieber gleich tun? Außerdem will ich mich
nicht immer festlegen. Schriftliche Planung tötet jede
Spontaneität“ – diese Vorwürfe werden häufig erhoben.
Aber sie stimmen nicht. Wer richtig plant, gewinnt Zeit für
Ungeplantes, Kreativität und andere Aufgaben. Wer plant,
kann letztlich auch spontaner agieren.
Viele von uns planen allerdings nicht, weil sie zu tätigkeitsorientiert sind. Am Ende geraten sie immer wieder unter Druck
und bewegen sich im Bereich vieler A-Aufgaben, die sie durch
rechtzeitiges Erledigen der B-Auf­
ga­
ben hätten vermeiden
können. Vielleicht brauchen manche Menschen den AdrenalinKick, den das „Feuerlöschen“ einer Krise mit sich bringt. Oder es
erscheint ihnen wesentlich spannender und macht mehr Spaß
als vorheriges Planen und rechtzeitige Erledigung. Doch Sie
sollten sich darüber im Klaren sein: Beim Feuerlöschen reagieren
Sie bloß und können nicht mehr steuern. Zudem kosten solche
Aktionen in der Regel nicht nur viel Energie, sondern auch mehr
Geld als ein geregeltes und geplantes Routine-Vorgehen.
Freiheit durch Planung
Planung ist der beste Weg, um aus dem Verhaltensmuster
des bloßen Reagierens herauszukommen und die Dinge
rechtzeitig zu erledigen, damit es erst gar nicht zur Krise
kommt.
Je komplexer und umfassender eine Aufgabe oder ein Projekt ist,
desto mehr Zeit sollten Sie für die Planung investieren. Denn je
besser die Planung ist, desto mehr Zeit sparen Sie hinterher bei
der Durchführung. Auch sinkt durch gute Planung die Fehlerrate
oft beträchtlich.
Warum sich schriftliches Planen lohnt
· Durch Planen wird Ihr Kopf frei für das, was aktuell ansteht.
· Sie vergessen nichts mehr.
· Schriftliche Planung wirkt wie ein Vertrag mit sich selbst und
schafft Verbindlichkeit. Sie tun die Dinge dann auch eher.
· Planung macht Sie berechenbarer für Partner, mit denen Sie
im Team zusammenarbeiten.
· Nur eine schriftliche Planung ermöglicht Ihnen Rückblick und
Kon­trolle. Und das ist die Grundlage für die Optimierung der
eigenen Arbeitsweise.
Gewöhnen Sie sich an, mithilfe schriftlicher Planung Prioritäten
abzuwägen. Berücksichtigen Sie dabei aber Stärken und
Schwächen Ihrer Persönlichkeit. Dem einen fällt das überlegte
Planen leichter als dem anderen. Wich­tig ist: Vergewaltigen Sie
sich nicht durch eine Methode, die Ihnen nicht liegt. Probieren Sie
die von uns vorgeschlagenen bewährten Methoden aus. Passen
Sie sie dann an Ihre individuellen Bedürfnisse an, nachdem Sie
sie beherrschen und einige Erfahrungen damit gemacht haben.
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www.zeit-im-griff.de | Holger Wöltje
Dies gilt sowohl für die Technik als auch die Hilfsmittel:
· Vielleicht können Sie mit einer großen Pinnwand und bunten
Zetteln oder einem Mind-Mapping-Programm für Ihren PC
besser planen als auf einem normalen Blatt Papier?
· Vielleicht hilft es Ihnen, bereits morgens auch jede kleine
Aufgabe genau zu planen? Oder empfinden Sie das als Qual
und kommen Sie weiter, wenn Sie morgens nur Ihre fünf wichtigsten sowie die strategischen Auf­gaben planen?
· Sind Sie morgens schon voll leistungsfähig für die Tagesplanung
und er­halten Sie dadurch gleich einen Motivationsschub für
die Aufgaben? Oder bevorzugen Sie eine abendliche Rückschau, an die Sie wohl über­legt die Planung des Folgetages
anschließen – findet Ihr Unter­bewusst­sein dann vielleicht über
Nacht schon Lösungen und Ideen und pro­gram­miert Sie auf
einen erfolgreichen Tag?
Grundregeln des Planens
· Keine Planung ohne Termin.
· Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit.
· Notieren Sie alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine sofort in
Ihrem Outlook. Nur so behalten Sie in jeder Situation den
Überblick und kön­nen sich auf das Wesentliche konzentrieren.
Behalten Sie einen klaren Kopf
Sie sollten Ihre geistigen Kapazitäten nicht mit Aufgaben
belegen, die auch Microsoft Outlook / OneNote und
für unterwegs ein elektronischer Organizer oder ein
Zeitplanbuch übernehmen können. Planen Sie schriftlich
und halten Sie so Ihren Kopf für die wichtigen Dinge frei!

Wofür lohnt sich eigentlich Outlook als Informations-Zentrale
(und für unterwegs ein Zeitplanbuch/Handheld)?
Mit einem Planungstool haben Sie alle benötigten Informationen
mit ei­
nem Handgriff bei sich, in einer handlichen Einheit
verpackt und damit stets alles im Überblick – sofern es ordentlich
eingerichtet ist. Welche Aufgaben übernimmt ein Planungstool,
was bringt es Ihnen und was gehört alles hinein?
Oberstes Gebot: Schriftlichkeit
Beruf und Privatleben zusammen planen?
Diese Frage wird uns häufig gestellt. Die Antwort lautet: Ja,
planen Sie Beruf und Privatleben, alle Lebenshüte und Aktivitäten
in demselben Zeitplansystem. Die Zeiten, in denen man täglich
exakt von 09.00 bis 17.00 Uhr im Büro verbrachte, sind ebenso
vorbei wie die Zeiten, in denen der Durchschnittsbürger vor Mitte
zwanzig verheiratet war und sich einer der Partner um den Beruf
und die Finanzen, der andere klar abgetrennt um Haushalt,
Kinder und Organisation privater Aktivitäten gekümmert hat.
Berufs- und Privatzeit haben keine festen Grenzen mehr, sondern
verteilen und mischen sich teilweise täglich anders:
- An einem Tag müssen Sie bis spät abends oder an einem sonst
freien Samstag komplett Überstunden einlegen, an anderen
Tagen gehen Sie dafür schon mittags nach Hause.
- Der nötige Anruf beim Klempner oder ein routinemäßiger
Arztbesuch erfordern keinen komplett freien Tag, aber eine
Unterbrechung der Ar­beitszeit.
- Je nach anstehenden Arbeiten und aktueller Motivation
bleiben Sie abends an einigen Tagen länger im Büro, an
anderen haben Sie Ihrer Tochter versprochen, bereits um 15.00
Uhr bei ihrer Schultheater-Auf­füh­rung dabei zu sein.
- Ein wichtiger Projektstart, für den Sie alles in wochenlanger
Mehrarbeit perfekt vorbereitet und sich komplett von anderen
Aufgaben befreit ha­ben, verzögert sich in letzter Minute für
vier Tage. Da Ihr Partner gerade Urlaub hat, beschließen Sie,
die Überstunden abzubauen, um einen Spon­­tan-Kurzurlaub
vorzuschlagen.
Sie jeden Tag ähnlich oder auch völlig anders füllen können.
Die verschiedenen Lebenshüte wechseln sich dabei ab, gehen
ineinander über und verschmelzen bei verschiedenen Aktivitäten
so­gar teilweise. Wenn Sie z. B. mit Ihrem Sohn eine Stunde Tennis
spielen und sich danach bei einem Eis ausgiebig unterhalten,
haben Sie sich in dieser Zeit nicht nur in Ihrem Lebenshut „Vater“
bzw. „Mutter“ um Ihren Sohn gekümmert, sondern gleichzeitig
ebenfalls etwas für Ihre Gesundheit und Entspannung getan.
Die Lebenshüte (/-rollen) in Einklang bringen
Um auch in der Hektik des Alltags genug Zeit und Kraft für alle
Lebensbereiche zu haben und sich auf Ihre Schlüsselaufgaben
zu konzentrieren, hilft Ihnen das Konzept der Lebenshüte.
Langfristig müssen Sie sich um jeden Bereich kümmern, und
zwar regelmäßig. Größere Defizite in einem Bereich wirken
sich sonst nach einiger Zeit auch auf Ihre Zufriedenheit und
Leistungsfähigkeit in allen anderen Bereichen aus.
Die vier Bereiche für ein ausgewogenes Leben sind:
- Beruf
- Kontakt zu anderen Menschen (Partner, Kinder, Freunde)
- Sinn (Warum tue ich das alles? Gibt es eine höhere Macht
und was bedeutet das für mich? Was kann ich zum Wohle
meiner Mitmenschen und für eine bessere Welt tun?)
- Ich (Sport, aktive Entspannung, Hobbys, persönliche Weiter­ent­wick­lung außerhalb des beruflichen Bereichs etc)
Setzen Sie nicht mehr als sieben Hüte gleichzeitig auf
Planen Sie auch Ihr Privatleben
Im ersten Moment mag das befremdlich klingen – doch
es ist keineswegs so gemeint, dass Sie nur mit Ihren
Freunden reden sollen, wenn das im Terminkalender steht.
Bei viel beschäftigten Menschen liegt das Problem eher
genau andersherum. Wenn Sie ein durchaus willkommenes
unerwartetes Telefonat oder einen Besuch vorschnell
beenden mussten, weil noch so viel anderes anliegt,
dann planen Sie gleich einen nahe liegenden Termin zur
Fortsetzung ein, um in jedem Fall die nötige Zeit zu haben.
Nehmen Sie die Verabredung mit Ihrem Partner und die Freizeitaktivitäten mit Ihren Kindern genauso wichtig wie eine
Projektbesprechung mit dem Team – reservieren Sie rechtzeitig
Zeit im Terminkalender dafür und halten Sie diese ebenso
frei wie eine vorher benötigte Pufferzeit. Für so manchen
viel beschäftigten Partner hat die regelmäßige Vereinbarung
gemeinsamer „Gesprächsstunden“ ohne besondere Aktivitäten
Wunder gewirkt und die Qualität der Beziehung wieder
wesentlich bereichert.
Durch rechtzeitige, verbindliche Planung werten Sie Ihr
Privatleben nicht ab, sondern auf. Sie verhindern, dass Sie die
Zeit mit Partner, Kindern und Freunden vergessen, verschieben
oder durch den Beruf, die Vorbereitung bzw. andere Aktivitäten
immer wieder verkürzen oder streichen.
Trennen Sie statt in Beruf- und Privatplanung in verschiedene
Lebenshüte/-rollen und achten Sie dabei auf die Balance der
vier Lebensbereiche. Jeden Tag haben Sie neu 24 Stunden, die
Finden Sie Ihre sieben wichtigsten Lebenshüte – mehr sollten es
nicht sein, denn sonst können Sie nicht alle gleich gut ausfüllen.
Sorgen Sie dafür, dass für Ihre Balance alle Lebensbereiche
vertreten sind. Beispiele für Lebenshüte sind:
- Vorgesetzte/r, Produktmanager/in, Teamassistent/in, Abteilungsleiter/in, Betriebsrat/Be­triebs­rätin, Teamleiter/in etc.
- Tochter/Sohn, Freund/in, Ehemann/Ehefrau, Mutter/Vater,
Groß­mut­ter/Großvater, Pate/Patin etc.
- Helfer/in beim Roten Kreuz, ehrenamtlicher Mitarbeiter/
ehrenamtliche Mitarbeiterin bei Drogenpräventionsprojekte für
Jugendliche, Fah­
rer/in für “Essen auf Rädern” oder “die
Tafeln” etc.
- Hobbygärtner/in, Tennispartner/in, Schatzmeister/in, Vereins-­
vorsit­zende/r
Bedenken Sie: Sie sind auch noch für Ihre Finanzen und Ihre
Gesundheit, für Ihre Erholung und Ihr seelisches Gleichgewicht
verantwortlich.
Den Kopf freihalten
Was in Ihrem Planungstool steht, können Sie nicht mehr
vergessen oder durcheinander würfeln – sofern Sie es eindeutig
aufgeschrieben haben und wieder finden. Denken Sie an die
Grundsätze der Planung und Schriftlichkeit. Halten Sie Ihre Pläne
schriftlich fest, und es wirkt wie ein Vertrag mit sich selbst. Ihr
Unterbewusstsein fühlt sich den Plänen so stärker verpflichtet.
Mit einem Blick können Sie noch einmal Ihre Ziele für die
Oberstes Gebot: Schriftlichkeit
kommenden Wochen oder das anstehende Meeting durchgehen
und sich so innerlich darauf ausrichten.
Dass Zeitplanung die Kreativität töten, behaupten meist gerade
die Menschen, die nie planen – und völlig überlastet und
gestresst sind, sodass ihnen für vieles Wichtige die Zeit fehlt und
sie sich von Nebensächlichkeiten treiben lassen.
Ein Zeitplanbuch besitzen oder Outlook installieren reicht
nicht, Sie müssen es auch konsequent nut­zen. Nehmen Sie sich
genug Zeit, um im Selbststudium oder als Crashkurs auf einem
Seminar zusammen mit Gleichgesinnten – und dem Feedback
eines erfahrenen Trainers – die Grundlagen zu erlernen. Die erste
Zeit danach erfordert Hartnäckigkeit und Durchhaltevermögen:
Am Anfang wird Sie das Planen einige Zeit kosten und Sie
werden eventuell das Gefühl haben, dass der Planer Sie eher
behindert. Doch schon nach ca. drei Wochen werden Sie erste
spürbare Erfolge feststellen und das Planen wird langsam zur
Gewohnheit, sodass es viel leichter und schneller vorangeht. Für
Ihre Tagesplanung werden Sie dann etwa noch zehn Minuten
benötigen. Nach ein paar weiteren Wochen werden Sie in der
Lage sein, zwischendurch mit einem Handgriff jede Information
an der richtigen Stelle einzuordnen bzw. wieder zu finden, wenn
Sie in der ersten Zeit konsequent üben.
Wenn Sie Ihre Schlüsselaufgaben mit festen Zeiten verplant und
alles Wesentliche gut geordnet in Ihrem Zeitplansystem notiert
haben, dann haben Sie den Kopf frei für kreative Gedanken und
können in Ihrem Zeitplan auch spontane Aktivitäten unterbringen
bzw. den Plan schnell Abweichungen entsprechend anpassen. Sie
müssen nicht mehr Ihre Energie darauf verschwenden, die ganze
Zeit daran zu denken, was noch zu erledigen ist und was Sie in
keinem Fall vergessen dürfen, denn das haben Sie mit einem
Griff übersichtlich notiert vor sich. Mit einem Blick können Sie
sehen, ob Sie eine spontane oder unerwartete Aktivität ohne
weiteres unterbringen können oder ob Sie andere Dinge dafür
verschieben müssen und können. Sie können schnell bewerten,
was Ihnen im Konfliktfall wichtiger ist als der ursprüngliche Plan,
und wo Sie lieber gezielt Nein sagen, um sich nicht von Ihren
Zielen abbringen zu lassen.
Konsequentes, schriftliches Planen befreit
Wenn Sie ein gut eingerichtetes Zeitplanwerkzeug wie
z.B. Outlook mit einer durchdachten Stra­tegie konsequent
nutzen, engt Sie dies nicht ein. Ganz im Gegenteil. Durch
konsequente Planung schaffen Sie sich Freiraum für
Kreativität und Spontaneität.
Die meisten erfolgreichen und kreativen Menschen arbeiten
mit einem Zeitplaner nach einem hoch entwickelten,
schriftlichen Organisationssystem. Sie kommen ihren
Zielen näher, weil sie wichtige Aufgaben und das, was sie
wirklich weiter bringt, in ihrer Wochenplanung integrieren.
Gute Einfälle zwi­schendurch können sie in einem wohl
organisierten System übersichtlich eintragen. So finden sie
sie auch wesentlich schneller wieder, wenn die Zeit zur
Umsetzung gekommen ist.

