e-Invoice-Richtlinien PDF - MGP Metro Group Account Processing

Transcrição

e-Invoice-Richtlinien
Warenrechnungen
Deutschland
PDF
Richtlinien
für elektronischen Datenaustausch e-Invoice/PDF
im Rechnungsverkehr
mit Gesellschaften der METRO GROUP in
Deutschland
e-Invoice
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PDF
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www.metro-mgp.com
Ohmstraße 1
GLN 40 07731 00000 8
77694 Kehl
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Postanschrift: 77691 Kehl
Dokument: e-Invoice-RICHTLINIEN-DE-2014-12-01.docx
Telefon: +49 (0) 78 51 94 90
Stand: Dezember 2014
E-Mail: [email protected]
e-Invoice-Richtlinien PDF
Warenrechnungen Deutschland
Inhaltsverzeichnis
1
Einführung .............................................................................................. 4
2
Rechtliche Rahmenbedingungen .......................................................... 4
3
Elektronische Rechnungsformate ........................................................ 4
3.1
3.2
3.3
3.4
Strukturierte Formate .............................................................................. 4
Unstrukturierte Formate (e-Invoice) ....................................................... 5
Übersicht .................................................................................................. 5
Akzeptierte e-Invoice-Formate................................................................ 5
4
Anwendungsbereich .............................................................................. 5
5
Teilnahme-Voraussetzungen ................................................................. 6
5.1
5.2
6
Operativ .................................................................................................... 6
Rechtlich-organisatorisch....................................................................... 6
Umstellung auf PDF-Rechnungen ......................................................... 6
6.1
6.2
6.3
Vorbereitung ............................................................................................. 6
Testlauf ..................................................................................................... 6
Produktionsbetrieb .................................................................................. 7
7
Datenübermittlung ................................................................................. 7
8
Stammdaten ............................................................................................ 8
8.1
8.2
9
Stammdaten der Rechnungs- und Lieferanschriften ........................... 9
Artikel-Stammdaten ................................................................................. 9
Richtlinien zur Rechnungseinreichnung .............................................. 9
9.1
9.2
Allgemein .................................................................................................. 9
Rechnungsinhalte .................................................................................... 10
10 Belegablehnungen im Fehlerfall ........................................................... 10
10.1 Übertragungs- oder Formatfehler .......................................................... 10
10.2 Inhaltliche Fehler ..................................................................................... 10
11 Kunden-Reklamation zur PDF-Rechnungseinreichung ....................... 10
11.1 Reklamationen zu abgerechneten Belegen ........................................... 10
11.2 Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege ............................................... 10
12 Lieferanten-Reklamationen ................................................................... 11
13 Rechnungsregulierung .......................................................................... 11
E-Invoice-RICHTLINIEN-DE-2014-12-01.docx
(C) METRO MGP
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14 Ihr nächster Schritt ................................................................................ 11
15 Anhang .................................................................................................... 12
15.1
15.2
15.3
15.4
15.5
15.6
15.7
Ansprechpartner EDI/e-Invoice .............................................................. 12
Ihr e-Invoice-Fahrplan: Vom Papier zu PDF .......................................... 13
Muster: Fehleranschreiben ..................................................................... 14
Musterrechnungen................................................................................... 15
Relevante Gesellschaften ....................................................................... 15
Informationen zu e-Invoice und EDI ....................................................... 15
Internet-Adressen zu e-Invoice und EDI ................................................ 15
(C) METRO MGP
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1 Einführung
Dieses Dokument beschreibt die Anforderungen für den elektronischen Datenaustausch eInvoice/PDF im Rechnungsverkehr mit MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH,
im folgenden MGP genannt, für alle Gesellschaften (Leistungsempfänger) der METRO GROUP die
MGP mit der EDV-mäßigen Erfassung und Archivierung ihrer Lieferantenrechnungen beauftragt
haben.
Die vorliegende Dokumentation soll dem Lieferanten METRO-spezifische Informationen zur
Einreichung von elektronischen Rechnungen im PDF-Format geben. Zu beachten sind auch die
generellen
Rechnungslegungsvorschriften
der
METRO
GROUP
im
Dokument
„Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP“ auf unserer
Internetseite.
