Anwenderbericht Zeit + Zutritt

Anwenderbericht Zeit + Zutritt
Betriebskrankenkasse Gesundheit (BKK)
Der Kunde
Die BKK Gesundheit betreut als
Betriebskrankenkasse über
390.000 Versicherte. Die Hauptstandorte befinden sich in
Balingen, Bocholt und Dresden.
Bundesweit verfügt die Krankenkasse über 26 Geschäftsstellen.
Die BKK Gesundheit ist eine
Betriebskrankenkasse, zu deren
Trägern mehrere Unternehmen
zählen, darunter Hoffmann-La
Roche, Kraft Foods und Nestlé.
Die Krankenkasse ist allerdings
nicht nur für die Betriebsangehörigen der Trägerfirmen, sondern
bundesweit für alle Versicherten
geöffnet.
Als gesetzliche Krankenversicherung ist die BKK Gesundheit eine
Körperschaft des öffentlichen
Rechts mit Selbstverwaltung.
In Balingen sind zentrale Verwaltungsfunktionen angesiedelt,
darunter zum Beispiel der Bereich
Personal.
Der Erfolg von AIDA 5.0 basiert
auf dem reibungslosen Zusammenspiel unterschiedlicher Module. Kern des Systems ist eine
leistungsfähige SQL-Datenbank,
die über die ODBC-Schnittstelle
mit anderen Programmen kommuniziert. Auf diese Weise fügt
sich das System nahtlos in die
bestehende IT-Landschaft ein.
AIDA Web-Workflow ist ein Zusatzmodul, das ein elektronisches
Antragswesen via Intra-/Internet
ermöglicht.
Aufgabe
Arbeitszeiterfassung an allen
Standorten sowie Außenstellen
bei zentraler Datenhaltung.
Lösung
AIDA 5.0 inklusive Modul WebWorkflow: Zeiterfassungssystem für 800 Mitarbeiter mit 17
Zeiterfassungsterminals.
Nutzen
 Entlastung des Personalbüros
 Kürzere Bearbeitungszeiten
 Keine manuellen Übertragungsfehler
 Keine Warte-/Wegezeiten
Web Workflow mit virtuellem
Urlaubsantrag
Schlechte Zeiten für Papiertiger
Wer Urlaub oder eine Dienstreise
beantragen möchte, braucht bei
der BKK Gesundheit dafür keine
Papierformulare mehr.
Fast alle personalbezogenen
Vorgänge werden bequem und
einfach über das Intranet abgewickelt. Grundlage hierfür ist die
Groupware AIDA Web-Workflow.
„Mit AIDA Web-Workflow haben wir
unseren Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Konkret bedeutet das: Weniger Fehler, schnellere
Bearbeitung, besserer Überblick.
Davon haben alle etwas: die Mitarbeiter, die Personalabteilung, die
Verwaltungsleitung.“
Wolfgang Mallon, stellv. Bereichsleiter Personal der BKK Gesundheit
in Balingen.
Reibungslose Umsetzung
Zuvor war die Beantragung von
Urlaubs- und Freizeittagen, Dienstreisen oder Dienstgängen mit
Hilfe von Lotus Notes bewerkstelligt worden.
Sehr kurzfristig fiel dann die
Entscheidung für den AIDA WebWorkflow. „Wir waren erstaunt,
dass die Migration vom alten in
das neue System so problemlos
vonstatten ging – und das innerhalb kürzester Zeit“, betont Herr
Mallon. „Die Geschäftsstelle blieb
immer arbeitsfähig“.
Zeiterfassung per
Schlüsselanhänger
Die Geschäftsstelle der BKK in
Balingen wird bereits seit vielen
Jahren von der Stuttgarter AIDA
ORGA-Niederlassung betreut.
www.aida-orga.de
Jahreskalender mit Urlaubs- und
Krankheitstagen einsehen und
ausdrucken. Auf diese Weise wird
Missverständnissen und Unklarheiten vorgebeugt.