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Wenn Ihnen mitten in der Besprechungspause, während eines
hektischen Messetages, auf der Zugfahrt oder unterwegs auf
dem Fußweg zur Arbeit spontane kreative Ideen für ein neues
oder momentan weiter entfernt liegendes Projekt, das ideale
Geburtstagsgeschenk für einen Freund oder ein ganzer Schwall
guter Detailideen für die Urlaubsreise mit den Kindern kommen,
dann können Sie sie in einem gut organisierten Zeitplansystem
gleich so unterbringen, dass nichts davon verloren geht. Kleine
mobile Helfer wie Blackberry und iPhone bieten Ihnen unterwegs
blitzschnellen Zugriff auf die wichtigsten Outlookdaten und
gleichen die Einträge mit Ihrem Büro-PC, Notebook oder
Exchange-Server ab.
Die besten Ideen produziert unser Gehirn durch das Weiterdenken
im Unter­bewusstsein oft gerade dann, wenn wir „es nach ein
paar Arbeitsstunden auf niedrigerer Drehzahl fahren“. Die
meisten Menschen haben die genials­
ten Einfälle daher auch
nicht am Schreibtisch oder im Meeting, sondern danach und
dazwischen. Beim Mittagsspaziergang, auf der langen Autofahrt
nach Hause, kurz vorm Einschlafen, direkt nach dem Aufwachen,
beim Joggen oder unter der Dusche – dort haben selbst wir
unseren Planer nicht dabei, aber ein paar Minuten kann man die
Gedanken gut festhalten, um sie dann in das sonst überall mit
einem Griff erreichbare Planungstool zu schreiben.
Für unterwegs ist ein Diktiergerät besonders hilfreich, Blackberry
und iPhone bringen auch bereits eine Diktierfunktion
(Sprachnotizen) mit (wichtig ist hier das regelmäßige, disziplinierte
Weiterverarbeiten und Eintragen der diktierten Infos). Somit
halten Sie die besten Ideen sofort fest und haben sie auch später
wieder gut sortiert parat – auch wenn Sie zwischendurch ein
paar Stunden in einem anstrengenden Meeting oder mehrere
Tage während einer Messe mit etwas völlig anderem beschäftigt
sind.
Realistisches Planen lernen
Wenn Sie Ihre Pläne und Ziele schriftlich fixiert und immer dabei
haben, können Sie stets messen, wo Sie gerade stehen.
Sie sehen, ob Sie einem Ziel schon sehr nahe sind, ob Sie es
vielleicht sogar übertroffen haben, ob Sie genau auf Kurs sind,
ob Sie weit hinter dem Plan zurückliegen oder Sie sich sogar vom
Ziel wegbewegt bzw. sich völlig verschätzt haben. So können
Sie schnell feststellen, ob Sie Ihren Einsatz oder Ihre Planung
anpassen müssen. Ob es sich lohnt, einen neuen Weg oder „eine
Streckenänderung“ auf dem Weg zum Ziel einzuschlagen. Wenn
Sie sich übernommen haben, hilft der Gesamtüberblick bei der
Einschätzung, was Sie am besten als Erstes verschieben oder
ganz streichen.
Schriftlichkeit bietet die sehr effektive, aber gerade am Anfang
schmerzliche und unangenehme Möglichkeit des Controlling:
Stellen Sie sich vor, Sie sind Ihr „Zeit-Buchhalter“. Am Ende der
Woche bzw. des Monats geben Sie nun vor sich selbst einen
Bericht und kontrollieren, ob Sie z.B. den gewünschten Anteil
Zeit beim Kunden verbracht oder 70% Ihrer Zeit in wenig
ergiebigen Besprechungen vergeudet haben. So sehen Sie auch,
in welchen Bereichen dringend Änderungen nötig sind.
Oberstes Gebot: Schriftlichkeit
Oberstes Gebot: Schriftlichkeit
– Outlook als Schaltzentrale, um alles festzuhalten
1.1.
Legen Sie mit der richtigen Tastenkombination sofort
einen neuen Eintrag an, ohne sich erst durch Menüs zu klicken:
(Strg)+(ª)+(M)
E-Mail-Nachricht
(Message)
(Strg)+(ª)+(A)
Termin
(Appointment)
(Strg)+(ª)+(C)
Kontakt
(Contact)
(Strg)+(ª)+(T)
Aufgabe
(Task)
(Strg)+(ª)+(N)
Notiz
(Note)
Wenn Sie alle relevanten Daten eingetragen haben, drücken Sie
einfach (Alt)+(S) , um die Änderungen zu speichern und das
neu angelegte Element zu schließen.
1.2. Outlook versteht auch Klartext beim Auswählen eines
Datums. Statt für einen Termin oder die Fälligkeit einer Aufgabe
zur Maus greifen und sich durch die Kalenderliste klicken zu
müssen, können Sie z.B. nach Eingabe des Betreffs einer Aufgabe
einfach mit (ÿ) zur Fälligkeit wechseln und dort „Morgen“,
„Freitag“ (usw., jeweils ohne die Anführungszeichen) eintragen.
Auch Angaben in der Form „erster Freitag im Februar“, „dritter
Mittwoch im März“ und „letzter Montag im Februar“ (zulässige
Kurzform: „letzter mo im feb“) übersetzt Outlook sofort korrekt.
Erlaubte Abkürzungen sind: „Mo“, „Di“, „Mi“, „Do“, „Fr“, „Sa“,
„So“ und „Wo“ für „Wochen“ („do in 2 wo“). Die Arbeit mit
Wochentagen und „in … Wochen“ ist sehr praktisch, wenn
man einmal das Prinzip verstanden hat, das am Anfang etwas
gewöhnungsbedürftig ist:
Die Eingabe eines Wochentages liefert den jeweils nächsten
kommenden Wochentag als Datum (für den jeweils nächsten
entsprechenden Tag, also entweder in der aktuellen Woche
oder statt dessen in der folgenden, wenn z.B. der Montag der
aktuellen Woche schon vorüber ist). Wer z.B. Freitags eine
Aufgabe für „mi“ anlegt, erhält hier das Datum des nächsten
Mittwochs, also Mittwoch in der folgenden Woche (da der
Mittwoch der aktuellen Woche ja bereits vorüber ist). „mi in 2
wo“ ist dann zwei Wochen später als der nächste Mittwoch, liegt
also in der dritten Woche nach der aktuellen. „sa in 2 wo“ wäre
im Beispiel schon in der zweiten Woche nach der aktuellen, da
der nächste Samstag in der aktuelle Woche liegt und der zwei
Wochen später folgende Samstag also nur in der zweiten Woche
nach der aktuellen. Dies gilt es zu beachten.
1.3. Eine besondere Stärke von Outlook ist die Integrationen
der verschiedenen Elemente wie Termine, Aufgaben, Kontakte,
Notizen und E-Mail untereinander sowie mit dem Dateisystem
für Anhänge an Terminen, Aufgaben und Kontakten
(z.B. PDF Anfahrtsskizzen, Produktlisten bei Lieferanten). Legen
Sie einen neuen Reisetermin direkt mit der PDF-Datei mit
Ihrem Online-Ticket der Bahn oder elektronischen Flugticketdaten an, indem Sie es aus dem Windows-Explorer per Drag & Drop
einfach auf den Kalender fallen lassen.
Beachten Sie dabei: Normalerweise fügt Outlook eine Kopie
des Dokuments ein. So bleibt es dann erhalten, wenn Sie die
ursprüngliche Datei löschen und die Datei wird beim Weiterleiten
von Terminen und Aufgaben an andere Personen mitverschickt.
Wenn Sie eine Aufgabe oder einen Termin, ein Reiseticket oder
eine Datei, die den alten Stand beibehalten soll (zur Kontrolle
oder Übersicht, welche Infos Sie damals verteilt / weitergegeben
haben), ist es angemessen, eine alte Kopie als Anlage zu
behalten. Dieses Vorgehen ist allerdings wenig sinnvoll, wenn
Sie z.B. eine Word-Datei mit einem Angebotsentwurf für
die nächste Verhandlung an eine Aufgabe oder einen Termin
anfügen und diese Datei zwischendurch auf Ihrer Festplatte mit
diversen Änderungen aktualisiert speichern. Um direkt aus dem
Termin stets die aktuelle Datei zu öffnen, wählen Sie auf der
Registerkarte Einfügen die Befehlsschaltfläche Datei anfügen
(im alten Outlook 2003 stattdessen im Menü Einfügen den
Befehl Datei). Markieren Sie nun eine oder mehrere Dateien,
klicken Sie anschließend auf das kleine, mit der Spitze nach
unten zeigende Dreieck
rechts am Rand
der Schaltfläche Einfügen und wählen Sie
dort Als Hyperlink einfügen. Der Termin
enthält nun einen Link, der mit Doppelklick
stets die aktuelle Dateiversion öffnet
(solange diese nicht verschoben wurde).
1.4. In der Tages-, Wochen- und Monatsansicht können Sie
Termine schnell und intuitiv „grafisch bearbeiten“, ohne sie
vorher zu öffnen. Besonders praktisch ist dazu die Wochenansicht .
Fahren Sie mit der Maus an den oberen bzw. unteren Rand des
Termins, bis sich der Mauszeiger zu einem Pfeil nach oben und
unten verändert. Drücken Sie die linke Maustaste, halten Sie sie
gedrückt und bewegen Sie die Maus nach oben bzw. unten, um
den Termin entsprechend zu verlängern oder zu verkürzen. Wenn
Sie mit der Maus über die anders gefärbte Spalte am linken Rand
des Termins fahren, verändert sich der Zeiger zu einem Pfeil in
alle vier Richtungen. Solange Sie nun die linke Taste gedrückt
halten, können Sie den Termin frei verschieben, auch auf andere
Tage – sogar auf den Datumsnavigator können Sie den Termin
ziehen, um ihn durch Loslassen der Taste gezielt auf einen
bestimmten Tag außerhalb der angezeigten Woche abzulegen
(dabei behält er für den neuen Tag die gleiche Uhrzeit, die er
vorher hatte). Wenn Sie zusätzlich vor Drücken der Maustaste
(Strg) drücken und bis zum Loslassen der Maustaste gedrückt
halten, erzeugen Sie eine Kopie des aktuellen Termins – er bleibt
genau dort wo er war und Sie platzieren die Kopie, z.B. um schnell
einen Folgetermin anzulegen. Um in der Wochenansicht einen
Termin zielgenau an einem bestimmten Tag der Folgewoche zu
einer bestimmten Uhrzeit einzufügen, hilft Ihnen Bearbeiten,
Kopieren bzw. Ausschneiden, Klick auf die gewünschte neue
Zeit und dort Bearbeiten, Einfügen. Mit Tastenkombinationen:
(Strg)+(C) /(Strg)+(X), (Alt)+(¼) (Wochenwechsel), Klick
auf gewünschte neue Zeit, (Strg)+(V) .
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Prioritäten
2. Prioritäten – der Weg zum Wesentlichen (Termine und Aufgaben)
Dringendes ist selten wichtig und Wichtiges selten dringend.
Deshalb: Lernen Sie, Wichtiges von Dringendem zu
unterscheiden!
Die 80/20-Regel nach Pareto
Vilfredo Pareto beschäftigte sich unter anderem mit Fragen der
Einkommens- und Besitzverteilung. Er stieß auf eine Tatsache, die
ihm höchst bedeutsam erschien. Er entdeckte ein wiederkehrendes
mathe­matisches Verhältnis zwischen dem An­teil von Personen
(als Prozentsatz der gesamten relevanten Bevölkerung) und der
Höhe des Einkommens oder Reichtums dieser Gruppe.
Bei dieser Beobachtung kommt es weniger auf die genaue Prozentverteilung an als auf die Tatsache, dass die Reichtumsverteilung in der Bevölkerung berechenbar unausgewogen war.
Dieses Phänomen tritt auch in allen anderen Bereichen des
Lebens auf und wurde später in Bereiche wie Prozessoptimierung
und Zeitmanagement übertragen:
Ein typisches Verteilungsmuster zeigt etwa,
- dass 80 % der Wirkungen durch 20 % der Ursachen bedingt sind,
- dass 80 % der Ergebnisse auf 20 % der Anstrengungen
zurückgehen usw.
Diese Regel lässt sich natürlich auch auf die Verteilung unserer
Zeit und die erzielten Ergebnisse übertragen.
- 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes.
- 20 % der Produkte sorgen für 80 % des Gewinns.
- 20 % der Teppichfläche erleiden 80 % des Verschleißes.
- 20 % unserer Kleider tragen wir in 80 % unserer Zeit.
- 20 % des Produktionsablaufs generieren 80 % der Fehler.
- 80 % der Wertschöpfung ergeben sich aus 20 % des Einsatzes,
und die verbleibenden 20% des Wertes kommen von den
restlichen 80% des Einsatzes.
Effektiver und effizienter mit E-Mail arbeiten
Wenn Sie viele E-Mails bekommen und schreiben müssen,
hilft Ihnen das Erlernen des Maschinenschreibens im
Zehnfingersystem beim effizienten Antworten. Auch
Schnell- und Querlesetechniken sowie die Signaturfunktion
von Outlook sparen Zeit beim Abarbeiten der Nachrichten.
Das alles ist wichtig und gut.
Trotzdem sind Sie mit effizientem Arbeiten alleine verloren, wenn Sie nach fünf Wochen Urlaub tausend neue
Nachrichten in Ihrem Posteingangskorb ha­ben. Hier hilft
nur noch effektives Abarbeiten, das auch im normalen
Alltag sicherstellt, dass Sie zumindest die Nachrichten bearbeiten können, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele und
Erfolge haben bzw. von Ihren besten Freunden, Kollegen,
Kunden und Geschäftspartnern stammen:
Suchen Sie die wichtigsten Nachrichten heraus, und
bearbeiten Sie diese zuerst. Sortieren Sie die Mails nach
Absender und löschen Sie in dieser Ansicht sofort alle
Werbung. Löschen Sie die Newsletter oder verschieben Sie
sie in einen Ordner zum späteren Lesen. Verschieben Sie
nun alle Nachrichten Ihrer Vorgesetzten und wichtigsten
Kunden in einen speziellen Ordner, den Sie nach der
Sortierung der restlichen Nachrichten sofort abarbeiten
werden. Prü­
fen Sie für die verbliebenen Nachrichten
anhand des Betreffs, was Sie noch löschen können, z. B.
Terminanfragen für eine Besprechung vor zwei Wochen.
Diese Selektion ist effektives Arbeiten.
Prioritäten richtig setzen
Das Wort „Prioritäten“ beinhaltet das lateinische Wort „prio“
(vor). Prioritätensetzung heißt, dass Sie sich täglich neu für das
entscheiden, was Sie vor allem anderen erledigen wollen oder
müssen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Was zählt?
Konzentrieren Sie sich auf die wenigen entscheidenden
Dinge. Um im Leben voranzukommen, braucht man nicht
alles zu tun und nicht alle Aufgaben zu bewältigen. Filtern
Sie die wichtigsten Sachen heraus und packen Sie den Stier
bei den Hörnern.
Arbeiten mit dem Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen, Ihre Arbeiten systematisch
nach Priorität anzugehen. Der erste Schritt dafür ist zu fragen:
Sind die anliegenden Dinge wichtig oder dringend?
Laut Pareto sind 20% unserer Aufgaben in aller Regel wichtig,
80% sind eher nebensächliche Dinge. Die sind dann jedoch
meistens dringend.
Von der Effizienz zur Effektivität
Effizient sein bedeutet, „die Dinge richtig tun.“ Und zwar so,
dass wir in der geplanten Zeit zu einem möglichst guten Ergebnis
kommen. Effektivität bedeutet, „die richtigen Dinge tun.“ Wenn
wir eine bestimmte Wirkung oder ein Ergebnis erzielen wol­len,
dann sollten wir das tun, was uns auch direkt dorthin bringt.
Wir arbeiten effektiv, indem wir uns zuerst um die wichtigsten
Dinge kümmern, anstelle sie in der Flut der anderen Aufgaben
untergehen zu lassen.
- Wichtige Aktivitäten bringen Sie Ihren Zielen näher.
- Lediglich dringende Aktivitäten erfordern oder binden Ihre
unmittelbare Auf­merk­samkeit, ohne dabei großen Einfluss auf
Ihre Ziele zu haben.
