Lean Recruiting- Geeignete einfacher und schneller finden.

Lean RecruitingGeeignete einfacher und schneller finden.
VORAUSWAHL:: Beispiel viele Bewerbungen
In nur 2 Wochen wurden 3135 Bewerbungen für ein Call Center einer Airline mit K.o.Itemset auf 1924 reduziert und aufgrund des Potenzialrankings die 250 Besten zu den
Wissenstests eingeladen. 181 erschienen, 145 bestanden den Test und wurden interviewt.
95 wurden zur Ausbildung eingeladen: ~75% schneller, ~85% weniger HR-Arbeitsstunden, bessere Bewerber (siehe Bericht letzte Seite) und ~50% weniger Kosten.
Vergleich bisheriger Ablauf und neu mit Lean Recruiting
VORAUSWAHL
Bewerber
K.o.-Itemset
Potenzialevaluation Fachexperte
CV sichten
(10 pro Stunde)
Vorauswahl Arbeitsstunden HR
Vorher
3000
0
0
3000
LEAN
3135
3135
1924
0
Vorher
LEAN
Gewinn
300h
300h
1h
2h
0
3h
-100%
-99%
Vorauswahl mit Lean Recruiting: Keine CV sichten = 3 statt 300 Arbeitsstunden! -99%!!!
AUSWAHL
Telefonisch einladen (10 pro Stunde)
Tests durchführen
(25 Tn pro Gruppe = 3 Stunden)
Tests auswerten
(5 pro Stunde)
(Portugiesisch, Rechnen, Geografie)
CV sichten+Interview (2 pro Stunde)
Zur Ausbildung eingeladen
Auswahl: Arbeitsstunden HR
Vorher
1500
1000
LEAN
250
181
1000
181
600
120
145
95
Vorher
150h
LEAN
25h
Gewinn
-83%
120h
200h
24h
36h
-80%
-82%
300h
73h
-75%
770h
158h
-80%
181 zum Wissenstest = 8 Gruppen statt 1000:25=40 Gruppen. Nur 145 statt 600 Interviews.
ERGEBNISSE
Potenzial / Qualität
Gesamtdauer des Prozesses
Arbeitsstunden HR
Kosten intern
Kosten extern
Kosten total
Vorher
LEAN
Vorher
C
8 Wochen
1070h
~80‘000
0
80‘000
LEAN
B+
2 Wochen
161h
~20‘000
20‘000
40‘000
Gewinn
!!!!
-75%
-85%
-75%
-50%
Bessere Mitarbeiter. Durchschnitt B+ statt C. (Seite 7, Caroline Metzker, HR Airline).
75% schneller, mit 85% weniger Arbeitsstunden und 50% weniger Kosten.
ENTWICKLUNG
Zur Ausbildung eingeladen
Ausbildung abgebrochen
Bestanden und eingestellt
Ausbildungskosten
(1000 pro TN)
Vorher
120
40
80
LEAN
95
~4
~91
Vorher
LEAN
~30-40%
~5%
Gewinn
-1 Klasse
~ -25%
120‘000
95‘000
-20%
(95:25=) 4 Klassen statt 5. 20% weniger Ausbildungskosten. Nochmals 25‘000 gespart.
www.imde.net InSyst Master Data Establishment +41 31 312 0880
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Der Ablauf: Teil 1: VORAUSWAHL mit Lean Recruiting.
Ausgangslage:
Relativ geringe Anforderungen, das Potenzial ist wichtig, weil viel Kundenkontakt und
Zusammenarbeit mit anderen in Grossraumbüros.
Tag Aktivitäten und Ergebnisse
0 18.7. Anfrage: „Wir müssen sofort 75 bis 100 Call-Center-Mitarbeiter einstellen.
Arbeitsbeginn 1. September, Einschulung 3 Wochen ab 13.8.
Könnt ihr uns helfen? Was kostet das?“
1 19.7. Angebot Lean Recruiting angenommen.
2 20.7. K.o.-Itemset (Abklärung, ob Grundvoraussetzungen für Call Center
ausreichend erfüllt werden) in Skype-Konferenz mit HR-Team in 1h erstellt.
3 23.7. K.o.-Itemset korrigiert, angepasst, getestet, Begleittexte angepasst,
OK von HR-Team. 4 7 24.7. 29.7. 8 30.7. K.o.-Itemset + Kurzform Sachbearbeitung online
3135 starten K.o.-Itemset.
1211 scheiden aus, erhalten automatische Absage.
1924 erfüllen die Grundvoraussetzungen und beantworten den Potenzialtest.