Bei der Einreichung von PDF-Rechnungen handelt es sich um elektronische Rechnungen in
unstrukturierter Form, vergleichbar einer Papierrechnung. Im Vergleich zur Papiereinreichung
bietet das PDF-Verfahren Kostenvorteile für Lieferanten und Rechnungsempfänger. Ziel der
METRO GROUP ist es nach wie vor, möglichst alle Rechnungen in strukturierter elektronischer
Form zu erhalten, beispielsweise EDI. Nur bei EDI können die Vorteile einer vollkommen
automatisierten, elektronischen Rechnungsverarbeitung von allen Partnern genutzt und umgesetzt
werden. Das e-Invoice-Verfahren mit PDF-Rechnungen sollte deshalb als Zwischenschritt von der
Papierrechnung zu einer zukünftig strukturierten, elektronischen EDI-Rechnung gesehen werden.
2 Rechtliche Rahmenbedingungen
Auf Basis der EU-Richtlinie 2010_45_EU wurde das deutsche Umsatzsteuergesetz zum
01.07.2011 geändert. Dabei wurde insbesondere der §14 UStG erweitert. Neben den bereits
bekannten Verfahren EDI (§14 (3,2.) UStG) und qualifizierte elektronische Signatur (§14 (3,1.)
UStG) sind jetzt auch alternative Verfahren (§14 (1) UStG) der elektronischen Rechnungsstellung
möglich, sofern dabei die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit der Daten und die Lesbarkeit
sichergestellt werden. Dies kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die
einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.
Die Anwendung des e-Invoice-Verfahrens PDF bei METRO MGP basiert auf der Neuregelung des
§14 (1) UStG. Verfahren mit elektronischer Signatur werden von METRO MGP nicht akzeptiert.
3 Elektronische Rechnungsformate
Elektronische Rechnungen können generell in strukturierter oder unstrukturierter Form
ausgetauscht werden (siehe Übersicht 3.3). Die Begriffsdefinitionen EDI, e-Invoice, etc. sind leider
nicht einheitlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Merkmale und Kriterien nach denen man
elektronische Rechnungsformate einordnen und gruppieren kann.
3.1 Strukturierte Formate
Bekanntes Verfahren für Rechnungsdatenaustausch mit strukturierten Daten ist das EDI-Verfahren
nach EDIFACT/EANCOM-Standard. Von strukturiertem Datenaustausch sprechen wir auch, wenn
die Rechnungsdaten in Formaten wie XML, EXCEL, CSV oder auch SAP-Idoc, etc. ausgetauscht
werden, ggf. kann hierbei zusätzlich zu den Rechnungsdaten noch ein Rechnungsimage im PDFFormat mitgeliefert werden; in diesem Fall spricht man dann auch von einer „Hybrid“-Rechnung.
Diese Formate sind jedoch aktuell keine Standards im Sinne der EU-Richtlinie, so wie bspw.
EDIFACT/EANCOM. Es handelt sich hierbei immer um bilaterale Formate die einer vorherigen
Abstimmung zwischen den Partnern bedürfen.
Dies ist auch der Grund dafür, dass diese Formate seitens MGP derzeit noch nicht als Alternativen
zum EDI-Verfahren EDIFACT/EANCOM angeboten werden. Bestrebungen, das XML-Format
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zukünftig ebenfalls als allgemeingültigen Standard (analog EDIFACT/EANCOM) für elektronischen
Rechnungsdatenaustausch zu etablieren sind bereits im Gange: Siehe hierzu bspw. den
ZUGFeRD-Standard von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) unter
www.ferd-net.de.
3.2 Unstrukturierte Formate (e-Invoice)
Rechnungsdatenaustausch mit unstrukturierten Daten kann man allgemein unter dem Begriff „eInvoice“ subsummieren. Beispiel hierfür sind Rechnungen im PDF-Format.
3.3 Übersicht
3.4 Akzeptierte e-Invoice-Formate
Neben dem EDI-Verfahren wird MGP vorerst nur das e-Invoice-Verfahren mit PDF als Alternative
zur Einreichung von Papierrechnungen anbieten. Prinzipiell akzeptiert MGP dabei alle PDFVersionen die fehlerfrei verarbeitet werden können. Wir empfehlen jedoch, das
• Format PDF/A (ISO 19005-1)
zu verwenden. Die PDF-Rechnungen müssen per E-Mail versendet werden, Faxversand ist nicht
zulässig.
