Sparkasse Neuburg-Rain

Sparkasse
Neuburg-Rain
der Newsletter für Unternehmenskunden
Umstellungsplanung und ausgewählte Handlungsempfehlungen
Sehr geehrte Kundin,
sehr geehrter Kunde,
bis zum 1. Februar 2014 müssen Sie Ihr Unternehmen, vor allem Ihre Zahlungsverkehrsanwendungen und Buchhaltungssysteme, SEPA-fit
gemacht haben.
Im Rahmen dieses Newsletters hatten wir Ihnen
die SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und
Lastschriften vorgestellt, Sie mit der neuen Kundenkennung aus IBAN und BIC vertraut gemacht
und Ihnen gezeigt, welche Tools und Zahlungsverkehrsanwendungen wir Ihnen für die SEPAUmstellung zur Verfügung stellen können.
In dieser Ausgabe möchten wir Ihnen ausgewählte Empfehlungen an die Hand geben, wie Sie die
SEPA-Anforderungen konkret angehen können.
Selbstverständlich stehen Ihnen bei der Umstellung auf SEPA auch unsere ZahlungsverkehrsExperten gerne zur Verfügung.
Nr. 5 – März 2013
• Geschäftsprozesse bezüglich der notwendigen Umstellungsmaßnahmen auf die SEPAZahlverfahren überprüfen
• Zukünftige Gestaltung der Vorabinformation
bei SEPA-Lastschriften definieren
• SEPA-Inkassovereinbarung mit der Hausbank
abschließen
• Eigene Verträge bzgl. der Integration von SEPA-Lastschriftmandaten überarbeiten
• Mögliche Migration von vorhandenen Einzugsermächtigungen in SEPA-BasisLastschriftmandate prüfen und das weitere
Vorgehen bei vorhandenen Abbuchungsaufträgen festlegen
Bis Ende 2013
• Sukzessive Umstellung der Überweisungen
und Lastschriften auf die SEPA-Zahlverfahren
Ab 1. Februar 2014
• Überweisungen und Lastschriften können nur
noch als SEPA-Zahlverfahren beauftragt werden
Ihr SEPA-Team
Handlungsempfehlungen:
IBAN und BIC
Was ist wann zu tun? Eine
Musterplanung für Unternehmen
Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit
IBAN und BIC
Folgende Punkte sollten Sie, falls noch nicht geschehen, zeitnah angehen:
Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der verpflichtenden Verwendung
des BIC vor:
• Sofern notwendig: Projekt aufsetzen
• Bei Nutzung der Lastschrift als Zahlungsempfänger: Gläubiger-Identifikationsnummer bei
der Deutschen Bundesbank beantragen
• Vorhandene IT-Systeme auf Anpassungsbedarf untersuchen
• Eigene IBAN und BIC in der Geschäftskorrespondenz angeben
• IBAN und BIC der Kunden und Geschäftspartner hinterlegen
• Zukünftige Mandatsverwaltung klären
• Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von
IBAN und BIC erforderlich.
• Ab dem 1. Februar 2014 können nationale
Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional.
• Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWRStaaten nur mit der IBAN beauftragt werden.
SEPA aktuell
Nr. 5– März 2013
Wir bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA Account Converter) an, mit denen
nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und
BIC umgestellt werden können.
SEPA-Lastschriften
Geben Sie Ihre eigene Kundenkennung bekannt
Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der
Abwicklung des Lastschrifteinzugs.
Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung
beachten müssen
Um Ihren Geschäftspartnern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben.
Ihr Unternehmen muss jedem SEPALastschriftmandat eine einheitliche und eindeutige Mandatsreferenz zuordnen. Mithilfe dieser
Mandatsreferenz müssen Sie für jedes Mandat
nachvollziehen können, wann es erteilt wurde,
welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es
Rücklastschriften gegeben hat.
Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein
rechtzeitiger Austausch vor Februar 2014.
SEPA-Überweisung
Kennzeichnung der Überweisungsart
(Purpose Codes)
Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen,
werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als
zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B.
53 für Löhne/Gehälter).
Bei der SEPA-Überweisung werden für die
Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige
Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für
Löhne/Gehälter).
Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der
Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen
Kreditwirtschaft:
www.ebics.de (dort unter „Spezifikation“)
Beachten Sie die Umstellungsanforderungen
bei Vordrucken
Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz
aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit
Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen (Umlaute und Leerzeichen sind nicht
zugelassen) füllen können:
Stellen Sie Ihren Kunden Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung, müssen Sie diese bis spätestens Februar 2014 auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC umgestellt haben. Beachten
Sie dabei auch die Richtlinien für einheitliche
Zahlungsverkehrsvordrucke:
0–9 A–Z a–z : ? , - ( + . ) /
Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit
verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung
durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen, beispielsweise abhängig davon,
www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/dk/
zahlungsverkehr/konventioneller-zahlungs
verkehr/vordrucke
Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine
Einzugsermächtigung müssen Sie bis spätestens
Februar 2014 durch ein SEPA-Lastschriftmandat
ersetzen.
• ob bestehende Kundenstammdaten genutzt
werden (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-,
Abo-, Versicherungsnummer),
• ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen
neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich
sind,
Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr
keine Sammelbelege mehr geben.
• wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen
umgegangen werden soll.
Seite 2
SEPA aktuell
Nr. 5– März 2013
Migration von Einzugsermächtigungen in SEPALastschriftmandate für das SEPA-BasisLastschriftverfahren
Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind:
• Bezug zum Kunden insgesamt (Rahmenmandat),
Die deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die
Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPABasis-Lastschriftverfahren durch begleitende
AGB-Anpassungen (seit Juli 2012).
• Bezug zu einem bestimmten Vertrag (Einzelmandat),
• fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat).
Legen Sie also möglichst zeitnah eine Systematik
für die künftige, verpflichtende Vergabe einer
einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz
für Ihre Kunden fest.
Vor Umstellung auf das SEPA-BasisLastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen:
Tipp: Nutzen Sie unser weiterführendes Informations- und Beratungsangebot, um sich mit den
Vor- und Nachteilen der beiden Mandatstypen
Einzel- bzw. Rahmenmandat für Ihr Unternehmen
vertraut zu machen. Vereinbaren Sie am besten
gleich einen Termin mit Ihrem Berater.
• Gläubiger-Identifikationsnummer,
• Mandatsreferenz und
• Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. „nächster Lastschrifteinzug“).
Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten
Kommunikationsweg erfolgen. Für die Mitteilung
können Sie allerdings auch andere Anlässe wie
eine Rechnung oder Vertragsänderung nutzen.
Als Datum der Unterschrift im SEPALastschriftmandat verwenden Sie das Datum der
Information an den Zahlungspflichtigen über den
Verfahrenswechsel.
Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren
auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren, wenn
Ihnen bereits Kombimandate vorliegen
Liegen Ihnen bereits Kombimandate vor, so müssen Sie beim Wechsel auf das SEPA-BasisLastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen
lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die
SEPA-Basis-Lastschrift informieren.
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen für
SEPA-Lastschriftmandate
Grundsätzlich muss das erteilte SEPALastschriftmandat inklusive der Änderungen entweder im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach
Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es
aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften)
noch für einen Zeitraum von mindestens vierzehn
Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum,
aufzubewahren.
Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht
im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren genutzt
werden
Rechtlich gesehen handelt es sich beim Abbuchungsauftragsverfahren und beim SEPA-FirmenLastschriftverfahren um zwei unterschiedlich
Verfahren.
Auch hier gilt die Regel: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut
(Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-FirmenLastschrift nicht eingelöst.
Soll durch die beteiligten Kreditinstitute die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so
dürfen diese eine Mandatskopie anfordern, die
Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur
Verfügung stellen müssen.
Seite 3
SEPA aktuell
Nr. 5– März 2013
In der nächsten Ausgabe des
Newsletters „SEPA aktuell“…
Fit für die SEPA-Migration
Ihre Fragen – Unsere Antworten
…gehen wir auf technische Aspekte der SEPAMigration ein und stellen Ihnen die Nachrichtenformate der SEPA-Zahlverfahren vor.
Wie kann ich prüfen, ob die Bank eines
Geschäftspartners für den Einzug von SEPAFirmen-Lastschriften erreichbar ist?
Mit Hilfe des sogenannten SEPA-ClearerDirectory (SCL-Directory) der Deutschen Bundesbank können Sie prüfen, ob der BIC eines
Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist
vor allem beim Einzug im SEPA-FirmenLastschriftverfahren wichtig, da hier keine
Erreichbarkeitsverpflichtung besteht.
Ihr SEPA-Experte bei uns:
Alexander Widmann
Medialer Vertrieb
Theresienstr. B 186
86633 Neuburg
Das SCL-Directory dient der automatisierten
Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die
Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs
der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister.
Tel: (0 84 31) 505 - 195
Mail: [email protected]
Bezugsquelle:
Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory:
www.bundesbank.de
Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung
von Abbuchungsaufträgen in das SEPA-FirmenLastschriftverfahren scheitert auch daran, dass
die SEPA-Firmen-Lastschrift – anders als der Abbuchungsauftrag – nicht von Verbrauchern als
Zahlungspflichtige genutzt werden darf: Für diese
können sie bei Bedarf ein Mandat für die SEPABasis-Lastschrift einholen.
Sparkasse Neuburg-Rain
Bei Nichtverbrauchern wie Firmen und Selbständigen müssen Sie für Zahlungen, die heute im
Abbuchungsverfahren abgewickelt werden, ein
SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen.
Theresienstr. B 186
86633 Neuburg
Prüfen Sie deshalb bei Nutzung von Abbuchungsaufträgen rechtzeitig, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher handelt, und vereinbaren Sie
gegebenenfalls entsprechende SEPALastschriftmandate.
Hinweis:
Bei diesem Newsletter handelt es sich um eine Kundeninformation: Alle hier enthaltenen Angaben beruhen auf sorgfältig ausgewählten und für zuverlässig
erachteten Quellen. Dennoch können wir für die Richtig
keit und Vollständigkeit sowie Aktualität dieser Angaben keine Verantwortung übernehmen. Diese Informationen stellen ferner keine persönliche Empfehlung
oder Beratung dar und können ein individuelles
Beratungsgespräch nicht ersetzen.
Seite 4