FEB 10 Board Job Description_2.4.14

PLEASE SCROLL DOWN FOR THE ENGLISH VERSION Information zum Aufgabenbereich des Vorstands Der Vorstand des Schulvereins der Deutschen Schule Washington D.C. setzt sich aus 9 Mitgliedern zusammen, deren Aufgaben und Verantwortungen in der Geschäftsordnung des Schulvereins und des Vorstands des Schulvereins festgehalten sind. Grundsätzlich trägt er die gesetzliche Verantwortung für die laufenden Geschäfte des Deutschen Schulvereins und aller damit in Verbindung stehenden Entscheidungen, die nicht ausdrücklich in der halbjährlich stattfindenden Generalversammlungen von Mitgliedern gefasst werden. Der Schulverein ist an die Regelungen und Vorgaben für die 140 Deutschen Auslandsschulen gebunden und ist gleichzeitig auch eine non Profit Organisation, in anderen Worten 501(c) nach dem Amerikanischen Steuergesetz, und muss die Gesetze und Regeln für örtliche, staatliche und bundesweite Institutionen innerhalb der Vereinigten Staaten befolgen. Somit hält der Vorstand auch einen Rechts-­‐ und Treuhänderstatus innerhalb der USA. Die für eine dreijährige Amtszeit gewählten Vorstandsmitglieder sind alle Volontäre und normalerweise Vollzeitangestellte einer anderen Organisation oder selbständig tätig. Somit haben die Vorstandsmitglieder die laufenden Geschäfte des Deutschen Schulvereins an die zuständigen Angestellten der Schule und des Vereins delegiert. Auf Grund des häufigen Wechsels von Vorstandsmitgliedern und einer mit sechs Jahren limitierten Amtszeit des Deutschen Schulleiters, ist es darüber hinaus eine Herausforderung, das institutionelle Gedächtnis und die Kontinuität aufrechtzuerhalten. Außerdem haben weder die Vorstandsmitglieder noch der Deutsche Schulleiter die große Bandbreite eines Wissens, das notwendig ist, um eine Amerikanische non-­‐profit Organisation innerhalb der rechtlichen Vorschriften von Amerika und Maryland zu betreiben. Während der letzten Jahre hat der derzeitige Vorstand Maßnahmen ergriffen, um dieser Situation Abhilfe zu verschaffen. Um sowohl das institutionelle Gedächtnis als auch die langfristige Planung und Handlungsfähigkeit zu verbessern, hat der Vorstand in 2013 die Position eines(r) Geschäftsführers/in geschaffen, der/die für die Schulverwaltung verantwortlich ist. Diese Veränderung wird es dem neuen Vorstand erlauben, vermehrt die innerbetrieblichen Verantwortungen des Schulvereins an den Geschäftsführer zu delegieren, um sich auf seine Aufsichts-­‐ und Planungsfunktion zu konzentrieren. Die Wahl der Vorstandsmitglieder im Jahr 2014 ist äußerst wichtig für den Erfolg der Schule und des Vereins. Die wichtigste Qualifikation der Kandidaten ist Erfahrung im gehobenen Management (Seniorlevel), inklusive Personalmanagement. Kenntnis über private Bildungsinstitutionen wäre von Vorteil. Vor allem würde der Vorstand die Kandidatur von deutschsprachigen Bewerbern begrüßen. Kommunikation mit der Deutschen Regierung findet regelmäßig das ganze Jahr über statt, sowohl mündlich als auch schriftlich. Bewerber für den Vorstand müssen bereit sein, Zeit für die Position zur Verfügung zu stellen. Alle Vorstandsmitglieder werden einem Komitee zugeteilt, um wichtige Schulfunktionen, wie z.B. Anlageplanung, Finanzplanung, Personalfragen und Outreach (um nur einige zu nennen) zu leiten und/oder zu beaufsichtigen. Ebenfalls müssen Mitglieder ob der geringen Anzahl an Vorstandsmitgliedern bereit sein, den Vorsitz in Ausschüssen zu übernehmen. Die zeitliche Anforderung an Vorstandsmitglieder beträgt zwischen 2 und 4 Stunden pro Woche. Board Job Description The Board of Directors of the German School Society Washington D.C. is comprised of nine members whose duties and responsibilities are outlined in detail in the bylaws of the school society and the Boards’ rules of procedure. In essence it is legally responsible for the day-­‐to-­‐day operation of the German School Society and all associated decisions that are not specifically delegated to the membership at large during its semi-­‐annual meetings. Bound by rules and procedures as one of over 140 German School Abroad, the German School Society is also a non-­‐
profit organization, in other words a 501(c) 3 of the IRS code, and has to adhere to laws and regulations of the local, state and federal entities within the Unites States. As such, the Board uniquely holds legal and fiduciary status within the US. The Board members, elected for three-­‐year terms, are all volunteers, and are usually full-­‐time employees of other organizations or entrepreneurs. As such, the Board members have sought to delegate day-­‐to-­‐day operations of the German School Society to cognizant employees of the School and Society. In addition, given the high rotation of Board members, and the 6 year limited term of the German Head of School, maintaining institutional memory and continuity has been a challenge. Furthermore, the Board members and German Head of School are unlikely to have the breadth and depth of knowledge needed to operate a US non-­‐profit organization within the confines of US and Maryland law. Over the last years the current Board took action to address this situation. To improve its institutional memory as well as the long-­‐term planning and operational ability, the Board created in 2013 the position of the Managing Director to be responsible for school administration. This change will allow the incoming Board to increasingly delegate the operational responsibilities of the School and Society to the Managing Director and focus its attention on oversight and a strategic planning role. The 2014 election of Board members is critically important to the success of the School and Society. The most essential skill set sought is high level (senior) managerial experience, including personnel management. Knowledge of private educational institutions would be a great asset. In particular, the Board members strongly encourage applicants who are fluent in the German language. Communication with the German government occurs on a regular basis throughout the year – both orally and in writing. Applicants to the Board must be willing to allocate time to the position. All Board members are appointed to committees to lead and/or oversee critical school functions, including facilities planning, financial planning, personnel, and outreach (among others). Likewise, members must be willing to assume committee leadership roles due to the small size of the Board. The time commitment can vary from 2 hours per week to 4 hours a week.