4 Anwendungsbereich
Die e-Invoice-Richtlinien PDF gelten für alle Vertriebslinien der METRO GROUP, deren
Rechnungsdateneingang (nur Warenrechnungen) über MGP erfolgt (siehe hierzu die
„Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP“ unter
www.metro-mgp.com).
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Die Nichtbeachtung dieser e-Invoice-Richtlinien PDF kann zu Problemen bei der Verarbeitung
Ihrer Daten führen. In Folge kann dies auch Ursache für Zahlungsverzögerungen sein.
5 Teilnahme-Voraussetzungen
5.1 Operativ
Um am elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit MGP teilnehmen zu können, muss ein
Lieferant bei der betreffenden METRO-Gesellschaft gelistet sein und eine gültige (MGP-)
Lieferantennummer besitzen.
Der elektronische Datenaustausch (EDI INVOIC und e-Invoice PDF) basiert grundsätzlich auf den
globalen Nummernsystemen GLN (Globale Lokationsnummer) und GTIN (Global Trade Item
Number) zur Identifizierung der teilnehmenden Partner (Lieferant, Rechnungsempfänger, etc.)
bzw. der abgerechneten Artikel und Leistungen.
5.2 Rechtlich-organisatorisch
Zur rechtlich-organisatorischen Absicherung des e-Invoice-Verfahrens schließt METRO MGP (im
Auftrag der METRO GROUP-Gesellschaften) mit seinen Partnern eine „e-Invoice-Vereinbarung
PDF“ ab, in der die wesentlichen Punkte der Datenaustauschbeziehung definiert und geregelt
sind..
Ein Muster der e-Invoice-Vereinbarung PDF senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu:
[email protected].
Die Einreichung von PDF-Rechnungen ohne vorherige Abstimmung und ohne gültige eInvoice-Vereinbarung PDF ist nicht möglich. Lieferanten ohne eine gültige e-InvoiceVereinbarung PDF müssen ihre Rechnungen unter Beachtung der entsprechenden
Organisationsrichtlinien in Papierform einreichen.
Für die elektronische Belegeinreichung im PDF-Format sind ebenfalls die "Organisationsrichtlinien
für die Rechnungsabwicklung METRO AG" zu beachten (siehe Internet: www.metro-mgp.com).
6 Umstellung auf PDF-Rechnungen
Die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch e-Invoice/PDF erfolgt in mehreren Stufen:
Vorbereitung, Test und Produktion (papierlos).
6.1 Vorbereitung
In der Vorbereitungsphase werden u. a. die verantwortlichen Ansprechpartner für e-Invoice/PDF
und Stammdatenpflege definiert, noch offene Fragen aus den e-Invoice-Richtlinien PDF geklärt,
ggf. Besonderheiten in der Rechnungsstellung besprochen und ein möglichst konkreter Terminplan
für die Einführung von PDF-Rechnungen bis zur Umstellung auf Produktionsbetrieb gemeinsam
festgelegt. Seitens MGP wird ein Projektleiter festgelegt, der den Lieferanten in der kurzen
Testphase und auch später im e-Invoice/PDF-Produktionsbetrieb betreuen wird.
6.2 Testlauf
In der Regel ist ein Testlauf ausreichend. Der Test dient vor allem dazu, die Einhaltung der
technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu überprüfen, um eine fehlerfreie
Verarbeitung zu gewährleisten. Was die Rechnungsinhalte betrifft, sollten normalerweise keine
Probleme auftreten, da die PDF-Rechnung inhaltlich der Papierrechnung entsprechen muss. PDFTestrechnungen müssen als Test oder Kopie gekennzeichnet sein und an die mit dem MGPProjektleiter abgestimmte Test-E-Mailadresse gesendet werden.
Achtung: Parallel zur e-Invoice/PDF-Testphase müssen die Original-Papierbelege weiterhin, wie
gewohnt, bei MGP eingereicht werden damit der noch bestehende Produktionsbetrieb in
Papierform nicht gestört oder beeinträchtigt wird.