Schon seit längerer Zeit erfassen
die Mitarbeiter der BKK Balingen
und in den größeren Niederlassungen ihre Arbeitszeiten bequem
und einfach mit Schlüsselanhängern über AIDA-Terminals.
vergessene Zeitbuchungen oder
Nachträge von den Mitarbeitern
direkt online beantragt und von
den Abteilungsleitern ohne Eingriff des Personalbüros genehmigt
werden.
Zu Beginn des Jahres 2007 wurde das Software-Paket AIDA 5.0
schließlich im überregionalen BKK
Gesundheit Netzwerk installiert.
Das bedeutet: Es werden keine
Zettel mehr hin- und hergereicht,
zeitraubendes Nachfragen entfällt
und lästiges Suchen ebenso. Auch
Warte- und Wegezeiten gehören
der Vergangenheit an, was insgesamt zu kürzeren Bearbeitungsintervallen führt. Außerdem sind
heute dank zentraler Datenhaltung viele Vorgänge weitgehend
unabhängig von der Verfügbarkeit
anderer Mitarbeiter.
Vernetzte Standorte
Waren es anfangs 150 Personen,
so erfassen heute mehr als 800
Mitarbeiter in den verschiedenen
Geschäftsstellen ihre Arbeitszeiten
an 17 Zeiterfassungsterminals.
Außerdem können sie sich auch,
wie die Kollegen in den kleinen
Außenstellen, schnell und einfach
via Intranet über den AIDA WebWorkflow am eigenen PC anmelden.
Es können alle Buchungsarten wie
„Kommen“ und „Gehen“, als auch
„Pausen“ etc. gebucht werden.
Weniger Papier, mehr Effizienz
Ein weiterer Nutzen von WebWorkflow ist die Entlastung des
Personalbüros in der aktuellen
Buchungspflege. So können
Transparenz für alle
AIDA Web-Workflow schafft
Transparenz für alle Beteiligten
– sowohl für die Mitarbeiter als
auch für die Führungskräfte. Den
Mitarbeitern stehen nach der Anmeldung mit Passwort zahlreiche
Funktionen zur Verfügung – vom
Einblick in die eigenen Zeitkonten
bis zu direkten Buchungsmöglichkeiten. Der einzelne Mitarbeiter
kann somit bequem am Arbeitsplatz seine persönlichen Monatsjournale und seinen individuellen
Ein gemeinsamer Gruppenkalender mit Fehlgründen (Urlaub,
Dienstreise etc.) sowie das Informationstableau der Abteilung
sorgen gleichzeitig für Planungsklarheit, wer wann anwesend ist
und wer nicht.
Auswertungen auf Knopfdruck
Vorgesetzte und Management
können – die notwendige Berechtigung vorausgesetzt – über das
Intranet auf vielfältige Listen und
Auswertungen zugreifen. Als
besonders nützlich haben sich
dabei die sogenannten Ampellisten erwiesen. Diese zeigen mit
grüner, gelber oder roter Markierung die Über- bzw. Unterschreitung von Gleitzeitkontogrenzen
an. Gleitzeitkonten können somit
nicht mehr unbemerkt aus dem
Ruder laufen, denn die Ampelfunktion ermöglicht frühzeitiges
Eingreifen. „Mit der Ampelfunktion
im Web-Workflow bekommen die
Führungskräfte einen wesentlich besseren Überblick über die
Arbeitszeiten der Mitarbeiter“,
bekräftigt Herr Mallon.
Andere Auswertungen dagegen
werden nur anonymisiert dargestellt – wie etwa die Liste über die
Beachtung der 10-Stunden-Grenze, die speziell für den Personalrat
der BKK Gesundheit eingerichtet
wurde. Außerdem können einfach und schnell Übersichten der
www.aida-orga.de
Durchschnitts-Fehlzeiten oder
Durchschnittsarbeitszeiten pro
Abteilung innerhalb bestimmter
Zeiträume abgerufen werden.
Automatisierte Lohnabrechnung
Die Zeitwirtschaft von AIDA ORGA
ermittelt alle Daten der Zeitkonten
sowie die Zuschlagsabrechnung
und übergibt sie automatisch an
das Lohn- und Gehaltssystem der
BKK Gesundheit. Die BKK nutzt
hierfür ein Programm der Firma
SBS Software, die als Spezialist für
Finanzbuchhaltung ein langjähriger Software-Partner der AIDA
ORGA ist.