Ranking mit 1924 Bewerbern erstellt, daraus absteigend die 250 am besten
passenden Bewerber ausgewählt.
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Die 250 passendsten Bewerber haben:
a) Realitätsferne <70%.
b) „Muss Item“ = 100%, d.h. alle richtig beantwortet.
c) Gesamtwert A oder B mit durchgängig positiven Werten im Potenzialprofil.
Eingeladen Beispiele 1
Eingeladen Beispiel 2
Ausgeschieden Beispiel 1
Ausgeschieden Beispiel 2
Zusammenfassung: VORAUSWAHL mit Lean Recruiting .
Lean Recruiting
• ist einfach in der Durchführung.
• ist objektiv, weil alle Bewerber die gleichen Fragen beantworten, die in gleicher Weise
bewertet werden (in Interviews variabel gestellte Fragen und subjektive Bewertung)
• identifiziert die qualitativ guten Bewerber zuverlässig, weil nur weiter kommt, wer die
Grundvoraussetzungen erfüllt und hohes Potenzial hat (Durchschnitt B+ statt C)
• ist insbesondere bei vielen Bewerbern sehr schnell
(2 Wochen statt 2 Monate = -75%)
Lean Recruiting spart enorm viele Arbeitsstunden.
Nur 3 statt 300 Arbeitsstunden = -99%. (1h K.o.-Itemset erstellen, 2h Ergebnisse prüfen.)
Nur 145 CV lesen (wer Fachtests bestanden hat) statt 3135 wer sich bewirbt.
Lean Recruiting bedeutet keine Interviews mit Ungeeigneten!
AUSWAHL nur 161 statt 1070 Stunden = -85% .
Lean Recruiting ist kosten sparend.
~80% der internen Kosten für Vorauswahl und Auswahl entfallen.
Zusätzlich gibt es weniger Ausbildungsabbrüche, d.h. es müssen weniger Personen
ausgebildet werden, was nochmals mehr spart als Lean Recruiting kostet (!).
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Der Ablauf: Teil 2: AUSWAHL
8 30.7. 9
bis
12 31.7.
bis
3.8. 6.8. 13.8. 3.9. 1.11. 250 Bewerber werden auf 5 Personalfachleute verteilt, angerufen
und zu Wissenstest eingeladen.
181 erscheinen zu Tests (Portugiesisch, Rechnen, Geografie von Brasilien).
145 bestehen Tests (80.11%!).
"Ein hoher Wert und weit über dem, was sonst üblich ist." 95 (65.5%!) werden nach Interview zur 3-wöchigen Ausbildung eingeladen.
Ausbilder beurteilen Verhalten während der Ausbildung. Abschlussprüfung.
91 ausgebildete Bewerber eingestellt.
89 überstehen Probezeit.
Was die Personalfachleute der Airline sagten:
"In jedem Prozessschritt deutlich bessere Ergebnisse."
"Ohne Lean Recruiting hätten wir es zeitlich nie geschafft. Nie und nimmer!"
"Das Management Team hat mich nur ungläubig angeschaut."
"Beeindruckend!"
[17:18:35] BR Airline Caroline Metzker: 
"(Jede Bewerbung erzeugt Arbeit.) Dass viele Bewerber ihre Bewerbung nicht wirklich
ernst nehmen, liegt wohl dran, dass Online-Bewerben etwas Unverbindliches hat.
Bis zu 50% der Bewerber sind nicht oder nicht mehr interessiert, wenn wir sie einladen.
Mit Lean Recruiting 250 eingeladen, 181 erschienen =72.4%. Nur 27.6%“ erschienen
nicht.

"Von 181 bestanden 145 den Test (=80%). Ein hoher Wert und weit über dem, was sonst
für diesen Prozessschritt üblich ist. Nach Interview wurden 95 zur Ausbildung geladen.
Das sind erstaunliche 65% (von 145) oder 52.5% (von 181)! Üblich 10 bis 20%."

"Von 95 haben 91 bestanden. Das sind 95.7% oder 4.3% Ausfall. Üblich 30 bis 40%."