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6.3 Produktionsbetrieb
Für eine Umstellung auf Produktionsbetrieb e-Invoice/PDF müssen zwei Voraussetzungen erfüllt
sein:
a) Es dürfen keine formalen Fehler mehr vorhanden sein und die PDF-Rechnungen müssen
die Inhalte der Original-Papierrechnung wiedergeben.
b) Zwischen Leistungserbringer (Lieferant) und Leistungsempfänger (Gesellschaften der
METRO GROUP, vertreten durch MGP), muss eine von beiden Partnern unterzeichnete eInvoice-Vereinbarung PDF vorliegen.
Die Umstellung auf Produktionsbetrieb erfolgt nach erfolgreichem Testverlauf und Abschluss der eInvoice-Vereinbarung PDF zu einem fest vereinbarten Stichtag. Ab diesem Datum dürfen keine
Papierbelege mehr eingereicht werden; MGP erhält dann nur noch die PDF-Rechnungen. Ältere
Rechnungen die vor diesem Umstellungsdatum ausgestellt wurden, können ebenfalls als PDFRechnung eingereicht werden, sofern das Rechnungsdatum nicht vor dem 01.07.2011 liegt.
Spätere Änderungen oder Ergänzungen auf Lieferantenseite, die einen Einfluss auf die
Verarbeitung bei MGP oder die Beleginformationen haben, sind grundsätzlich vorher mit
MGP abzustimmen und ggf. durch einen Testlauf bei MGP abzusichern.
7 Datenübermittlung
Die Datenübermittlung kann nur per E-Mail erfolgen. Dabei sind folgende Punkte unbedingt zu
beachten:
1. Die vom Leistungserbringer bzw. seines beauftragten Dritten verwendete E-MailAbsenderadresse muss vorher mit MGP abgestimmt werden und wird bei MGP zur Prüfung
der Zulässigkeit des Datenabsenders gespeichert. E-Mail-Nachrichten mit PDFRechnungen ohne hinterlegte E-Mail-Absenderadresse werden nicht bearbeitet.
Beispiel: Von: [email protected]
2. Es darf ausschließlich die von MGP vorgegebene E-Mail-Empfängeradresse für den EMailversand verwendet werden. Bei Versand an andere E-Mailadressen gelten die PDFRechnungen als nicht zugestellt und können nicht verarbeitet werden.
Die gültige E-Mail-Empfängeradresse für den e-Invoice-Produktionsbetrieb steht in der eInvoice-Vereinbarung PDF.
Für den Testlauf ist die E-Mail-Empfängeradresse mit dem zuständigen Projektleiter
abzustimmen.
3. Die vom Leistungserbringer bzw. seines beauftragten Dritten verwendete E-Mail-BetreffAngabe muss den Vorgaben der MGP entsprechen und folgende Erkennungsmerkmale
enthalten: Stichwort „PDF-Rechnung“, Kurzbezeichnung der Firma des Lieferanten und
MGP-Lieferantennummer des Lieferanten
Beispiel: Betreff: PDF-Rechnung von Mustermann AG / 654321
4. Akzeptiert werden alle E-Mail-Formate wie „HTML“, „Rich Text“, „nur Text“, etc. Wir
empfehlen die PDF-Rechnungen als Anhang mit der Einstellung „nur Text“ zu versenden.
5. Die PDF-Rechnungen müssen als Dateianhang versendet werden.
6. Der PDF-Dokumentenname darf nur Großbuchstaben (A - Z), Kleinbuchstaben (a - z),
Ziffern (0 – 9), Bindestrich ( – ), Unterstrich ( _ ) und Punkt ( . ) enthalten.
Beispiel: PDF-Rechnung_15001.pdf
7. Die PDF-Dokumente können mit folgenden Archivformaten an die E-Mail angehängt werden: ZIP, GZIP, 7z, TAR und GZ.
8. Die Größe der E-Mail-Nachricht darf insgesamt 5 MB nicht überschreiten
9. In einer E-Mail-Nachricht dürfen insgesamt nicht mehr als 30 PDF-Rechnungen enthalten
sein; ggf. bitte auf tägliche Rechnungseinreichung umstellen.
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10. Pro PDF-Dokument ist nur eine Rechnung mit beliebig vielen Folgeseiten (mehrseitige
Rechnung) erlaubt. Enthält ein PDF-Dokument mehrere Rechnungen, werden alle
Rechnungen in diesem PDF-Dokument abgelehnt.