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Sie dürfen Ihre Aktivitäten und Aufgaben mit der größten
Wichtigkeit, dem größten Einfluss auf Ihre Erfolge und das
Erreichen Ihrer Ziele, niemals aufschieben, um unwichtigeren
Dingen den Vorrang zu geben.
Prioritäten
Doch leider haben wir alle eine Tendenz in uns, zuerst die Nebensächlichkeiten anzugehen. Die auf dem Schreibtisch liegenden
Drucksachen sind viel verlockender als das seit Tagen verschobene
entscheidende Projekt. Fin­den Sie deshalb vor allem diejenigen
Aufgaben heraus, die den größten Ein­
fluss auf Ihre Erfolge
haben. Dabei helfen Ihnen Prioritäten.
Hebelwirkung zum Ziel
Um bessere Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie mehr Zeit
mit den wichtigen Aufgaben verbringen, die Sie dank
hoher Hebelwirkung weit voran bringen.

Das Eisenhower-Prinzip kombiniert nun beide Kriterien – wichtig
und dringend –, sodass vier Prioritätenklassen entstehen. Für
Ihre Planung müssen Sie alle anstehenden Aufgaben analysieren
und einordnen. So bekommen Sie eine Rangfolge, was Sie wann
und wie abarbeiten.
A-Priorität:
Das sind wichtige Dinge, die noch heute oder morgen er­ledigt
werden müs­sen, weil sie dringend und wichtig sind (Kri­sen).
B-Priorität:
Das sind Dinge, die wichtig sind, aber nicht un­bedingt heute
oder diese Woche erledigt wer­den müs­sen. Neh­men Sie sich regel­
mäßig Zeit für die Bear­bei­tung Ihrer B-Aufgaben und setzen Sie
sich dafür Ter­mi­ne. Denn B-Aufgaben verursachen Ihren Er­folg
und bringen Sie Ihren Zielen näher. Der große Bericht für die
Vorstandssitzung, der Ihnen die Beförderung einbringen könnte
und ei­nen Monat Zeit hat, wird zur Krise und trotzdem nicht gut
genug, wenn Sie erst in den letzten zwei Tagen alles hektisch
zusammenschustern.
B-Aufgaben bringen Sie weit voran
Ihr Wachstum wird im Bereich der B-Aufgaben produziert:
Wenn Sie sich einmal 30 Stunden innerhalb von 14 Tagen
reservieren, um das Zehnfingersys­tem zu erlernen, werden
Sie in den nächsten Monaten die wesentlichen Schrift­­stücke
schneller und mit weniger Fehlern abfassen, sodass sich die
investierte Zeit schnell lohnt. Ähnliches gilt beispielsweise
für Kundenumfragen, um Produkte zu verbessern und damit
den Absatz und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
C-Priorität:
Das sind Dinge, die drin­gend sind, aber nicht wichtig. Hier gilt:
Ruhig bleiben und, wo mög­lich, dele­gieren oder Nein sagen. Da­
mit gewin­nen Sie Zeit für Ihre wichtigen B-Auf­gaben, die sonst
unter­gehen.
D-Priorität:
Das sind Dinge, die weder wichtig noch dringend sind – Sie
können sie getrost dem Papierkorb anvertrauen oder, wenn
es um Termine oder Auf­gaben geht, absagen bzw. delegieren.
Entscheiden Sie sich höchstens bewusst und zeitlich begrenzt für
die D-Aufgaben, die Ihnen Erholung und Entspannung an einem
stressigen Tag bieten.
Prioritätenliste eines leitenden Redakteurs
Priorität A: Leitartikelabgabe für nächstes Heft,
stellvertretend für den an Grip­pe erkrankten Kollegen
Artikel … gegenlesen.
Priorität B: Themen für Hefttitel und größere Artikel des
nächsten Quartals planen, Interview-Termin mit Bill G.
ausmachen, aktive Erholung, Weiterbildungskurs Thema
XY, Reisekosten der letzten drei Wochen abrechnen.
Priorität C: weniger wichtige Berichte lesen, einige Post,
Umlauf, Entwerfen einer Anzeige für Praktikumsplatz,
selbst das Aufmacherbild designen (statt es dem Grafiker
zu überlassen).
Priorität D: Werbekataloge, unaufgefordert eingesandte
Angebote für nicht be­nötigte Produkte und
Dienstleistungen, von James B. gewünschtes Treffen zum
Erfahrungsaustausch, Ketten-E-Mails mit Witzvideos
angucken, mal schauen, ob es gerade günstig interessante
neue DVDs bei ebay gibt. 
Prioritäten setzen – so machen Sie es richtig
- Teilen Sie jede Ihrer Aufgaben in die Prioritätenklassen A,
B, C und D ein. Durch diese Analyse trennen Sie die Spreu
vom Weizen.
- Denken Sie daran: Wichtigkeit und Dringlichkeit sind
grundverschiedene Dinge. Wichtiges bringt Sie Ihrem
Ziel näher, Dringliches erfordert Ihre unmittelbare
Aufmerksamkeit.
- Beachten Sie die Vorfahrtsregel: Wichtigkeit geht vor
Dringlichkeit. Nicht alles, was eilig ist, muss auch erledigt
werden. Nur so schaffen Sie es, sich nicht länger dem „Diktat
der Dringlichkeit” zu unterwerfen. Die Gefahr besteht darin,
sich in zu vielen dringlichen, aber relativ unwichtigen
Aktivitäten zu verzetteln.
- Praktisch heißt das für Ihre Zeitplanung: Versuchen Sie
immer, an der Num­mer 1 Ihrer Aufgaben, Ihrer A-Aufgabe,
zu arbeiten – nicht an der Nummer 3 oder 4, ganz egal,
wie viel mehr Spaß diese Aufgaben vielleicht machen. Wenn
Sie mit Ihrer A-Aufgabe am Ende des Tages nicht fertig
geworden sind, machen Sie am nächsten Tag weiter. Machen
Sie vorher nichts anderes.
- Arbeiten Sie jeden Tag an einer langfristigen B-Aufgabe.
Sie müssen neben Ihrem Tagesgeschäft auch an die
„strategisch” wichtigen Aufgaben und Ziele denken. Nur
so verursachen Sie bereits heute Ihre Erfolge von morgen!
Lebensrollen und das Kieselprinzip, das wir im Rahmen
von Balance und Wochenplanung (S. 17) genauer erläutern
werden, helfen Ihnen dabei.
Sagen Sie auch einmal Nein
Machen Sie sich klar, dass Sie nie genug Zeit haben werden, um all
das zu tun, was Sie alles tun könnten und was andere gerne von
Ihnen wollen. Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Zeit nutzen, um das
zu tun, was Ihnen am wichtigsten ist und Sie Ihren Zielen näher
bringt. Die Zeit dafür können Sie nur dadurch gewinnen, dass Sie
Nein zu den unwichtigeren Dingen sagen und sie unterlassen.
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Grundlagen zum Arbeiten mit Outlook-Aufgaben
Eine neue Aufgabe ist ganz einfach und schnell
anzulegen, ohne dass Sie sich durch viele Menüs
klicken müssten:
Drücken Sie (Strg)+(ª)+(T) und geben Sie dann im
Aufgabenformular die betreffenden Daten ein. (In
Outlook 2010 müssen Sie stattdessen (Strg)+(ª)+(K)
drücken).
Hier eine kurze Einführung in die wichtigsten
Elemente des Aufgabenformulars:
• Wählen Sie zuerst einen aussagekräftigen Betreff. Also
nicht »Müller anrufen«, sondern dazuschreiben, was
das Ziel des Anrufs ist. Halten Sie den Betreff kurz,
maximal eine Zeile. Weitere Details können Sie in das
große Notizfeld im unteren Bereich des Aufgabenformulars einfügen. Wählen Sie die ersten zwei bis drei
Wörter des Betreffs so, dass Sie bereits hier sehen können, worum genau es geht (auch für die Einschätzung
der Wichtigkeit), wie lange das Ganze etwa dauern
wird und wie aufwendig es ist (z.B. »Unterrichtsstunde
vorbereiten«).
• Das Feld Beginnt am können Sie nutzen, wenn eine
Aufgabe erst an einem bestimmten Datum von Ihnen
angefangen werden kann (oder um für größere Aufgaben, die mehrere Tage dauern, den Start festzulegen).
Übertreiben Sie es aber für den Anfang nicht und nutzen Sie lieber die Aufgabenliste nur für Dinge, die Sie
in ein bis zwei Stunden erledigen können; größere Projektpläne mit Abhängigkeiten usw. fertigen Sie besser
mit Microsoft Project an. Da die Felder Beginnt am und
Fällig am miteinander gekoppelt sind, führt eine Änderung in Beginnt am automatisch zu einer Änderung
des Fälligkeitsdatums – fatal, wenn Sie dadurch einen
wichtigen Abgabetermin verpassen, bloß weil Sie statt
wie ursprünglich geplant 14 Tage vorher nun doch nur
eine Woche vorher alles vorbereiten wollten und Outlook Ihnen die Fälligkeit um eine Woche nach hinten
verschiebt.
Kurz gesagt: In der Praxis macht das Feld Beginnt am meist
mehr Aufwand und Probleme als es nützt. Lassen Sie es
daher am besten einfach leer und arbeiten Sie nur mit
Fällig am. Wenn Sie eine Woche vor Abgabetermin mit
der Vorbereitung beginnen möchten, tragen Sie diesen
Tag (eine Woche vorher) in Fällig am ein – also den Tag,
an dem Sie die Aufgabe zur Bearbeitung auf dem Tisch
haben möchten.
• Tragen Sie in das Feld Fällig am ein Fälligkeitsdatum
ein (in Outlook 2003 finden Sie das Feld Fällig am vor
Beginnt am, in Outlook 2007, 2010 und 2013 ist die
Reihenfolge umgekehrt). Schätzen Sie hier, wenn Sie
sich nicht sicher sind – es dauert einige Zeit, das richtige Gefühl zum Setzen des Datums zu finden und Sie
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können es später noch ändern. Setzen Sie ruhig für
eine erst in Monaten oder sogar nie fällige B-Aufgabe
ein früheres Fälligkeitsdatum, wenn Sie diese Aufgabe eher erledigen möchten. Auch wenn eine Aufgabe
eigentlich erst nächste Woche fällig ist, die nächste
Woche aber schon mit Terminen vollgepackt, diese
Woche hingegen noch relativ frei ist und Sie die Aufgabe schon jetzt beginnen können, ziehen Sie das
Fälligkeitsdatum einfach auf diese Woche vor. So kann
es durchaus sein, dass Sie sowohl für eine A-Aufgabe
(Priorität Hoch) als auch für eine B-Aufgabe (Priorität
Normal) den morgigen Tag als Fälligkeitsdatum setzen. Das bedeutet dann Folgendes: Die A-Aufgabe ist
nicht nur so wichtig wie die B-Aufgabe, sie ist zusätzlich auch dringend. Wenn also morgen nur für eine
der beiden Aufgaben Zeit bleibt, so erledigen Sie die
A-Aufgabe und verschieben die B-Aufgabe.
• Versuchen Sie, bereits zu Anfang die Priorität nach
dem Eisenhower-Diagramm einzuschätzen. Setzen Sie
diese grundsätzlich auf Niedrig. Gehört eine Aufgabe
zu Ihren wichtigsten, so setzen Sie sie auf Normal. Ist
sie zusätzlich besonders dringlich, so setzen Sie sie auf
Hoch.
• Für eine größere Aufgabe, die Sie nicht an einem Stück
bearbeiten, können Sie im Feld % erledigt vermerken,
wie weit Sie bereits sind. Auf diese Weise kommt man
aber auch schnell durcheinander oder schleppt lauter
halb erledigte Aufgaben mit sich herum. (Um den Status größerer Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben, zu kontrollieren, ist dieses Feld jedoch praktisch.)
Zumindest für den Anfang empfehlen wir Ihnen daher,
jede größere Aufgabe in Teilschritte von maximal ein
bis zwei Stunden zu zerlegen. Tragen Sie diese dann
als einzelne Aufgaben ein und erledigen Sie sie nur
jeweils komplett am Stück. Im Feld Status können Sie
zudem oder auch alternativ Informationen wie Wartet
auf jemand anderen oder (vorerst) Zurückgestellt hinterlegen. Diese Felder beeinflussen sich gegenseitig
und stehen mit dem kleinen Kästchen zum Abhaken
in der Aufgabenliste in Beziehung: Setzen Sie z.B. dort
das Häkchen, so setzt Outlook % erledigt auf 100 und
Status auf Erledigt.
Sie können Ihre Aufgabenliste nach jedem dieser Felder
filtern und gruppieren, um so z.B. nur alle Aufgaben anzuzeigen, die im Feld Status den Wert Wartet auf jemand
anderen enthalten und nächsten Monat beginnen.
Im großen Notizfeld im unteren Teil des
Aufgabenformulars können Sie noch weitere
Details eintragen, z.B. Stichpunkte zur
Durchführung der Aufgabe. Sie können hier auch
Kopien von Dokumenten einfügen, die mit der
Aufgabe zu tun haben – wählen Sie dazu auf der
Registerkarte Einfügen die Befehlsschaltfläche
Datei anfügen (im alten Outlook 2003 stattdessen
im Menü Einfügen den Befehl Datei). Ein anderes
Outlook-Element, z.B. die Kopie einer E-Mail,
die mit der Aufgabe zu tun hat, können Sie direkt
(ebenfalls Registerkarte Einfügen) mithilfe der
Befehlsschaltfläche Outlook-Element hinzufügen (in
Outlook 2003 wählen Sie im Menü Einfügen den
Befehl Element).
Wenn Sie die Aufgabe später erneut öffnen, haben
Sie so die zugehörigen eingefügten Dateien und
E-Mails einfach mit einem Doppelklick auf den
Dateinamen im Notizfeld direkt geöffnet vor
sich. In Outlook 2010, 2013 und 2007 stehen die
Textbearbeitungsfunktionen, die Sie von Microsoft
Word kennen, als Editor für Text im Notizfeld zur
Verfügung – damit haben Sie zum übersichtlichen
Gestalten Ihrer Notizen auf der Registerkarte
Text formatieren z.B. schnellen Zugriff auf
Nummerierungen, Listen mit mehreren Ebenen,
Schnellformatvorlagen, farbiges Hervorheben von
Text; außerdem können Sie auf der Registerkarte
Überprüfen z.B. die Freihandeingabe starten, um auf
Tablet-PCs Handschrift und Skizzen einzufügen.
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anderes Wort und dann wieder zurück. Die Übersetzung wird nur dann angezeigt, wenn
der Text einer anderen als der gewünschten Zielsprache zugeordnet wird (wenn sie also z.B.
einen deutschen Text schreiben, die QuickInfo für die Übersetzung auf Deutsch als Zielsprache einstellen und dann die Funktion ausprobieren wollen, sehen Sie keine Übersetzung).
Definieren Sie eigene Ansichten
Besonders für Aufgaben praktisch ist die Möglichkeit, in Outlook verschiedene eigene
Ansichten zu definieren. Sie geben jede Aufgabe nur einmal ein, definieren aber quasi verschiedene Aufgabenlisten, für die Outlook dann die jeweils zutreffenden Einträge heraussucht und die anderen ausblendet. So können Sie z.B. nur alle in dieser Woche fälligen oder
nur heute fällige Aufgaben anzeigen lassen. Mit einem Klick schalten Sie anschließend auf
lediglich die in diesem Monat für ein bestimmtes Projekt fälligen Aufgaben um (siehe
hierzu den  Abschnitt »Filtern und gruppieren Sie nach Kategorien« in Kapitel 3). So
behalten Sie den Überblick auch über große Mengen von Aufgaben und wenn Sie
bestimmte Dinge bereits Wochen vor der Fälligkeit eintragen.
So legen Sie eine neue Ansicht an
Nachdem Sie eine neue Ansicht einmal definiert haben, können Sie sie jederzeit mit einem
bzw. ein paar Mausklicks schnell wieder mit genau diesen Kriterien aufrufen.