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Caroline Metzker: Anterior ao uso do Lean Recruiting realizamos um processo para fechamento de 50 vagas. Neste processo convocamos 600 candidatos, 150 compareceram (25%) e aprovamos 30 pessoas, logo, o aproveitamento foi de 5% (de 600) ou 20% (de 150). Com Lean Recruiting convocamos 193 pessoas priorizando a classificação enviada. Esta semana 102 compareceram (52.8%) (essa e uma característica desse grupo, por isso sempre precisamos agendar com um número grande de pessoas, e comum confirmarem a presença e não comparecerem). Aprovamos 83 (80%) nas provas (português, matemática e mapa do Brasil). Este já foi um nível de aprovação alto e muito superior ao que estávamos acostumados para essa etapa do processo. Destes, 54 foram aprovados (53% de 102 ou 65% de 83) no processo final (dinâmica e entrevista). Os números falam por si, mas, qualitativamente posso dizer que recebemos um grupo mais participativo, com boa energia e melhor vocabulário. De fato percebi grande aumento na qualidade do grupo em função do Lean Recruiting. Se todos os convocados tivessem comparecido teríamos concluído sim o fechado das vagas em uma semana só. Quanto tempo normalmente teria demorado avaliar 2477 candidatos? Resposta: dois meses, realizando processos seletivos diários. Caroline Metzker: Vor der Verwendung von Lean Recruiting haben wir eine Auswahl durchgeführt zur Besetzung von 50 Stellen. In diesem Prozess haben wir 600 Bewerber eingeladen, 150 erschienen (25%) und 30 Personen wurden eingestellt. Die Einstellrate betrug 5% (von 600) bzw. 20% (von 150). Mit Lean Recruiting haben wir 193 Personen eingeladen basierend auf dem Ranking. Diese Woche erschienen 102 (52,8%) (dies ist ein typisches Merkmal dieser Gruppe, wir müssen immer viele einladen, und obwohl alle die Teilnahme bestätigen, erscheinen manche dann trotzdem nicht). 83 (80%) bestanden die Tests (Portugiesisch, Rechnen und Karte von Brasilien). Dies ist eine hohe Prozentzahl und weit über dem, was für diesen Prozessschritt üblich ist. 54 (53% von 102 oder 65% von 83) wurden nach dem Interview zur Einführung eingeladen. "Die Zahlen sprechen für sich, aber qualitativ kann ich sagen, dass die Gruppe partizipativer war, mit guter Energie und besserem Wortschatz." In der Tat war die Qualität der Gruppe viel besser dank der Vorauswahl mit Lean Recruiting. Wenn alle Eingeladenen erschienen wären, hätten wir in einer einzigen Woche die Auswahl abschliessen können. Wie viel Zeit würde normalerweise gebraucht, um 2477 Bewerber zu prüfen? Antwort: 2 Monate, mit täglichem Auswahlverfahren. www.imde.net InSyst Master Data Establishment +41 31 312 0880
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Quantas horas de trabalho para quantos profissionais de RH para fazer a pré‐seleção?
Resposta: esta etapa principalmente foi o que nos chamou atenção. Tinha uma equipe dedicada a essas convocações e a redução com o uso do programa foi de aproximadamente 80% de tempo. Porém, não foi somente o uso da ferramenta que nos possibilitou esses ganhos. Fizemos um realinhamento de perfil e expectativas com os gestores da área. A contribuição do Lean Recruiting foi importante, pois os gestores confiaram que os aprovados na ferramenta de fato teriam diferencial de perfil. Quais os custos do processo normal? Quanto foi economizado? Resposta: não tenho esses valores calculados. Sem dúvida a eficácia na seleção proporcionou redução de custo, mas teria que parar para realizar este levantamento. Para finalizar, sim, eu quero fazer de novo. Muito obrigada e parabéns pelo sistema. Confesso que inicialmente tive algumas preocupações e foi muito bom estar errada! Abs, Caroline Metzker
Recursos Humanos
Wie viele Arbeitsstunden für wie viele Personalfachleute für die Vorauswahl? Antwort: Vor allem die zeitintensive Vorauswahl war der Grund. Wir konnten ungefähr 80% Arbeitsstunden einsparen. Es war jedoch nicht nur die Verwendung des Tools, die uns diesen Gewinn ermöglichte. Wir haben das Anforderungsprofil und die Erwartungen der Area Managern neu ausgerichtet. Der Beitrag von Lean Recruiting war wichtig, weil schnell klar wurde, dass man sich darauf verlassen kann, dass wer das Programm „besteht“, tatsächlich gut ist. Wie hoch sind die Kosten des normalen Prozesses? Wie viel wurde mit Lean Recruiting gespart? Antwort: Das habe ich nicht ausgerechnet. Aber zweifellos hat die Effizienz der Auswahl Kosten gespart. Und: Ja, ich möchte es wieder so machen. Vielen Dank und herzlichen Glückwunsch zum System. Ich gestehe, ich hatte zunächst einige Bedenken und war sehr froh, dass ich es war, die sich geirrt hatte. Mit freundlichen Grüssen Caroline Metzker Human Resources www.imde.net InSyst Master Data Establishment +41 31 312 0880