11. Die Einreichung von Anlagen zur Rechnung ist nicht erlaubt.
12. Die E-Mail-Nachricht darf außer den beigefügten PDF-Rechnungen keine weiteren
handelsrechtlich relevanten Informationen, Texte oder Anhänge enthalten, ausgenommen
einer Absenderkennung (Name, ‚Firma, Adresse, Telefon, jedoch keine angehängten
Firmenlogos!).
Sofern außer den beigefügten PDF-Rechnungsanlagen trotzdem weitere Informationen,
Texte oder Anhänge enthalten sind, werden diese von MGP überlesen und können im
Zweifelsfall zu einer Ablehnung der kompletten E-Mail-Nachricht mit allen enthaltenen PDFRechnungen führen.
Beispiel:
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen versenden die Gesellschaften der METRO GROUP beim EMailverkehr generell keine Empfangs- oder Lesebestätigungen. Die Sicherheit der erfolgreichen
Zustellung ist deshalb die gleiche wie bei der postalischen Zustellung von Papierrechnungen.
Die versendeten PDF-Rechnungen sind sowohl vom Leistungserbringer (Lieferant) als auch vom
Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO GROUP), bzw. deren beauftragten Dritten,
gemäß den gesetzlichen Vorschriften (mind. 10 Jahre) zu archivieren.
Da gemäß neuen Regelungen elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt
sind, gilt, dass analog dem Briefumschlag auch die E-Mail-Nachricht selbst nicht zu archivieren ist,
nur die angehängte(n) PDF-Rechnung(en).
8 Stammdaten
Der Stammdatenpflege kommt beim elektronischen Datenaustausch ein sehr hoher Stellenwert zu.
Maßgebende Identifikations-Kriterien sind die GLN = Global Location Number (ehemals ILN) der
am elektronischen Datenaustausch beteiligten Partner, insbesondere die GLN der Rechnungsund Lieferanschriften, und die GTIN = Global Trade Item Number (ehemals EAN) zur
Identifizierung der gehandelten und fakturierten Waren oder Dienstleistungen.
(C) METRO MGP
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Die GLN (hier: des Lieferanten/Rechnungsstellers) wird zentral von der GS1 Germany vergeben
und muss dort beantragt werden (Detaillierte Informationen zu GLN und GTIN stehen ggf. in
unseren EDI-Richtlinien INVOIC).
8.1 Stammdaten der Rechnungs- und Lieferanschriften
Alle Rechnungs- und Lieferanschriften werden eindeutig durch ihre GLN identifiziert. GLN sind im
elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben.
Fehlerhafte Stammdaten sind der häufigste Grund für Belegablehnungen!
Für die Pflege seiner Stammdaten ist jeder Lieferant selbst verantwortlich.
Für den Stammdatenabgleich steht auf unserer Internetseite ein GLN-Verzeichnis der jeweils
aktuellen Rechnungs- und Lieferanschriften ("RALA") im EXCEL-Format zum Download zur
Verfügung. Die GLN-Daten können auch über www.metro-link.com abgerufen werden.
Über Stammdaten-Änderungen wird der Lieferant regelmäßig durch MGP oder die Gesellschaften
der METRO GROUP informiert. Bitte teilen Sie uns hierfür unbedingt einen Ansprechpartner und
eine fest definierte, möglichst personenunabhängige E-Mail-Adresse mit!
GLN-Auskünfte zu Rechnungs- oder Lieferanschriften erteilt auch unser GLN-Hotline-Service
(Telefon-Durchwahl -121).
Achtung: Durch gesellschaftsrechtliche Strukturveränderungen in der METRO GROUP können
sich für einzelne Märkte und Filialen oder für ganze Gesellschaften gravierende Änderungen
in der Rechnungsabwicklung ergeben. Maßgebend dafür, ob und wie ein Markt, eine Filiale
oder eine ganze Gesellschaft in der Rechnungsabwicklung von solchen Veränderungen
betroffen sind, ist die Änderungsmitteilung der MGP. Solange ein Markt/Filiale im GLNVerzeichnis der MGP aufgeführt ist, kann dieser auch über MGP abgerechnet werden.
