Diligent Boards™ humaniza conselho do Princess Alexandra NHS

Diligent Boards™ humaniza conselho do Princess Alexandra NHS Hospital Trust
Estudo de caso
Diligent Boards™ humaniza
conselho do Princess Alexandra
NHS Hospital Trust
O hospital distrital Princess Alexandra Hospital NHS Trust
está situado na cidade de Harlow, em Essex, e conta com
489 leitos. Ele oferece uma ampla gama de serviços de
atendimento médico emergencial e especializado, confiáveis
e seguros, para uma população local de 258.000 pessoas.
O hospital está comprometido com os princípios
fundamentais do NHS, cujo objetivo é oferecer serviços
gratuitos que atendam às necessidades de saúde de
todos. O hospital é controlado e regulamentado pela Care
Quality Comission e tem um conselho fiduciário formado por
12 membros: sete diretores executivos e cinco diretores não
executivos.
DESAFIO
A fundação hospitalar deve, por obrigação estatutária, ter reuniões do conselho
periódicas, públicas e privadas, sendo estas últimas com o comparecimento
apenas dos membros do conselho. Heather Schultz, chefe de assuntos
corporativos, começou a trabalhar no hospital em 2014. Entre outras tarefas, ela é
responsável pela preparação das agendas de reunião do conselho e do comitê,
bem como por compilar e distribuir os documentos de reunião. Porém, logo que
ela ingressou, a fundação hospitalar distribuía os documentos em cópias físicas
e depois mudou para um sistema não digital distribuído por e-mail.
“Dois meses depois da minha chegada, eu sabia que o processo estabelecido,
além de não ser seguro o suficiente, era trabalhoso. Não era possível navegar
pelos documentos em PDF e encontrar as seções necessárias rapidamente”,
conta Schultz. “Assim, com o auxílio de nosso departamento de TI, começamos a
pesquisar os fornecedores de portal digital para conselhos.”
diligent.com
Diligent Boards™ humaniza conselho do Princess Alexandra NHS Hospital Trust
Estudo de caso
ABORDAGEM
Schultz lembra que pesquisou vários provedores de portal para conselhos.
Entre os três examinados mais minuciosamente, o Diligent Boards
destacou-se com louvor. “Gostamos de como a navegação funcionava,
pois era amigável ao usuário.” O conselho fiduciário do hospital queria uma
solução segura e fácil de usar, entre outros recursos importantes, mas, para
Schultz, havia algo ainda mais urgente que ela desejava em um sistema
de portal para conselhos: um serviço de suporte humano. Segundo ela,
quando trabalhava em outra fundação hospitalar, o provedor só oferecia
suporte via chat por e-mail, o que era extremamente desagradável.
“Para mim era muito importante ter uma empresa disposta a ouvir nossos
comentários, fornecer um serviço 24/7 e, especialmente, que tivesse um
ser humano com quem pudéssemos conversar, uma pessoa ao telefone e
não em um site de chat ou em uma conexão à Internet. A Diligent oferecia
isso, o que resultou em um excelente argumento de venda que nos
conquistou.”
importante ter uma
empresa disposta
a ouvir nossos
comentários, fornecer
um serviço 24/7
e, especialmente,
que tivesse um ser
humano com quem
pudéssemos conversar,
RESULTADOS
O Diligent Boards está em uso no Princess Alexandra Hospital desde
outubro de 2015. A implementação foi bem simples, tendo em vista a grande
mudança tecnológica que a nova solução representou para alguns diretores
não executivos. Segundo Schultz, eles não estavam muito satisfeitos
antes da Diligent, mas hoje estão felizes com o acesso imediato e uma
solução segura. Além da interação pessoal, o que era muito importante, a
solução da Diligent simplificou a compilação do material do conselho e os
processos de governança corporativa. O hospital economizou três dias por
mês em tempo e produtividade, o que economizou em termos monetários
e representou um melhor uso do dinheiro público. Segundo Schultz,
o processo anterior, que precedeu o Diligent Boards, era incrivelmente
lento e intensivo em recursos. “Ficávamos fazendo cópias horas a fio, pelo
menos 500 páginas por reunião. Era pesado.”
Por último, Schultz acrescenta que o conselho está extremamente satisfeito
com o suporte de alto nível fornecido pela Diligent. Ainda que alguns
usuários tenham tido dificuldades para assimilar o sistema no início, o
treinamento dedicado da Diligent e o serviço pessoal de suporte ao cliente
foram essenciais para que esses usuários conseguissem logo aprender a
usar a ferramenta. “Além do contato pessoal, foi possível fornecer feedback
à Diligent quanto a recursos desejados e, desde então, nosso sistema
foi atualizado e aperfeiçoado. Agora podemos cumprir todos os nossos
requisitos de governança para os documentos dos comitês e do conselho
de administração. Esse tipo de suporte é inestimável.”
Diligent é uma marca comercial da Diligent Corporation, registrada nos Estados Unidos. As marcas comerciais de
terceiros pertencem aos respectivos proprietários. ©2016 Diligent Corporation. Todos os direitos reservados.
“Para mim era muito
uma pessoa ao
telefone e não em um
site de chat ou em uma
conexão à Internet. A
Diligent oferecia isso,
o que resultou em um
excelente argumento
de venda que nos
conquistou.”
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