Alchemy: Ihre Dokumentenverwaltung Eine

CAPTARIS-PRODUKTÜBERSICHT
Alchemy: Ihre Dokumentenverwaltung
Eine Archivierungslösung, auf die Sie sich verlassen können
Übersicht
Mit Captaris Alchemy Document Management bauen Sie ein sicheres elektronisches Archiv auf, in dem Sie Dokumente jeder Art zuverlässig speichern
und auch nach Jahren innerhalb weniger Sekunden wieder abrufen können. Alchemy ist ideal geeignet für das Erfassen, Indizieren und Verwalten
gescannter Papierdokumente sowie von Faxen, E-Mails, PDF-Dokumenten, computergenerierten Berichten und beliebigen anderen Dokumenten.
Warum Sie mit Alchemy arbeiten sollten
Sparen Sie Zeit Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden Mühe und Zeitaufwand für das Suchen nach archivierten Dokumenten. Sie können derartige
Vorgänge um bis zu 90 % beschleunigen!
Sparen Sie Kosten Nur ein geringer Anteil aller anfallenden Dokumente muss in Papierform archiviert werden. Deshalb können Sie signifikant Kosten und
Bürofläche sparen.
Erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente Mit einem zuverlässigen Dokumentenarchiv sind Sie bestens aufgestellt, um alle Auflagen des
Gesetzgebers und vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Warum Sie sich für Alchemy entscheiden sollten
Alchemy ist zuverlässig. Das System ist seit 13 Jahren bewährt und weltweit in 11.000 Installationen in Unternehmen und Behörden jeder Größe und
Branche im Einsatz. Dazu zählen auch Einsatzbereiche, in denen höchste Sicherheit und Zuverlässigkeit gefordert sind, wie das Projekt zur Entwicklung
der Internationalen Raumstation ISS, das Datenarchiv für Atomwaffentests der USA sowie die Verwaltung von Patientendaten in zahlreichen medizinischen
Einrichtungen.
Aktuelle Herausforderungen
Die meisten unstrukturierten Informationen, die in Unternehmen anfallen, sind in statischen Dokumenten festgehalten.1 Geschäftsrelevante Informationen
finden sich zum Beispiel in Verträgen, Rechnungen, Mahnungen, Berichten, technischen Dokumenten und E-Mails. Beim Umgang mit diesen Dokumenten
stehen Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen:
Verlust oder falsche Ablage von Informationen Jede Woche verbringen Fach- und Führungskräfte durchschnittlich 3,5 Stunden erfolglos mit der Suche
nach Informationen, und noch einmal 3 Stunden pro Woche mit der Wiederbeschaffung und Wiederherstellung solcher verlorener Informationen.2
Datenflut Mitarbeiter suchen, sammeln und analysieren über 27 Stunden pro Woche Informationen.3 Dabei bleiben viele statische Dokumente
unberücksichtigt, die nicht systematisch abgelegt sind.
Ineffiziente Arbeitsabläufe Ein Beispiel: Die konventionelle Bearbeitung und Archivierung einer einzigen Papierrechnung kostet im Durchschnitt mehr als
50 US-Dollar.4
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Der Druck auf Unternehmen, statische Dokumente systematisch zu verwalten, um gesetzliche Vorschriften
einzuhalten und Risiken zu reduzieren, ist derzeit so hoch wie nie zuvor.
Mangelhafte Integration in andere Anwendungen Systeme für CRM, ERP, ECM, Personalwesen, Forderungsbearbeitung, medizinische
Informationssysteme usw. erfordern schnellen und präzisen Zugriff auf archivierte Dokumente – doch dieser ist nur in den seltensten Fällen gegeben.
Einer Studie zufolge könnten Unternehmen durch den Wegfall der zeitraubenden Suche nach Dokumenten und Informationen ihre Produktivität steigern
und Kosten in Millionenhöhe sparen.5
Die Vorteile von Alchemy
1
4
Vorteil
Praktisches Beispiel
Produktivitätssteigerung durch den schnelleren
Abruf von Dokumenten und das Wiederauffinden
verloren geglaubter Informationen
In einem Vertriebsunternehmen für Büroartikel konnte die Zeit für das Auffinden von Dateien
von einer Stunde auf drei Sekunden verkürzt werden. In einem Krankenhaus können
Patientendaten nun in der Hälfte der bisher benötigten Zeit abgerufen werden.
Kostenersparnis durch geringeren Papierverbrauch,
kostengünstigeres Verschicken/Weiterleiten von
Dokumenten und verringerten Archivierungsaufwand
In einer staatlichen Transportbehörde konnten die Druck- und Versandkosten um die Hälfte
reduziert werden. Ein Krankenhaus spart mehrere Hunderttausend US-Dollar durch den
Wegfall eines Archivmagazins und die Kündigung eines Vertrags für die Nutzung eines
externen Lagers.