1. Wählen Sie aus einer beliebigen Aufgabenansicht heraus in Outlook 2010/2013 auf der
Registerkarte Start oder der Registerkarte Ansicht nach einem Klick auf Ansicht ändern
(in der Gruppe Aktuelle Ansicht) den Befehl Ansichten verwalten; in Outlook 2007 wählen Sie den Menübefehl Ansicht/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren und in Outlook
2003 den Menübefehl Ansicht/Anordnen nach/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren.
2. Im daraufhin geöffneten Dialogfeld können Sie eine bestehende Ansicht durch Klicken
auf die Schaltfläche Kopieren als Vorlage für eine neue Ansicht verwenden, die Sie dann
entsprechend bearbeiten. Wenn Sie keine der vorhandenen Ansichten als Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
3. Geben Sie der neuen Ansicht einen Namen (z.B. Nur diese Woche fällige unerledigte),
belassen Sie die Voreinstellung für den Ansichtentyp bei Tabelle und klicken Sie dann auf
die Schaltfläche OK.
4. Die im daraufhin angezeigten Dialogfeld vorhandenen Einstellungen können Sie mit
OK und anschließend Ansicht übernehmen bestätigen, um die neue Ansicht anzulegen.
Sie können aber auch das Dialogfeld geöffnet lassen, um als Nächstes Filter zu definieren (siehe hierzu den folgenden  Abschnitt »Räumen Sie mit Filtern Ihre Ansichten
auf«).
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»Bei mir ist alles wichtig!« – Wie Sie mit Aufgaben und Prioritäten effektiver arbeiten
Abbildung 2.7: Erstellen Sie für den schnellen Überblick Ihre eigenen Ansichten
Outlook 2010 aktiviert als Standard für neue Ansichten den Lesebereich im rechten Teil des Fensters. Er zeigt
auch umfangreiche Notizen zu einer Aufgabe als Vorschau an, ohne dass Sie die Aufgabe per Doppelklick
öffnen müssen – dafür nimmt er aber viel Platz in Anspruch, der für die Darstellung Ihrer gesamten Aufgabeliste fehlt. Bei E-Mails ist der Lesebereich zum schnellen Bearbeiten praktisch, bei Aufgaben hingegen
reicht häufig der Betreff für eine Entscheidung, was zu tun ist – nutzen Sie den Platz besser für eine größere
Darstellung Ihrer Aufgabenliste. Deaktivieren Sie den Lesebereich auf der Registerkarte Ansicht in der
Gruppe Layout im Menü zu Schaltfläche Lesebereich mit dem Befehl Aus.
Abbildung 2.8: Outlook 2010 aktiviert in neuen Ansichten den Lesebereich – schalten Sie ihn
für Aufgaben aus
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Planen Sie flexibel und effektiv mit Aufgabenlisten
Räumen Sie mit Filtern Ihre Ansichten auf
Filter dienen zum Aufräumen Ihrer Ansichten, sodass nur bestimmte Aufgaben angezeigt
werden. Nur die Aufgaben, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen, können
den Filter passieren.
So setzen Sie einen einfachen Filter für Ihre Ansicht
1. Ist das Dialogfeld zum Anpassen der Ansicht (aus dem letzten Schritt zum Anlegen
neuer Ansichten) nicht mehr geöffnet oder möchten Sie eine Ansicht nachträglich verändern, so klicken Sie in Outlook 2010/2013 auf der Registerkarte Ansicht in der
Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansichtseinstellungen. In Outlook 2003 und 2007 klicken Sie
stattdessen einfach links im Navigationsbereich auf den Link Aktuelle Ansicht anpassen,
um das Dialogfeld zu öffnen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.
3. Legen Sie nun die Kriterien fest, z.B. für nur in dieser Woche fällige Aufgaben im Drop-
down-Listenfeld Zeit den Wert Fällig und im Dropdown-Listenfeld daneben den Wert
Diese Woche.
4. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit OK.
Abbildung 2.9: Ordnung schaffen durch Filter
So blenden Sie alle erledigten Aufgaben aus
1. Wiederholen Sie die oben beim Erstellen eines Filters beschriebenen Schritte 1 bis 3.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld und wählen Sie dann in der Liste Häufig verwendete
Felder die Option Erledigt.
4. Wählen Sie in den daraufhin aktivierten Dropdown-Listenfeldern als Bedingung den
Eintrag entspricht, als Wert den Eintrag Nein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche
Zur Liste hinzufügen.
5. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit OK.
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»Bei mir ist alles wichtig!« – Wie Sie mit Aufgaben und Prioritäten effektiver arbeiten
Sie sehen jetzt nur noch Aufgaben, die noch nicht erledigt sind. Sobald Sie eine Aufgabe auf
100% erledigt setzen (bzw. den Status auf erledigt setzen oder das kleine Kontrollkästchen
Erledigt aktivieren), wird die Aufgabe in dieser Ansicht nicht mehr angezeigt.
Abbildung 2.10: Erledigte Aufgaben mit einem Filter ausblenden
Im letzten Teil dieses Skripts (Wochen- und Tagesplanung) werden wir auf das Gruppieren
von Ansichten als Alternative bzw. Ergänzung zu Filtern eingehen.
Verfeinern Sie Ihre Prioritäten mit der 25.000-$-Methode
Um Ihre Planung nach einer ersten Einteilung mit dem Eisenhower-Diagramm im nächsten Schritt mit Outlook weiter zu konkretisieren, ist die 25.000-$-Methode optimal geeignet. Sie gehört zu den Zeitmanagementtaktiken, die bereits sehr alt, aber heute noch
genauso aktuell wie vor 100 Jahren sind – sie hat sich einfach bestens bewährt.
Die 25.000-$-Methode
Nachdem Charles Michael Schwab Präsident eines der damals größten Konzerne der
Welt gewesen war – der United States Steel Corp. –, übernahm er die Bethlehem Steel,
die er im Dezember 1904 an die Börse führte. Bethlehem Steel war durch ihre Produkte
maßgeblich am Beginn des Wolkenkratzer-Zeitalters beteiligt und wurde so später zum
zweitgrößten Stahlkonzern der Welt. Charles Schwab engagierte Ivy Lee, einen Unternehmensberater, als persönlichen Coach. Die Honorarvereinbarung klang fair: »Zeigen
Sie mir, wie ich meine Zeit besser nutzen kann. Wenn Ihre Tipps funktionieren, zahle
ich Ihnen jedes Honorar innerhalb vernünftiger Grenzen.«
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E-Mail
3. Erste Hilfe gegen die E-Mail-Flut
Kleine Tipps zum Umgang mit E-Mail
Die Signaturfunktion ist mehrfach praktisch: In wenigen Sekunden
fügen Sie Ihre kompletten Adressdaten ein, so dass der Empfänger
nicht suchen muss. Mit mehreren Signaturen können Sie entscheiden,
wer Ihre Handynummer und Privatadresse bekommt und wer nicht.
Die Möglichkeit, Signaturen als Dokumentvorlagen zu verwenden
wird bisher nur selten genutzt, ist aber sehr praktisch. Sie können
wiederkehrende Texte wie Angebote, Einladungen zu Meetings mit
Struktur der Tagesordnung usw. als Signatur anlegen, diese an eine
neue leere E-Mail anfügen und müssen anschließend nur noch die
entsprechenden variablen Daten einfügen.
Die Rechtschreibprüfung von Outlook hilft Ihnen, gerade die Fehler
zu finden, die geübte Schnellleser mit bloßem Auge schon nicht
mehr sehen und erleichtert damit die Korrektur enorm. E-Mails
noch einmal Korrektur zu lesen ist ein Gebot der Höflichkeit.
Hängen Sie Ihre .vcf-Visitenkarte nur an, wenn Sie einer
Person zum ersten Mal eine E-Mail schicken, sehr lange keinen
Kontakt hatten oder umgezogen sind. Wenn der Empfänger am
Büro-PC sitzt und ein entsprechend ausgestattetes Programm
benutzt, kann er die Karte mit wenigen Mausklicks direkt in sein
Adressbuch übernehmen. Je nach Gerät und Programm, dass
er zum Lesen der Nachrichten benutzt, kann er mit ihr jedoch
eventuell nichts anfangen und fühlt sich durch ein ständiges
Versenden der Karte vielleicht gestört.
Stilregeln
- Auf den ersten Blick ärgern Sie sich sicherlich über „Ton”,
Stil, Form und „Wechstabenverbuchler” in einigen E-Mails,
die schlampig geschrieben sind. Antworten Sie nie, während
Sie ärgerlich oder aufgeregt sind, lassen Sie in diesem Fall
lieber etwas Zeit verstreichen. Auch unverschämt scheinende
„Forderungen” sind in etlichen Fällen bei genauerer
Betrachtung (im Zweifellsfall nachfragen) lediglich Vorschläge,
Ideen oder „laut gedachte Fragen”. Bedenken Sie, dass E-Mails
weitergeleitet werden können – und dass Ihre unüberlegte
oder wütende Antwort ein an sich harmloses Missverständnis
zur Eskalation bringen kann, wenn Ihr Gegenüber nun
ebenfalls aggressiv reagiert.
- Leiten Sie E-Mails vorsichtig weiter – nur dann, wenn der
Absender einverstanden ist. Im Zweifellsfall fragen. Denken
Sie umgekehrt beim Verfassen Ihrer Nachrichten daran, das der
Empfänger diese Regel ignorieren könnte...
- Verwenden Sie immer eine Betreffzeile. Kurz und prägnant
formulieren. Wenn nicht gerade nur Minuten zwischen
Eintreffen der Nachricht und Ihrer Antwort vergehen, passen
Sie den Betreff an, wenn der ursprüngliche Betreff für Ihre
Antwort wenig aufschlussreich sein sollte. Dabei muss
erkennbar bleiben, worauf Sie antworten – wenn nötig, in
Klammern ursprünglichen Betreff anhängen. Bei internen
Mails reicht manchmal der Betreff als Nachricht anstatt eines
Textes.
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- Formulieren Sie so kurz und übersichtlich wie möglich, nutzen
Sie Absätze mit folgenden Leerzeilen als Gestaltungselement.
Das spart Zeit beim Empfänger und erhöht die Chance, das
Ihre wichtigsten Punkte nicht „im Text untergehen”.
- Vermeiden Sie einen „Schlagabtausch” wie „Vielen Dank, dass
Sie sich für meinen Dank für Ihren Dank bezüglich meines
Danks für Ihre Zusage bedankt haben” usw., wo möglich.
E-Mail ist ein informelles Medium.
- „FYI:” (For your Information) zeigt an, dass keine Antwort
nötig ist, z.B. Betreff „FYI: Treffen Buchprojekt am 16.08.”
Nachricht “... Ich treffe um 10:15 am Hauptbahnhof ein und
würde gerne Ihr Abholangebot wahrnehmen. Falls nicht
möglich, bitte kurze Rückmeldung. ...”
- Auch, wenn Mailprogramme beim Antworten die gesamte
Originalnachricht als Zitat einfügen: Löschen Sie alles nicht
unbedingt zum Verständnis Ihrer Antwort nötige – aber
löschen Sie nicht alles (Ein „Ja.“ Tage nach der Frage ohne das
Thema ist wenig aufschlussreich). Antworten Sie mit einer Zeile
Abstand jeweils unter dem deutlich als zitiert gekennzeichnetem
Abschnitt (z.B. „>>“ vor jeder Zeile) auf diesen. Oder zitieren
Sie die gesamte Nachricht (ggf. um für die Antwort nicht
erforderliche oder für den damaligen Absender nicht mehr
erforderliche Erklärungen gekürzt) hinter Ihrer Nachricht nach
Absender und Grußformel.
- Falls sich jemand beschwert, dass Sie nicht sofort auf eine
(unangekündigte) Nachricht geantwortet haben: Machen Sie
ihm höflich klar, dass er sich in dringenden Fällen bitte mit
einem Telefonanruf melden soll, um sofortiges Feedback zu
erhalten.
- Falls Sie nicht innerhalb von kurzer Zeit ausführlich antworten
können, informieren Sie den Absender der E-Mail. Zu
aggressiv eingestellte Spam-Filter verschlucken in Einzelfällen
immer mal wieder eine Nachricht, bevor der Empfänger sie
sieht. Geben Sie daher dem Absender die Sicherheit, dass Sie
seine E-Mail erhalten haben und sich darum kümmern. Melden
Sie sich in jedem Fall innerhalb von 48 Stunden, und wenn
E-Mail
Sie auch nur schreiben, dass Sie zurzeit noch nicht antworten
können. Schalten Sie als Notlösung die Abwesenheitsfunktion
mit automatischer Antwort ein, falls Sie länger unterwegs
sind und noch nicht über ein Gerät zum mobilen E-mail-Abruf
verfügen. Aus Sicherheitsgründen oder bei Abruf von unterwegs
z.B. über ein System zum telefonischen Vorlesen von
Nachrichten oder auf dem Display eines Mobiltelefons mit
eingeschränkten Möglichkeiten haben einige Empfänger
formatierte HTML-Mails deaktiviert. Verzichten Sie deshalb
auf Fettdruck, Farben oder gar Animationseffekte wenn Sie
sich nicht sicher sind, dass der Empfänger HMTL-Mails lesen
kann.
- Andere rufen Ihre E-Mails eventuell vom Modem im
Homeoffice oder während der Geschäftsreise per Handy aus
dem Ausland ab. Halten Sie daher Anhänge klein und deren
Anzahl gering. Das gilt auch schon für 1 MB-Grafiken, die
im richtigen Format kleiner möglich wären, unaufgefordert
verschickt wurden oder unnötig sind. Komprimieren Sie aber
auch nicht jede unter 300 kB kleine Datei ins zip-Format,
sonst macht das Entpacken unverhältnismäßig viel Aufwand.
- Nicht jeder benutzt die selben Programme wie Sie, dies gilt
insbesondere für CAD- und DTP-Programme. Exportieren Sie
Dateien im Zweifellsfall in Standardformate, z.B. PDF für alles,
was auch ausgedruckt Sinn ergibt.
AHA-System und Prioritäten für die Mailablage
>> Abfall
Das beste und zeitsparendste, was Sie mit eingehenden Mails
tun können: Löschen. Löschen Sie so viel und so schnell wie
möglich. Die erste Frage zu jeder Mail lautet: Kann ich diese
bedenkenlos löschen? Oft reichen zur Entscheidung Absender
und Betreffzeile, ohne die Nachricht zu öffnen.
>> Sofort Handeln
Besonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind,
bearbeiten Sie ebenso wie Kleinigkeiten, für die vollständiges
Abarbeiten nur drei bis fünf Minuten dauert: SOFORT (z.B. in
Termin oder Aufgabe umwandeln, beantworten usw.)
>> Ablage in Ordnerstruktur (siehe folgender Textblock)
Für den Rest gilt:
- Nehmen Sie sich einmalig ca. ein bis zwei Stunden Zeit, um
eine für Sie sinnvolle Ordnerstruktur anzulegen. Diese könnten
Sie z.B. nach Projekten oder Kunden, Abteilungsinterna usw.
sortieren. Wählen Sie pro Ebene drei bis sieben Ordner und
möglichst maximal drei Ebenen für die Verschachtelung.
Halten Sie dann Ihren Eingangskorb leer.
- Auch auf E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten, kann
man die vier Prioritätsstufen des Eisenhower-Diagramms gut
anwenden. Prüfen Sie, ob sich für Sie drei (4er bzw. D-Mails
sofort löschen) entsprechende Ordner eignen. Planen Sie die
Erledigung für besonders wichtige und gleichzeitig dringende
„Prio-1”- / „A”-Nachrichten als Termin mit sich selbst in Ihrem
Kalender.
- Wenn Sie sich bei einigen Mails nicht sofort sicher sind, ob Sie
darauf reagieren sollten oder sich Zeit dafür nehmen möchten:
Führen Sie einen Ordner für solche „Priorität-4-Mails” ein.
Verschieben Sie die Nachrichten dorthin. Schauen Sie diesen
Ordner NUR jeweils am Anfang der Woche durch und löschen
Sie dabei so viel wie möglich — oft sieht man nach ein paar
Tagen bereits klarer und vieles ist dann nicht mehr wichtig
oder hat sich längst erledigt.