Der Rechnungsempfänger leitet sich grundsätzlich immer aus dem Waren-/Leistungsempfänger
ab. Nur in Ausnahmefällen, wenn bspw. ein Lager von mehreren Vertriebsschienen genutzt wird,
ohne dass dafür separate Warenempfänger-GLN vorhanden wären, ist zusätzlich der Käufer zu
berücksichtigen, um daraus den richtigen Rechnungsempfänger abzuleiten.
8.2 Artikel-Stammdaten
Zur Identifizierung der berechneten Artikelpositionen sollte vorzugsweise immer eine GTIN
(ehemals EAN) angegeben werden. In Absprache mit den METRO-Vertriebslinien kann bei
Rechnungseinreichung per e-Invoice/PDF oder in Papierform alternativ oder zusätzlich auch die
lieferanteninterne Artikelnummer oder die Kundenartikelnummer verwendet werden.
9 Richtlinien zur Rechnungseinreichung
9.1 Allgemein
Für die Rechnungseinreichung sind folgende Punkte besonders zu beachten (die Hinweisziffern
in Klammern beziehen sich auf die Musterrechnung in Kapitel 15.4).
1. PDF-Rechnungen sind nur im Original (keine Duplikate / Kopien) an MGP zu senden.
2. Alle Rechnungen müssen in EURO ausgestellt sein.
3. Vorfakturierte Rechnungen (Rechnungsdatum liegt vor dem Lieferdatum) werden nicht akzeptiert.
4. Je Lieferschein muss eine Rechnung erstellt werden, außer es wurde eine anders lautende Absprache
mit den betroffenen Vertriebslinien getroffen (Dekadenrechnungen etc.).
5. Bei der Fakturierung von Handelsmarken (Tip, Aro, real Quality, etc.) bitte den Namen der Handelsmarke
vor der Artikelbezeichnung angeben, damit Verwechslungen vermieden werden.
6. Bei der Fakturierung von Lieferungen an die GALERIA Kaufhof GmbH sind zusätzlich folgende Angaben
erforderlich:
- Kaufhof Auftragsnummer 9-stellig (12)
- Fracht- und Verpackungskosten (13). Bitte diese einmal separat aufführen und addiert im
Netto-Warenwert zusammenfassen.
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7. Bei mehrseitigen Rechnungen sind die Seiten nach Seitenzahl aufsteigend sortiert zu nummerieren.
Folgende Angaben sind auf den Folgeseiten immer erforderlich:
- Ihr Firmenname
- Rechnungsnummer
- Seitennummer
8. Die Rechnungsdaten der PDF-Rechnungen werden automatisch extrahiert und den Vertriebslinien
elektronisch/online zur Verfügung gestellt. Daher ist eine gute Qualität und Lesbarkeit unabdinglich um
Fehler und Reklamationsaufwand zu vermeiden. Dunkel oder farblich hinterlegte Felder sind auf den
Rechnungsformularen zu vermeiden.
9. Die Erzeugung der PDF-Rechnungen muss mittels eines Softwareprogramms erfolgen. Bitte keine PDFRechnungen durch Einscannen der Papierrechnungen erzeugen!
Rechnungen die nicht die erforderlichen Angaben enthalten können nicht verarbeitet werden. In
diesem Fall versendet METRO MGP ein Fehleranschreiben und eine Kopie der Rechnung mit der
Bitte eine berichtigte Original-Rechnung einzureichen. In diesem Zusammenhang möchten wir
darauf hinweisen, dass dies zu einer Verzögerung in der Zahlung führen kann.
9.2 Rechnungsinhalte
Die Rechnungsinhalte von PDF-Rechnungen sind identisch mit denjenigen von Papierrechnungen.
Bitte sehen Sie hierzu das Dokument „Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der
METRO GROUP“.
10 Belegablehnungen im Fehlerfall
Je nach Fehlerart wird der Lieferant/E-Mailversender von MGP entweder per E-Mail oder per
Fehleranschreiben informiert.
10.1 Übertragungs- oder Formatfehler
Der Lieferant/E-Mailversender wird von MGP per E-Mail informiert, wenn die Rechnungsdaten
nicht korrekt empfangen wurden oder aus sonstigen technischen Gründen nicht verarbeitet werden
können. Ursache hierfür können bspw. falsche Absenderkennungen oder unzulässige
Dateiformate, etc. sein.
