S Sparkasse Schopfheim-Zell Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA
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S Sparkasse Schopfheim-Zell Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA
S Sparkasse Schopfheim-Zell Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA Mit der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift können Sie bereits heute in Deutschland und europaweit bezahlen. Zum 1. Februar 2014 werden die bisherigen nationalen Verfahren abgelöst. Die Sparkasse Schopfheim-Zell unterstützt Sie bei der Umstellung. A) Vorbereitende Maßnahmen Nr. Was Sie tun müssen Hinweise 1 Gläubiger-ID beantragen Ihre Vermerke Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Jeder Lastschrifteinreicher muss über die InternetSeite der Bundesbank http://glaeubiger-id.bundesbank.de eine Gläubiger-ID beantragen. Sie benötigten dazu lediglich eine E-Mail-Adresse. Beachten Sie: Die Gläubiger-ID muss zwingend mit Angabe des Vereinsitzes (nicht Wohnort des Kassierers) beantragt werden. Tipp: Bei nicht selbstständigen Vereinen müssen Sie ggf. die Gläubiger-ID des Verbandes, Kirche oder Kommune verwenden, indem Sie die drei variablen Stellen der Gläubiger-ID (ZZZ) durch ein eigenes Kürzel ersetzen. Wir beraten Sie gerne vor Beantragung. 2 Electronic Banking beantragen SEPA-Lastschriften können künftig nur noch elektronisch, d.h. online eingereicht werden. Lastschriftbelege und Disketteneinreichungen sind ab 01.02.2014 nicht mehr möglich. Falls Sie noch kein Online-Banking verwenden, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir für Sie einen Zugang bereitstellen können. 3 Vereinssoftware auf SEPA-Fähigkeit überprüfen und ggf. aktualisieren bzw. neu anschaffen Bei der Erzeugung von SEPA-Lastschriften müssen Sie u.a. GläubigerID, Mandatsreferenzen, IBAN und BIC verwenden. Auch das Datenformat ändert sich (XML statt DTA). Sie benötigen daher eine Software, bei der Sie für jedes Mitglied IBAN, BIC und die Mandatsreferenz hinterlegen können. Die so erzeugte Datei können Sie dann per Online-Banking (ab voraussichtlich 06/2013) bei der Sparkasse Schopfheim-Zell einreichen. Mit der Vereinssoftware SPG-Verein ab Version 3.0 sind Sie bestens auf SEPA vorbereitet. 4 Mandatsreferenz vergeben Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben. Dieses muss eindeutig sein, also nicht mehrfach verwendet werden. Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen, der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Mitgliedsnummer in Verbindung mit dem Jahr der Mandatserteilung) Beispiel: 2013-12345678 5 Stammdaten pflegen Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen Sie für SEPALastschriften IBAN und BIC verwenden. Viele Vereinsprogramme unterstützen die automatische Umrechnung von Kontonummer und BLZ von Haus aus. 6 Mandatsverwaltung einrichten SEPA-Mandate müssen Sie – ungeachtet von privat- und steuerrechlichen Vorschriften – mindestens 14 Monate nach der letzten Verwendung (d.h. Lastschrifteinzug) im Original aufbewahren, da Sie diese auf Verlangen vorzeigen müssen. Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de Checkliste Machen Sie Ihren Verein fit für SEPA Seite 2 von 2 7 SEPA-LastschriftMandate Die bisherige Einzugsermächtigung heißt künftig SEPA-Mandat. Das SEPA-Mandat verlangt deutlich höhere formale Anforderungen (z.B. vorgegebener Text) als bei der Einzugsermächtigung. Überprüfen Sie Ihre Beitrittserklärungen oder sonstige Vordrucke auf Anpassungsbedarf. Ein Muster eines gültigen SEPA-Mandats finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de Prüfen Sie bestehende Einzugsermächtigungen: Liegen diese schriftlich im Original vor? Wurden sie vom Zahlungspflichtigen unterschrieben? Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, müssen Sie ein neues SEPAMandat einholen. 8 SEPA-LastschriftEinreicherVereinbarung aktualisieren Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist eine neue Vereinbarung zwischen Ihrem Verein und der Sparkasse Schopfheim-Zell erforderlich. Wenn Sie bereits Lastschriften einreichen, senden wir Ihnen diese Vereinbarung automatisch zu. Bitte senden Sie diese ausgefüllt und von einem zur Vertretung Ihres Vereins berechtigten Vorstandsmitglieds an uns zurück. 9 Briefbogen ändern Geben Sie auf Ihrem Briefbogen, Formularen und sonstigen Dokumenten neben der Kontonummer und der Bankleitzahl auch die IBAN und BIC mit an. IBAN und BIC zum Vereinsgirokonto finden Sie auf jedem Kontoauszug. B) Vor dem ersten Einzug von SEPA-Lastschriften Nr. Was Sie tun müssen Hinweise 1 Voraussetzungen prüfen Haben Sie alle vorbereitenden Maßnahmen umgesetzt? Haben Sie einen Online-Banking-Zugang? Bitte beachten Sie: SEPA-Lastschriften im Online-Banking der Sparkasse Schopfheim-Zell können Sie ab Juni 2013 nutzen. 2 Bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umwidmen Bestehende Einzugsermächtigungen können Sie seit dem 9. Juli 2012 in ein SEPA-Lastschriftmandat umwandeln. Dazu müssen Sie vor der ersten Verwendung dem Zahlungspflichtigen die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den Umstellungstermin (Tag des ersten SEPAEinzugs) mitteilen. Textbeispiel: „Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung am xx.xx.xxxx in ein SEPA-Mandat umwandeln. Die Mandatsreferenz ist xxxxxxx, unsere Gläubiger-ID lautet DExxx.“ 3 Zeitpunkt der Mandatserteilung In Ihrer Mandatsverwaltung muss das Datum der Mandatserteilung (Tag der Unterschrift) angegeben werden. Sofern Sie eine bisherige Einzugsermächtigung umgewidmet haben, gilt der Tag der Umstellungsinformation an den Zahlungspflichtigen (Ziff. 2) als Zeitpunkt der Mandatserteilung. 4 Vorabinformation vor dem ersten und jedem weiteren Einzug Sie müssen Ihre Zahlungspflichtigen künftig vorab über den genauen Termin des Lastschrifteinzugs informieren. Die Vorlauffrist für diese Information können Sie schriftlich mit Ihren Zahlungspflichten selbst vereinbaren, z.B. im Mitgliedsantrag. Sofern Sie nichts Abweichendes vereinbart haben, gilt eine gesetzliche Frist von mindestens 14 Kalendertagen vor dem Fälligkeitstag. Tipp: Nehmen Sie diese Information mit in die Ankündigung zur SEPAUmstellung (Ziff. 2) auf. 5 Lastschriften rechtzeitig einreichen SEPA-Lastschriften müssen Sie künftig mit einem Fälligkeitsdatum versehen (dieses Datum teilen Sie den Zahlungspflichtigen rechtzeitig mit). Die Lastschriftdatei müssen Sie der Sparkasse Schopfheim-Zell bei der ersten Ausführung mindestens 6 Geschäftstage, bei FolgeEinzügen mindestens 3 Geschäftstage vorher online einreichen, frühestens jedoch 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag. Ihre Vermerke Weitere Informationen zu SEPA, sowie die aktuelle Fassung dieser Checkliste, finden Sie unter www.sparkasse-schopfheim-zell.de