- Mit automatischen Filterfunktionen (Regelassistent) können
Sie Nachrichten Ihrer wichtigsten Kunden, Geschäftspartner,
Vorgesetzten usw. automatisch einfärben, so dass sich diese
Nachrichten vom Rest abheben. Ebenso können Sie mit Hilfe
von Filtern diese Nachrichten automatisch in das Fach
„Wichtig & dringend” verschieben, während Newsletter in
einem eigenen Ordner landen, den Sie nur einmal pro Woche
durchsehen. Machen Sie sich mit den Regeln in Outlook
vertraut und schaffen Sie ein für Sie passendes System.
- Nicht jede Mail müssen Sie sofort lesen oder gar bearbeiten.
In bestimmten Arbeitsumfeldern / -bereichen müssen Sie
zwar innerhalb von zwei Stunden reagieren, aber auch die
von uns, für die das nicht zutrifft, fühlen sich oft gedrängt,
eine neu eingetroffene Nachricht sofort zu öffnen. Wenn
Sie beim Eintreffen einer neuen E-Mail jedes Mal Ihre Tätigkeit
unterbrechen, benötigen Sie danach wieder deutlich mehr Zeit,
um sich wieder in die Aufgabe hinein zu versetzen. Überlegen
Sie einmal, ob es nicht reicht, morgens, mittags und abends je
einmal das E-Mail-Postfach im Block zu überarbeiten, solange
Sie keine dringen Nachrichten erwarten.
»E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
So deaktivieren Sie die visuelle und/oder akustische Benachrichtigung über neue Mails
1. Klicken Sie in Outlook 2010/2013 auf der Registerkarte Datei auf Optionen. In Outlook
2007/2003 wählen Sie stattdessen den Menübefehl Extras/Optionen.
2. Outlook 2010/2013: Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen links oben auf E-Mail.
Outlook 2007/2003: Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche
E-Mail-Optionen.
3. Outlook 2010/2013: Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen im Bereich Nachrichteneingang.
Outlook 2007/2003: Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Optionen auf die Schaltfläche
Erweiterte E-Mail-Optionen und deaktivieren Sie dann alle Kontrollkästchen im Bereich
Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang (zumindest aber Desktopbenachrichtigung anzeigen und Sound wiedergeben).
4. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit OK.
Abbildung 1.1: Lassen Sie sich nicht durch jede neue Mail ablenken – schalten Sie die
Benachrichtigung ab
So deaktivieren Sie das automatische Herunterladen neuer Nachrichten
Wenn Sie komplett vor eingehenden Nachrichten verschont bleiben möchten, solange Sie
diese nicht über Alle Ordner senden/empfangen bzw. Senden/Empfangen explizit abrufen
(z.B. um in Ruhe die bisher im Posteingang liegenden Nachrichten abzuarbeiten, ohne dass
währenddessen wieder neue hinzukommen), klicken Sie in Outlook 2010/2013 auf der
Registerkarte Senden/Empfangen in der Gruppe Senden und Empfangen auf Senden-Empfangen-Gruppen und wählen anschließend Automatisches Senden/Empfangen deaktivieren.
In Outlook 2007/2003 gehen Sie stattdessen wie folgt vor:
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Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen
1. Wählen Sie den Menübefehl Extras/Optionen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Mail-Setup bzw. E-Mail-Setup auf die Schaltfläche Sen-
den/Empfangen und deaktivieren Sie im Dialogfeld Übermittlungsgruppen sowohl unter
Einstellungen für Gruppe "Alle Konten" als auch unter Im Offlinemodus die Option Automatische Übermittlung alle ? Minuten. Wenn Sie mehrere Übermittlungsgruppen angelegt haben, wiederholen Sie diesen Schritt für jede Gruppe.
3. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Schließen bzw. OK.
Arbeiten Sie Mails im Block ab
Überlegen Sie sich, wie oft Sie Ihren Posteingang wirklich überprüfen müssen. Intuitiv
schauen wir meist viel zu häufig nach. Würde es nicht reichen, beispielsweise zweimal am
Tag je eine Stunde, dreimal 40 Minuten oder viermal für je 30 Minuten den Posteingang zu
bearbeiten?
Gerade beim Abarbeiten von E-Mails hilft die Blockbildung besonders, Unwichtiges schneller zu beantworten bzw. gleich zu löschen. »Noch zehn weitere Mails nach dieser – oh
Mann, ich habe ja noch was anderes vor und diese hier gehört nicht zu den drei wichtigsten,
also fasse ich mich kurz und beeile mich.« (gerade mit dem AHA-System können Sie Ihre
Mails besonders schnell und effektiv im Block abarbeiten, siehe zwei Seiten weiter vorn).
Manchmal führt eine durch die Blockbildung um ein paar Stunden spätere Bearbeitungszeit sogar zur Reduzierung der Anzahl der eintreffenden Mails – wenn es für die Kollegen
dann wieder schneller geht, bestimmte Informationen selbst rauszusuchen, anstatt eine
E-Mail an Sie zu schicken.
Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens
Der nächste Tipp kostet im ersten Moment vielleicht etwas Zeit, die Sie dafür jedoch an
anderer Stelle mehr als zurückgewinnen. Halten Sie vor dem Beantworten einer E-Mail erst
einmal drei Sekunden inne und horchen Sie in sich hinein, ob Sie emotional neutral schreiben können. Falls Sie wütend, genervt, verängstigt, besonders nervös oder gerade etwas verwirrt sind, so warten Sie noch mit der Antwort, falls irgendwie möglich. Fragen Sie sich
außerdem vor dem Beantworten: »Wieso habe ich diese Anfrage im Posteingang, wo
kommt sie her, was passiert, wenn ich jetzt eine kurze Antwort zurückschreibe, und ist
E-Mail tatsächlich das richtige Antwortmedium?«
Meist werden Sie fast so antworten wie bisher – nur etwas bewusster. Hin und wieder werden Sie jedoch durch diese Fragen deutliches Verbesserungspotenzial entdecken. So mancher Mail-Marathon, der sich über einige Nachrichten und Stunden hinzieht, ist mit einem
zweiminütigen Telefonat vermeidbar.
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»E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
Wenn Sie eine E-Mail in Ihre Ablage einsortieren möchten, gibt es drei Möglichkeiten:
 Es ist eine klar benennbare Folgeaktivität erforderlich oder diese Nachricht enthält
Informationen, die sich auf einen bestimmten Termin beziehen: Wandeln Sie sie in eine
Aufgabe oder einen Termin um.
 Diese Nachricht erfordert eine spätere Rückantwort oder weitere Bearbeitungsschritte:
Legen Sie die Mail in Ihrer Ordnerstruktur ab und markieren Sie sie zur späteren Bearbeitung.
 Es ist weder eine Antwort noch eine andere Folgeaktivität von Ihnen erforderlich, aber
Sie möchten die Nachricht zum späteren Nachschlagen aufbewahren: Legen Sie sie in
Ihrer Ordnerstruktur ab.
Wandeln Sie E-Mails in Aufgaben und Termine um
Manche E-Mails sind nichts anderes als eine oder mehrere Aufgaben, die Sie zu erledigen
haben. Wieder andere sind Terminvereinbarungen (dazu gehört z.B. auch die Bestätigung
einer Flug- oder Hotelreservierung) oder weiterführende Informationen zu einem Termin
(z.B. Tagesordnung, Anfahrtsskizze).
Wenn Sie selbst solche Nachrichten verschicken, ist es oft praktischer, hierzu eine Besprechungsanfrage (zum Vereinbaren bzw. Aktualisieren von Terminen) bzw.
die Outlook-Funktionen zum Delegieren einer Aufgabe zu verwenden.
Eine Outlook-Aufgabe zu erstellen und diese zu delegieren kann auf Kunden, Mitarbeiter anderer Abteilungen/Firmen oder Vorgesetzte autoritär oder anmaßend wirken. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, wie es
ankommt, wenn Sie eine Aufgabe (z.B. Zusendung benötigter Daten) an jemanden delegieren: Schreiben Sie
lieber eine normale E-Mail, in der Sie um die Erledigung bitten.
Wenn Sie eine solche Nachricht als »normale E-Mail« empfangen, wandeln Sie sie am besten gleich in das entsprechende Element um, um sie dann schnell wiederzufinden, wenn Sie
sie brauchen.
So erstellen Sie einen Termin bzw. eine Aufgabe aus einer E-Mail-Nachricht
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Nachricht in Ihrem Postein-
gang und halten Sie die Maustaste gedrückt.
2. Ziehen Sie die Nachricht auf die Gruppenschaltfläche Aufgaben bzw. Kalender unten im
Navigationsbereich und lassen Sie die Maustaste dann wieder los.
3. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü auf die gewünschte Aktion:
Wählen Sie z.B. Hierher verschieben als Aufgabe mit Anlage. Daraufhin verschwindet die
E-Mail automatisch aus Ihrem Posteingang.
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Halten Sie Ihren Posteingang aufgeräumt
Abbildung 1.4: Verschieben Sie E-Mails per Drag & Drop in die Aufgabenliste
Das Kopieren als Aufgabe mit Text fügt den gesamten Inhalt der E-Mail als Text (inkl. Kopfzeilen wie z.B.
Absender) in das Notizfeld der Aufgabe ein. Eine E-Mail als Aufgabe mit Anlage einzufügen hat gegenüber
der Text-Option den Nachteil, dass Sie nicht sofort den Text lesen können, sondern zunächst noch einmal auf
das stattdessen eingefügte Briefsymbol doppelklicken müssen. Andererseits können Sie so auch mehrere
Nachrichten auf einmal kompakt dargestellt anhängen und haben die Originalnachricht mit allen enthaltenen Bildern sowie Anlagen eingefügt (beim Einfügen als Text sind diese nicht enthalten). Nach einem Doppelklick auf die Anlage können Sie die Funktionen Antworten, Weiterleiten und Allen antworten so nutzen,
als hätten Sie die Mail direkt im Posteingang geöffnet – also quasi so, als ob Sie die Mail in eine Wiedervorlagemappe gelegt und mit einem Datum, einer Priorität und bei Bedarf mit einer Erinnerung versehen hätten. Sie wird später automatisch in Ihren Aufgaben auftauchen – mehr dazu in den nächsten Kapiteln.
4. Outlook öffnet ein neues Aufgabenformular und übernimmt automatisch den Betreff
der E-Mail. Sollte sich die neue Aufgabe nicht automatisch im Vordergrund öffnen,
holen Sie sie mit [Alt]+[ÿ] in den Vordergrund. Ergänzen Sie den Eintrag – tragen Sie
z.B. ein Fälligkeitsdatum ein und definieren Sie bei Bedarf eine Erinnerung.
5. Speichern und schließen Sie die neue Aufgabe durch Klicken auf die entsprechende
Schaltfläche.
So erstellen Sie schnell einen neuen Kontakteintrag für den Absender einer E-Mail
1. Ziehen Sie einfach die gesamte Mail mit gedrückter linker (in diesem Fall wollen Sie ja den
Text kopieren) Maustaste auf die Gruppenschaltfläche Kontakte unten im Navigationsbereich.
Outlook legt einen neuen Kontakt an. Die Absenderadresse sowie den Namen übernimmt es dabei automatisch aus der Nachricht und im Notizfeld wird der gesamte Text
der ursprünglichen Mail angezeigt.
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»E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
2. Markieren Sie den gesamten Text mit Ausnahme der Signatur.
3. Drücken Sie (Entf), um den Text aus dem Notizfeld zu löschen, sodass nur die Signatur
übrig bleibt.
4. Markieren Sie den Firmennamen.
5. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den markierten Firmennamen auf das Text-
feld Firma.
6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für alle anderen relevanten Daten, z.B. Telefon-
nummer(n).
7. Wenn Sie die Daten übertragen (sowie ggf. überflüssige Daten gelöscht) haben, spei-
chern und schließen Sie den neuen Kontakt durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche.
Legen Sie für jeden eventuell relevanten Ansprechpartner einen Eintrag in Ihren Outlook-Kontakten an.
Wenn Sie dieses Verfahren ein paarmal geübt haben, dauert es nur noch wenige Sekunden, um aus einer
E-Mail mit Signatur einen neuen Kontakt anzulegen. Die Vorteile der Kontakteinträge:
 Bei einer inzwischen aktualisierten Telefonnummer oder Mailadresse finden Sie in Ihren Kontakten
(anders als in älteren E-Mails) die aktuell gehaltenen Daten.
 Sie müssen nicht mehr Dutzende E-Mails durchsuchen, wenn der Absender in den folgenden Nachrichten anders als beim Erstkontakt die Adressdaten nicht mehr mitsendet.
 Die Kontaktdaten stehen dann auch in gedruckten Adresslisten bzw. Ihrem iPhone oder BlackBerry zur
Verfügung, wenn Sie sie unterwegs benötigen.
 Sie können Ihren Kollegen die Kontaktdaten ebenfalls zur Verfügung stellen, indem Sie den Kontakt in
einem öffentlichen bzw. freigegebenen Ordner anlegen.
So erstellen Sie Aufgaben und Termine aus einzelnen Teilen einer längeren E-Mail
Wenn eine E-Mail z.B. mehrere Absätze enthält, die jeweils eine eigenständige Aufgabe
(bzw. einen Termin) darstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie die entsprechenden Passagen.
2. Lassen Sie die Maustaste los und platzieren Sie den Mauszeiger über dem markierten
Text.
3. Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste auf die entsprechende Gruppen-
schaltfläche im Navigationsbereich – beispielsweise Aufgaben oder Kalender – und lassen Sie dann die Maustaste wieder los.
4. Outlook öffnet ein neues (Termin- bzw.) Aufgabenformular und übernimmt den mar-
kierten Text in das Notizfeld des neuen Eintrags. Ergänzen Sie einen aussagekräftigen
Betreff und ggf. weitere Informationen.
5. Speichern und schließen Sie die neue Aufgabe bzw. den neuen Termin durch Klicken
auf die entsprechende Schaltfläche.
26
20
www.zeit-im-griff.de | Holger Wöltje
Halten Sie Ihren Posteingang aufgeräumt
So fügen Sie mehrere E-Mails in bestehende Aufgaben und Termine ein
Sie können auch einzelne oder mehrere Nachrichten (sowie Termine, Aufgaben, Kontakte
und Notizen) an bereits vorher eingetragene Termine, Aufgaben und Kontakteinträge anfügen (z.B. eine Mail mit Zugangsdaten für eine Telefonkonferenz und zwei mit den neuen
dort zu besprechenden Dokumenten):
1. Öffnen Sie den betreffenden Eintrag z.B. durch Doppelklicken auf den Termin im
Kalender.
2. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Terminformular in Outlook 2007-2013 auf der
Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen den Befehl Outlook-Element bzw. in
Outlook 2003 im Menü Einfügen den Befehl Element.
Abbildung 1.5: Fügen Sie bestimmte E-Mails in Termine und Aufgaben ein, um die Daten dort zu
sehen, wo sie hingehören
3. Wählen Sie im Dialogfeld Element einfügen im Feld Suchen in den betreffenden Ordner
aus und markieren Sie dann im Feld Elemente die gewünschte Nachricht.
4. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht einzufügen.
5. Speichern und schließen Sie den geänderten Termin durch Klicken auf die entspre-
chende Schaltfläche.
21
27
Wochen- und Tagesplanung
4. Effektive Wochen- und Tagesplanung
Planen auf Wochenebene nach dem Kieselprinzip
Um Balance zu erzielen, regelmäßig Zeit in jede Lebensrolle
zu investieren und die B-Aufgaben besser in den Alltag zu
integrieren, bietet sich die Grob­
planung auf Wochenebene
an. Mithilfe des Kieselprinzips legen Sie so auf Wochenebene
quasi ein Fundament, auf das Sie dann später die Tages­planung
aufbauen.
B-Aufgaben mit der Wochenplanung umsetzen
Eine Planung auf Wochenebene bietet genug Freiraum zur
Verteilung, mehr Platz für Pufferzeiten sowie Flexibilität,
um kurzfristige, unerwartete Ereignisse und A-Krisen
aufzufangen, ohne komplett durcheinander zu geraten.