10.2 Inhaltliche Fehler
Entspricht die PDF-Rechnung inhaltlich nicht den gesetzlichen oder betrieblichen Anforderungen
erfolgt ebenfalls eine Ablehnung. Der Lieferant wird in diesem Fall - analog der
Papierrechnungsabwicklung - mittels Fehleranschreiben per Post informiert.
Beispiel Fehleranschreiben siehe Anhang.
11 Kunden-Reklamation zur PDF-Rechnungseinreichung
11.1 Reklamationen zu abgerechneten Belegen
Werden bei der Rechnungsprüfung in den einzelnen Vertriebslinien Rechnungsdifferenzen
festgestellt, so werden diese in Form von Belastungsanzeigen (Abzug für den Lieferanten) bzw.
Rückzahlungsanzeigen (Gutschrift für den Lieferanten) bei der Rechnungsregulierung
berücksichtigt.
11.2 Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege
Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege müssen intern storniert und nach Korrektur erneut
elektronisch im PDF-Format eingereicht werden.
Hinweis: Lieferanten die das e-Invoice-Verfahren PDF mit uns praktizieren, dürfen nach dem
Umstellungsdatum auf e-Invoice-Produktionsbetrieb grundsätzlich keine Papierrechnungen
(C) METRO MGP
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mehr einreichen. Papierrechnungen – auch wenn sie über die METRO-Gesellschaften
eingereicht werden – senden wir unbearbeitet zurück mit der Bitte, diese ausschließlich per
e-Invoice/PDF einzureichen. Ausnahmen hiervon sind nur im Einzelfall nach vorheriger
bilateraler Absprache mit MGP möglich.
12 Lieferanten-Reklamationen
Die Reklamationsbearbeitung für PDF-Rechnungen erfolgt analog der Reklamationsbearbeitung
von Papierrechnungen. Bitte sehen Sie hierzu das Dokument „Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der METRO GROUP“.
13 Rechnungsregulierung
Die eingereichten und abgerechneten Belege werden zentral von MGP aufbereitet und nach
Rechnungsprüfung durch die Gesellschaften entweder direkt zur Zahlung veranlasst, oder – falls
der Lieferant an der Zentralregulierung teilnimmt - an die METRO International AG C.V.
Amsterdam NL, Branch Baar (MIAG) in die Schweiz übermittelt. Dort wird dann die
Lieferantenregulierung durchgeführt und die Zahlung an die Lieferanten veranlasst.
Bei der Rechnungsregulierung werden die jeweils vereinbarten Rechnungslistenabzüge (RLA) laut
Konditionsvereinbarung mit den jeweiligen Metro Vertriebslinien, (z. B. Skonto, Bonus, Werbung,
Marketing usw.) in Abzug gebracht.
Des Weiteren wird das im MIAG-Rahmenvertrag vereinbarte MIAG-Entgelt bei der Regulierung
gekürzt. Alle gekürzten Konditionen werden im MIAG-Inkassoavis, für Sie nachvollziehbar, einzeln
dargestellt.
Bitte beachten Sie, dass diese Konditionen nicht auf Ihren Rechnungen aufgeführt werden, da dies
zu Doppelkürzungen führen würde (dies gilt auch für Skonto).
Sollten Sie zusätzlich zum Zahlungsziel für spezielle Aufträge eine Valuta gewähren, so ist diese
gesondert aufzuführen.
Der Regulierungsbrief (Zahlungsavis) kann von MIAG auch in elektronischer Form (EDINachrichtenart REMADV oder CSV-Format) zur Verfügung gestellt werden.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie direkt bei der MIAG. Die Kontaktinformationen zum
Customer Care Center finden Sie im Anhang.
Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit zur maschinellen Bearbeitung Ihrer offenen Posten!
14 Ihr nächster Schritt
Wenn Sie zum Thema ”EDI/e-Invoice mit MGP” noch weitere oder ausführlichere Informationen
wünschen, stehen wir Ihnen mit unserem EDI-Team dafür gerne zur Verfügung.
Informieren Sie sich auf unserer Internetseite: www.metro-mgp.com.
Dort finden Sie immer die aktuellsten Informationen und Neuigkeiten der MGP, speziell zu den
Themen EDI INVOIC und e-Invoice. Weitere Informationen zum Thema „EDI in der METRO
GROUP“ finden Sie im METRO GROUP Lieferantenportal: www.metro-link.com.