Optimierung von Arbeitsabläufen durch den Wegfall von
Papierdokumenten
Ein Kreditinstitut ist nun in der Lage, Unterschriften innerhalb von Sekunden auf Echtheit zu
prüfen. Eine Versicherung kann Policen jetzt in zwei Minuten statt in zwei Wochen bearbeiten.
Einhaltung von Vorschriften dank eines sicheren Archivs
Krankenhäuser und medizinische Einrichtungen können nun sichere Archive aufbauen, in
denen die Patientendaten geschützt sind. Regierungsbehörden nutzen das System, um die
vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Fluggesellschaften setzen das System
ein, um die Vorschriften der Federal Aviation Administration (FAA) einzuhalten.
Verknüpfung archivierter Daten mit Anwendungen, die
diese Daten benötigen
Ein Liegenschaftsamt integrierte 850.000 Grundstücksakten in sein Geoinformationssystem
(GIS). In einem Krankenhaus konnten die Patientendaten in das interne Health Information
Management-System integriert werden.
„Doculabs Market Focus Whitepaper“ zur Verwaltung statischer Dokumente, Februar 2005; 2 The hidden costs of information work, International Data Corporation (IDC), March 2005; 3 ebd.
Institute of Management and Information (IOMA), Dec. 2005; 5 The hidden costs of information work, International Data Corporation (IDC), März 2005
So funktioniert Alchemy
Die wichtigsten Funktionen und Optionen
Erfassen Scannen von Papierdokumenten, Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Erkennung, PDF-Konvertierung, Faxarchivierung aus RightFax, E-MailArchivierung aus Exchange und Outlook, Microsoft Office-Dokumente mit Hilfe von Office- und SharePoint-Connectors, Verarbeitung computergenerierter
Berichte
Verwalten Verwaltung des Zugriffs auf Dokumente (Library Services), Aktenablage (Records Management), Volltextindizierung, integrierte
Sicherheitsfunktionen, Ereignisprotokolle (Audit Logging), Erstellung von Sicherungskopien
Abrufen Durchsuchen von Archiven über das Internet oder mit Hilfe von Windows-Anwendungen, CD-/DVD-ROMs, bei Bedarf Integration in spezielle
Anwendungen
Archivieren Sichere Dokumentenablage, Software zum Suchen und Abrufen von Dokumenten, Unterstützung für Wechseldatenträger
Marktpräsenz
Seit der Einführung im Jahr 1994 haben sich weltweit mehr als 11.000 Unternehmen für Alchemy entschieden. Alchemy kann an die Anforderungen jedes
vertikalen Marktes angepasst werden. Fallstudien zu verschiedenen Branchen finden Sie auf der Captaris-Website unter www.Captaris.com.
Systemanforderungen: Kurze Übersicht
• Alchemy Server wird auf dem Microsoft Windows-.Betriebssystem installiert
•
Für die Client-Software Alchemy Desktop wird ein Microsoft Windows-Betriebssystem benötigt. Für die Client-Software Alchemy Web ist Microsoft
Internet Explorer erforderlich.
•
Für Alchemy Server-Konfigurationen, bei denen die Optionen Records Management, Library Services (Einchecken/Auschecken/Versionskontrolle) und Audit
Logging genutzt werden sollen, ist Microsoft SQL Server erforderlich.
•
Mit Alchemy können Sie Archivdatenbanken mit eigener Suchfunktion auf Wechseldatenträgern, zum Beispiel CD-ROMs oder DVDs speichern. Zum
Anzeigen der archivierten Inhalte ist dann lediglich ein kompatibles Windows-Betriebssystem erforderlich. Alchemy Server wird nicht benötigt.
Informationen zu Captaris
Captaris ist ein führender Anbieter von Software-Produkten für die Automatisierung von dokumentenzentrierten Geschäftsabläufen. Unsere Produktsuite
besteht aus Captaris RightFax, Captaris Workflow und Captaris Alchemy Document Management und wird über ein weltweites Technologiepartnernetz
vertrieben. Zu unseren Kunden zählen Finanzdienstleister, Behörden, Unternehmen aus dem Gesundheitswesen und vielen anderen Branchen. Sämtliche
unter dem Fortune 100-Index gelisteten und viele Global 2000-Unternehmen verwenden unsere Produkte. Der Hauptsitz von Captaris befindet sich in
Bellevue, Washington. Das Unternehmen wurde 1982 gegründet und wird an der Nasdaq unter dem Kürzel CAPA gehandelt. Weitere Informationen finden
Sie unter www.Captaris.com.
Alchemy wird
vertreten von:
©2006 Alle Reche vorbehalten. Kein Teil dieser Publikation darf ohne schriftliche Genehmigung durch Captaris unabhängig von der Vorgehensweise und der angewandten Technik reproduziert, verbreitet, übertragen, in Archiven
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Captaris Workflow. Andere Namen von Unternehmen, Marken und Produkten sind Eigentum und/oder Warenzeichen der jeweiligen Markeninhaber. MC0010060