Gleichzeitig ist eine Woche noch gut überschaubar. So
bekommen Sie auch Ihre B-Aufgaben im Laufe der Woche
unter, die wichtig, aber nicht dringend sind und daher viel
zu oft verschoben werden, bis sie zur Krise werden.

Stellen Sie sich das Kieselprinzip als folgendes Bild vor: Sie
nehmen einen großen Glaskrug und gießen zu etwa 40% Wasser
hinein. Nun schütten Sie eine große Portion Sand hinzu und
anschließend kippen Sie Kieselsteine darauf. Wie bekommen Sie
da noch große Steine in den Krug? Er ist bereits recht voll, aber
ein großer Stein passt gerade noch. Vielleicht müssen Sie trotz­­
dem um jeden Preis einen zweiten hineinzwängen – dann gibt es
eine Sau­erei, weil der Schlamm am Rand überquillt. Die anderen
großen Bro­cken bleiben außen vor – und auch im nächsten Krug
werden wieder nur ein oder zwei unterkommen, aber bis dahin
liegen bereits neue Steine auf dem „Wartehaufen“ …
Dieses Bild symbolisiert einen hektischen, ungeplanten Tag, an
dem sich alles nach dringlichem Kleinkram – Wasser, Sand und
Kieselsteinchen – richtet und für große Aufgaben kein Platz
mehr ist. Eine große Aufgabe mit A-Priorität kriegen Sie noch
unter, weil sie nun einmal besonders wichtig und dringend ist
– sie später zu erledigen wäre zu spät. Vielleicht muss noch
eine zweite A-Aufgabe unterkommen, weil es Sie sonst den
Kopf kostet (wichtiges Vorstands-Meeting, Projektabschluss
mit Großkunden). Also zwängen sie die hinein, kommen mit
den anderen Aufgaben ins Schleudern und lassen die großen
B-Aufgaben, die Sie weit nach vorne bringen und künftige AKrisen vermeiden würden, außen vor.
Wenn Sie besonders viel zu tun haben, sollten Sie nicht einfach
drauflos­
arbeiten. Überlegen Sie sich, was die größten und
schwierigsten Brocken sind, die anliegen, z. B. ein Vertragsentwurf
oder wichtige Entscheidungen für den Autokauf, die später viel
Zeit und Geld sparen. Diese „Brocken“ müssen Sie über den Tag
hinausgehend planen.
Eine gute Planung auf Wochenebene sieht also so aus:
- Im ersten Schritt bringen Sie die großen Steine im Krug unter.
Das heißt: Sie verplanen Ihre wichtigsten Prioritäten (A und B).
Machen Sie den Krug aber nur so voll, dass noch Platz bleibt
22
www.zeit-im-griff.de | Holger Wöltje
für Unvorhergesehenes, die weniger wichtigen Dinge und
Pufferzeiten.
- Danach füllen Sie um die großen Brocken herum “den
Kleinkram” ein: Kiesel, Sand und Wasser. Hierbei handelt
es sich um die C- und D-Auf­gaben. Viele von ihnen finden
auch in kleineren Lücken Platz: ein Telefonat, eine E-Mail, das
Überfliegen eines minder wich­ti­gen Angebots usw.
Interpretieren Sie nicht zu viel in dieses Bild, es geht nur um
folgende einfache, aber sehr wirksame Tatsache: Wenn Sie
die großen Brocken zuerst einplanen, können Sie mehr davon
erfolgreich unterbringen. Die kleineren Dinge fügen sich
dazwischen ein, sodass alles besser passt. Es entsteht weniger
Stress und Chaos, als wenn Sie einen großen Brocken als Letztes
hineinwerfen.
Auch so passt nicht alles in den Krug (Ihre Woche) – aber was
draußen bleibt, sind die unwichtigeren Dinge im Vergleich zu
den wichtigsten, für die sie sich nun die nötige Zeit nehmen.
Eine nach diesem Kieselprinzip ausgerichtete Wochenplanung,
die zuerst Zeit für das wirklich Wichtige reserviert, um das herum
sich dann alles andere einfügen muss, stellt den Schlüssel für
eine ausgewogene Zeit- und Lebensbalance dar.

Wochenplanung mit dem Kieselprinzip
Rainer Z. lässt die Woche am Samstag mit einer halben Stunde
Planung der Folgewoche ausklingen. Er hält kurz Rückschau
und geht die Liste seiner unerledigten Aufgaben durch, wobei
er die unwichtigeren streicht, statt ein neues Fälligkeitsdatum
zu setzen. Nun schaut er kurz eine Liste aller erledigten
Aufgaben an – das tut gut, zu sehen, was er alles geschafft hat
im Laufe der Woche.
Danach sucht er sich für jeden Lebenshut eine B-Aufgabe
heraus, für die er an einem Tag der Woche einen 90-minütigen
„Termin mit sich selbst“ einplant. Am Ende der Woche wird er so
allen sieben Lebenshüten einmal Zeit gewidmet haben. Wenn in
der Woche bisher wenig feste Termine (Besprechungen, Reisen)
anliegen, fügt er an einigen Tagen eine weitere B-Aufgabe ein.
Anschließend erstellt er einen Tagesplan für Montag, indem
er von seinem Zehn­stundentag aufbauend auf den bisherigen
Plan insgesamt sechs Stunden dadurch verplant, dass er für
weitere Aufgaben entsprechend ihrer Priorität Zeit reserviert.
Am Montag geht er nach seinem so erstellten Tagesplan
vor. Ein Kollege wendet sich mit einem kleinen Problem an
ihn, für das er der Spezialist ist und das er in einer halben
Stunde gelöst hat. Er hat Glück – ansonsten passiert nichts
Unvorhergesehenes und er hatte sich nur um eine Stunde bei
der Planung verschätzt. Die restlichen zweieinhalb Stunden der
unverplanten Zeit kann er also frei einteilen. Rainer Z. arbeitet
jetzt noch für eineinhalb Stunden weitere Punkte seiner
Aufgabenliste ab, plant am Ende den Dienstag um das bereits
vorhandene Gerüst (B-Aufgaben vom Kieselprinzip sowie länger
feststehende Termine mit anderen) herum auf und beschließt,
die letzte Stunde zum Gleitzeitabbau zu nutzen.
Wochen- und Tagesplanung
Gut geplant ist halb gewonnen
Nehmen Sie sich jede Woche ca. eine Stunde und jeden
Tag ca. zehn Minuten für eine vernünftige Planung – es
zahlt sich aus!
Wie viel Zeit verplanen?
Verplanen Sie nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit,
erfahrungsgemäß ca. 60%. Die anderen 40% sollten Sie
für Unerwartetes, vor allem für Störungen und „Zeitdiebe“,
freihalten, damit nicht der Rest Ihrer Planung aus dem Lot gerät.
Außerdem kommen Sie so auch nicht in Schwierigkeiten, wenn
eine Aktivität einmal etwas länger dauert als geplant.
Bei einem Zehnstundentag bedeutet 60:40, dass Sie am Morgen
etwa sechs Stunden des Tages realistisch verplant haben. Die
weiteren vier Stunden hal­ten Sie für unerwartete Ereignisse und
Verzögerungen frei, um flexibel reagieren zu können. Wenn keine
unerwarteten Dinge passieren, arbeiten Sie einfach die nächste
Aufgabe Ihrer Liste ab, die nun oberste Priorität hat.
Beginnen Sie immer mit der Wochenplanung
Reservieren Sie sich am Ende der Woche einen Termin, um die
nächste Wo­
che zu planen – Freitagabend vor Verlassen des
Büros, in Ruhe am Samstagvormittag oder Sonntagabend als
krönender Abschluss der vollen Woche – ganz, wie es Ihnen am
besten liegt.
Schauen Sie sich die offenen, unerledigten Aufgaben, die Sie
im Laufe der Woche nicht erledigt haben, noch einmal an
und bedenken Sie, dass Sie mit jeder Aufgabe Ballast in die
Folgewoche mitschleppen.
- Was können Sie streichen?
- Was bringt Sie Ihren Zielen wirklich näher?
- Was ist unbedingt erforderlich?
Je mehr Sie streichen, desto mehr Zeit haben Sie für die
wirklich wichtigen Dinge, die Sie nach vorne bringen. Überlegen
Sie, welche neuen Aufgaben hinzukommen, und passen Sie
gegebenenfalls die Prioritäten an.
Das Wichtigste in der Woche mit dem Kieselprinzip
unterbringen
B-Aufgaben in der Wochenplanung
Rainer Z. plant an jedem Tag eine Schlüsselaufgabe für
einen seiner Lebenshüte ein. Auch an die Planung von
Sport und nötigen Entspannungspausen nach langen
Aktivitäten denkt er.
Am Mittwoch wird er im ICE drei Stunden zu einer
wichtigen Auswärtsbesprechung fahren, die bis zum
späten Abend dauern wird. Einen Tischplatz in der
ersten Klasse, der an Werktagen um diese Zeit auf der
Strecke sehr ruhig und daher ideal zum Arbeiten ist,
hat er bereits reserviert. Im Zug unterbrechen ihn auch
weder Telefon, E-Mail noch vorbeischlendernde Kollegen.
So wird er sich voll auf die erste Vorbereitung seiner in
zwei Monaten stattfindenden Vorstandspräsentation (Hut
„Abteilungsleiter“) konzentrieren können, die er als BAufgabe fest in diesen Zeitraum legt. Damit hat er für eine
Rolle die B-Aufgabe der Woche bereits untergebracht.
In der Besprechung, zu der er am Mittwoch unterwegs sein
wird, hat er den Hut als Marketingmanager für ein bestimmtes
Produkt auf. Er hat bereits alles vorbereitet, aber da es um
sehr wichtige Schlüsselentscheidungen gehen wird, hat er
als B-Aufgabe für diese Rolle in dieser Woche noch einmal
die Überarbeitung seiner Präsentation und Argumentations
vorbereitung angesetzt. Er plant sie für Montagmorgen. Die
meisten seiner Kollegen und Mitarbeiter treffen montags
erst nach 10.00 Uhr ein. Rainer Z. ist Frühaufsteher und
nutzt die Zeit von 07.30 bis 10.30 Uhr daher immer für
einen ungestörten Termin mit sich selbst, den er diese
Woche mit der besagten letzten Besprechungsvorbereitung
(Marketingmanager-Hut) füllt …
Denken Sie an das Kieselprinzip. Planen Sie nun für jeden
Lebenshut mindestens eine B-Aufgabe im Laufe der Woche ein.
Am einfachs­ten ist es, jeden Tag genau einen Hut zu verplanen,
sodass Sie in der Woche alle Hüte einmal untergebracht haben.
Wenn ein Tag bereits komplett blo­ckiert ist, setzen Sie für ihn
keine B-Aufgabe und dafür am nächsten bzw. vorigen zwei an.
Planen Sie so jeden Tag mindestens einen Termin mit sich selbst,
den Sie auch nicht für andere Aktivitäten verschieben, wenn es
nicht unbedingt sein muss.
Überladen Sie sich nicht
Überladen Sie sich nicht. Denken Sie an Pufferzeiten und
die 60:40-Regel. Im Rahmen der Tagesplanung werden
Sie später weitere Termine sowie Aufgaben für den Tag
hinzufügen. Verplanen Sie nur das Allerwichtigste im
Rahmen der Wochenplanung.
Auch private B-Aufgaben planen
Für seinen Hut „Vater“ blockiert Rainer Z. Freitag
Nachmittag ab 16.00 Uhr vier Stunden. Er hat seiner
Tochter versprochen, mit ihr um 17.00 Uhr ins Erlebnisbad
zu fahren. Er markiert noch eine Stunde Pufferzeit vorher in
seinem Plan, die er in jedem Fall frei lassen wird, damit er
notfalls noch Unvorhergesehenes unterbringen kann.
Mittwochabend plant er im Hotel eine ruhige Stunde ein, um
mal wieder mit einem alten Freund zu telefonieren. Wenn
er Donnerstagabend von der zweitägigen Reise zurückkehrt,
übernachtet seine Tochter bei Freunden und seinen
jüngeren Sohn hat er bei den Großeltern zum Babysitten
untergebracht, sodass der Abend seinem Lebenshut
„Ehemann“ gehört. Er belegt ihn mit einem Doppeltermin:
Nach einem gemütlichen Essen mit seiner Frau wird er mit
ihr noch in aller Ruhe am Rhein spazieren
23
Wochen- und Tagesplanung
gehen und den Sternenhimmel genießen. So plant er für
jeden seiner Lebenshüte eine Schlüsselaufgabe für die
kommende Woche als festen Termin ein.
Auch Ruhepausen und Sport kommen nicht zu kurz: Leider
muss er Samstag noch einmal ins Büro fahren. Dafür wird er
Montag und Samstag jeweils mittags einen halbstündigen
Spaziergang im nahe gelegenen Park einbauen. Dienstag,
Mittwoch auf der Reise und Sonntag wird er abends je 45
Minuten joggen. Und um Donnerstag Nachmittag wieder
gut erholt zu Hause anzukommen, beschließt er, auf der
Rückfahrt im Zug nicht mehr zu arbeiten, sondern eine
DVD auf seinem Notebook anzuschauen. Ein Freund hatte
ihm „The Insider“ mit Al Pacino empfohlen. Diesen Film, in
dem es um Werte und Integrität im Kampf eines Mannes
gegen einen mächtigen Industriekonzern geht, woll­
te er
schon lange einmal sehen. Und dass er auf einer wahren
Begebenheit beruht, macht ihn nur noch spannender. Er
trägt gleich für Dienstag den Gang zur Videothek in seinen
Planer ein.
Fragen zur Hilfe bei der Wochenplanung
- Habe ich unerledigte Aufgaben der Vorwoche jeweils mit einem
neuen Fälligkeitsdatum versehen oder gestrichen?
- Habe ich neue Aufgaben für die Woche hinzugefügt?
- Habe ich Prioritäten gesetzt?
- Habe ich möglichst viele C-Aufgaben gestrichen?
- Habe ich für jeden Lebenshut eine B-Aufgabe als festen
Termin geplant?
- Habe ich auf Pufferzeiten, Reisezeiten sowie Zeiten für Sport
und Erholung geachtet?
So erstellen Sie einen Tagesplan
Nun geht es daran, Ihren Tag konkret zu planen. Erstellen Sie
täglich abends (oder als allererste Aufgabe am Morgen, wenn
Sie morgens im Büro relativ ungestört sind) Ihren Tagesplan für
den nächsten Tag. Er baut auf Ihrem zu Beginn der Woche oder
bereits am Ende Ihrer Woche erstellten Wochenplan auf und
verfeinert die Planung für den jeweiligen Tag weiter.
Nehmen Sie sich Zeit für die Tagesplanung
Der Tag ist die kleinste und überschaubarste Einheit Ihrer
persönlichen Zeitplanung. Wer sein Tagesgeschäft nicht im Griff
hat, wird auch langfristige Ziele kaum erreichen.
Wir haben über Jahre hinweg Tausende unserer Seminar- und
Kongressteilnehmer befragt, wie lange es dauert, einen Arbeitstag
gut zu planen. Die übereinstimmende Antwort lautet: acht bis
zehn Minuten. Nehmen Sie sich diese Zeit, um Ihren Tag zu
planen.
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www.zeit-im-griff.de | Holger Wöltje
Ein Rat zu Beginn: Fangen Sie früh an. Beginnen Sie den Tag
zu früher Stun­de und bereits mit fertigem Tagesplan, um einen
guten, produktiven Start zu erwischen. Fangen Sie sofort mit der
wichtigen Arbeit an – und nicht mit Kaffeetrinken, Small Talk
oder Zeitunglesen.
Für den Tagesplan empfehlen wir Ihnen, ihn auf Ihrer
Aufgabenliste aufzubauen. Und so gehen Sie vor:
So planen Sie Ihren Tag
- Planen Sie am besten am Vorabend den neuen Tag.
- Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste, indem Sie Prioritäten
vergeben. Was aus der Liste muss morgen erledigt werden?
Was ist wirklich wichtig?