Außerdem gibt es von AIDA ORGA
noch über 40 weitere Schnittstellen zu Lohn- und Gehaltsprogrammen, die eine problemlose Datenübergabe gewährleisten.
stellt, dass keine Personen ausserhalb der Öffnungszeiten unberechtigt in das Gebäude gelangen
- und die Mitarbeiter entsprechend
unterbrechungsfrei arbeiten können.
Service & Wartung
Im Rahmen eines Wartungsvertrages werden die 17 Zeiterfassungsterminals an den bundesweit verteilten Standorten von
AIDA ORGA betreut, so dass sich
in den BKK-Geschäftsstellen niemand um die Hardware kümmern
muss.
Dabei erweist sich die dezentrale
Organisation von AIDA als besonders vorteilhaft: Wo immer ein
Problem auftritt, ist ein AIDA-Partner in der Nähe, um es schnell zu
beheben.
Der stellv. Bereichsleiter Personal
der BKK Gesundheit fügt an: „Mit
den vielen Auswertungstools im
AIDA-System können wir heute
realistische Statistiken ermitteln
und somit auch die Kostenstellen transparenter und genauer
durchrechnen. Für unsere Projektplanungen ist das AIDA-System
unverzichtbar geworden.“
Autoren:
FAZIT
Zutritt ohne Schlüssel
formationen, die vorher mühsam
gesucht, erfragt und manuell zusammengestellt werden mussten,
einfach per Mausklick abgerufen
werden. Mitarbeiter, Gruppenleiter
und Management greifen heute
– selbstverständlich abhängig von
ihrer Berechtigung – auf Kalender,
Listen und Auswertungen zu, die
alle wesentlichen Informationen
kompakt und übersichtlich liefern.
Die AIDA-Zeiterfassung sowie der
elektronische Web-Workflow haben die gesamte Abwicklung der
BKK Gesundheit vereinfacht.
Hans Jörg Elsen
Technischer Redakteur
Gerd Knehr
Freier Journalist und Dipl. Physiker
Dank der Selbst- und Abteilungsauskunft via Intranet können In-
In der Geschäftstelle Balingen
dient der Ausweis für die Zeiterfassung gleichzeitig der Zutrittssteuerung. Denn um sich in dem
modernen Gebäude bewegen
zu können, braucht man keine
Schlüssel. Ein kleiner Mikrochip
im Schlüsselanhänger öffnet
automatisch die Eingangstüren.
Die Eingangstür und die Hintertür
sind dabei mit Motorschloss und
Zutrittskontrolle von AIDA ORGA
ausgestattet. Diese steuert automatisch die Öffnung der Tür für
den Publikumsverkehr bzw. die
Schließung der Tür nach Ende der
Besuchszeiten. Dabei ist sicherge-
Weitere Betriebskrankenkassen, die auf AIDA-Systeme vertrauen, sind
z.B.:
BKK für Heilberufe, Düsseldorf
Zeiterfassungs- und Zutrittsberechtigungssystem für 1.500 Mitarbeiter
mit 17 Zeiterfassungsterminals, Zutrittstechnik für 35 angeschlossene Türen, Schranken und Rolltoren (z.B. Tiefgarage); Aufschaltung
bzw. Rückmeldung der Türzustände an die Haus-/Gebäudeleittechnik;
Alarmanlagenscharf- und -unscharfschaltung; Alarmstatusanzeige und
Steuerung von 6 Aufzügen. Mit dem AIDA-Ausweis wird sowohl die Zeiterfassung / Zutrittskontrolle als auch das Kantinenabrechnungssystem
bedient.
BKK Bundesverband GbR, Essen
Zeiterfassungs- und Zutrittsberechtigungssystem für 1.000 Mitarbeiter
mit 9 Zeiterfassungsterminals, Zutrittstechnik für 37 angeschlossene
Türen, Schranken etc. (z.B. Tiefgarage) und spezieller Hochsicherheitslösung für den EDV-Bereich (4-Augen-Prinzip, PIN-Code, Kameraüberwachung, Hupen-/Signalanbindung, Grundrissmodul etc.).
www.aida-orga.de