MGP
METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH
– Abteilung EDI Invoice –
(C) METRO MGP
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15 Anhang
15.1 Ansprechpartner EDI/e-Invoice
Abteilung EDI Invoice MGP
Telefon
Hauptabteilungsleitung
Herr Wittmann
+49 (0) 7851 949-130
EDI/e-Invoice Rollout/Projektmanagement
Herr Abeldt
-191
Herr Cammisar
-171
Herr Kaya
-193
Herr Neugebauer
-194
Frau Schulze
-178
Herr Unger
-131
EDI/e-Invoice Produktionsbetrieb
Frau Steurer
Gruppenleitung
-155
Frau Bähr
-195
Frau Michaelis
-163
Frau Richter
-133
Fax
E-Mail
-129
[email protected]
-129
-129
-129
-129
-129
-129
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
-173
-173
-129
-129
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
EDI/e-Invoice Support MGP
-178
-129
[email protected]
GLN-Hotline MGP
-121
-144
[email protected]
METRO International AG (MIAG C.V. Diemen NL), Baar/Schweiz
Customer Care Center
+41 41 768 78 75
[email protected]
Zahlungsavise, REMADV
Weitere Ansprechpartner finden Sie auf unserer Homepage www.metro-mgp.com und im
Lieferanten-Portal der METRO GROUP: www.metro-link.com.
(C) METRO MGP
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15.2 Ihr e-Invoice-Fahrplan: Vom Papier zu PDF
Papier-Rechnungsverkehr
Papier-Einzelbelege
Manuelle Belegerfassung
Informationsbeschaffung zu e-Invoice/PDF
e-Invoice-Unterlagen der MGP (www.metro-mgp.com),
Informations- u. Beratungsgespräche mit e-Invoice-Fachleuten
(EDI/e-Invoice-Dienstleister, MGP, etc.)
Entscheidung für einen e-Invoice-Weg
1. Eigene Erstellung und Versendung der PDF-Dokumente
2. Erstellung und Versendung der PDF-Dokumente durch externen
Dienstleister
Terminplanung bis zur Einführung e-Invoice-Produktionsbetrieb
Informationsbeschaffung, Softwareauswahl für PDF-Erzeugung,
Einrichtung E-Mail-Accounts, Stammdatenabgleich, Testphase,
Umstellungstermin auf Produktionsbetrieb
Verantwortliche Ansprechpartner definieren
Organisation, Stammdaten, Testbetrieb, ggf. externer EDI-Dienstleister
Überprüfen/Anpassen der Inhouse-Faktura-Schnittstelle
Vollständigkeit der für e-Invoice/PDF erforderlichen Muss-Datenfelder
Stammdatenabgleich
GLN der Rechnungs- und Lieferanschriften aller Vertriebslinien
der METRO GROUP
GTIN-Artikelstammdaten
e-Invoice/PDF-Testphase
Formale und inhaltliche Tests
e-Invoice-Vereinbarung PDF
e-Invoice/PDF-Produktionsbetrieb (papierlos)
PDF-Rechnungsdaten
Elektronische Datenverarbeitung
(C) METRO MGP
Seite 13 / 15
15.3 Muster: Fehleranschreiben
(C) METRO MGP
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15.4 Musterrechnungen
METRO GROUP“.
15.5 Relevante Gesellschaften
METRO GROUP“.
15.6 Informationen zu e-Invoice und EDI
METRO MGP / Abteilung EDI Invoice, Kehl
+ Richtlinien für den e-Invoice-Rechnungsverkehr PDF
+ Richtlinien für den EDI-Rechnungsverkehr INVOIC
Waren- & Kostenrechnungen [EANCOM‘02 (D.01B) / EANCOM‘97 (D.96A)]
EDI-Retouren [EANCOM‘97 (D.96A)]
EDI-Konsignationsabrechnung (Kaufhof) [EANCOM‘97 (D.96A)]
+ EDI-Beispiele für INVOIC - EANCOM’97 und EANCOM‘02: Umsetzung praxisrelevanter
Geschäftsvorfälle im Rechnungsverkehr in EANCOM“
EDI Anwenderkreis Handel
+ Informationen und Datenlayouts zu allen wesentlichen EDI-Nachrichtenarten, zu
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