- Tippen Sie in Ihre Aufgabenliste alle Aktivitäten ein, die am
nächsten Tag zu erledigen sind. Nutzen Sie dabei Kategorien,
um Blöcke für Routinetätigkeiten zu bilden:
•
Briefe (snail-Mail) / Faxe (z.B. für rechtsverbindliche
Unterschriften)
•
E-Mails,
•
Anrufe,
•
“Kleinigkeiten zum selbst Erledigen”
•
“Veranlassen” (für delegierte Aufgaben)
•
usw.
- Nehmen Sie sich ein „ToDo of the day” vor, die wichtigste
Aufgabe des Tages. Erledigen Sie diese vor allen anderen
Aufgaben. Planen Sie hierzu eine „stille Stunde” als Termin
mit sich selbst.
- Machen Sie sich eine zusätzliche Liste von kleinen
Aufgaben, die nur einige Minuten benötigen. Wenn Sie
zwischendurch kurze Leerläufe haben, erledigen Sie eine
dieser Aufgaben. Legen Sie hierzu eine Kategorie mit dem
Namen „Kleinigkeiten zum selbst Erledigen“ an (oder einer
Abkürzung, die Sie sich gut merken können).
- Denken Sie an die 60:40-Regel und an Pufferzeiten. Wenn
Sie in Ihrem Tages­
plan noch genug unverplante Zeiten
(bisher sind Ihre festen Termine inklusive Ihrer „Termine
mit sich selbst” für die B-Aufgaben der Wochenplanung
eingetragen) frei haben, dann planen Sie noch ein bis zwei
zusätzlich Termine für die wichtigsten Aufgaben Ihrer Liste
ein.
- Wann immer Sie zwischen fest geplanten Terminen
Zeit ohne Störungen übrig haben, arbeiten Sie den
nächstwichtigsten Punkt Ihrer Aufgabenliste ab.
- Denken Sie daran, alle 45 Minuten bis zwei Stunden (je
nach Typ der Aufgabe und Ihrer Persönlichkeit) eine kurze
Pause von drei bis fünf Minuten einzulegen, dann kommen
Sie danach wieder schneller voran und sind relaxter.
- Nehmen Sie sich die Zeit, in Ruhe zu essen, und legen
Sie nach dem Essen wenn möglich eine halbe Stunde Pause
ein. Ein Nickerchen, progressive Muskelentspannung
oder ein Spaziergang an der frischen Luft helfen Ihnen, am
Nachmittag wieder Ihre volle Leistung zu erreichen und die
halbe Stunde mehr als aufzuholen.
3
»Dafür hab ich keine Zeit!« – Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
Sorgen Sie mit Kategorien für Durchblick
Bevor wir im nächsten Schritt nach Kategorien filtern und gruppieren, hier zunächst eine
Anleitung und Beispiele für das Zuweisen und Auswählen von Kategorien. Seit Outlook 2007
wurde das Kategoriensystem um neue Funktionen erweitert und die Bedienung (z.B. zum
Zuweisen von Kategorien) an vielen Stellen verändert. Die Strategien zum Arbeiten mit
Kategorien sind in allen Outlook-Versionen die gleichen, die auf den nächsten Seiten für
Outlook 2007, 2010 und 2013 gezeigten Bedienschritte sind jedoch in Outlook 2003 anders.
Außerdem sind in Outlook 2003 nicht alle Zusatzfunktionen (z.B. Schnellklicken und frei
wählbare Tastenkombinationen zum Zuweisen einzelner Kategorien) vorhanden. Ich zeige Ihnen daher auf dieser Seite und den folgenden zwei Seiten das Kategoriensystem von
Outlook 2007, 2010 sowie 2013 und beschreibe dann ab im Abschnitt »Arbeiten Sie mit
gruppierten Ansichten« praktische Strategien zum Arbeiten mit Kategorien, die wieder für
alle Versionen gleich sind. Wenn Sie mit Outlook 2003 arbeiten, sind die auf den nächsten
zweieinhalb Seiten gezeigten Schritte gerindfügig anders (mehr dazu im Videokurs).
2013
In Outlook 2007-2013 können Sie nicht mehr wie aus vorigen Versionen gewohnt einfach
in das Feld Kategorien einer gerade in einem eigenen Fenster geöffneten Aufgabe (bzw. eines
Termins oder Kontaktes) oder in die entsprechende Spalte in einer Tabellenansicht klicken
und einfach drauflostippen, um eine Kategorie zuzuweisen. Dieses Vorgehen war auch
recht fehleranfällig, weshalb wir bereits in den vorigen Auflagen dieses Buches das Zuweisen
über die Hauptkategorienliste empfohlen haben. In den neuen Outlook-Versionen ist die
Verwendung der angepassten Kategorienliste nun noch einfacher geworden.
So weisen Sie Aufgaben Kategorien zu
2010
Die Kategorien finden Sie nicht mehr wie früher rechts unten im Standardformular – der entsprechende Befehl ist durch ein vierfarbiges Quadrat symbolisiert (Kategorisieren), das in der
Gruppe Kategorien (Outlook 2010/2013) bzw. Optionen (Outlook 2007) auf der Registerkarte
Aufgabe platziert ist. Mit einem Klick auf diese Befehlsschaltfläche weisen Sie neue Kategorien
zu und ändern die aktuell zugewiesenen Kategorien (Alle Kategorien ganz unten in der Liste
der Namen bringt Sie zu der neuen Kategorienliste, die wir gleich noch besprechen werden).
Alle zugewiesenen Kategorien erscheinen nun in einem entsprechend der Kategorie gefärbten Balken direkt über dem Betreff der Aufgabe.
2007
In einer Listenansicht der Aufgaben klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte
Kategorien in der zu einer Aufgabe gehörenden Zeile, um direkt aus der Liste mit einem
Klick auf den entsprechenden Namen der Kategorie eine neue Kategorie zuzuweisen bzw.
eine bereits zugewiesene Kategorien wieder von der Aufgabe zu entfernen.
»Schnellklicken« mit der linken Maustaste
Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte Kategorien klicken, sehen Sie ganz unten im dann geöffneten Kontextmenü den Befehl Schnellklick festlegen. Wählen Sie mit diesem Befehl Ihre am häufigsten benötigte Kategorie aus. Sie können diese Kategorie danach direkt mit einem Linksklick in die Spalte Kategorien
für die angeklickte Aufgabe setzen bzw. mit einem weiteren Klick wieder entfernen.
76
25
2013
Nutzen Sie Kategorien zum Zusammenfassen von Aufgaben
So weisen Sie die Kategorien im Kalender zu
2010
Abbildung 3.1: Weisen Sie Aufgaben Kategorien zu
Wenn Sie einen Termin (z.B. mit Doppelklick) in einem eigenen Fenster geöffnet haben,
klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Kategorien (Outlook 2010/2013)
bzw. Optionen (Outlook 2007) auf die Schaltfläche Kategorisieren und wählen im aufklappenden Menü die gewünschte Kategorie. Alles Weitere (Kategorienliste, Anzeige der zugewiesenen Kategorien direkt über dem Betreff) ist wie eben bei den Aufgaben beschrieben.
2007
In der Tages-/Wochen-/Monatsansicht Ihres Kalenders klicken Sie einen Termin mit der
rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Kategorisieren.
Abbildung 3.2: Terminen weisen Sie über die Befehlsschaltfläche Kategorisieren eine Kategorie zu
26
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2013
3
»Dafür hab ich keine Zeit!« – Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
So weisen Sie E-Mails Kategorien zu
In Ihrem Posteingang (und anderen E-Mail-Ordnern) weisen Sie in Outlook 2007-2013
jetzt auch E-Mails einfach und schnell Kategorien über die entsprechende Spalte zu – genau
wie oben für die Aufgaben beschrieben.
2010
Wenn Sie eine E-Mail (z.B. mit Doppelklick) zum Bearbeiten in einem
eigenen Fenster geöffnet haben, finden Sie bei empfangenen Nachrichten
auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Kategorien (Outlook 2010/
2013) bzw. Optionen (Outlook 2007) direkt den Befehl Kategorisieren.
Wenn Sie gerade dabei sind, eine neue E-Mail zu verfassen, ist die Vorgehensweise etwas
anders: Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht rechts neben dem Gruppennamen Kategorien bzw. Optionen auf den kleinen Pfeil (das sogenannte Startprogramm für ein Dialogfeld), um das Dialogfeld Eigenschaften bzw. Nachrichtenoptionen zu öffnen. Sie finden in
diesem Dialogfeld links unten die Schaltfläche Kategorien (mit einer Liste der bisher zugewiesenen Kategorien daneben).
Die Hauptkategorienliste in Outlook 2007-2013
2007
Die Liste ist anders als bei den Vorgängerversionen nur noch mit den Namen einiger
Grundfarben (Blaue Kategorie, Gelbe Kategorie usw.) vorbelegt. Öffnen Sie wie eben für
Aufgaben, Termine und E-Mails beschrieben das Kontextmenü zum Zuweisen einer Kategorie und wählen Sie dort den Befehl Alle Kategorien, um die Hauptkategorienliste in einem
Dialogfeld namens Farbkategorien zu öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie jeweils mit
einem Klick in das entsprechende Kontrollkästchen ein Häkchen setzen oder entfernen, um
die Kategorie dem aktuellen Eintrag hinzuzufügen bzw. wieder vom aktuellen Eintrag zu
entfernen. Sie können in Outlook 2007-2013 mit der Schaltfläche Neu bzw. nach dem Markieren eines Kategorienamens mit den Schaltflächen Umbenennen und Löschen sowie den
Dropdown-Listenfeldern Farbe und Tastenkombination direkt die Hauptkategorienliste
bearbeiten.
Abbildung 3.3: Die Hauptkategorienliste in Outlook 2007-2013 – mit Farben und Tastenkombinationen
27
Nutzen Sie Kategorien zum Zusammenfassen von Aufgaben
Arbeiten Sie mit gruppierten Ansichten
Durch das Gruppieren von Ansichten können Sie z.B. Einträge thematisch zusammenfassen,
schnell ein- oder ausblenden und nach Kategorien sortieren.
 Der Grundgedanke des Gruppierens: Sie möchten Ihre Aufgaben nach Priorität sortieren, aber für ein besonders wichtiges Projekt Aufgaben mit normaler Priorität trotzdem
bevorzugt vor allen anderen Aufgaben für ein im Vergleich nicht so wichtiges Projekt
sehen oder einfach einen thematischen Überblick bewahren. Sie sortieren dazu nach
Priorität und gruppieren nach Kategorie. So bildet jeweils eine Kategorie eine Gruppe,
die alle zugehörigen Aufgaben innerhalb dieser Gruppe nach Priorität sortiert zusammenhängend anzeigt.
 Sie möchten kurz sehen, welche Aufgaben jeweils für Ihre laufenden zehn Projekte (als
einzelne Kategorien definiert) anstehen. Dafür zehn entsprechend gefilterte Ansichten
zu definieren oder jedes Mal den Filter umzuschalten, wäre jedoch etwas aufwendig.
Stattdessen können Sie nach Kategorien gruppieren, alle Gruppen reduzieren (d.h. die
zur Gruppe gehörenden Einträge verbergen) und dann mit einem Klick alle die zu
einem bestimmten Projekt gehörenden Aufgaben ein- bzw. wieder ausblenden (Gruppe
erweitern/reduzieren).
 Sie möchten Ihre gesamte Aufgabenliste nach Kategorien sortieren. Dies ist jedoch über
die Sortierfunktion von Outlook nicht möglich, da ein Eintrag mehreren Kategorien
gleichzeitig angehören kann (es geht auch dann nicht, wenn Sie jeden Eintrag trotzdem
nur einer einzigen Kategorie zuordnen). Wenn Sie stattdessen nach Kategorien gruppieren, so erscheint eine Aufgabe in allen Gruppen/Kategorien, denen sie angehört. Da die
Gruppennamen alphabetisch sortiert sind, haben Sie somit Ihre Aufgaben nach Kategorien alphabetisch sortiert.
So gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach Kategorien
 Klicken Sie in einer beliebigen Aufgabenansicht mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel Kategorien und wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl Nach diesem Feld
gruppieren.
Abbildung 3.15: Gruppieren Sie Ihre Aufgabenliste
mittels des entsprechenden Kontextmenübefehls
Oder Sie lösen das Ganze per Drag & Drop:
1. Blenden Sie ggf. zunächst das Gruppierfeld ein (siehe hierzu Anleitung weiter hinten).
2. Klicken Sie auf den Spaltentitel Kategorien und ziehen Sie dann das Feld in das Grup-
pierfeld.
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3
»Dafür hab ich keine Zeit!« – Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
Abbildung 3.16: Ziehen Sie einen Spaltentitel in das Gruppierfeld, um nach dem entsprechenden
Feld zu gruppieren
Zum Aufheben der Gruppierung der Aufgabenliste brauchen Sie lediglich das Feld (im vorliegenden Beispiel
Kategorien) aus dem Gruppierfeld herauszuziehen – das Feld wird hierbei mit einem X durchgestrichen dargestellt.
So blenden Sie das Gruppierfeld ein bzw. aus (vorgenommene Gruppierungen
bleiben trotzdem erhalten)
 Klicken Sie in einer beliebigen Aufgabenansicht mit der rechten Maustaste auf einen
beliebigen Spaltentitel und wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl Gruppierfeld.
Abbildung 3.17: Schalten Sie zum Gruppieren per Drag &
Drop das Gruppierfeld ein oder blenden Sie es aus, um mehr
Platz in der Ansicht zu haben
So erweitern bzw. reduzieren Sie die Gruppen
 Klicken Sie auf das kleine Dreieck (Plus- bzw. Minussymbol in Outlook 2007/2003) vor
einem der Gruppennamen im Gruppenkopf (z.B.
).
Outlook erweitert daraufhin die Gruppe (zeigt alle zugehörigen Einträge an), wenn die
Gruppe vorher reduziert war, bzw. reduziert sie (verbirgt alle zugehörigen Einträge),
wenn die Gruppe vorher erweitert war.
 Um alle Gruppen auf einmal zu erweitern oder zu reduzieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das kleine Dreieck (in Outlook 2007/2003 auf das Plus- bzw. Minussymbol) oder direkt auf eine Gruppenbezeichnung und wählen dann im Kontextmenü
den betreffenden Befehl.
29
94
2010
2013
Wie Sie mit Outlook Ihre Woche planen
Abbildung 3.22: Die tägliche Aufgabenliste hilft Ihnen, die Aufgaben gleichmäßig über die Woche zu
verteilen
Je nachdem, mit welcher Bildschirmauflösung, Größe für das Outlook-Fenster und Höhe sowie Breite des
Bereichs für die tägliche Aufgabenliste Sie arbeiten, sehen Sie ggf. nur die ersten ein bis zwei Wörter des
Aufgabenbetreffs und z.B. nur die ersten fünf von fünfzehn für den Tag anstehenden Aufgaben (siehe Abbildung 3.22). Wenn der erste Teil des Aufgabenbetreffs nicht ausreicht, um Sie daran zu erinnern, was genau
gemeint ist: Bewegen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Aufgabe und warten Sie kurz, dann blendet
Outlook eine Art »Klebezettel« mit dem gesamten Betreff der Aufgabe für einige Sekunden ein. Wenn Sie
diese Informationen später erneut sehen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger kurz von der Aufgabe weg
und dann wieder zurück. Ob unter den angezeigten Aufgaben für den Tag noch weitere Aufgaben für diesen
Tag in der Liste stehen, verrät Ihnen die Bildlaufleiste rechts der täglichen Aufgabenliste. Wenn in der Leiste
ein Scrollbalken zu sehen ist, so gibt es noch Aufgaben, die nicht mehr auf den Bildschirm passen. Scrollen
Sie nach unten, um diese Aufgaben anzuzeigen. Ist rechts neben der täglichen Aufgabenliste hingegen keine
Bildlaufleiste zu sehen, sind alle für die Woche fälligen Aufgaben eingeblendet. Das Gleiche gilt für die in der
Aufgabenleiste angezeigten Aufgaben.
So blenden Sie die tägliche Aufgabenliste ein bzw. aus
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten oberen Rand der täglichen Aufgabenliste, um
sie zu minimieren bzw. in der minimierten Liste (siehe Abbildung 3.23) auf den Pfeil rechts
am Rand, um sie wieder auf die zuletzt verwendete Größe aufzuklappen. Klicken Sie auf der
Registerkarte Ansicht in der Gruppe Layout auf Tägliche Aufgabenliste und wählen Sie im
dann aufklappenden Menü die Option Aus, um die Liste permanent auszublenden (schafft
ca. 1 cm mehr Platz für Termine). In Outlook 2007 wählen Sie den Menübefehl Ansicht/
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2007
Alles im Blick?
2010
2013
3
»Dafür hab ich keine Zeit!« – Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
Tägliche Aufgabenliste/Aus. Wenn Sie die Aufgabenliste nicht unter den Terminen sehen,
schalten Sie sie in Outlook 2010/2013 über Ansicht/Layout/Tägliche Aufgabenliste/Normal
bzw. in Outlook 2007 über Ansicht/Tägliche Aufgabenliste/Normal wieder an.
Abbildung 3.23: Die minimierte Aufgabenliste spart Platz und klappt mit einem Klick wieder auf volle
Größe auf
2007
So passen Sie die tägliche Aufgabenliste an
Bewegen Sie den Mauszeiger auf den oberen Rand des Bereichs mit der täglichen Aufgabenliste (die Trennlinie zwischen Kalender und Aufgaben, siehe Abbildung 3.22) und ziehen
Sie die Liste mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe auf (das funktioniert nicht in der Ansicht Minimiert, sondern nur in der Ansicht Normal, wenn also der
Pfeil am oberen rechten Rand der Liste nach unten zeigt). Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Kopfzeile der Liste (z.B. auf den Text Aufgaben anzeigen nach) klicken, können
Sie festlegen, ob die Aufgaben am Tag des zugewiesenen Start- oder Fälligkeitsdatums in der
Liste erscheinen sollen und ob Sie erledigte Aufgaben mit anzeigen möchten (z.B. um zu
sehen, was Sie heute alles geschafft haben).
Planen Sie Termine mit sich selbst, um sich auf das Wesentliche
zu konzentrieren
Legen Sie für jeden Ihrer Lebenshüte eine Kategorie an. Im Folgenden gehen wir noch ein
wenig genauer auf das oben kurz erwähnte Planen der Schlüsselaufgaben ein:
1. Schalten Sie in eine nach Kategorien gruppierte Ansicht der für die nächste Woche fälli-
gen Aufgaben (wenn Sie gut mit vielen Ansichten zurechtkommen, legen Sie ruhig eine
weitere an, die nur die Aufgaben zeigt, die einem Ihrer Lebenshüte entspricht).
2. Wenn für einen Lebenshut keine in dieser Woche fällige B-Aufgabe ansteht: Finden Sie
eine. Beispielsweise könnten Sie als B-Aufgabe einfügen, für Ihre Partnerin einen Überraschungstagesausflug nach Paris oder einen Wochenendurlaub in der Schweiz zu planen und vorzubereiten.
3. Nachdem nun für jeden Lebenshut eine oder mehrere B-Aufgaben für diese Woche ein-
getragen sind: Suchen Sie pro Lebenshut eine heraus und weisen Sie ihr die Kategorie
Schlüsselaufgaben zu.
4. Schalten Sie dann in den Kalender, um dort Termine mit sich selbst für die Schlüsselauf-
gaben zu setzen.
So legen Sie im Kalender eine für die Wochenplanung passende Aufgabenansicht an
1. Schalten Sie im Kalender über die betreffende Schaltfläche auf der Registerkarte Start
(Outlook 2010/2013) bzw. in der Standardsymbolleiste (2007/2003) in die Ansicht
Arbeitswoche oder Wochenansicht (je nachdem, welche Sie bevorzugen).
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Wie Sie mit Outlook Ihre Woche planen
2. Outlook 2007-2013: Wenn Sie rechts neben Ihren Terminen noch nicht Ihre Aufgaben
sehen, wählen Sie in Outlook 2013 Ansicht/Layout/Aufgabenleiste/Aufgaben, in Outlook
2010 Ansicht/Layout/Aufgabenleiste/Normal bzw. in Outlook 2007: Ansicht/Aufgabenleiste/Normal. Outlook 2003: Falls der Aufgabenblock nicht eingeblendet sein sollte,
wählen Sie den Menübefehl Ansicht/Aufgabenblock.
3. Verbreitern Sie die Aufgabenleiste bzw. den Aufgabenblock bei Bedarf, indem Sie die
Trennlinie zwischen Kalender und Aufgaben mit gedrückter linker Maustaste bis zur
gewünschten Position ziehen.
4. Outlook 2007-2013: Klicken Sie in der Aufgabenleiste (rechts am Rand) oberhalb der
Liste mit den Aufgaben mit der rechten Maustaste auf die Überschrift Anordnen nach
und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Ansichtseinstellungen (Outlook 2010/2013)
bzw. Benutzerdefiniert (Outlook 2007). Outlook 2003: Klicken Sie in der Titelleiste des
Aufgabenblocks mit der rechten Maustaste auf das Wort Aufgabenblock und wählen Sie
dann im Kontextmenü den Befehl Aktuelle Ansicht anpassen.
5. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Gruppieren und
deaktivieren Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld Gruppieren das Kontrollkästchen
Automatisch nach Anordnung gruppieren.
6. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Elemente gruppieren nach den Eintrag Kategorien.
7. Wählen Sie ganz unten rechts im Dialogfeld Gruppieren im Dropdown-Listenfeld
Erweitern-/Reduzieren-Standards den Wert Alle ausgeblendet.
8. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit OK und erweitern Sie anschließend in der
Aufgabenleiste bzw. dem Aufgabenblock rechts am Programmfensterrand neben Ihren
Terminen die Gruppe Schlüsselaufgaben (wie weiter vorn in diesem Kapitel im
 Abschnitt »Arbeiten Sie mit gruppierten Ansichten« gezeigt).
Sie sehen nun Ihre bisherigen Termine für die Woche und daneben Ihre Schlüsselaufgaben
für diese Woche. Planen Sie nun für diese Aufgaben feste Erledigungszeiten als Termin mit
sich selbst. Planen Sie jeden Tag eine Aufgabe ein. Wenn ein Tag so voll ist, dass keine Zeit
mehr übrig ist, legen Sie auf einen Tag mit mehr Platz zwei Aufgaben. Die Aufgaben können Sie wie im Folgenden beschrieben schnell und einfach in einen Termin umwandeln.
So wandeln Sie Einträge aus dem Aufgabenblock in Termine um
1. Klicken Sie einmal kurz mit der linken Maustaste auf eine Aufgabe (bzw. in Outlook
2003 auf das kleine Aufgabensymbol
vor einer Aufgabe), um diese zu markieren
(ohne in den Editiermodus für einen der Feldinhalte zu gelangen). Die Aufgabe ist nun
blau unterlegt.
2. Drücken Sie nun (Strg)+(X), um den Eintrag in die Zwischenablage zu befördern.
3. Suchen Sie im Kalender (beispielsweise in der Ansicht Arbeitswoche oder Tagesansicht)
einen passenden Zeitpunkt und klicken Sie dann (nur ganz kurz, damit keine blinkende
Einfügemarke erscheint, sondern lediglich die Zeit blau markiert ist) auf den Beginn,
z.B. in der Spalte für Mittwoch auf 10:00 Uhr.
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»Dafür hab ich keine Zeit!« – Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
4. Drücken Sie (Strg)+(V), um den Eintrag aus der Zwischenablage einzufügen. In Out-
look 2007-2013 wird jetzt ein Termin mit dem Betreff aus der Aufgabe eingetragen.
Outlook 2003 öffnet hingegen ein Terminformular.
5. Im neu erzeugten Termin hat Outlook bereits einige Informationen für Sie eingetragen:

Der neue Termin wurde zu der markierten Uhrzeit am markierten Tag angelegt.

Der Betreff der Aufgabe wurde in den Betreff des Termins kopiert.

Alle Kategorien, die der Aufgabe zugewiesen waren, wurden in den Termin kopiert.

Die gesamte Aufgabe wird als Anlage in den Termin verschoben. Sie finden sie im
Notizfeld des Terminformulars und können sie mit Doppelklick öffnen, wenn Sie
z.B. in der Aufgabe weitere Informationen eingegeben haben.

War die Aufgabe als privat markiert, so ist der neue Termin dies ebenfalls (siehe
 Kapitel 5).

Die Aufgabe wurde aus Ihrer Aufgabenliste gelöscht. Wenn Sie dies nicht möchten,
weil sie z.B. zur Protokollierung der Erledigung dient, drücken Sie in Schritt 2 bitte
(Strg)+(C) statt (Strg)+(X). Dann wird die Aufgabe jedoch nicht als Anlage eingefügt, sondern nur der Text aus der Aufgabe in den Termin kopiert. (Alternativ können Sie eine Aufgabe mit gedrückter rechter Maustaste in den Kalender ziehen und
im anschließend geöffneten Kontextmenü den Befehl Hierher kopieren als Termin
mit Anlage wählen. In Outlook 2003 müssen Sie im Kalender auf die gewünschte
Zielzeit klicken, bevor Sie das Kopieren/Verschieben per Drag & Drop ausführen.)
6. In Outlook 2003 passen Sie bei Bedarf den Betreff des Termins an und schließen dann
das Formular durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
7. Fahren Sie mit der Maus auf den unteren Rand des neu erzeugten Termins, halten Sie
die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger nach unten, bis die
gewünschte Dauer des Termins erreicht ist, z.B. 10:00 bis 12:00. Lassen Sie dann die
Maustaste wieder los, um den Termin auf diese Dauer zu setzen.
8. Wiederholen Sie die obigen Schritte, bis alle Ihre Schlüsselaufgaben geplant sind.
Abbildung 3.24: Planen Sie für Ihre Schlüsselaufgaben nach dem Kieselprinzip Termine mit sich selbst
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Outlook-Videos zum Seminar
Ausführliche Videolektionen, die Ihnen die Anwendung des Gelernten in Outlook zeigen,
finden Sie unter folgendem Link:
Für Outlook 2010:
www.zeit-im-griff.de/outlook-2010
Für Outlook 2013:
www.zeit-im-griff.de/outlook-2013
Für Outlook 2007/2003: www.zeit-im-griff.de/outlook-2007
Platz für Ihre Notizen:
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Aktionsplan
Mein Aktionsplan – ich werde folgendes umsetzen:
(bitte messbar, machbar und motivierend formulieren –siehe unten– inklusive Kontrolldatum)
- Prioritätensetzung, NEIN-sagen ( = „JA!“ zu wichtigeren Dingen) und Tagesplanung:
- Arbeiten mit Aufgaben, Zeit nehmen für B-Aufgaben:
- Wochenplanung, Termine mit mir selbst und stille Stunden:
- Konsequent handeln nach meinem Plan / Umgestaltung Tagesablauf:
- Weitere Themen für mich (z. B. regelmässig Sport, Ablage und Bearbeiten von E-Mail, Ziele setzen):
-
-
Konkrete Ausformulierung meines ersten Umsetzungsziels (Beispiel siehe unten):



Lassen Sie das heute Gelernte Revue passieren und schreiben Sie die für Sie wichtigsten Dinge noch einmal in Stichworten heraus.
Nehmen Sie sich dann genau einen Punkt heraus (bitte wirklich nur einen, damit Sie trotz Tagesgeschäft auch genug Zeit zur
konsequenten Umsetzung haben) und formulieren Sie ein konkretes Umsetzungsziel für die nächsten drei bis vier Wochen. Besprechen
Sie dieses Ziel mit Ihrem Umsetzungs-Partner (suchen Sie sich jemanden zur Kontrolle/Motivation).
Beispiel für ein Umsetzungsziel: „Ablage und Bearbeiten von E-Mail: Gleich morgen nehme ich mir von 09:00 bis 11:00 Uhr Zeit,
um eine passende Ordnerstruktur für mich zu entwickeln. Fortan rufe ich Mails nur noch viermal täglich um ca. 09:00, 11:00, 14:30
und 17:30 Uhr ab und bearbeite sie dann im Block nach dem AHA-System. Jeden Freitag Vormittag arbeite ich den eventuellen Rest
des Posteingangs komplett ab, so dass ich in drei Wochen mit dem System vertraut bin und Freitags höchstens noch 10 unerledigte
Nachrichten im Posteingang zurückbleiben. Damit gehe ich dann frei vom E-Mail-Ballast in meinen nächsten Urlaub!“
Tragen Sie dafür gleich einen Umsetzungs-Kontroll-Termin in Ihr Outlook ein und unterschreiben Sie diesen Aktionsplan!
Ort, Datum, Unterschrift (dies ist ein verbindlicher Vertrag mit mir selbst!)
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HOLGER WöLTJE
Kurzbiographie
PC, Notebook, Smartphone – unsere technischen Arbeits- und
Kommunikationsmittel werden immer komplexer und stehlen uns häufig
mehr Zeit, als sie einsparen. Holger Wöltje, Deutschlands führender
Experte für Zeitmanagement mit Outlook, Blackberry und iPhone/iPad,
zeigt Ihnen auf einfache und verständliche Weise, wie Sie sich in der
Informationsflut auf das Wesentliche konzentrieren, Ihre E-Mails in den
Griff bekommen, außer Kontrolle geratene Hilfsmittel wie Outlook und
Blackberry wieder zum Freund und Helfer verwandeln und mehr Zeit für
das gewinnen, was Ihnen wirklich wichtig ist.
Themen
E-Mails im Griff
Blackberry-Praxis für
Führungskräfte
Die Zeit im Griff mit Outlook
Zeitmanagement mit iPhone/iPad
Zeitmanagement mit Blackberry
Veröffentlichungen
Holger Wöltje ist Diplom-Ingenieur (BA) für Informationstechnik,
Lehrbeauftragter für Zeitmanagement und mehrfacher Bestseller- Autor
– sowie in seiner Freizeit Hobby-Barmixer und in Miami ausgebildeter
Salsa-Tanzlehrer. Seit 1996 hat er über 7.000 Anwendern in Seminaren
und Einzelcoachings geholfen, die moderne Computertechnik
produktiver einzusetzen. Artikel und Interviews mit Holger Wöltje
erschienen z. B. in Focus Money, manager magazin und Capital. Sein
gemeinsam mit Prof. Dr. Lothar Seiwert verfasstes Buch
»Zeitmanagement mit Outlook« inklusive Online-Videokurs wurde 2009
mit dem Comenius-Award geehrt, der wichtigsten europäischen
Auszeichnung für Multimedia-Bildungsmedien.
Seit 2001 ist Holger Wöltje selbstständiger Berater und Vortragsredner
und unterstützt u. a. Mitarbeiter der Credit Suisse, REWE, HewlettPackard, ThyssenKrupp und Lufthansa dabei, ihren Arbeitsstil zu
optimieren. Er zeigt Outlook-, Blackberry- und iPhone-Nutzern, wie sie
ihre Termine, Aufgaben und E-Mails in den Griff bekommen und mehr
Zeit für das Wesentliche gewinnen.
Referenzen und Kundenstimmen
»Ein Meister der Präsentation.« Manuel Million, Cross Projects
Coordinator CRM@SAP Program Office, SAP AG, St. Leon-Rot
»Besonders angesprochen hat mich Ihre lockere, erfrischende
Art und hervorragende Fachkompetenz.« Andreas Hausmann, Country
Manager ProCurve Networking, Hewlett-Packard Deutschland GmbH,
Böblingen
»Sehr gute Informationen lebendig, praktisch und anwendbar
vermittelt. « Eckart Schmidt, IT-Strategie und Planung, Deutsche Post
AG, Bonn
Auszeichnungen und Pressestimmen
Auszeichnung zum Qualitätsexperten 2006-2013 und erneut 2014
durch das Qualitätsnetzwerk der Erfolgsgemeinschaft.com
Comenius-Award 2009
Auszeichnung zum Top-Speaker durch die Qualitätsplattform
Top-Speaker.eu, 2009-2013 und 2014
www.zeit-im-griff.de